Ảo tưởng Multitasking

Bài viết dưới đây sẽ giải thích tại sao càng ít priorities (việc ưu tiên) thì công việc càng tốt.

Thực chất, từ priority đã từng không mang ý nghĩa như hiện tại chúng ta đang sử dụng.

Trong cuốn sách Essentialism (audiobook), Greg McKeown có giải thích về lịch sử của từ này và việc nó đã biến đổi theo thời gian ra sao.

Từ priority xuất hiện trong tiếng Anh vào những năm 1400s. Đây là 1 từ chỉ có số ít. Nó mang nghĩa đầu tiên, ưu tiên nhất. Từ này đã duy trì trạng thái chỉ có số ít của mình trong 500 năm tiếp theo.

Vào những năm 1900s, chúng ta bắt đầu sử dụng từ đó với số nhiều: priorities. Một cách thiếu logic, chúng ta lý giải rằng việc thay đổi này sẽ giúp chúng ta có thể sử dụng thực tế hơn. Vậy là giờ chúng ta có thể có rất nhiều những thứ "đầu tiên".

Con người và các công ty bắt đầu cố sử dụng nó với số nhiều. Một leader đã từng nói với tôi về “Pri-1, Pri-2, Pri-3, Pri-4, and Pri-5.” Điều này tạo ấn tượng rằng rất nhiều thứ có thể trở thành ưu tiên, nhưng thực chất là chả có cái j là ưu tiên cả.

Ảo tưởng Multitasking

Chúng ta có thể làm 2 việc cùng lúc. Đó là điều bình thường, ví dụ, vừa xem TV vừa nấu ăn, hay vừa trả lời mail trong khi đang gọi điện thoại.

Tuy nhiên, có 1 điều mà chúng ta không thể, đó là tập trung vào 2 việc cùng lúc. Multitasking (đa nhiệm) chỉ giúp bộ não của bạn chuyển đi chuyển lại giữa các tasks với nhau thôi.

Sẽ ko là vấn đề nếu bộ não có thể di chuyển mượt mà giữa các tasks, nhưng nó lại ko làm đc thế. Multitasking luôn bắt bạn phải trả 1 cái giá cho mỗi lần bạn ngừng task này và nhảy sang task khác. Theo tâm lý học, giá đó đc gọi là switching cost (phí chuyển hướng).

Switching cost phá hỏng năng suất làm việc. 1 nghiên cứu vào năm 2003 đã chỉ ra rằng nếu 1 người cứ 5 phút lại check mail 1 lần, thì trung bình sẽ tốn thêm 64 giây để quay trở lại task trước đó.

Vậy là, vì việc check mail mà chúng ta cứ 6 phút lại bỏ phí 1 phút.

Bên cạnh đó, từ multitasking lần đầu xuất hiện vào năm 1965, trong báo cáo của IBM về khả năng của chiếc máy tính đời mới nhất lúc bấy giờ.

Đến bây giờ, chúng ta sử dụng từ ngữ đó như 1 minh chứng cho việc bận với đủ thứ thì vẫn hơn là giỏi chỉ ở 1 thứ.

Tìm Anchor Task

Làm nhiều việc không giúp giải quyết việc nhanh hơn hay đạt kết quả tốt hơn. Để có kết quả tốt hơn, chúng ta cần làm việc 1 cách tốt hơn. Nói chính xác là bạn cần làm 1 việc tốt hết mức có thể.

Sự thông thạo đòi hỏi sự tập trung và tính kiên định.

Tôi vẫn đang cố gắng luyện tập nghệ thuật tập trung, một trong những bước tiến mà tôi có là đã có thể phân công được 1 (và chỉ 1) task ưu tiên mỗi ngày. Mặc dù tôi cũng lên kế hoạch để giải quyết các tasks khác trong ngày, nhưng task ưu tiên thì là 1 thứ bắt buộc phải hoàn thành.

• Thứ 2: Viết bài
• Thứ 3: Gửi 2 emails (1 cho mối quan hệ, 1 cho đối tác)
• Thứ 4: Viết bài
• Thứ 5: Viết bài
• Thứ 6: Hoàn thành weekly review
• Thứ 7: OFF
• CN: OFF

Sức manh của việc chỉ lựa chọn 1 công việc ưu tiên là nó sẽ giúp hướng bạn sắp xếp cuộc sống của bạn xoay quanh trách nhiệm hoàn thành công việc đó. Việc ưu tiên của bạn trở thành anchor task, là điểm tựa cho bạn cả ngày hôm đó. Nếu mọi thứ trở nên ko kiểm soát được, bạn ko cần phải nghĩ về việc làm j và ko làm j. Điều bạn cần làm là việc quyết định cái gì cần kíp, và cái gì quan trọng.

Nói KHÔNG với bận rộn

Chúng ta thường bị rơi vào cạm bẫy của việc bận rộn và làm quá sức. Và chúng ta tiếp tục nhầm tưởng rằng điều đó có ý nghĩa. "Hãy nhìn xem tôi bận thế nào? Nếu tôi làm được hết những việc này, tôi nhất định đã làm đc 1 cái j đó quan trọng", hay "Tôi quan trọng, vì tôi bận rộn".

Tôi vẫn luôn tin rằng bất cứ ai cũng có giá trị bản thân, nhưng tôi thấy thật buồn cười khi chúng ta tin rằng việc bận rộn sẽ cho chúng ta ý nghĩa của cuộc đời.

Đối với tôi, việc làm có ý nghĩa khi có đóng góp giá trị cho cuộc sống của mình. Và khi tôi cố gắng học hỏi những người làm được điều đó, tôi nhận thấy rằng họ đều có chung 1 ưu điểm. Đó là việc nói KHÔNG với sự phân tâm và chỉ tập trung vào 1 việc duy nhất.

Thay vì bận rộn, chúng ta nên cam kết công việc của mình. Điều gì bạn muốn thông thạo? Điều gì ưu tiên và sẽ chỉ đường cho cuộc sống của bạn mỗi ngày?

If you commit to nothing, you'll be distracted by everything.

Source: The Myth of Multitasking: Why Fewer Priorities Leads to Better Work