10 lời khuyên cho việc quản lý thời gian trong một thế giới đa nhiệm

Quản lý thời gian là một trong những kỹ năng không có ai dạy cho bạn trong trường, nhưng bạn phải tự tìm hiểu. Nó không quan trọng nữa dù cho bạn sẽ lanh lẹ như thế nào khi bạn không thể sắp xếp thông tin cũng như để tiếp cận nó. Và nó không quan trọng nữa dù cho bạn có kỹ năng tốt như thế nào vì nếu sự trì hoãn khiến bạn không nhận được sự hoàn tất trong công việc .

Người lao động trẻ hiểu điều này, và quản lý thời gian đang trở thành một chủ đề của nhiều thanh niên. Một trong những blog phổ biến nhất trên thế giới là Lifehacker, biên tập bởi nhà tiềm năng bậc thầy Gina Trapani, và cuốn sách sắp tới của cô cùng tên là một cuốn sách nằm trong danh sách bán chạy nhất trên Amazon dựa trên các sản phẩm luôn đươc đặt mua.

Trong môi trường làm việc ngày nay, bạn có thể phân biệt chính mình bằng khả năng của bạn để xử lý thông tin và quản lý thời gian của bạn. “Nghề nghiệp được thực hiện hoặc phá vỡ bởi những kỹ năng mềm khiến bạn có thể điều phối một khối lượng công việc rất lớn,” Merlin Mann, biên tập viên của blog 43 Folders nói.

Thế nên sau đây là 10 tips có thề giúp bạn quản lý quỹ thời gian làm việc của mình tốt hơn:

1. Đừng để email nằm lì chờ trong hộp thư đến của bạn.

“Khả năng nhanh chóng xử lý và tổng hợp thông tin và biến nó thành hành động là một trong những kỹ năng mới nổi nhất của thế giới chuyên nghiệp ngày nay”, Mann nói. Tổ chức các email trong các thư mục tập tin. Nếu thông điệp cần suy nghĩ nhiều hơn, di chuyển nó vào danh sách công việc phải làm của bạn. Nếu đó là để tham khảo, in nó ra. Nếu đó là một cuộc họp, di chuyển nó vào lịch của bạn.

“Một điều người trẻ tuổi thực sự rất giỏi ngày nay là chỉ chạm vào mọi thứ một lần. Bạn không nhìn thấy những người trẻ tuổi di chuyển lên và xuống email của họ để giả vờ làm việc, “Mann nói. Thao tác ngay với một email ngay sau khi bạn đọc nó.

2. Thừa nhận xử lý đa nhiệm không tốt.

Đối với những người đã không lớn lên với việc xem truyền hình, gõ ra tin nhắn tức thời và làm bài tập ở tất cả cùng một lúc, xử lý đa nhiệm là chết người. Nhưng nó làm giảm hiệu suất của tất cả mọi người, bất kể họ là ai. “Một thanh niên 20 tuổi thì ít có khả năng cảm thấy choáng ngợp bởi những yêu cầu đa nhiệm, nhưng người trẻ tuổi vẫn phải mất năng suất từ xử lý đa nhiệm”, Trapani nói.

Vì vậy, cố gắng hạn chế nó. Kathy Sierra ở Creating Passionate Users đề nghị cho thực hành chính niệm như là một cách để phá vỡ các thói quen xử lý đa nhiệm.

3. Hãy làm những điều quan trọng nhất trước.

Trapani gọi điều này là “làm những dấu gạch đầu dòng nhỏ một chút vào buổi sáng”. Khi cô ngồi xuống bắt đầu làm việc vào buổi sáng, trước khi cô kiểm tra bất kỳ email nào, cô dành một giờ vào thứ quan trọng nhất trong danh sách công việc phải làm của mình. Đây là một ý tưởng tuyệt vời bởi vì ngay cả khi bạn không thể có được toàn bộ sự việc được thực hiện trong một giờ, bạn sẽ có nhiều khả năng để nghĩ lại một khi bạn đã sẵn sàng cho nó bắt đầu. Cô chỉ ra rằng dấu gạch ngang này hoạt động tốt nhất nếu bạn tổ chức các đêm trước vì vậy khi bạn ngồi xuống để làm việc bạn đã biết những gì nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn trong ngày là.

4. Kiểm tra email của bạn trên một lịch trình.

“Sẽ không đạt được hiệu quả để đọc và trả lời mọi email khi nó đến. Chỉ vì một người nào đó có thể liên lạc với bạn ngay lập tức không có nghĩa là bạn phải trả lời cho họ ngay lập tức, Mọi người muốn một câu trả lời có thể đoán trước, chứ không phải là phản ứng ngay lập tức “Dan Markovitz, chủ tịch của công ty tư vấn năng suất TimeBack Management, nói”. “Vì vậy, miễn là người biết bao lâu để chờ đợi một câu trả lời, và họ biết làm thế nào để tiếp cận với bạn trong trường hợp khẩn cấp, bạn có thể trả lời hầu hết các loại email chỉ là một vài lần một ngày.

5. Giữ địa chỉ các trang web một cách có tổ chức

Sử dụng các nguồn đánh dấu sách như del.icio.us để theo dõi các trang web. Thay vì ghi chú ngẫu nhiên về những nơi bạn muốn kiểm tra, những nơi bạn muốn giữ như một tài liệu tham khảo, vv, bạn có thể lưu tất cả trong một nơi, và bạn có thể tìm kiếm và chia sẻ danh sách của bạn một cách dễ dàng.

6.Biết khi nào bạn sẽ làm việc tốt nhất.

Nhà thiết kế công nghiệp Jeff Beene không tư vấn làm việc, vì vậy ông có thể làm điều đó bất cứ lúc nào trong ngày. Nhưng, ông nói, “Tôi cố gắng sắp xếp mọi thứ để tôi làm việc vào buổi sáng, khi tôi làm việc hiệu quả nhất.” Mỗi người có một thời gian tốt nhất. Bạn có thể khám phá của bạn bằng cách giám sát năng suất của bạn trong một khoảng thời gian. Sau đó, bạn cần phải quản lý lịch trình của bạn để giữ cho thời gian tốt nhất của bạn được dành cho công việc quan trọng nhất của bạn.

7. Hãy suy nghĩ về tổ hợp phím.

Nếu bạn đang ở trên một máy tính cả ngày, tổ hợp phím sẽ trở nên quan trọng bởi vì vấn đề hiệu quả. “Ngày nào cũng vậy, một nhân viên thông tin sẽ làm một chục người tìm kiếm Google”, Trapani nói. “Mất bao nhiêu tổ hợp phím? Bạn có thể làm giảm nó để ba? Bạn có thể tiết kiệm được 10 giây, nhưng theo thời gian, nó sẽ dựng lên cả khối thòi gian khổng lồ. “

8. Hãy biến nó thành điều dễ dàng để bắt đầu.

Chúng tôi không có vấn đề khi kết thúc dự án, chúng tôi có vấn đề bắt đầu từ chúng “, Mann nói. Ông khuyến cáo bạn “làm cạn trên đoạn đường nối.” Beene biết chìa khóa tạo này trên đường ra: “. Tôi cố gắng để phá vỡ của các dự án của tôi thành khối, vì vậy tôi không bị áp đảo bởi họ”

9. Sắp xếp danh sách công việc phải làm mỗi ngày của bạn.

Nếu bạn không biết những gì bạn cần phải làm, làm thế nào bạn có thể quản lý thời gian của bạn để làm điều đó? Một số người thích viết danh sách này ra bằng tay bởi vì nó cho thấy sự cam kết với từng mặt nếu bạn sẵn sàng để viết lại nó mỗi ngày cho đến khi nó được thực hiện. Những người khác như phần mềm có thể chia nhỏ danh sách công việc phải làm của họ vào quản lý, khối có liên quan. Ví dụ, sử dụng Beene tasktoy bởi vì khi ta đi đến một tasktoy trang web khách hàng cho thấy ta chỉ mục để làm của mình cho khách hàng, và không phải tất cả các dự án khác của ta. (Nhận tasktoy tại đây.)

10. Dám chậm lại.

Hãy nhớ rằng một người quản lý thời gian tốt thực sự đáp ứng một số điều chậm hơn so với một người quản lý thời gian xấu sẽ đạt được. Ví dụ, một người đang làm nhiệm vụ ưu tiên cao nhất có lẽ là không trả lời email gửi đến, trong khi họ đang làm điều đó. Như Markovitz viết: “Rõ ràng là có nhiệm vụ quan trọng hơn xử lý email. Bằng trực giác, tất cả chúng ta biết điều này. Điều chúng ta cần làm bây giờ là nhận ra rằng xử lý của một người làm việc (đánh giá những gì đang đến và làm thế nào để xử lý nó) và lập kế hoạch công việc của một người cũng là nhiệm vụ quan trọng. ”

Yếu tố quan trọng nhất trong quản lý thời gian là một trong những điều quann trọng hàng đầu nhưng mọi người hiếm khi tập trung vào: Các loại công việc bạn đang thực sự làm. Nếu bạn đang làm công việc đó là không phù hợp với bạn, công việc mệt mỏi và bạn chần chừ. Nếu bạn làm việc đó ở nơi ngọt ngào của bạn, bạn có hiệu quả tự nhiên. Trên khắp các giám đốc điều hành cấp cao của tạp chí Fortune 500 làm bài kiểm tra tính cách Myers Briggs để đảm bảo họ đang làm công việc phù hợp vào kỹ năng của họ.Bạn có thể nhận được lợi ích của việc kiểm tra điều này bằng cách tham gia một khóa học bốn giờ đó cho bạn thấy những gì cá tính của bạn là gì và loại tốt nhất của công việc cho bạn sẽ được. Tất cả các mẹo suất trên thế giới không thể vượt qua những thực tế mà chúng ta phải hiểu loại tính cách của chúng tôi để làm tốt nhất công việc của chúng tôi: Khóa ngắn hạn Theo dõi nghề nghiệp của bạn với Myers Briggs.

Tham khảo

• http://blog.penelopetrunk.com/2006/12/10/10-tips-for-time-management-in-a-multitasking-world/