Những tips sử dụng google driver mà bạn không thể bỏ qua

1. Phối hợp tốt với người khác

Sẽ là không quan trọng nếu chỉ có một mình bạn làm việc với tất cả tài liệu đó, nhưng với việc nhiều hơn một người tại một thời điểm có thể làm việc trên một tài liệu. Để theo dõi những đồng nghiệp đã làm, bạn có thể xem lịch sử sửa đổi qua "File > See Revision History" hoặc bằng cách nhấp vào liên kết bên cạnh "Help" nằm ở menu trên cùng (có thể nói "All changes saved in Drive" hoặc "Last edit made by X 10 minutes ago"). Một danh sách ở bên phải sẽ cho bạn biết ai đã cập nhật tài liệu và khi nào, nhấp vào tên họ để xem họ đã làm gì.

2. Sửa đổi như trong MS Word

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn muốn các bản sửa đổi trông giống như khi bạn theo dõi các thay đổi trong tài liệu Microsoft Word? Tài liệu hỗ trợ tính năng được gọi là Suggest Edits/Đề xuất chỉnh sửa. Nhấp vào nút Chỉnh sửa (có biểu tượng bút chì) bằng các nút Nhận xét và Chia sẻ. Bạn sẽ nhận được một menu cho phép bạn chỉnh sửa, đề xuất chỉnh sửa (với các thay đổi được theo dõi rõ ràng) hoặc xem để bạn có thể xem tài liệu cuối cùng.

3. Tìm kiếm Cộng tác viên

Có rất nhiều tài liệu để theo dõi. Nếu bạn không thể nhớ tên của người bạn muốn nhưng bạn có thể nhớ người đã chia sẻ nó với bạn, hãy nhấp vào "Shared with Me/Được chia sẻ với tôi" trong menu bên trái của Google Drive. Bạn sẽ nhận được danh sách tất cả các tài liệu mà bạn chia sẻ quyền truy cập. Nếu danh sách quá dài để phân tích cú pháp, hãy nhập tên cộng tác viên vào trường tìm kiếm ở trên cùng để thu hẹp lựa chọn.

4. Công khai tài liệu

Để tham gia cộng tác, tài liệu phải được chia sẻ. Giới hạn là 200 người, nhưng nếu hơn 50 cộng tác viên cố gắng chỉnh sửa tài liệu, những người cuối cùng chỉ có thể xem các thay đổi.

(Các) chủ sở hữu của tài liệu có thể đặt ai có đặc quyền chỉnh sửa. Nhưng để tránh rắc rối, bạn cũng có thể tạo tài liệu công khai. Nhấp vào nút "Share/Chia sẻ" ở trên cùng bên phải > Advanced > và "Change" bên trong "Who has access". Lưu ý rằng tài liệu công khai được cung cấp cho các công cụ tìm kiếm ... và Google cũng sẽ sở hữu một trong số đó.

5. Đặt cấp truy cập

Khi bạn làm tất cả việc chia sẻ tài liệu này, bạn có thể nghĩ rằng mọi người đều bình đẳng. Không phải vậy. Có bốn cấp truy cập tài liệu. Chủ sở hữu có thể làm bất kỳ điều gì với tệp — thậm chí xóa tệp — và mời thêm cộng tác viên. Tất nhiên, người chỉnh sửa có thể chỉnh sửa nhưng chỉ mời thêm cộng tác viên nếu Chủ sở hữu cho phép. Người xem có thể xem điều gì đang xảy ra. Người nhận xét có thể nhìn thấy, cộng với để lại nhận xét về nó. Người xem và Người nhận xét cũng có thể tạo bản sao tài liệu, do đó, đừng nghĩ về chúng là "an toàn".

6. Giao tiếp khi cộng tác

Thật tuyệt khi Google Drive hiển thị các cộng tác viên tài liệu của bạn ở góc trên bên phải khi bạn làm việc. Nhưng nếu bạn muốn nói chuyện với họ về một cái gì đó liên quan đến tài liệu được chia sẻ? Bạn có thể khởi chạy các cửa sổ và tin nhắn tức thì khác bằng Google Hangout hoặc thậm chí gửi email. Nếu bạn nhấp vào biểu tượng quả bóng chữ nhỏ, nó sẽ tạo một cuộc trò chuyện tức thì chỉ dành cho tài liệu đó.

7. Add-Ons

Có một loạt tiện ích bổ sung có thể mở rộng chức năng bạn đã nhận được miễn phí trong Docs/Tài liệu và Sheets/Trang tính. Bạn có thể tìm thấy chúng hoặc kích hoạt chúng bằng cách nhấp vào menu Tiện ích bổ sung khi chỉnh sửa tài liệu. Trong số tốt nhất: Avery Label Merge, để nhập địa chỉ từ Trang tính vào Tài liệu để nhập các công việc in thư; EasyBib để tạo thư mục và trích dẫn; Gliffy để chèn sơ đồ và sơ đồ; và