Bạn sử dụng 48 quả cà chua như thế nào trong ngày ?

Tôi rất tệ với kỹ năng quản lý thời gian, và cũng chậm chạp trong việc khắc phục nhược điểm đó. Rồi tình cờ một ngày, tôi bắt gặp một ý tưởng - thực chất là một tập hợp nhiều phương pháp sẵn có - giúp tôi cảm thấy có hi vọng cải thiện hơn. Kết hợp giữa trực quan hoá thời gian, công việc và độ ưu tiên, tôi nghĩ nó sẽ thành công. Hãy để tôi giới thiệu một chút nhé.

Quả cà chua ??

Kỹ thuật Pomodoro được phát minh bởi Francesco Cirillo. Ngay từ khi còn trong trường đại học, ông đã bắt đầu sử dụng nguyên liệu quen thuộc trong bếp như quả cà chua để chia thời gian làm việc ra thành từng quãng kéo dài 25 phút, với 5 phút nghỉ ở giữa. Quãng 25/5 được gọi là pomodoro, trong tiếng Ý nghĩa là tomato.

Kỹ thuật này hữu dụng cho những người không thể giải quyết công việc trong khoảng thời gian đã định trước. Nhưng điều tôi thấy hứng thú với kỹ thuật này, ko nằm trong bản thân kỹ thuật đó mà nằm ở việc nó biểu diễn thời gian ra sao. Nếu chúng ta coi thời gian giống như tiền bạc - chúng ta có thể quản lý nó tốt hơn, và suy nghĩ về việc sử dụng nó như thế nào. Để làm được điều này, chúng ta cần một đơn vị cơ bản để định lượng. Với tôi, ko có j tốt hơn là 1 block 30 phút - hay chính là quả cà chua.

Chúng ta có 24 tiếng mỗi ngày, tương đương với 48 quả cà chua - 48 khoảng dài 30 phút. Điều đó có nghĩa là mỗi sáng chúng ta có 48 quả cà chua để sử dụng cho mọi vấn đề trong ngày - projects, tasks, activities, services v.vv.. Luôn để ý về số quả cà chua đã ném đi và số quả cà chua còn lại, sẽ giúp bạn dễ dàng hơn trong việc định giá thời gian của bạn.

Sự khan hiếm thời gian

Sự thật phũ phàng rằng chúng ta luôn bắt đầu ngày mới với 10-16 quả cà chua đã bị ném đi. Chúng ta luôn ngủ 5-8 tiếng buổi sáng, vì vậy mà chả bao h có đủ 48 quả cà chua hết, chỉ có tầm 38-32 quả mà thôi.

Với 32 quả cà chua, giờ bạn hãy bắt đầu suy nghĩ về những việc trong to-do-list của bạn hôm nay, và hãy định lượng chúng, ko chỉ ở mức độ quan trọng mà còn ở khoảng thời gian bạn phải tiêu tốn khi hoàn thành nữa. Việc tính toán này sẽ dễ dàng hơn khi bạn sử dụng hình ảnh trực quan hoá như quả cà chua. Ví dụ khi bạn có 1 công việc cần 2h để hoàn thành, vậy là bạn phải bỏ đi 4 quả cà chua, tương đương 1/8 lượng cà chua trong ngày. Liệu điều đó có xứng đáng hay ko? Và bạn sẽ bắt đầu suy nghĩ nhiều hơn về việc quản lý thời gian của mình.

Daily Budget, Deep Working and Ivy Lee

Trong cuốn sách Deep Work, Cal Newport gợi ý chúng ta hãy liệt kê những tasks chúng ta muốn làm trong một ngày, và cố gắng bám sát lấy kế hoạch đó, loại bỏ các yếu tố gây xao lãng. Lợi ích của việc này là rất lớn, và đó cũng là các sử dụng thời gian hợp lý nhât.

Bây giờ, để định lượng thời gian theo các quả cà chua, trước mắt chúng ta phải tạo một quỹ thời gian. Một trong những phương pháp để tạo quỹ thời gian mà tôi tìm được là Ivy Lee Method, với các ý chính như sau:

• Lựa chọn 6 tasks quan trọng nhất / khẩn cấp nhất
• Thực hiện 6 tasks đó mà không quan tâm đến những cái khác
• Lặp lại 2 bước trên hàng ngày

Một khi bạn đã có trong tay 6 items trong ngày, bạn có thể gắn nó với các quả cà chua. Tôi dùng Workflowy và đặt các icon quả cà chua cho mỗi 30 phút của các tasks. Hình ảnh trực quan vậy rất hiệu quả trong việc quản lý quỹ thời gian 1 ngày.

Thử cà chua hoá quỹ thời gian 1 ngày

Trực quan hoá rất hữu ích trong nhiều lĩnh vực. Các mô tả cấu trúc hệ thống đều cần trực quan, phần mềm hỗ trợ quản lý tài chính cũng trực quan hoá các thay đổi bằng màu sắc, kích cỡ v.vv.. để con người có thể dễ dàng nhận ra sự thay đổi.

Quay lại với những quả cà chua, chúng ta tỉnh dậy lúc 6h sáng, vậy là chỉ còn 18 tiếng trong ngày, tương ứng với 36 quả cà chua.

Trong ngày sẽ có 3 cuộc họp, 2 cái kéo dài 1h, còn 1 cái chỉ kéo dài 30p.. Vậy là ta chỉ còn:

Chưa kể chúng ta phải tốn thời gian để đi làm, hay mua đồ ăn sáng chả hạn..

Tối thì phải nấu ăn, dọn dẹp, lên giường ngủ lúc 10h..

Còn phải nghỉ trưa, hay nói chuyện tán gẫu với một số người:

Số cà chua trên là số cà chua mà bạn có cho 6 tasks quan trọng nhất trong ngày. Thực tế là 1 task có lẽ cũng phải cần tối thiểu 1 quả cà chua, vậy là thời gian còn lại cho bạn để làm thêm cái j đó chỉ còn thế này:

Thời gian trôi qua thật nhanh, phải không nào?

Bằng việc trực quan hoá thời gian, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát và định lượng nó hơn chứ