Phong cách Làm việc Nhật Bản

Lời mở đầu

Nhật Bản từ một đất nước gặp muôn vàn khó khăn sau thất bại ở Thế Chiến thứ 2 đã vươn lên thành một nước tư bản hiện đại phát triển bậc nhất thế giới trong vòng vài chục năm ngắn ngủi nhờ tinh thần kỷ luật và trách nhiệm trong công việc. Thế hệ làm nên sự phát triển thần kỳ của Nhật Bản giờ đã bước vào tuổi xế chiều nhưng truyền thống ấy vẫn đang được tiếp nối bởi những thế hệ kế cận. Tôi có may mắn được có cơ hội học tập, làm việc, tiếp xúc với từ các giáo sư, quản lý, kỹ sư... người Nhật cho đến những người bạn Nhật nhiều lứa tuổi. Ở đa số bọn họ đều toát ra một sự văn minh trong ứng xử, tinh thần làm việc hết mình. Trong bài viết này xin được viết vài điều mà tôi cảm nhận được về phong cách làm việc của người Nhật.

1. Sự chăm chỉ và ý thức làm việc cao

Người Nhật coi trọng việc chăm chỉ và ý thức làm việc. Trong khi phương Tây thường đánh giá nhân viên qua hiệu quả làm việc thực tế thì các nhân viên Nhật Bản chẳm chỉ, đi sớm về khuya thường được đánh giá cao. Cũng có những trường hợp cố tỏ ra chăm chỉ để thể hiện với cấp trên và nhiều khi các nhân viên người Nhật bị đánh giá là lãng phí thời gian khi làm việc theo những quy trình bắt buộc đã được định sẵn nhưng về cơ bản đa số những người Nhật tôi đã gặp tôi có cảm giác họ sống để làm việc chứ không phải làm việc để sống. Một số khách hàng, đồng nghiệp người Nhật của tôi thường xuyên làm việc đến 2, 3 giờ sáng. Khi công việc quá bận hoặc có các cuộc họp quan trọng, họ có thể không ăn uống, làm việc từ sáng đến chiều muộn và chỉ đi ăn khi công việc đã xong. Họ cũng thể hiện rõ thái độ bản thân không thể không cố gắng khi các thành viên khác trong nhóm cũng đang nỗ lực và họ ghét những người không cống hiến gì cho công việc, dự án chung.

Với đa số người Nhật, việc bận rộn trong công việc là việc đương nhiên vì họ ý thức rằng họ cần làm việc để khẳng định sự tồn tại của mình với chính bản thân mình và được công nhận từ người khác. Một khi họ đã được giao việc, họ sẽ tận tâm tận lực hoàn thành, đảm bảo tiến độ và chất lượng. Chúng tôi thường nói chuyện với nhau về câu chuyện các dự án đường bộ của Việt Nam. Sân bay Nội Bài và cầu Nhật Tân chúng ta thuê Nhật Bản làm thì họ hoàn thành đúng tiến độ, đảm bảo chất lượng (ít nhất là đến hiện tại) còn các công trình chúng ta thuê người Trung Quốc làm thì họ đảm bảo tiến độ nhưng quá nhiều tai nạn, công trình người Hàn Quốc đảm nhiệm thì tiến độ quá chậm. Tuy rằng nhìn chung, nhân viên trong các công ty Nhật vẫn phải làm thêm rất nhiều nhưng gần đây tình hình đã dần thay đổi, chính phủ và một số công ty Nhật đã không khuyến khích làm thêm nữa.

2. Tuân thủ kỷ luật lao động

Người Nhật đặc biệt tuân thủ kỷ luật lao động. Họ thực hiện PDCA cycle (PLAN - DO - CHECK - ACT) một cách nghiêm túc. Khi bắt đầu một công việc, họ lên kế hoạch một cách cẩn thận, ước lượng thời gian, phân chia nhỏ công việc, giao người phụ trách các phần...Sau khi kế hoạch được thông qua, họ thực hiện theo đúng kế hoạch, tiến hành kiểm tra sau khi làm xong và sửa đổi khi cần thiết. Vòng lặp PDCA này được lặp đi lặp lại cho đến khi công việc được hoàn thành. Khi thực hiện, mọi người một khi đã nhận việc đều tận lực hoàn thành theo kế hoạch.

Trong các công ty...cũng đều có các quy định rõ ràng về quy trình, phong cách làm việc và một khi quy định đã được đưa ra thì mọi người cứ theo quy định mà làm nên bộ máy công ty vận hành trơn tru.

Một điểm nữa là cấp dưới người Nhật tuyệt đối tuân lệnh cấp trên. Bản thân tôi cũng có cơ hội làm việc với một số cấp trên người Nhật. Tùy theo tính cách và vị trí của mỗi người, có người thì trong mọi công việc đều hướng dẫn tôi cụ thể. Lại có người làm việc theo nguyên tắc đối với các cấp dưới mà anh ấy tin tưởng, anh ấy chỉ nêu ra mục đích cần phải làm, cấp dưới phải tự tìm hiểu, hoàn thành cho tốt rồi đưa anh ấy kiểm tra. Dù là làm việc với kiểu cấp trên nào thì tôi cũng có cơ hội học tập, tiến bộ rất nhiều.

Với các khách hàng tôi đã từng làm việc cùng cũng có người nghiêm khắc, người thoải mái trong các yêu cầu về chất lượng, tiến độ...nhưng tựu chung họ đều tìm ra biện pháp hợp tác tốt nhất với kỹ sư cầu nối như tôi để dự án thành công.

Ngày tôi còn du học và làm việc ở Nhật, bản thân tôi cũng từng có lúc cảm thấy một số quy định, cách hành xử của người Nhật quá cứng nhắc, thậm chí có những lúc họ như những cái máy được lập trình, làm việc theo các quy định sẵn có. Tôi cũng thấy nếu họ có thể làm việc linh hoạt hơn một chút thì tốt biết mấy nhưng quả thực nhờ có việc tuân thủ kỷ luật lao động mà họ có thể đạt hiệu quả công việc rất cao. Vầ một may mắn nữa của tôi là khi trở về Việt Nam và làm việc ở Framgìa Việt Nam, tôi thực sự được làm việc trong một môi trường cởi mở, nơi tôi vừa có thể học cách làm việc khoa học, có kế hoạch, vừa được thỏa sức sáng tạo. Thực tế trong các công ty mới ở Nhật Bản, môi trường làm việc cởi mở, sáng tạo cũng được khuyến khích nhiều hơn trong thời gian gần đây.

Người Nhật cũng đặc biệt chú trọng việc đào tạo cho nhân viên. Nhân viên mới ở các công ty ở Nhật thường được đào tạo đến 6 tháng từ phong cách làm việc, nghiệp vụ, đi tham quan, tìm hiểu thực tế ở các chi nhánh, công trương sản xuất thực tế. Trong quá trình làm việc, các công ty Nhật cũng rất chú ý đào tạo thêm về chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên. Tinh thần học hỏi của nhân viên cũng rất được khuyến khích. Và phần lớn nhân viên của Nhật họ dành tất cả thời gian sau giờ làm để học hỏi, nâng cao trình độ.

3. Khả năng làm việc nhóm

Một điểm mạnh nữa của các nhân viên người Nhật tôi cũng rất ấn tượng là khả năng làm việc nhóm cực kỳ tốt. Điều đầu tiên khiến họ có thể hợp tác làm việc tốt là từ tính cách luôn suy nghĩ cho những người xung quanh. Những người Nhật mà tôi đã gặp phần lớn họ đều hành xử trên cơ sở suy nghĩ cho người khác. Họ kiên nhẫn giải thích cho tôi mọi vấn đề dù tôi có hỏi chi tiết đến đâu, câu hỏi có ngớ ngẩn đến đâu mà không hề bực mình, to tiếng. Trong khả năng có thể làm được của họ, khi tôi yêu cầu giúp đỡ, họ đều nhiệt tình hỗ trợ dù bản thân họ đang rất bận. Họ cũng dạy tôi cách suy nghĩ, làm việc đạt hiệu quả cao nhất. Các cấp trên người Nhật mà tôi từng làm việc cùng đều là những người có khả năng quản lý, sử dụng người xuất sắc. Họ đánh giá đúng năng lực của từng người, tin tưởng giao cho những công việc phù hợp và giúp đỡ nhân viên phát huy tối đa năng lực của bản thân để hoàn thành công việc được giao. Một điểm nữa khiến khả năng làm việc nhóm của người Nhật rất tốt là như đã nói ở trên, họ làm việc tuân thủ kế hoạch có sẵn. Mỗi người được phân công những công việc cụ thể với thời hạn chính xác. Khi trong quá trình làm việc có phát sinh vấn đề, thông qua báo cáo, liên lạc, trao đổi (HOURENSOU), cả nhóm kịp thời nắm được vấn đề, đưa ra phương án xử lý, hỗ trợ nhau kịp thời.

4. Làm việc tỉ mỉ, cẩn thận, chính xác

Một yếu tố nữa dẫn đến thành công trong công việc của người Nhật theo tôi là sự tỉ mỉ, cần thận, chính xác. Bản thân tôi hay nhiều bạn bè, đồng nghiệp thường có tư tưởng code xong 1 task chẳng hạn là yên tâm rồi nhưng người Nhật thì khác, họ tỉ mỉ kiểm tra công việc. Họ cũng chú ý đến tiểu tiết như thiết kế có đẹp không (Design) và hệ thống có tiện lợi hay không (Usability) chứ không chỉ chú ý về mặt chức năng.

Lời kết

Nếu bạn là một người muốn học hỏi, phát triển bản thân, đặc biệt nếu bạn là một kỹ sư trẻ, hãy thử một lần tìm cơ hội làm việc trong một công ty Nhật Bản hoặc đơn giản là đến với Framgia Việt Nam, tôi tin bạn sẽ trải nghiệm được nhiều điều thú vị hơn nữa về phong cách làm việc Nhật Bản.