Các kỹ năng của một kỹ sư cầu nối

*Bài viết tổng kết kinh nghiệm học được sau gần 1 năm làm bridge cho 1 dự án lớn dưới sự hướng dẫn của anh Homma, CTO tập đoàn Framgia và anh Ishida, kỹ sư người Nhật của công ty. Tác giả cũng sử dụng tư liệu sưu tầm khuyết danh cuối bài như là các tiêu chuẩn đánh giá bản thân.

Chân thành cảm ơn 2 anh và tác giả tài liệu đánh giá (bow)

Source: Cầu Rainbow và cầu Tokyo Gate：https://twitter.com/hashtag/レインボーブリッジ

Kỹ sư cầu nối (Bridge software engineer) là một khái niệm còn tương đối mới đối với nhiều người. Nói một cách đơn giản, kỹ sư cầu nối là cầu nối giữa khách hàng, các sếp và đội ngũ phát triển một dự án phần mềm.

Vậy để làm được một cầu nối ổn định, vững chắc, đáng tin cậy, chúng tôi cần phải làm gì. Việc quan trọng nhất là cân bằng giữa yêu cầu của khách hàng, cấp trên (bên A) và năng lực, nguyện vọng của nhóm phát triển (bên B).

Cụ thể, bạn phải truyền tải được mong muốn, yêu cầu của bên A thành các yêu cầu về chất lượng, thời gian hoàn thành sản phẩm, mà cụ thể là các yêu cầu specs đến bên B để họ code được, test được. Một điều quan trọng không kém là không được chỉ nghe theo yêu cầu của bên A mà phải từ yêu cầu đó, phân tích chi tiết, thảo luận với đội phát triển, feedback lại cho khách hàng để xây dựng kế hoạch đảm bảo kết quả cao nhất cho dự án trên cơ sở tiếng nói của tất cả các thành viên trong nhóm được tiếp thu, phân tích, tránh tình trạng nhóm phát triển bị quá tải hay những sáng kiến của nhóm phát triển không được lắng nghe, đề xuất mà bị ép làm theo yêu cầu có sẵn, nhiều khi là chưa hợp lý hoặc không có sự giải thích hợp lý, thoả đáng.

Ngoài ra, mục tiêu làm cầu nối của mình là hỗ trợ mọi người phát triển toàn diện bản thân một cách tốt nhất nên mình không chỉ làm cầu nối trong công việc mà tôi luôn chú ý làm cầu nối giữa tất cả các thành viên trong nhóm (quan hệ giữa nội bộ các thành viên người Việt trong nhóm, quan hệ giữa thành viên người Việt và người Nhật, quan hệ giữa nhóm phát triển với khách hàng) rồi từ đó làm cầu nối giữa các thành viên trong nhóm với các thành viên khác trong công ty, cầu nối giữa các thành viên bất kỳ trong công ty và cuối cùng là cầu nối giữa tất cả những người mình quen biết.

Vậy để có thể thực hiện được vai trò cầu nối như trên thì các kỹ năng của một kỹ sư cầu nối cần là gì?

Theo mình ngoài việc đảm bảo về chuyên môn: kiến thức IT cơ bản, tiếng Nhật, văn hoá Nhật, văn hoá công ty Nhật thì điều quan trọng nhất đó chính là các kỹ năng mềm human skills: Có trách nhiệm, có tinh thần vững vàng và khả năng ứng xử linh hoạt, mềm dẻo.

Tại sao? Bởi vì kỹ sư cầu nối phải đảm bảo dự án vận hành trơn tru, là cầu nối giữa các bên nên đương nhiên phải đặt sự phát triển của members, đảm bảo tiến độ dự án lên trên cùng. Muốn thế tất nhiên bạn phải ý thức và thực hiện cao nhất trách nhiệm của mình. Đồng thời bạn phải có một tinh thần cực kỳ vững vàng để ra các quyết định, đề xuất, hướng dẫn đúng đắn để đảm bảo cân bằng giữa yêu cầu của bên A và sự thực hiện của bên B, bạn luôn phải suy nghĩ một cách chủ động, sáng tạo, tích cực và thông minh nhất về các giải pháp cho các vấn đề phát sinh trong dự án, về specs của dự án để đảm bảo các members của bạn không phải sửa đi sửa lại do bạn và bên A không thể đưa ra được specs hợp lý nhất, về sự cân bằng của số lượng tasks members của bạn cần và có thể làm trong ngày, trong tuần với mong muốn của bên A. Cuối cùng, bạn là người đảm bảo sự thông suốt cho hoạt động của dự án nên bản thân bạn từ việc toàn tâm, toàn ý đứng trên lập trường của tất cả các bên để suy nghĩ, bạn phải có kỹ năng giao tiếp khéo léo, linh động trước các vấn đề phát sinh để giải thích, tìm kiếm sự đồng thuận của tất cả những người liên quan.

Các kỹ năng cụ thể mà một người kỹ sư cầu nối cần có thì là:

1. Trước một vấn đề tồn tại của dự án hay một specs chi tiết, cần hỏi, lắng nghe ý kiến của các bên liên quan để hiểu rõ vấn đề, sau khi hiểu rõ vấn đề thì phải đề xuất được phương án giải quyết.
2. Để chuẩn bị cho một buổi họp, cần tập trung tri thức, ý kiến của cả team trước, gửi mục lục nội dung buổi họp cho tất cả mọi người.
3. Trong cách phê bình, thuyết phục đối phương, cần suy nghĩ và chỉ suy nghĩ các khía cạnh tích cực để đạt đến win-win. Tốt nhất là trước khi comment điều gì đó đối phương cần cố gắng nên khen ngợi các điểm mạnh của đối phương trước, như thế họ sẽ dễ tiếp nhận góp ý hơn.
4. Tự bản thân mình thống nhất với các members trong team định kỳ làm báo cáo tổng kết kinh nghiệm và trao đổi, chia sẻ với nhau.
5. Tuyệt đối tin tưởng và dám giao việc phù hợp cho các members. Nên giao từ việc đơn giản rồi tăng dần độ phức tạp, số lượng công việc khi members đã quen dần. Bản thân luôn chú ý theo sát, reviews, kiểm tra công việc của members và đưa ra các góp ý thích hợp, đúng lúc.
6. Quản lý chặt chẽ tiến độ hàng ngày và đưa ra các cảnh báo thích hợp cho cả bên A và bên B khi nhìn thấy nguy cơ phát sinh vấn đề chậm tiến độ cũng như các vấn đề khác của dự án. Suy nghĩ giải pháp ứng phó ngay cả khi vấn đề chưa thực sự xảy ra.
7. Luôn suy nghĩ rõ ràng trong đầu về kế hoạch tổng thể cũng như kế hoạch chi tiết của các công việc hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng…, đảm bảo các kế hoạch mình đưa ra, thực hiện sẽ thành công và đạt được sự đồng thuận của tất cả các bên.
8. Tự mình ý thức và thực hiện đánh giá năng lực của bản thân, rút kinh nghiệm thường xuyên để cải tiến hiệu suất làm việc liên tục. Có thể tham khảo các chỉ tiêu đánh giá mình sưu tầm ở bên dưới.

Tóm lại, làm công việc gì cũng cần có tâm và có tầm suy nghĩ càng cao càng tốt. Nhất là công việc cầu nối, đòi hỏi bạn phải biết quên mình vì mọi người song bạn lại cũng phải luôn có chính kiến của mình. Nghe thì có vẻ khó, nhưng khi bạn thực sự sống, suy nghĩ vì mọi người, bạn thể hiện một cách chân thành suy nghĩ của bạn cho đồng nghiệp, bạn bè xung quanh thì bạn sẽ dễ dàng hoàn thành được công việc của mình. Tất nhiên, chất lượng công việc của bạn, chất lượng sống của bạn sẽ được nâng cao dần trong quá trình bạn đúc rút kinh nghiệm, hoàn thiện bản thân.

Hãy tự tin, dám sống vì mình, vì mọi người, bạn sẽ trở thành một cầu nối đáng tin cậy.

Phụ lục: Các chỉ tiêu đánh giá kỹ sư cầu nối

Appearance, Greetings, Wording

1. Appearance: Để ý đến trang phục gây ấn tượng tốt *

   Appearance: Pay attention to impressive costumes *

2. Greetings: Khi đến công ty chào to "Ohayo gozaimasu" để mọi người cùng nghe thấy *

   Greetings: Always make greetings to everybody when coming the company *

3. Wording : Khi vắng mặt thì nói được "Mục đích" để mọi người cùng biết *

   Wording: Let the others know the purpose of leaving in working time *

4. Wording: Khi ra về thì nói "Tôi xin phép về trước/Anh đã vất vả quá

   (Osakini shitsure shimasu/Otsukare sama deshitaお先に失礼します・お疲れ様でした".) *

   Wording: Always saying goodbye before leaving *

5. Wording: Giữa nhân viên với nhau cũng sử dụng cách nói chuyện có chừng mực *

   Wording: Holding the line of talking among staffs *

Daily work

1. Không bỏ lại những gì không hiểu trong xử lí mà không thảo luận *

   Do not leave what does not understand in the process without discussing *

2. Sẵn sàng đương đầu với bất cứ việc gì *

   Ready to cope with anything *

3. Dự báo và báo cáo được vấn đề cho cấp trên (về công việc đang phụ trách) * Forecast and report the problems to the managers (about in charging tasks) *

4. Thảo luận các vấn đề trong team *

   Discuss issues of team *

5. Lưu các tài liệu, product mà mình đã làm lên thư mục dự án *

   Save the documents, products done by yourself to the directory of the project *

6. Kiểm tra tiến độ công việc của mình và các members nếu có *

   Check the progress of yourself tasks and members (if any) *

7. Xác định các vấn đề còn tồn đọng *

   Identify backlog issues *

8. Thống nhất ý kiến và đưa ra giải pháp cho các vấn đề *

   Consult and give out solutions for problems *

9. Kiểm tra tiến độ hàng ngày của dự án *

   Check daily progress of the project *

10. Xác định các vấn đề có thể phát sinh *

    Identify issues that may arise *

11. Đưa ra những giải pháp, ý kiến để cải thiện cho dự án *

    Give out solutions, ideas to improve project performance *

12. Tìm hiểu các yêu cầu của khách hàng *

    Understand customer’s requirements *

Rules and regulations

1. Tuân thủ các quy định mà công ty đã đề ra *

   Compliance with regulations of company *

2. Tuân thủ giờ giấc làm việc của công ty *

   Compliance with working hours of company *

3. Tuân thủ các quy trình của dự án *

   Compliance with procedures of the project *

Training

1. Thường xuyên học hỏi những kiến thức mới *

   Constantly learn new knowledge *

2. Tạo các tài liệu đúc kết kinh nghiệm của mình cho các members khác *

   Create documents summarized yourself experiences for other members *

3. Tổ chức các buổi truyền đạt kinh nghiệm cho các members *

   Hold experience explanation meetings for the members *

4. Tạo các tài liệu mẫu sử dụng cho dự án *

   Create template documents for project *

5. Tạo các guideline cho dự án *

   Create guidelines for project *

6. Tạo các quy trình cho dự án *

   Create procedures for project *

7. Thực hiện, hướng dẫn đào tạo cho các thành viên mới *

   Implement and train to new members *

8. Hướng dẫn các thành viên trong công việc * Guide members in their work *

9. Tạo tài liệu training cho dự án hay cho các buổi training *

   Create training documents for project or for training sessions *

10. Định hướng cho nhân viên *

    Employee orientation *

11. Đào tạo các kỹ năng mềm cho nhân viên *

    Soft skills training for employees *

Working skills

1. Hợp tác với mọi người trong team, có service mind-set khi làm việc với team khác *

   Cooperate with everyone in the team, having service mind-set when working with other teams *

2. Kĩ năng làm việc nhóm *

   Teamwork skills *

3. Phân tích các yêu cầu của dự án *

   Skill of analysis of project requirements *

4. Xác định yêu cầu và mức độ ưu tiên *

   Ability to identify needs and priorities *

5. Xây dựng hệ thống framework cho dự án *

   Ability to build framework system for project *

6. Xây dựng các quy tắc trong coding *

   Ability to build the coding rules *

7. Xây dựng các quy tắc trong phát triển phần mềm *

   Ability to build rules in software development *

8. Giải quyết các vấn đề *

   Ability to resolve problems *

9. Giải quyết các issues *

   Ability to eesolve issues *

10. Có khả năng phán đoán được các vấn đề phát sinh *

    Ability to predict problems which may arise *

11. Có kỹ năng training cho team members *

    Training skill for team members *

12. Khả năng gắn kết các thành viên trong nhóm và trong công ty *

    Ability to connect members in groups and in the company *

13. Định hướng cho toàn bộ dự án *

    Orientation skill for the entire project *

14. Phân tích yêu cầu sắc bén, nhanh nhạy *

    Ability to analyze requirements sharply, quick-wittedly *

15. Có khả năng bao quát toàn vấn đề *

    Capable of covering all problems *

Communication Skills

1. Hợp tác với mọi người trong team để làm việc *

   Cooperation with everyone in the team to work *

2. Đứng trên quan điểm của khách hàng để tiếp nhận câu hỏi *

   Standpoint of the customer to receive questions *

3. Thường xuyên trao đổi thông tin *

   Regularly exchanging of information *

4. Tạo các buổi họp về tiến độ công việc *

   Create meetings on work progress *

5. Tạo các buổi nói chuyện gắn kết các members *

   Create a talk linking members *

6. Hòa nhã trong giao tiếp *

   Peaceful communication *

7. Khả năng teamwork tốt *

   Good teamwork ability *

8. Truyền đạt và giải thích tốt cho các members trong công ty *

   Create good relationships with members of the company *

9. Tạo mối quan hệ tốt với khách hàng *

   Create good relationship with customers *

Management Skills

1. Tuân thủ kì hạn công việc *

   Deadline compliance work *

2. Biết được lượng công việc đang tồn đọng là bao nhiêu *

   Knowing the amount of backlog tasks *

3. Nếu phát hiện bị delay, bạn có chủ động confirm với cấp trên *

   If delay is detected, how can you confirm with superior initiative? *

4. Có thể phân chia công việc một cách thích hợp *

   Can divide the work appropriately *

5. Biết tổng quát về công việc, trong đó biết được hiện tại mình nên làm gì? *

   Can snapshot of the work, in which knowing what should be done now? *

6. Xây dựng kế hoạch của bộ phận, chuẩn bị trước sao cho toàn bộ member đều hướng tới plan đó *

   Construct plan of the department, prepare to guarantee that all members are oriented to that plan *

7. Có khả năng tạo plan công việc cho các members khác *

   Ability to create working plan for the other members *

8. Xác định các yêu cầu của khách hàng *

   Identify customer requirements *

9. Phân tích các yêu cầu ảnh hưởng đến dự án *

   Analyze requirements effects to the project *

10. Quản lý tiến độ công việc của các member *

    Manage working progress of members *

11. Xác định các vấn đề đang và sẽ xảy ra *

    Identify the problems being and will be happened *

12. Quản lý và hiểu các members trong nhóm của mình *

    Manage and understand team members *

13. Linh động trong việc giao việc cho các members *

    Flexible in assigning tasks to members *

14. Thực hiện quản lý các báo cáo của các members *

    Manage reports of members *

15. Thực hiện nghiên cứu và đưa ra giải pháp xử lý kịp thời cho những vấn đề phát sinh *

    Conduct research and provide timely solutions to problems arising *

16. Bố trí người để có thể backup - support một cách toàn diện công việc của mình *

    Can arrange PICs to backup - support yourself tasks comprehensively *

17. Có khả năng gắn kết các members *

    Capable of connecting members *

18. Có khả năng xây dựng các phong trào trong công ty *

    Capable of building movements in the company *

19. Có khả năng làm việc với các đối tác bên ngoài *

    Ability to work with external partners *

20. Thực hiện tuyển dụng, lựa chọn nhân viên tốt cho công ty *

    Implementation of recruitment good employees for the company *

21. Ngăn chặn những gì đi ngược lại công ty *

    Prevent what is against company *