101 vấn đề thường gặp trong quản trị dự án và cách giải quyết

**101 vấn đề thường gặp trong quản trị dự án và cách giải quyết **

Tác giả: Tom Kendrick

Lời dẫn

TOM KENDRICK là một nhà quản trị dự án có hơn 35 năm kinh nghiệm làm việc bao gồm các vị trí cấp cao với Hewlett-Packard và Visa. Ông là một chuyên gia quản lý dự án được chứng nhận (PMP®) và là tác giả của một số cuốn sách quản lý dự án có uy tín cao, bao gồm Xác định và Quản lý rủi ro dự án (Identifying and Managing Project Risk) Cuốn sách này được viết dựa trên các câu hỏi mà tác giả thu thập được trong các lớp học, các buổi hội thảo liên quan đến quản trị dự án. Nội dung không chú trọng vào các kiến thức phổ thông (như kiểu “Dự án là gì?”) mà xoay quanh các vấn đề thực tiễn các nhà quản trị dự án thường xuyên gặp phải trong quá trình thực hiện dẫn dắt dự án. Về định nghĩa thì sẽ không có dự án nào giống hoàn toàn với 1 dự án nào, do đó sẽ không có câu trả lời chính xác cho tất cả các dư án dù có những khái niệm chung áp dụng trong đa số các trường hợp. Mỗi câu hỏi đưa ra dưới đây sẽ có phần “Điểm phụ thuộc” - tức những yếu tố ảnh hưởng đến kết quả trả lời. Bạn cần lưu ý “điểm phụ thuộc” để có thể vận dụng hiệu quả đối với dự án của mình

Câu hỏi 1: Cá tính như thế nào phù hợp nhất với công việc quản lý dự án?

Điểm phụ thuộc

• Loại hình và quy mô dự án
• Kinh nghiệm làm việc của thành viên dự án

Có rất nhiều mô hình được sử dụng để mô tả và phân tích tính cách tính cách con người, từ đó đưa ra định hướng về nghề nghiệp phù hợp. Một trong những mô hình phổ biến nhất là Myers-Briggs Type Indicator (MBTI).

1. Hướng ngoại: Đối với nghề quản trị dự án, yếu tố đầu tiên dễ thấy nhất là sự khác nhau giữa những người có tính cách hướng nội và những người có tính cách hướng ngoại. Quản trị dự án là công việc liên quan đến con người và tương tác nhóm, do đó, các nhà lãnh đạo dự án tốt có phần lớn xu hướng là hướng ngoại. Đối với người quản lý dự án có tính cách hướng nội, ta thường thấy các dự án của họ thường trôi ngoài tầm kiểm soát bởi vì họ không đủ tương tác với những người trong dự án về công việc.
2. Định lượng: Yếu tố thứ hai là sự khác nhau giữa xu hướng dựa vào dữ liệu thu thập được và xu hướng dựa vào cảm giác. Các dự án được quản lý tốt nhất bằng các sự kiện mà có thể đo lường, xác minh và kiểm tra. Việc này là tiền đề cho việc đưa ra quyết định dựa trên phân tích khách quan hợp lý hay dựa trên cảm xúc. Các dự án, đặc biệt là các dự án kỹ thuật, tiến hành suôn sẻ nhất khi các quyết định dựa trên các tiêu chí rõ ràng, thống nhất và có thể phân tích.
3. Khả năng ủy thác: Xu hướng tin tưởng và ủy thác công việc. Người quản lí dự án nói chung phải có kiến thức đủ rộng để đảm bảo thông tin liên lạc rõ ràng và xác minh trạng thái thực tế. Khi quản lý các dự án nhỏ, dự án kỹ thuật, người quản lí dự án có thể là một guru kỹ thuật, nhưng technic skill trở nên ít quan trọng hơn khi dự án phát triển lên quy mô lớn hơn. Các dự án quy mô lớn đòi hỏi một nhà lãnh đạo hiệu quả có thể thúc đẩy mọi người và biết cách phân chia, ủy thác công việc. Do đó những người có xu hướng không tin tưởng người khác, mong muốn tự làm mọi thứ sẽ không phù hợp với công việc quản trị dự án.
4. Tầm nhìn tổng thể: Xu hướng duy trì ổn định tổng thể hơn là tập trung vào chi tiết. Người quản lý dự án tốt là người biết cách định hướng, tổ chức và cũng một lúc xử lý nhiều hoạt động khác nhau. Họ thực dụng, và thường ưu tiên cho mục tiêu “tất cả đều đủ tốt – good enough” hơn là nỗ lực hoàn thiện một yêú tố đơn lẻ. Họ hiểu và xử lý được sự cân bằng giữa thời gian, khối lượng công việc, chất lượng và chi phí, từ đó hướng tới mục tiêu đạt được giá trị kỳ vọng của dự án.
5. Thái độ tích cực: Cuối cùng, các nhà quản lý dự án tốt là những người tích cực và lạc quan. Họ cần được các khách hàng và quản lý cấp cao tin tưởng và yêu mến để có thể dẫn dắt dự án đi tới thành công. Họ giao tiếp một cách trung thực, tích cực ngay cả khi một dự án gặp rắc rối. Giữ được sự tự tin của các bên liên quan trong thời gian rắc rối cũng đòi hỏi phải biết cách đưa ra và truyền đạt các chiến lược đáng tin cậy. Các nhà lãnh đạo hiệu quả luôn luôn tìm thấy thách thức trong việc đưa ra giải pháp. Và với một thái độ tích cực cuối cùng họ cũng sẽ tìm ra.

Câu hỏi 2: Thói quen của những nhà quản trị dự án thành công là gì?

Các nhà lãnh đạo dự án hiệu quả có rất nhiều điểm chung với người quản lý giỏi. Đặc biệt, người quản lý dự án tốt biết tập trung vào con người và có thể nhanh chóng thiết lập mối quan hệ làm việc hiệu quả với các thành viên trong nhóm của họ.

Phân mảnh thời gian

Một trong những khác biệt lớn nhất giữa người quản lý dự án và cá nhân đơn lẻ là khả năng phân mảnh thời gian. Những người lãnh đạo các dự án phải sẵn sàng để đối phó với sự gián đoạn thường xuyên xảy ra. Các vấn đề rắc rối, yêu cầu từ phía dự án và các mệnh lệnh từ khách hàng hay cấp trên thường xuyên hối thúc, không bao giờ chờ đợi khiến mọi thứ rối tung. Giữa vòng vây của các email khẩn cấp, các cuộc gọi điện thoại, các cuộc họp thường xuyên và mọi người ghé thăm, các nhà quản lý dự án luôn trong tình trạng công việc bị gián đoạn.

Tuy nhiên, người quản trị dự án mà hay trốn tránh sau tấm biển ‘không làm phiền” thì thường có nguy cơ để mặc cho các tình huống không mấy phức tạp, thậm chí dễ dàng giải quyết lại trở thành tình trạng khủng hoảng không thể phục hồi.

Vì vậy rất cần có thói quen đặt xuống bất cứ việc gì đang làm dở, refresh tâm lý sẵn sàng và có được sự tập trung chú ý cần thiết cho những công việc phát sinh. Đối với những công việc đòi hỏi sự tập trung cao độ thì cần lên lịch để làm việc đó trước khi ngày làm việc bắt đầu, hoặc thực hiện nó sau khi mọi người đã rời đi, sau giờ làm việc thông thường.

Giao tiếp tích cực

Giao tiếp chính là phần quan trọng của việc tập trung cho con người. Những project leader mà thường xuyên không thoải mái khi giao tiếp với người khác có xu hướng tránh phần này của công việc và hậu quả là có thể không gắn bó lâu với nghề quản lý dự án, bởi sự lựa chọn của chính họ hoặc của người khác. Tập trung vào con người có nghĩa là thích sự tương tác với người khác ( kể cả trong trường hợp nhận thấy thực tế rằng một số thành viên trong nhóm của bạn có thể không thích tương tác nhiều với bạn) và có khả năng giao tiếp và trò chuyện bằng văn bản hiệu quả.

Quản trị dự án là “người dẫn đầu” Trong một buổi brainstorming giữa một nhóm các nhà quản lý dự án về nội dung “điều gì làm nên một quản trị dự án tốt” thì đã được thông tin tóm tắt như dưới đây - với phần lớn những ý kiến được cho là giống nhau.

Thật trùng hợp là các nội dung rất quen thuộc với những cậu bé ở độ tuổi 11 trong hơn 1 thế kỳ trước - đó là những tính cách yêu cầu đối với một Hướng Đạo Sinh (tham khảo Luật Hướng Đạo Sinh Hoa Kỳ)

1. Luôn theo sát diễn biến và thông suốt tình hình
2. Trung thành với tổ chức, yêu thương chăm sóc đồng đội
3. Sẵn sàng hỗ trợ và cố vấn
4. Hòa đồng, thân thiện với gần như tất cả mọi người
5. Luôn giữ thái độ tôn trọng và lịch sự
6. Luôn bình tĩnh, thấu hiểu và thông cảm
7. Tuân thủ nghiêm túc quy tắc của tổ chức
8. Thái độ tích cực và lạc quan
9. Hiểu rõ và có thể thực hiện quản lý chi phí
10. Sẵn sàng nói sự thật, đối mặt với quyền lực (cấp trên và khách hàng)
11. Hành động và ăn mặc phù hợp
12. Thành tín - Mặc dù mục này không xuất hiện trong brainstorming hay trên văn bản, nhưng thành tín và tin vào các yếu tố tâm linh không phải là hiếm trong hầu hết các dự án - đặc biệt các dự án xây dựng

Câu hỏi 3: Tôi là người có kinh nghiệm làm dự án lâu năm nhưng đây là lần đầu tiên thực hiện vai trò quản trị dự án. Tôi phải làm thế nào để bắt đầu công việc này được suôn sẻ?

Điểm phụ thuộc:

• Khả năng tư vấn, đào tạo và hỗ trợ phát triển của tổ chức (công ty bạn đang làm việc)
• Năng lực lãnh đạo và bất kỳ kinh nghiệm nào bạn đã có trước đây
• Kinh nghiệm của các thành viên trong dự án

Bắt đầu

Có lẽ hầu hết chúng ta đều trở thành một người quản lý dự án một cách thật tình cờ và thật bất ngờ. Vào một ngày đẹp trời, bạn vẫn đang say sưa với công việc thường nhật, đột nhiên có ai đó vỗ vai bạn và nói, ‘Bất ngờ không! Từ giờ bạn là quản lý dự án nhé!” Làm việc trong một dự án và lãnh đạo một dự án dường như có nhiều điểm chung, vì vậy việc lựa chọn những người đóng góp nhiều nhất để lãnh đạo các dự án mới có vẻ khá hợp lý. Thật không may, hai công việc trên thực tế là khá khác nhau. Những người làm lâu năm trong dự án thường tập trung vào những thứ hữu hình và công việc cá nhân của họ. Quản lý dự án lại tập trung chủ yếu vào việc điều phối công việc của người khác. Chưa tính đến khía cạnh trách nhiệm và đặc điểm tính cách của người quản lý dự án hiệu quả, nếu bạn hoàn toàn mới đối với công việc quản trị dự án, trước tiên bạn cũng cần phải thiết lập một nền tảng kiến thức tổng quan về quản lý dự án, đầu tư thời gian để có được sự tin tưởng của các thành viên, xác định cách tiếp cận và bắt đầu giao việc, ủy thác công việc cho các thành viên.

Tham gia nhóm của bạn

Để có được sự tin tưởng từ mỗi thành viên dự án một chút thách thức nếu bạn không có kinh nghiệm với lãnh đạo nhóm. Điều này thuộc về khả năng chi phối của mỗi người. Ví dụ như một số người sợ chó, và con chó dường như biết điều này nên cứ vô tình khiến những người đó càng sợ hơn. Tương tự, một người quản lý dự án không tự tin dường như ngay lập tức phá hủy lòng tin của thành viên dự án bởi những dấu hiệu thiếu quyết đoán, do dự hoặc yếu đuối... Mặc dù bạn có thể có ủng hộ và hỗ trợ bởi cấp trên, chủ đầu tư hoặc nhà quản lý và các bên liên quan nhưng ít nhất bạn cần phải thể hiện được vai trò của những gì bạn đang làm. Tài sản mạnh nhất của bạn để xây dựng sự tự tin cần thiết chính là chuyên môn của bạn. Bạn đã được yêu cầu dẫn dắt dự án chính là kết quả của việc ai đó nghĩ rằng bạn rất giỏi trong việc gì đó, bạn rất quan trọng đối với dự án. Lúc này, hãy làm việc với những gì bạn biết rõ, và luôn dẫn đầu với những điểm mạnh của bạn. Hãy nhớ rằng “kiến thức là sức mạnh”. Hy làm ngay những việc bạn có thể làm tốt nhất, ví dụ như xác định yêu cầu, thiết lập các quy trình, hoặc lập kế hoạch. Một khi máy bơm được mồi, mọi người sẽ bắt đầu chấp nhận rằng bạn biết bạn đang làm gì. Thiết lập và duy trì tinh thần đồng đội là điều cần thiết để quản lý dự án tốt, và có rất nhiều gợi ý về điều này trong suốt cuốn sách này.

Chọn cách tiếp cận của bạn

Đối với các dự án nhỏ, một chồng các ghi chú dán màu vàng, bảng trắng có thể giúp bạn vượt qua nhanh chóng giai đoạn đầu tiên. Tuy nhiên, đối với hầu hết các dự án, một bản kế hoạch và cấu trúc dự án hoàn chỉnh sẽ tốt hơn. Nếu có thể, hãy tham khảo ý kiến ​​của người quản lý dự án có kinh nghiệm và yêu cầu trợ giúp. Nếu công ty có sẵn khóa đào tạo về quản lý dự án có sẵn thì hãy tận dụng. Ngay cả khi bạn không thể lên lịch để được training kịp thời cho dự án đầu tiên của mình, hãy thực hiện nó ngay khi bạn có thể. Một khóa đào tạo cơ bản sẽ giúp bạn đặt các quy trình quản lý dự án trong bối cảnh thực tế và giúp bạn nhanh chóng học được kỹ năng giải quyết vấn đề. Tham dự khóa đào tạo cũng sẽ cho bạn thấy rằng tất cả các nhà quản lý dự án mới khác ít nhất cũng bối rối như bạn. Nếu không có trợ giúp cũng đươc đào tạo, thì hãy chọn một cuốn sách hay, mỏng về quản lý dự án và đọc qua những điều cơ bản nhất. Tại sao phải là 1 cuốn sách mỏng - vì có rất nhiều cuốn sách rất lớn xuất sắc về quản lý dự án rất hữu ích để tham khảo, nhưng để bắt đầu, thì một tool kit, hoặc những cuốn sách được tóm tắt đơn giản sẽ hữu dụng và tiết kiệm thời gian hơn nhiều.

Ủy thác công việc

Một trong những điều khó nhất đối với người mới bắt đầu làm quản lý dự án là nhận ra rằng lãnh đạo dự án là một công việc toàn thời gian. Dẫn dắt một dự án một cách hiệu quả đòi hỏi bạn phải ủy thác công việc dự án cho những người khác thậm chí cả những việc mà cá nhân bạn rất giỏi. Mặc dù thực tế là bạn có thể tốt hơn và nhanh hơn so với bất kỳ thành viên nào trong nhóm của bạn, bạn không thể hy vọng tự mình làm tất cả trong khi vẫn điều hành một dự án thành công. Lúc đầu, ủy thác công việc cho những người khác kém năng lực hơn bạn có thể khá khó khăn, thậm chí đau đớn. Bạn cần phải vượt qua điều này. Nếu bạn chỉ định các phần quan trọng của công việc dự án cho chính mình, bạn sẽ kết thúc với hai công việc toàn thời gian: lãnh đạo dự án vào ban ngày và thực hiện các hoạt động dự án mà bạn nên ủy thác vào ban đêm và cuối tuần. Điều này dẫn đến kiệt sức, thất bại dự án hoặc cả hai.

(To be continued)

Refer: http://www.academia.edu/8904283/101_Project_Management_Problems_and_How_to_Solve_Them