Để khởi đầu dự án thuận lợi - Cần hỏi gì? (Phần 1)

Bạn làm việc cho một công ty IT, bạn đã quá quen với việc được phân công nhiệm vụ vào các dự án trong tập thể. Dự án này kết thúc và dự án khác lại bắt đầu. Mỗi dự án có một đặc thù riêng và ai ai cũng mong muốn mình sẽ hoàn thành nhiệm vụ ở vị trí họ đảm nhiệm trong dự án đó. Và có vẻ như dự án đang bắt đầu rất suôn sẻ. Trên lý thuyết, đó chỉ là bề ngoài, là phần nổi theo nguyên lý “Tảng băng trôi” từng được Ernest Hemingway đề cập. Để làm nên một dự án thành công, bạn và các thành viên trong nhóm sẽ phải tự đặt ra rất nhiều câu hỏi trước khi bắt đầu vào khâu thực hiện. Các câu hỏi này nhằm phục vụ mục đích làm sáng tỏ "insight" của khách hàng cũng như chính các thành viên trong nhóm, để dự án được vận hành trôi chảy và tốt đẹp.

Công ty mang đến cho bạn một dự án mới, các thành viên có cũ có mới tùy theo quy mô dự án. Mỗi người sở hữu những tính cách hoàn toàn khác nhau, những gam màu sắc khác nhau, có những người đã quen với guồng quay của dự án và cũng có những người mới được chuyển từ dự án khác sang, thậm chí là các nhân viên mới hoàn toàn. Khi vừa mới bắt đầu dự án, cả bạn và team đều đang trên cùng một xuất phát điểm. Nói cách khác, tất cả đều đang ngồi trên một con thuyền – ít nhất là có vẻ như vậy.

Nhưng khi bắt tay vào các bước thực hiện, bạn và các thành viên trong team chợt nhận ra rằng nhận thức của team về một điều gì đó đang bất đồng. Đã bao giờ bạn gặp trường hợp như vậy chưa?

Một team tốt có thể dễ dàng hơn trong việc xoay sở để thích nghi với điều này, nhưng đôi khi sự hiểu lầm lại gây nên nhiều phiền phức cản trở bước chân của cả team, thậm chí khiến dự án chết yểu trước khi nó kịp bắt đầu. Để giải quyết vấn đề này, Jonathan Rasmusson đã cùng đồng nghiệp tạo ra một công cụ nhỏ để định nghĩa dự án với tên gọi "10 Questions to ask at the start of your next project" (Tạm dịch: “10 câu hỏi nhất thiết phải hỏi trước khi bắt đầu một dự án”)

Những câu hỏi này được tạo ra nhằm phục vụ hai mục tiêu: Alignment (tạm dịch là "Đồng bộ") và Expectation setting ("Thiết lập kỳ vọng"). Alignment bảo đảm bạn và những người khác có chung nhận thức về lý do: Vì sao team được thành lập? Chúng ta phải làm những gì? Và làm thế nào chúng ta thực hiện được điều đó? Đây là những điều cơ bản. Expectation setting được tạo ra với mục đích bảo đảm bạn đã trao đổi rõ ràng với team và các bên liên quan điều gì cần thiết để làm project thành công, điều này còn được định nghĩa dưới tên gọi Rules of engagement ("Các quy tắc tham gia")

Phần 1: Alignment

Allignment bao gồm 5 câu hỏi “Tại sao” (5 Why) nhằm mục đích làm rõ kỳ vọng của khách hàng. Khách hàng liên hệ với bạn để trao đổi về một dự án. Bạn và team là người có đủ năng lực để đáp ứng nhu cầu đó của họ. Chúng ta mất rất nhiều thời gian và tiền bạc để kết luận sao cho đúng với insight của khách hàng. Vậy làm thế nào bạn biết khách hàng của bạn thực sự cần gì, hãy bắt đầu bằng việc đặt ra cho họ các câu hỏi – nhất là vào thời điểm SPEC và requirements chưa rõ ràng.

Bạn có thể bắt đầu với những câu hỏi như sau:

1. Tại sao chúng ta lại ở đây?

Bạn không thể xây dựng một sản phẩm tuyệt vời nếu ngay từ đầu, bạn không biết lý do tại sao phải bạn xây dựng nó. Đây là câu hỏi mang đến cho bạn và team bối cảnh của dự án, việc trả lời nó giúp bạn có cách nhìn khách quan hơn và phán đoán chính xác hơn khi thực hiện dự án, qua đó bạn và team sẽ biết khách hàng cần gì, kỳ vọng của họ ra sao, nên làm gì bỏ gì (trade- off). Ngoài ra, câu hỏi này cũng rất hữu ích trong việc giúp team có khả năng sáng tạo, tạo ra những sản phẩm tốt hơn đáp ứng chính xác những gì khách hàng cần. Có thể đưa ra một ví dụ như sau, bạn được một công ty xây dựng thuê để tạo ra một hệ thống thông báo tình trạng các con đường dẫn đến công trường xây dựng hàng ngày.

Bạn sẽ có những câu hỏi như sau:

1/ Tại sao các công ty chi vốn cổ đông cho dự án này?

2/ Dự án nhằm mục đích an toàn, nó là một yêu cầu/ quy định bắt buộc, hay nó nhằm mục đích gia tăng hiệu quả của việc chuyên chở hàng hóa nguyên liệu đến công trường?

3/ Tùy theo mục đích của dự án, ta sẽ phán đoán được chức năng gì là thực sự cần thiết với khách hàng.

2. Tạo Elevator Pitch (Giới thiệu nhanh)

Một elevator pitch nói lên thông tin sản phẩm của bạn, nó có mục đích gì và vì sao nó lại đặc biệt. Thông thường, một Elevator Pitch tốt phải làm rõ các yếu tố sau:

– Ai là khách hàng?

– Họ muốn giải quyết vấn đề gì thông qua dự án?

– Tên dự án là gì?

– Phân loại (category) của dự án?

– Tính năng chủ yếu của dự án là gì?

– So với những dự án cùng loại thì dự án đó khác ở điểm nào?

Việc tạo ra một elevator pitch tốt có thể khó hơn bạn nghĩ. Nhưng nó sẽ cho bạn có một khái niệm thực sự chặt chẽ, khả thi về dự án.

3. Chú trọng vào thiết kế của sản phẩm

Hãy suy nghĩ thật kỹ về sản phẩm của bạn từ quan điểm của khách hàng để mọi chuyện khách quan hơn. Tạo một thiết kế đặc sắc cho sản phẩm không chỉ giúp bạn hiểu khách hàng hơn, nó còn là một phương pháp team-building tốt, bởi bạn và team được thỏa sức sáng tạo ở thời điểm này.

Bạn không cần phải đưa ra bất cứ điều gì cầu kì hoặc phức tạp. Chỉ cần tự hỏi mình:

1. Ba lý do hàng đầu để khách hàng mua sản phẩm này là gì?
2. Slogan tiêu biểu cho toàn bộ sản phẩm là gì?
3. Tạo danh sách những điều không làm?

4. Tạo một "NOT" list

Trong một project, việc tạo danh sách những việc không có trong scope cũng quan trọng không kém danh sách những việc sẽ làm. Thường ta có rất nhiều điều muốn làm, nhưng thời gian và dự toán là hữu hạn. Vì vậy, việc định ra chính xác những gì không làm nên được làm ở giai đoạn càng sớm càng tốt. Việc tạo ra list này giúp khách hàng hiểu họ có thể kỳ vọng gì vào project đồng thời cũng giúp team hiểu những tasks nào là trọng yếu trong quá trình xây dựng sản phẩm, giúp họ tập trung vào trọng tâm.

Hãy tạo một bảng như trong hình, ghi những điều bạn sẽ làm, những điều bạn không làm. Nếu có những tính năng mình bạn không thể quyết định được nên đặt nó vào đâu ở thời điểm này, hãy để tạm vào list những điều sẽ giải quyết sau.

5. Gặp gỡ những bên liên quan

Hầu hết mọi người thường nghĩ dự án chỉ liên quan đến bản thân và nhóm phát triển. Nhưng thực tế, các dự án còn liên quan đến nhiều người khác nữa, nhất là trong các công ty có quy mô lớn. Bạn hãy lên danh sách những người bạn nên gặp gỡ và thiết lập quan hệ trước khi bắt đầu project. Điều này giúp các bên liên quan biết và có sự chuẩn bị trước khi bạn nhờ giúp đỡ.

Kết luận: Việc đặt ra các câu hỏi để có một cái nhìn khái quát và rõ ràng trước khi bắt đầu một dự án là vô cùng quan trọng. Thông qua các câu hỏi này, bạn và các thành viên khác trong team sẽ có một kế hoạch và chiến lược hoàn hảo để dự án được bắt đầu trơn tru. Qua đó, chất lượng dự án sẽ được đảm bảo hơn và các vấn đề phát sinh cũng sẽ được giải quyết dễ dàng hơn. Trong phần sau, tôi sẽ tiếp tục đề cập đến 5 câu hỏi "How" (5 How) trong Expectation Setting.

*Nguồn tham khảo: "The Agile Samurai: How Agile Masters Deliver Great Software" – Jonathan Rasmusson - 2010