Áp dụng Gantt Chart trong quản lí thời gian hiệu quả

Hãy suy nghĩ về một thách thức: Bạn phải sắp xếp một chục quả bóng cùng một lúc. Bạn sẽ phải để mắt đến tất cả quả bóng, và phải biết khi nào bắt được quả nào. Nếu bạn bị nhầm lẫn dù là chỉ một, có thể sẽ làm hỏng toàn bộ hiệu suất của bạn.

Quản lí một dự án cũng giống như vậy. Để hoàn thành thành công một dự án, bạn phải kiểm soát một số lượng lớn các hoạt động, và đảm bảo rằng chúng được hoàn thành đúng tiến độ. Nếu bạn bỏ lỡ một hạn deadline, hoặc kết thúc một task không theo đúng thứ tự, nó có để làm đảo lộn toàn bộ dự án. Kết quả có thể sẽ dẫn đến dự án hoàn thành muộn hơn, và tốn nhiều chi phí hơn.

Gantt charts là công cụ có khả năng truyền đạt thông tin trực quan. Charts này sẽ vạch ra tất cả các task lớn và task nhỏ thuộc dự án, thời gian và thứ tự thực hiện chúng. Điều này cung cấp cho người quản lý một cái nhìn tổng quan ngay lập tức về dự án, các task liên quan, và thời điểm mỗi task phải được hoàn thành.

Trong bài viết này, hãy cùng xem xét lý do tại sao Gantt Charts lại hữu ích đến vậy, và làm thế nào để áp dụng Gantt Charts vào quản lý dự án của chúng ta một cách hiệu quả, cũng như trong quản lý thời gian cá nhân.

Khởi điểm của Gantt Chart

Vào cuối những năm 1800s, kỹ sư Ba Lan Karol Adamiecki đã phát triển một biểu đồ luồng công việc trực quan mà ông gọi là "harmonogram."

Vào khoảng năm 1910, Henry Gantt, một nhà tư vấn quản lý, kỹ sư, đã phát triển khái niệm của Adamiecki thành giai đoạn tiếp theo. Biểu đồ của ông được thiết kế để giúp giám sát sản xuất xem liệu công việc của họ đã được thực hiện đúng, trước, hay là chậm tiến độ, và biểu đồ này đã hình thành nền tảng của các công cụ chúng ta sử dụng ngày nay.

Tại sao sử dụng Gantt Charts?

Khi bạn thiết lập một biểu đồ Gantt, bạn cần phải suy nghĩ qua tất cả các nhiệm vụ liên quan trong dự án của bạn. Và bên cạnh đó, bạn sẽ làm việc ra những người sẽ chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, mỗi nhiệm vụ sẽ mất bao lâu, và những vấn đề mà của bạn có thể gặp phải.

Suy nghĩ về các chi tiết này nhằm 2 mục đích: 1. đảm bảo rằng lịch trình đặt ra cho dự án là hoàn toàn khả thi, giao việc cho đúng người, và 2. Suy nghĩ về cách giải quyết cho vấn đề tiềm tàng trước khi bắt đầu.

Ngoài ra, suy tính trước về các bước nằm trên lịch trình của dự án cũng giúp nhà quản lý ước tính trước các khía cạnh thực tế của một dự án, chẳng hạn như Thời gian tối thiểu để hoàn thành 1 task, task nào phải được hoàn thành trước task nào. Thêm nữa, bạn có thể sử dụng các điểm này để xác định Critical Path - chuỗi các task cần được hoàn thành đúng hạn để toàn bộ dự án kết thúc trong thời gian ngắn nhất.

Cuối cùng, Gantt charts có thể cho người quản lý, khách hàng và những người tham gia vào dự án thấy tiến độ hiện tại của dự án. Đơn giản chỉ cần cập nhật các thay đổi về trạng thái của tasks trên biểu đồ, và tác động của chúng đến tiến độ dự án, thông qua việc hoàn thành các nhiệm vụ trọng tâm thuộc về Critical Path.

Tạo một Gantt Chart

Bạn có thể thấy một ví dụ về Gantt Chart trong hình bên dưới:

Để tạo một bảng như vậy cho dự án của bạn, hãy làm theo các bước sau:

Bước 1: Xác định các tasks thiết yếu

Ví dụ bạn muốn tạo một kế hoạch học tập cá nhân. Nên nhớ là Gantt chart không cung cấp bất kỳ thông tin hữu ích trừ phi nó bao gồm tất cả các task cần thiết cho mọi giai đoạn của dự án.

Vì vậy, để bắt đầu, hãy liệt kê tất cả các tasks cần thiết cho kế hoạch này. Sử dụng một Work Breakdown Structure (Cấu trúc phân chia công việc) để xây dựng các hoạt động/task cụ thể mà dự án cần. Đối với mỗi task, hãy lưu ý về ngày bắt đầu sớm nhất (earliest start day) và thời gian ước tính (estimated duration) của nó của task để dự án đúng tiến độ.

Ví dụ:

Công ty của bạn đã thắng thầu một dự án để tạo ra một sản phẩm mới "Phần mềm dịch vụ", và bạn đang phụ trách dự án này.

Bạn quyết định sử dụng biểu đồ Gantt để tổ chức tất cả các nhiệm vụ cần thiết, và để tính toán khoảng thời gian tổng thể có khả năng để dự án hoàn thành.

Bạn hãy bắt đầu bằng việc liệt kê tất cả các hoạt động sẽ phải diễn ra, và ước tính bao lâu mỗi task cần để hoàn thành. Danh sách của bạn sẽ được liệt kê như sau:

Bước 2: Xác định quan hệ của các task

Một trong những công năng của Gantt chart là nó cho thấy mối quan hệ giữa các task trong một dự án, task nào phải hoàn thành trước thì task sau mới có thể bắt đầu kế tiếp, và cũng cho biết là task được phân công cho anh A chỉ có thể bắt đầu khi task B của anh nào kết thúc.

Những hoạt động phụ thuộc vào task khác này được gọi là nhiệm vj "tuần tự" hoặc nhiệm vụ "tuyến tính".

Còn các nhiệm vụ khác được thực hiện "song song" - nghĩa là chúng có thể được thực hiện tại cùng một thời gian với một hoặc nhiều nhiệm vụ khác.

Khi chúng ta đã liệt kê được tất cả các tasks trong dự án, chúng ta sẽ thấy là chúng không nhất thiết phải được thực hiện tuần tự hết task này mới đến task khác. Tuy nhiên, có một số task phải được hoàn thành thì mới tạo điều kiện cho task thứ 2 triển khai. Ví dụ, bạn đang tạo một tấm thiệp mời, bạn cần phải hoàn thành việc thiết kế trước khi bạn có thể gửi nó đi in, nghĩa là, điều kiện cần để bắt đầu task “In thiệp mời” là bạn phải hoàn thành xong task “Thiết kế thiệp”, tuy nhiên, một số task khác hoàn toàn có thể làm song song ví dụ như “Chuẩn bị tài liệu in”.

Hãy xác định task nào trong dự án của bạn là song song hay tuần tự. Trường hợp có task phụ thuộc vào người khác, ghi lại mối quan hệ giữa người đó và task. Điều này sẽ cung cấp cho bạn một sự hiểu biết sâu sắc hơn về làm thế nào để tổ chức dự án, và sẽ giúp bạn bắt đầu lập kế hoạch cho các task trên bảng xếp hạng.

Chú thích:

Trong biểu đồ Gantt, có ba mối quan hệ cơ bản giữa các task tuần tự:

Finish to Start (FS) - task FS không thể bắt đầu trước khi nhiệm vụ (có liên quan) trước đó kết thúc. Tuy nhiên, nó không nhất thiết phải bắt đầu ngay tại thời điểm của task trước đó.

Start to Start (SS) - task SS không thể bắt đầu cho đến khi một task khác bắt đầu. Tuy nhiên, nó có thể bắt đầu sau.

Finish to Finish (FF) - task FF không thể kết thúc trước khi một task khác kết thúc. Tuy nhiên, nó có thể kết thúc muộn hơn task đó.

Ngoài ra có 1 loại thứ 4, Start to Finish (SF), tuy nhiên rất hiếm gặp.

Mẹo 1:

Nhiệm vụ tuần tự và song song có thể bắt đầu cùng một lúc - ví dụ, hai task (B và D) có thể phụ thuộc vào cùng 1 task (A), và có thể được hoàn thành cùng một lúc. Nhiệm vụ B là tuần tự đối với task A, vì nó chỉ có thể bắt đầu sau khi A kết thúc, và nó là task song song đối với D.

Mẹo 2:

Để giảm thiểu thời gian thực hiện toàn dự án, bạn sẽ cần phải thực hiện nhiều task song song càng tốt. Và bạn cũng cần phải giữ kích thước của dự án ở mức nhỏ nhất có thể, tránh đi quá xa với các dự tính ban đầu. Dự án càng đơn giản càng dễ thực hiện và hoàn thành.

Bước 3: Nhập các tasks vào phần mềm hoặc một template

Bạn có thể vẽ biểu đồ của bạn bằng tay hoặc sử dụng các phần mềm chuyên nghiệp, chẳng hạn như Gantto, Matchware, Tom’s Planner hoặc Microsoft Project. Một số các công cụ này được tạo dưới dạng chia sẻ, bạn và nhóm của bạn có thể truy cập tài liệu này cùng một lúc, từ bất kỳ địa điểm nào. (Điều này sẽ giúp ích nhiều khi bạn đang thảo luận, muốn tìm cách để tối ưu hóa, hay khi báo cáo về dự án)

Một số template Excel đã được tạo cho Gantt chart, và bạn cũng có thể tìm thấy các mẫu miễn phí với qua Google search.

Sau đây là Gantt Chart đã được tạo cho dự án ví dụ trên:

Bước 4: Cập nhật tiến độ dự án trên biểu đồ

Theo thời gian, khi dự án của bạn tiến hành, nó sẽ phát triển ra nhiều khả năng. Ví dụ, trong trường hợp ví dụ nêu trên, nếu (H) Đảm bảo chất lượng của các mô-đun chính xảy ra một vấn đề, người phụ trách task này sẽ cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành task, vì thế task (J) Training cơ bản cho khách hàng có thể cần phải trì hoãn, và cũng sẽ ảnh hưởng đến việc bắt đầu task (M) Phát triển của hệ thống quản lý thông tin cho đến khi vấn đề được giải quyết.

Là người quản lý dự án, bạn cần cập nhật biểu đồ lập tức để phản ánh thay đổi ngay khi chúng xảy ra. Điều này sẽ giúp bạn có những điều chỉnh kịp thời để giữ cho các kế hoạch được đúng tiến độ, và thông tin kịp thời đến khách hàng của bạn.

Tổng kết

Biểu đồ Gantt khá hữu ích cho việc quy hoạch và lập kế hoạch cho các dự án. Nó giúp bạn đánh giá bao lâu để hoàn thành một dự án, xác định các nguồn lực cần thiết, và có kế hoạch thứ tự để hoàn thành nhiệm vụ. Nó cũng giúp ích cho việc quản lý mối quan hệ giữa các tasks.

Ngoài ra, ích lợi thứ 2 mà Gantt chart mang lại là một công cụ để theo dõi tiến độ của dự án khi nó đang được tiến hành. Bạn có thể thấy ngay những gì nên đạt được vào tại một thời điểm xác thực, và nếu dự án chậm tiến độ, bạn có thể có hành động để đưa nó trở lại với kế hoạch.

Một ứng dụng khác của Gantt chart là trong công việc và cuộc sống của chúng ta. Những dự định, công việc cần hoàn thành là những task cá nhân cụ thể, và bạn hoàn toàn có thể quản lý chúng dưới dạng Gantt chart. Những task này hiển nhiên đơn giản hơn rất nhiều so với những task phức tạp, nhỏ lẻ, loằng ngoằng trong một dự án, và như đã nói ở phần Mẹo 2 ở trên, dự án càng đơn giản càng dễ thực hiện và hoàn thành. Chúc bạn thành công trong việc sử dụng Gantt chart để quản lý thời gian cá nhân nhé!

Tham khảo và dịch từ nguồn: https://www.mindtools.com/pages/article/newPPM_03.htm