Một số business maner cơ bản khi làm việc với người Nhật

Nhật Bản là một đất nước rất coi trọng nghi thức và lễ nghĩa, đối với người Nhật việc đánh giá một người đối diện không chỉ dựa vào cách nói chuyện mà còn dựa và cử chỉ, thái độ mà người đó thể hiện có nhã nhặn và đúng quy cách hay không. Tôi thiết nghĩ, khi là một nhân viên trong công ty của Nhật Bản, để giao tiếp cũng như công việc trở nên dễ dàng, thuận lợi hơn thì chúng ta nên có những hiểu biết cơ bản về phong cách làm việc với người Nhật. Có rất nhiều nội dung trong business maner nhưng lần này tôi xin chia sẻ 2 nội dung cơ bản nhất: Cách cúi chào và cách trao đổi danh thiếp.

1. Cách cúi chào

Trước hết, tôi muốn các bạn xem bức ảnh bên dưới và dành đôi phút suy ngẫm. Có điều gì lạ trong bức ảnh này không?

Hình 1: Bức ảnh trong chuyến công du của Tổng thống Mỹ Obama đến Nhật Bản năm 2009.

Chắc các bạn sẽ dễ dàng nhận thấy, Tổng thống Mỹ Barack Obama cúi chào, trong khi đó Nhật Hoàng lại đưa tay ra bắt. Ông Obama sau đó đã bị người dân Mỹ chỉ trích thậm tệ vì nghiêng mình, cúi chào Nhật Hoàng cứ như thể làm gì có lỗi mà phải xin lối. Nhưng những người am hiểu về văn hóa thì lại thấy ở đây là một sự tôn trọng văn hóa của nhau. Họ tìm hiểu về văn hóa của nhau. Để làm đối phương happy, họ sẵn sàng bỏ qua văn hóa của mình để hòa nhập với văn hóa của đối phương.

Vậy, văn hóa chào hỏi trong giao tiếp kinh doanh nói riêng, trong xã giao nói chung của 2 nước như thế nào?

Chúng ta dễ dàng bắt gặp trên phim ảnh, báo chí hình ảnh người Mỹ đưa tay phải lên để bắt tay đối phương. Và khi cả 2 bên đưa cả 2 tay để bắt tay nhau thì thể hiện mối quan hệ rất thân thiết, khăng khít.

Hình 2: Cách chào hỏi của người Mỹ trong kinh doanh.

Vậy còn người Nhật thì sao? Họ chỉ đơn giản cúi chào nhau khi gặp mặt. Họ tránh chạm vào người của nhau. Điều đó thể hiện sự tôn trong đối phương cũng như thay cho lời chào đối với người khác.

Một quy tắc bất thành văn là “người dưới” bao giờ cũng phải chào “người trên” trước và theo quy định đó thì người lớn tuổi là người trên của người ít tuổi, nam là người trên đối với nữ, thầy là người trên (không phụ thuộc vào tuổi tác, hoàn cảnh), khách là người trên.

Hình 3: Cách cúi chào của người Nhật trong kinh doanh

Chính vì vậy khi làm nhân viên trong công Nhật cần phải chú ý kỹ điều này. Nhân viên mới vào công ty được huấn luyện rất kỹ về vấn đề này, nhiều trường hợp sếp đã dùng thước để đo độ gập thân cúi chào của nhân viên, vì họ cho rằng cúi gập người chào khách là điều vô cùng quan trọng thể hiện sự tôn trọng đối với khách hàng và sự kính trọng đối với lãnh đạo. Ứng với từng bối cảnh giao tiếp, mà cúi chào một góc 15 hay 30 hay 45 độ.

1.1. Các cách cúi chào

Khi chào đầu tiên là đứng thẳng lưng, đồng thời ngẩng cao đầu, nửa thân trên chuyển động cúi hướng về phía trước. Chỉ có đầu là hướng về phía trước, phần thân dưới còn lại chú ý vẫn giữ trên một đường thẳng không để cong ra phía sau.

Đối với nam: hai bàn tay duỗi thẳng, khép ngón, khép hai cánh tay sát bên sườn, và cúi xuống. Đối với nữ: hai tay duỗi thẳng, đặt trước người tạo thành hình chữ V sao cho bàn tay trái đặt trên bàn tay phải, ngón tay duỗi thẳng và khép lại, rồi từ từ cúi chào.

• Kiểu Eshaku (会釈): Khẽ cúi chào. Với Kiểu Eshaku, người Nhật sẽ cúi đầu khoảng 15º khi chào nhau. Mắt nhìn xa khoảng 3m. Giữ tư thế này trong khoảng 1 giây. Người Nhật chào nhau vài lần trong ngày, nhưng chỉ lần đầu tiên thì phải chào thi lễ, những lần sau chỉ khẽ cúi chào.

• Kiểu Keirei (敬礼): Kiểu cúi chào bình thường. Đây là kiểu Ojigi dùng để chào cấp trên, khách hàng hoặc những người lớn tuổi hơn mình. Người Nhật sẽ cúi đầu khoảng 30 ~ 35º, giữ nguyên 2-3 giây khi thực hiện kiểu chào này. Mắt nhìn xa khoảng 2m.

• Kiểu Saikeirei (最敬礼): Kiểu cúi chào trang trọng nhất. Người Nhật sẽ cúi đầu khoảng từ 45~60º khi thực hiện kiểu chào này. Thường thực hiện trước bàn thờ trong các đền của Thần đạo, chùa của Phật giáo, trước Quốc kỳ, trước Thiên Hoàng.

Khi tiến hành chào, người Nhật sẽ nói lời chào trước rồi cúi đầu chào hoặc vừa nói lời chào, vừa cúi đầu chào. Mắt nhìn xa khoảng 1m.

Quay lại bức hình ở Hình 1, bạn nghĩ Ông Obama đã cúi chào bao nhiêu độ khi gặp Nhật hoàng ?

Chà, quả đúng là nghi thức trang trọng các bạn nhỉ!?

Một hình ảnh hài hước về lý do Ông Obama cúi chào như vậy

Vậy, các bạn hãy nhớ ngắn gọn là ở Nhật có 3 mức độ cúi chào. Càng gập người, cúi sâu và lâu thì càng lịch sự, trang trọng. Tuy nhiên, tùy từng bối cảnh giao tiếp để có cách chào đúng, thể hiện sự am hiểu văn hóa và tôn trọng đối phương!

Trong hoạt động kinh doanh ở Nhật bản thì việc trao đổi danh thiếp nhiều đến nỗi không kể sao cho hết. Nhưng số người biết cách đưa danh thiếp đúng cách thì lại không nhiều như thế. Trong lần gặp đầu tiên thì việc đưa danh thiếp là không thể thiếu và đó sẽ là cơ sở để đối tác đánh giá bạn ngay trong lần đầu gặp gỡ.

Theo những nguyên tắc cơ bản về “đạo lý” ở Nhật thì “hậu bối”(những người nhỏ tuổi hơn) sẽ là người trao danh thiếp cho “tiền bối” .

Trong những trường hợp cùng sếp đi công tác, sau khi được sếp giới thiệu thì cấp dưới sẽ tự động đứng lên đưa danh thiếp để không tỏ ra bất kính .

Cách trao danh thiếp vô cùng quan trọng, người trao danh thiếp sẽ tự động hướng danh thiếp về phía người nhận danh thiếp (đưa danh thiếp sao cho người nhận có thể đọc danh thiếp từ hướng chính diện). Việc trao danh thiếp đúng nghi thức là phải xoay danh thiếp theo hai vòng 90 độ sau đó trao danh thiếp cho người nhận từ mặt chính của danh thiếp .

Hình 4: Cách trao danh thiếp

2.1. Cách trao danh thiếp đúng

Khi trao danh thiếp nên theo một trong ba cách sau:

a) Khép bàn tay lại, để danh thiếp vào lòng bàn tay, dùng ngón tay cái kẹp bên sườn tấm danh thiếp, đưa danh thiếp đến phía trước ngực người nhận. Tên trên danh thiếp ngược với bản thân, hướng về phía họ, giúp cho người nhận danh thiếp có thể đọc được ngay, không cần phải quay ngược lại. Hành động xoay danh thiếp theo hướng chính diện được gọi là “torimawasu”.

b) Dùng ngón trỏ và ngón cái kẹp tấm danh thiếp để đưa.

c) Dùng ngón trỏ và ngón cái của cả hai tay cầm lấy hai bên tấm danh thiếp để đưa. Phải tiếp nhận bằng hai tay. Nếu người khác cũng dùng cách này để tiếp nhận danh thiếp của bạn thì chắc chắn bạn cũng rất hài lòng. Đồng thời cả người trao và người nhận cùng cúi thấp người về phía trước một chút sẽ tạo cho đối phương cảm giác tôn trọng họ.

Hình 5: Các bước khi 2 bên cùng trao danh thiếp

Lúc trao danh thiếp thì phải dùng cả hai tay, đồng thời cũng phải nói “ xin hãy nhận dùm tôi” (よろしくお願いします。-Yoroshiku onegaishimasu). Sau khi nhận danh thiếp thì nói “tôi xin phép nhận ạ” (頂戴致します。-Choudai itashimasu).

2.2. Cách trao danh thiếp sai

Cách trao danh thiếp không đúng.

1. Không dùng ngón trỏ và ngón cái kẹp tấm danh thiếp để đưa
2. Dùng ngón trỏ và ngón cái của cả hai tay cầm lấy hai đầu của danh thiếp để đưa, che cả logo công ty
3. Không để danh thiếp vào lòng bàn tay

Hình 6: Cách trao danh thiếp đúng và sai.

2.3. Nhận được danh thiếp của đối phương thì bạn sẽ làm gì?

Xuất phát từ truyền thống lịch sử văn hoá lâu đời của mình, người Nhật dựa vào danh thiếp để gọi chính xác và đúng tên người giao dịch bởi vì họ tên người Nhật rất phức tạp. Có thể nói, Nhật Bản là nước có nhiều họ nhất trên thế giới, có đến 370.000 họ trong khi tiếng Nhật chỉ có 50 âm cơ bản, khiến khi nói chuyện dễ gặp các từ đồng âm khác nghĩa. Ví dụ: Sasaki có thể đại diện cho 9 họ; Goto đại diện cho 11 họ; Koji đại diện 12 họ,…Do vậy, sau khi tiếp nhận danh thiếp bạn phải xem ngay, không nên liếc một cái hoặc tỏ ra thờ ơ. Điều này thể hiện rằng bạn đang thực sự quan tâm đến đối tác.

Trong trường hợp thông tin không rõ như: tên riêng, chức vụ, lĩnh vực kinh doanh... Khi hỏi những thông tin trên không hề hạ thấp bản thân, càng không hề làm tổn thương đối tác mà chỉ làm cho họ cảm thấy bạn tôn trọng và thực lòng muốn tìm hiểu về họ.

Hình 7: Trao đổi về các thông tin có trong danh thiếp.

2.4. Hỏi danh thiếp xong bạn sẽ làm gì với cái danh thiếp đó?

Phải giữ gìn danh thiếp đó cẩn thận để thể hiện sự tôn trọng của mình đối với người mà mình gặp. Không được nhét vào túi mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, ví đựng danh thiếp, trong trường hợp đang nói chuyện thì đặt danh thiếp đó lên bàn .

Cùng lúc phải tiếp nhận nhiều danh thiếp, lại đều là lần đầu tiên gặp mặt, cho nên cần phải ghi nhớ danh thiếp của từng người. Hãy bình tĩnh tự nhiên để các danh thiếp trên bàn, bày thứ tự và trùng với chỗ ngồi của từng người. Điều này giúp bạn tránh được việc “râu ông nọ cắm cằm bà kia” trong giao tiếp.

Hình 8: Cách bố trí danh thiếp trên bàn.

Tuy nhiên, khi đặt tấm danh thiếp của đối phương lên bàn và để một vật đè lên danh thiếp sẽ khiến họ cảm thấy bị coi thường, cho nên hãy cẩn thận không nên để đồ vật đè lên danh thiếp.

Trường hợp, bạn rất muốn nhận được danh thiếp của phía đối tác, nhưng họ lại không đưa cho bạn, tình huống này rất hay xảy ra. Hãy mạnh dạn đề nghị: “Nếu không phiền anh (chị) có thể cho tôi xin một tấm danh thiếp được không ạ?”. Nói như vậy sẽ chỉ đề cao hơn địa vị của đối tác mà thôi.

Hỉnh 9: Ví đựng danh thiếp.

2.5. Một số điểm lưu ý khi trao đổi danh thiếp

1. Trong các trường hợp giao dịch kinh doanh, đàm phán hợp đồng thì nếu một người có địa vị thấp nếu không được người khác dẫn dắt hoặc không vì lý do đặc biệt cần thiết thì không đủ tư cách trao đổi danh thiếp với người có địa vị cao hơn. Vấn đề này xuất phát từ truyền thống văn hoá “đẳng cấp” của người Nhật Bản. Trong kinh doanh, khi bạn muốn hẹn đàm phán giao dịch với một đối tác Nhật Bản thì bạn nên dựa vào chức vụ của mình để hẹn đúng người có chức vụ tương xứng với bạn. Còn nếu bạn muốn hẹn một người có chức vụ cao hơn thì tốt nhất là nên có uỷ quyền của cấp trên tương xứng.
2. Thường chỉ ghi chức vụ cao nhất để khỏi làm nhiễu trí nhớ của người muốn giao dịch. Nếu danh thiếp của bạn có sự khác biệt về hình thức với người Nhật Bản thì tốt nhất nếu có quyết định làm ăn với người Nhật thì bạn nên chuẩn bị cho mình một hộp danh thiếp lịch sự, gây ấn tượng với người Nhật, điều này là rất quan trọng trong việc lấy cảm tình đầu tiên của người Nhật.
3. Khi hợp tác với doanh nhân Nhật hãy theo thói quen này mà xưng hô với họ. Chẳng hạn như giám đốc thì thường gọi là “giám đốc” chứ không xưng hô theo kiểu “ông” hay “anh”.
4. Nền kinh tế Nhật Bản cũng như người dân Nhật Bản rất nhạy cảm về chế độ đẳng cấp. Trước mỗi cuộc giao dịch kinh doanh, khi trao đổi danh thiếp, người Nhật phải xác định được hàm và chức vị cao nhất của đối tác. Điều này là rất quan trọng khi áp dụng lễ nghi, quyết định sự thành bại trong giao tiếp hay trong các cuộc giao dịch kinh doanh. Các đàm phán thảo luận sẽ cởi mở hơn nếu địa vị ngang hàng thì hai người giao dịch bình đẳng, dễ ăn dễ nói.
5. Đây là cơ sở để các doanh nhân nước ngoài nắm bắt được chức vị hay vị trí của doanh nhân Nhật Bản. Điều đáng chú ý là động tác và biểu hiện trên nét mặt khi trao đổi danh thiếp cũng có thể đoán ra chức vị cao thấp của đôi bên. Thông thường, động tác khom lưng nhiều, nét mặt khiêm tốn, chân thành thì chức vụ của người trao danh thiếp thấp. Khom lưng càng ít, vẻ mặt tự tin lớn thì chức cụ càng cao.

Trước hết, bạn cần biết người Nhật thường chia ra vị trí trang trọng dành cho người quan trọng nhất gọi là kamiza (上座), và các vị trí còn lại là shimoza (下座).

3.1. Vị trí ngồi trong phòng họp

Khi mời người trên hay khách vào phòng, chú ý luôn hướng dẫn họ vào ngồi ở kamiza, còn người đóng vai "chủ nhà" đón khách sẽ ngồi ở shimoza. Nguyên tắc cơ bản ở đây là: vị trí xa cửa ra vào nhất là vị trí dành cho người quan trọng nhất và ngược lại, vị trí gần cửa ra vào nhất là chỗ của người có địa vị thấp nhất.

Hình 10: Phòng họp có cửa ra vào (1: Vị trí có địa vị cao nhất, 4 : Vị trí có địa vị thấp nhất)

Tuy nhiên, trường hợp có cửa sổ để nhìn ra khung cảnh đẹp bên ngoài thì vị trí có thể nhìn ra phía đó dù ở gần cửa vẫn được coi là kamiza.

Hình 11: Phòng họp có cửa ra vào và cửa sổ

Sở dĩ vị trí ở góc phòng được coi là kamiza là vì vị trí vừa giúp người ngồi có thể bình tĩnh quan sát được tổng thể cả căn phòng, lại ít bị ảnh hưởng khi có người đóng mở cửa ra vào để tiếp nước hay đưa tài liệu... Tuy nhiên, tùy theo cấu trúc căn phòng hay hướng máy điều hòa... mà cũng có những ngoại lệ. Chẳng hạn như nếu cửa sổ nhìn ra bên ngoài ở phía đối diện với cửa ra vào, thì để người ngồi có thể ngắm nhìn khung cảnh đó, vị trí gần cửa ra vào vẫn có thể coi là k amiza.

Trường hợp bàn tròn cũng tuân thủ theo quy tắc này: kamiza là vị trí ở xa nhất, shimoza là vị trí ở gần nhất so với cửa ra vào.

Hình 12: Họp bàn tròn

Vậy với các phòng bố trí ghế sofa theo kiểu châu Âu thì sao? Kamiza trong trường hợp này chính là ghế sofa dài, có phần lưng tựa và tay vịn. Các vị trí tiếp theo lần lượt là ghế có lưng tựa và tay vịn đủ cho một người, ghế có lưng tựa nhưng không có tay vịn và ghế không có cả hai, giống như hình bên dưới.

Hình 13: Phòng họp có ghế sofa

Hình 14: Phòng họp bố trí ghế hình chữ U(Nội bộ công ty, nhóm)

Hình 15: Phòng họp có bàn hình chữ nhật (Nội bộ công ty, nhóm)

Hình 15: Bố trí vị trí ngồi Chủ - khách trong phòng họp có bàn hình chữ nhật

3.2. Kamiza trong thang máy

Vị trí trong cùng bên phải (nhìn theo hướng từ cửa ra vào thì sẽ là bên trái) ở ngay phía sau người thao tác các nút bấm trong thang máy chính là kamiza.

Hình 16: Quy tắc vị trí đứng trong thang máy

3.3. Kamiza trong ôtô

Vị trí trong cùng bên phải (nhìn theo hướng từ Vị trí trong cùng bên phải (nhìn theo hướng từ cửa ra vào thì sẽ là bên trái) ở ngay phía sau tài xế là kamiza. Tuy nhiên, tùy người cầm lái là ai mà vị trí sắp xếp trong xe sẽ khác nhau.

Hình 17: Quy tắc vị trí ngồi trong xe con.

Tôi nghĩ văn hóa làm việc với người Nhật có lẽ cần một quá trình dài trải nghiệm và đúc kết kinh nghiệm. Nhưng hi vọng, với một vài kiến thức cơ bản trên đây cũng giúp các bạn có những hiểu biết ban đầu, cần thiết để tự tin giao tiếp với đối tác người Nhật.