TÌM HIỂU VỀ CHI PHÍ TRONG SẢN XUẤT KINH DOANH

Trong các báo cáo tài chính, “chi phí kinh doanh” là một chỉ tiêu rất quan trọng ảnh hưởng đến quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Và đặc biệt, khi tìm hiểu về bảng Báo cáo tài chính lãi lỗ - Income statement, không thể không nhắc đến loại tài khoản này.

Hôm nay, mình xin tổng hợp các thông tin cơ bản nhất về chi phí và phân loại rõ ràng, với hi vọng giúp mọi người hiểu hơn để tránh những nhầm lẫn đáng tiếc khi gặp loại tài khoản này.

1. Định nghĩa và phân biệt chi phí-chi tiêu

“Chi phí sản xuất kinh doanh” là biểu hiện bằng tiền của toàn bộ hao phí mà doanh nghiệp phải tiêu dùng trong một kỳ để thực hiện quá trình sản xuất tiêu thụ sản phẩm, thực chất “chi phí” là sự dịch chuyển vốn-chuyển dịch giá trị của các yếu tố sản xuất vào các đối tượng tính giá (sản phẩm, lao vụ, dịch vụ).

“Chi tiêu” là sự giảm đi đơn thuần của các loại vật tư, tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp, bất kể nó được dung vào mục đích gì. Tổng số chi tiêu trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm chi tiêu cho quá trình cung cấp (chi mua sắm hàng hóa vật tư,...), chi tiêu cho quá trình sản xuất kinh doanh (chi cho sản xuất, chế tạo sản phẩm, công tác quản lý,...) và chi tiêu cho quá trình tiêu thụ (chi phí vận chuyển, bốc dỡ, quảng cáo,…).

Tuy nhiên, 2 khái niệm khác nhau này lại có quan hệ mật thiết với nhau, chi tiêu là cơ sở phát sinh của chi phí, không có chi tiêu thì không có chi phí. Tổng số chi phí trong kỳ của doanh nghiệp bao gồm toàn bộ giá trị tài sản hao phí hoặc tiêu dùng hết cho quá trình sản xuất tính vào kỳ này, chi phí và chi tiêu không những khác nhau về lượng mà còn khác nhau về thời gian, có những khoản chi tiêu kỳ này nhưng chưa được tính vào chi phí (chi mua nguyên vật liệu về nhập kho nhưng chưa sử dụng) và có những khoản tính vào chi phí kỳ này nhưng thực tế chưa chi tiêu (chi phí trích trước). Sở dĩ có sự khác biệt giữa chi tiêu và chi phí trong các doanh nghiệp là do đặc điểm, tính chất vận động và phương thức chuyển dịch giá trị của từng loại tài sản vào quá trình sản xuất và yêu cầu kỹ thuật hạch toán chúng.

2. Phân loại chi phí sản xuất kinh doanh

Chi phí sản xuất kinh doanh có nhiều loại, nhiều khoản khác nhau về cả nội dung, tính chất, công dụng, vai trò, vị trí trong quá trình kinh doanh. Để thuận lợi cho công tác quản lý và kế toán,các tiêu chí phân loại chi phí sản xuất vào từng loại, từng nhóm khác nhau theo những đặc trưng nhất định xuất phát từ các mục đích và yêu cầu khác nhau của quản lý đã được đưa ra.

Có rất nhiều cách phân loại chi phí khác nhau : theo nội dung kinh tế, theo công dụng, theo vị trí, quan hệ của chi phí với quá trình sản xuất,… Mỗi cách phân loại này đều đáp ứng ít, nhiều cho mục đích quản lý kế toán, kiểm tra, kiểm soát chi phí phát sinh,… ở các góc độ khác nhau. Vì thế, các cách phân loại đều tồn tại, bổ sung cho nhau và giữ vai trò nhất định trong quản lý chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Sau đây là một số cách phân loại chủ yếu được sử dụng phổ biến trong kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trên góc độ của kế toán tài chính.

2.1 Phân loại theo yếu tố chi phí

Thực chất chỉ có 3 yếu tố chi phí là chi phí về lao động sống, chi phí về đối tượng lao động và chi phí về tư liệu lao động. Tuy nhiên, để cung cấp thông tin về chi phí một cách cụ thể hơn nhằm phục vụ cho việc xây dựng và phân tích định mức vốn lưu động, việc lập và kiểm tra, phân tích dự đoán chi phí , các yếu tố chi phí trên có thể được chi tiết hóa theo nội dung cụ thể của chúng. Tùy theo yêu cầu và trình độ quản lý ở mỗi nước, mỗi thời kỳ mà mức độ chi tiết của các yếu tố có thể khác nhau. Theo quy định hiện hành ở Việt Nam, toàn bộ chi phí được chia làm 7 yếu tố chi phí sau:

• Yếu tố chi phí nguyên liệu, vật liệu: bao gồm toàn bộ giá trị nguyên, vật liệu chính, vật liệu phụ, phụ tùng thay thế, công cụ, dụng cụ,... sử dụng vào sản xuất kinh doanh (loại trừ giá trị vật liệu dùng ko hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).

• Yếu tố chi phí nhiên liệu, động lực sử dụng vào quá trình sản xuất –kinh doanh trong kỳ (trừ số dùng ko hết nhập lại kho và phế liệu thu hồi).

• Yếu tố chi phí tiền lương và các khoản phụ cấp lương: phản ánh toàn bộ số tiền lương và phụ cấp mang tính chất lương phải trả cho toàn bộ công nhân viên chức.

• Yếu tố chi phí bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn: phản ánh phần bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn trích theo tỷ lệ quy định trên tổng số tiền lương và phụ cấp lương phải trả công nhân viên.

• Yếu tố chi phí khấu hao tài sản cố định: phản ánh tổng số khấu hao tài sản cố định phải trích trong kỳ của tất cả tài sản cố định sử dụng cho sản xuất-kinh doanh trong kỳ.

• Yếu tố chi phí dịch vụ mua ngoài: phản ánh toàn bộ chi phí dịch vụ mua ngoài dung vào sản xuất-kinh doanh.

• Yếu tố chi phí khác bằng tiền: phảnh ánh toàn bộ chi phí khác bằng tiền chưa phản ánh ở các yếu tố trên dùng vào hoạt động sản xuất-kinh doanh trong kỳ.

2.2 Phân loại theo khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm

Căn cứ vào ý nghĩa của chi phí trong giá thành sản phẩm và để thuận tiện cho việc tính gia thành toàn bộ, chi phí được phân chia theo khoản mục. Cách phân loại này dựa vào công dụng của chi phí và mức phân bổ chi phí cho từng đối tượng. Cũng như cách phân loại theo yếu tố, số lượng khoản mục chi phí trong giá thành sản phẩm tùy thuộc vào trình độ nhận thức, trình độ quản lý và kế toán ở mỗi nước, mỗi thời kỳ khác nhau.

Theo quy định hiện hành, giá thành sản phẩm ở Việt Nam bao gồm 5 khoản mục chi phí:

• Chi phí nguyên, vật liệu trực tiếp: phản ánh toàn bộ chi phí về nguyên, vật liệu chính, phụ, nhiên liệu.. tham gia trực tiếp vào việc sản xuất, chế tạo sản phẩm hay thực hiện lao vụ, dịch vụ.

• Chi phí nhân công trực tiếp: gồm tiền lương, phụ cấp lương và các khoản trích cho các quỹ bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, kinh phí công đoàn theo tỷ lệ với tiền lương phát sinh.

• Chi phí sản xuất chung: là những chi phí phát sinh trong phạm vi phân xưởng sản xuất (trừ chi phí vật liệu và nhân công trực tiếp).

  Ví dụ: Chi phí cho nhân viên phân xưởng

  Chi phí công cụ dụng cụ dung trong sản xuất

  Chi phí khấu hao mấy móc, thiết bị, tài sản cố định khác dung trong hoạt động sản xuất

• Chi phí bán hàng bao gồm toàn bộ những chi phí phát sinh liên quan đến tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa, lao vụ.

  Ví dụ:

  Chi phí về công cụ, dụng cụ dung trong việc bán hàng như bao bì sử dụng luân chuyển, các quầy hàng

  Chi phí dịch vụ thuê ngoài liên quan đến bán hàng như chi phí hội chợ, khuyến mãi, quảng cáo.

• Chi phí quản lý doanh nghiệp: bao gồm những chi phí phát sinh liên quan đến quản trị kinh doanh và quản lý hành chính trong doanh nghiệp.

  Ví dụ:

  Chi phí lương, các khoản trích theo lương cho bộ máy quản lý doanh nghiệp.

  Chi phí vật liệu, năng lượng dùng trong hành chính quản trị.

  Chi phí dịch vụ điện nước, điện thoại, bảo hiểm, phục vụ chung toàn doanh nghiệp.

Ngoài cách phân loại trên, chi phí kinh doanh còn được phân theo nhiều cách khác nhau như phân theo quan hệ của chi phí với khối lượng công việc hoàn thành, phân theo quan hệ của chi phí với quá trình sản xuất.

Trên đây là những nét tổng quan nhất về chi phí và cách phân loại chi phí, tùy vào cách phân chia và hoạt động sản xuất của mỗi công ty mà sẽ có các loại chi phí khác nhau sử dụng trong các báo cáo tài chính, đặc biệt là trong Báo cáo tài chính lãi lỗ-Income statement.