[ThaoVTP] [Dịch bài viết] Cải thiện Project bằng KPT

Dù đã mấy lần sử dụng các chiến lược rồi nhưng việc cải thiện để có phương thức “Tốt hơn/ Sử dụng hiệu quả hơn” trong quản lý dự án là điều rất quan trọng. Lần này tôi sẽ nói về thực tiễn của việc “Furikaeri/Nhìn lại” mà có hiệu quả với việc thực hiện cải thiện ở nhiều khía cạnh. Tôi sẽ chủ yếu giải thích về cách sử dụng phương pháp KPT và các biến dạng của nó- mà tôi có cảm giác đang thành thước đo gần đây.

Phương pháp KPT là gì?

KPT là viết tắt của 3 từ Keep, Problem, Try, là phương pháp chỉnh lý theo 3 trục hoạt động: vì đã tốt rồi nên muốn tiếp tục làm theo nữa (Keep), vì là vấn đề (issue, trouble) nên tương lai muốn bỏ đi (Problem), kế tiếp muốn thử làm (Try).

Đặc trưng chủ yếu của phương thức này là:

• Vì đơn giản nên dễ hiểu, dễ nắm bắt
• Dễ làm quen, dễ dàng tham gia
• Vì được “cụ thể hóa” nên ngay cả người ngoài cũng dễ dàng nắm bắt được tình hình. Phải chăng vì vậy, người tham gia dễ lĩnh hội,và lượng người dùng đang tăng lên cũng là một đặc trưng.

Thực hiện KPT với member

Trước hết là sơ đồ cơ bản. Trường hợp tất cả member thực hiện “Furikaeri/Nhìn lại” dự án thì đầu tiên, chia bảng trắng (whiteboard) và tờ giấy mô phỏng lớn thành 3 phần.

Tiếp theo, từng thành viên tham gia sẽ viết những câu ngắn xem “cái tốt đã đạt được”, “cái gì là vấn đề”, “cái gì muốn thử làm tiếp theo” vào trong tờ giấy note lớn,  rồi khoanh vùng xử lý từng cái. Nếu có nhiều nội dung thì tổng hợp các nội dung tương tự, chỉnh sửa thành “Hiện tại, đang phát sinh vấn đề như thế nào?” “Member đang nghĩ nên làm như thế nào thì tốt vậy”

Ngay cả bạn- leader cũng hãy tham gia trao đổi cùng member. Nếu có thể, người cố vấn nên để cấp trên đảm nhận thì tốt hơn. Đây cũng là cơ hội để biết được tình hình dự án. Chủ đề ghi ra thì cơ bản là free nhưng có các cách sử dụng như sau: nhằm mục đích tăng hiệu quả training thì nghị luận về cải thiện cấu trúc (architecture) bằng các “Chủ đề kỹ thuật” , hoặc nhằm mục đích relax thì tăng thêm communication với các “Chủ đề cuộc sống”.

Thời gian quý báu đối với project leader

Đối với project leader thì KPT với member là khoảng thời gian quý báu. Bình thường với những member mà chẳng mấy khi nói ra vấn đề của mình thì nếu sử dụng KPT này sẽ nhận được nhiều phát ngôn đáng quý. Ngoài ra, đó cũng là cơ hội tốt để nắm bắt tính cách của member. Tôi nghĩ nếu thực hiện  thực tế thì chắc chắn bạn sẽ thấu hiểu điều này: dù suy nghĩ, tính cách của từng member có khác nhau nhiều đi chăng nữa thì mọi người cũng sẽ đều có cảm nhận tương đối giống nhau về vấn đề thôi.

Trường hợp sử dụng process phát triển theo kiểu lặp lại thì sẽ dành thời gian thực hiện đến khi kết thúc Iteration (lặp lại). Đây là cơ hội tốt để cải thiện.

Có lẽ, lần iteration (lặp lại) đầu tiên thì Problem có nhiều mà Keep thì ít. Nhưng đó là lẽ đương nhiên. Việc Problem không được phát hiện ra ngay từ đầu thì hãy thử nghĩ đó là dấu hiệu của việc nhận thức vấn đề ở các thành viên tham gia là chưa đủ. Và đối sách với Problem là hãy check xem nếu Try thì có ra không. Theo quy tắc Mục đích/Vấn đề/Action thì sẽ phải cần item Try như là action kế tiếp.

Nếu không thực hiện action ở thời điểm thực hiện “Furikaeri/Nhìn lại” thì sẽ nảy sinh Problem tiếp thôi. Với thực tế phát triển thì phát sinh rất nhiều trường hợp “Mặc dù hiểu nội dung vấn đề nhưng vì không có thời gian nên không thể giải quyết được” nhưng theo kinh nghiệm của bản thân tác giả thì phải tích cự thực hiện cải thiện ngay như member đã quen với “Furikaeri/Nhìn lại”.

Cách thức hướng dẫn member

Thêm một điều nữa, tôi nghĩ đó không phải là cách sử dụng vốn dĩ từ trước đến nay nhưng cũng có biện pháp là sử dụng style KPT như là cách thức dẫn đường cho member trong trường hợp dự án bắt đầu đi lệch lạc và trường hợp member đang mỗi người một hướng.

Thể hiện rõ suy nghĩ của bạn đối với các item Keep, Problem, Try, thể hiện story mà dự án nên bước tiếp về sau. Hiện tại, vấn đề gì đang phát sinh? Và cần cải thiện như thế nào. Viết chính xác những cái này. Ít nhiều có thể sẽ chỉnh sửa quỹ đạo một cách cưỡng ép nhưng dù có như thế đi chăng nữa thì vì đang theo trục của KPT nên tôi nghĩ đó là phương pháp dễ hiểu, nắm bắt.

Thực hiện KPT với khách hàng

Tiếp theo, nếu thực hiện KPT này với khách hàng thì có hiệu quả như thế nào? Tại công ty mà tác giả đang làm việc, cũng đang duy trì triệt để KPT với khách hàng.  Về tần suất triển khai, so với KPT thực hiện với member thì không cần nhiều đến như thế. Nếu có thể thực hiện ở phase cuối cùng của project thì tốt. (Nếu khách hàng mong muốn thì triển khai triệt một cách tích cực cũng được).

Trong KPT này thì sắp xếp để khách hàng, project manager, bạn- là leader và tất cả member của dự án đều có thể tham gia.

Bạn-project leader sẽ ở vị trí quan trọng mà năng lực của bạn sẽ được đánh giá. Đối với project leader mà lấy mức độ hài lòng của khách hàng làm thước đo thì nên coi trọng đánh giá từ khách hàng nhất. Hãy thẳng thắn xem các đối sách mà bạn đã đưa ra được Keep đến đâu, đã có action như thế nào với Problem.

Tất nhiên, thời gian cũng quan trọng đối với member. Đặc biệt, member mà không có cơ hội tiếp xúc với khách hàng nhiều thì đây cũng là cơ hội để lắng nghe trực tiếp suy nghĩ của khách hàng, và cũng là dịp để thu hút khách hàng lắng nghe suy nghĩ, mức độ cống hiến đối với project của member.

Có lẽ sẽ nảy sinh nhiều Problem từ khách hàng. Tuy nhiên, hãy coi đây là cơ hội để Try sau này.

Thực hiện KPT 1 người

KPT cũng có thể thực hiện với chỉ1 người. Tuy nhiên, trường hợp thực hiện bằng 1 người thì sẽ có cảm giác gần giống phương pháp điều chỉnh hơn là phương pháp「Furikaeri/Nhìn lại」. Vì đang cố định 3 lối suy nghĩ nên trong thời gian ngắn có thể đưa ra action tiếp theo. Đây là framework suy nghĩ linh hoạt mà có thể áp dụng linh động không chỉ trong công việc mà cả trong cuộc sống thường ngày nữa.

Bức chân dung (Shikamizou) của tôi

Cuối cùng, tôi xin nói về một kiểu “Furikaeri/Nhìn lại” đặc biệt. Người ta nói rằng bức chân dung (Shikamizou) là bức tranh được một họa sỹ vẽ sau khi Tokugawa Ieyasu bị đánh bại bởi Takeda Shingen, và bỏ chạy. Ieyasu luôn mang theo bức chân dung có bộ mặt vô cùng mệt mỏi, thảm thương này theo mình, và ngay cả khi đã thành người thống trị rồi ông vẫn mang theo mình như là một lời cảnh báo cho các đối thủ về sự kiêu hãnh của bản thân ông.

Đây chỉ là một suy luận cá nhân nhưng đã dùng Bức chân dung như là một sự “Nhìn lại” bản thân. Tất nhiên, thực tế thì chẳng cần phải vẽ tranh làm gì nhưng bạn hãy luôn luôn ghi nhớ một công việc hay một dự án mà “Không làm khách hàng hài lòng” nhất từ trước đến nay. Và khi có vẻ xao nhãng hay khi sắp rơi vào tình trạng khó khăn thì hãy thử nhìn lại xem sao.

Khái quát lại, lần này tôi đã giải thích giá trị, nguyên tắc, thực tiễn cần thiết đối với project leader khi sử dụng KPT.

Note: Tokugawa Ieyasu và  Takeda Shingen là 2 tướng quân trong lịch sử của Nhật.

Nguồn tài liêu : http://www.itmedia.co.jp/im/articles/0507/29/news110.html