Cách viết manual

Nguồn bài viết : マニュアルの書き方・作成法

Manual được sử dụng rất nhiều ở các công ty. Manual có rất nhiều loại, chủ yếu là: tổng hợp các thao tác, các bước tiến hành công việc - "Business manual"; liên lạc trong trường hợp nghỉ hay có tai nạn - "Manual quản lí nguy cơ, rủi ro"; cách thao tác sử dụng tool "Users manual"; cách đối ứng tiếp khách "Manual đào tạo, training". Việc sử dụng manual có thể giảm đi rất nhiều số lần phải giải thích trực tiếp bằng miệng, lại có thể xem lại nhiều lần. Vì tính tiện lợi như vậy nên trong trường hợp có tool cần sử dụng lặp lại nhiều lần hoặc cần có flow trong công việc thì nên tạo manual. Dưới đây tôi sẽ giới thiệu cách viết manual.

Trong khi viết manual thì không có các nguyên tắc cố định, tuyệt đối là "nên làm thế này", "phải làm thế kia", tuy nhiên nếu không làm rõ mục đích cũng như việc sử dụng mà đột ngột viết manual thì cũng như xây nhà mà không có bản thiết kế, sản phẩm hoàn thành sẽ rất khác so với ý tưởng được vẽ ra ban đầu.

WHY 「Tại sao bây giờ lại viết manual?」 WHERE 「Manual cần đạt đến mức nào　（Thiết lập tiêu chuẩn thấp nhất）」 WHAT 「Nội dung cấu thành　（đơn vị chương, đoạn）」 WHEN 「Viết manual tới khi nào」 WHO 「Ai sử dụng manual, kiến thức cũng như trình độ kĩ thuật của người đó như thế nào? 」 HOW 「Dự toán, nhân lực, phương tiện」

Trên đây là những điểm cần chú ý để có thể viết được manual một cách trôi chảy và hợp lí, ngay cả đối với người đã hiểu rõ và có nhiều kinh nghiệm trong công việc. Trước khi viết manual cần xác định và làm rõ các điều kiện tiền đề về mục đích, điều hướng đến, nhu cầu của manual đó.

Không vội vã viết ngay mà trước hết cần phải sắp xếp các suy nghĩ và cấu trúc của manual trong đầu. Trước tiên suy nghĩ về ý nghĩa của việc viết manual. Sau đó tưởng tượng những hình ảnh về nội dung bên trong của manual. Dưới đây là 5 bước cần thiết để viết manual.

１. Bước lên kế hoạch

Để làm rõ được mục đích của manual ta sẽ sắp xếp theo quan điểm 5W1H dưới đây. WHO ai là người sử dụng (người mới, vị trí công việc...) WHY sử dụng để làm gì (nâng cao chất lượng, nâng cao hiệu quả...) WHEN　sử dụng trong trường hợp nào（trong gia đoạn ghi nhớ công việc, cơ bản là sử dụng định kì...） WHERE sử dụng ở đâu (trong training, dùng trong công việc hàng ngày...） HOW sử dụng như thế nào (vừa nhìn màn hình máy tính vừa thao tác, vừa đọc sách vừa thao tác...） WHAT nên viết manual như thế nào（không bị lỗi thời, dễ sử dụng...）

Khi đã sắp xếp được các nội dung phía trên thì bước tiếp theo là suy nghĩ cấu trúc toàn thể của manual. Đối với 1 manual mà muốn ghi quá nhiều nội dung thì về mặt cấu trúc sẽ bị phức tạp đồng thời số trang cũng sẽ bị tăng lên, điều này là không lí tưởng. Trong trường hợp đối tượng công việc của manual mở ra phạm vi rộng hoặc trường hợp công việc phức tạp thì cần phải chia rõ mục đích tạo manual và mục đích sử dụng sau đó suy nghĩ cấu trúc toàn thể của manual.

２．Bước điều tra

Sau khi đã có được các mục cụ thể từ bước 1, ta tiến hành thu hập thông tin từ những người thực tế hiểu rõ nội dung công việc cũng như những người liên quan đến công việc đó.

Vai trò cơ bản của manual là văn bản hóa những quyết định, quy định tiêu chuẩn trong nội bộ tở chức, song nó cũng giữ thêm vai trò mới là một công cụ kiểm soát nội bộ để giảm thiểu chi phí, nâng cao chất lượng, quản trị doanh nghiệp.

Ngoài ra, manual không phải là tất cả. Những kiến thức cũng như cách thức làm việc còn ẩn giấu chưa được khám phá mà từng cá nhân nhân viên nắm giữ cần được chuyển từ dạng kí ức sang dạng ghi chép để chia sẻ trong nội bộ, đây cũng là 1 trong những mục đích để tạo manual. Cách thức điều tra thu thập thông tin cần dựa trên chủ nghĩa hiện trường (địa điểm thật, vật thật, sự thật).

３．Bước thiết kế

Ta cần suy nghĩ thiết kế nội dung cấu thành manual theo các bước dưới đây:

① Các mục, yếu tố của manual

・Mục đích, mục tiêu (tiêu chuẩn cần đạt được là gì) ・Phạm vi của manual (lĩnh vực của công việc) ・Công việc hiện tại có điểm gì cần cải thiện không, nếu có thì cũng cần suy nghĩ về vấn đề đó.

② Nội dung cấu thành (mục lục)

・ Có thể viết manual phù hợp với trình độ kiến thức, trình độ kĩ thuật của người sử dụng ở mức nào. ・Phân chia nội dung ở các chương đoạn đồng đều, không bị lệch ・Tạo mục lục

③ Quyết định hình thức, style của manual

・Quyết định hình thức, format cơ bản của manual。 ・Quyết định hình thức lưu（sách, file data trên máy tính...）

Tùy vào từng lĩnh vực của công việc cần tạo manual mà ta sẽ tiến hành lặp lại bước điều tra và thiết kế.

Nếu ta văn bản hóa, tư liệu hóa những thông tin thu thập được ở bước điều tra thì sẽ rất thuận tiện cho bước tiếp theo.

Trong bước này ta cũng xem xét xem nội dung cấu thành manual đã hiện thực hóa được mục tiêu đặt ra hay chưa, có tuân thủ những quy chuẩn của nội bộ công ty cũng như các quy tắc liên quan hay không, và hiệu quả đóng góp cho việc nâng cao năng suất công việc là gì.

４．Bước thực hiện

• Có 4 phương pháp thực hiện lớn ①Người phụ trách tự viết ②Thực hiện theo phương thức cross-sectional của project team ③Những phần về chuyên môn như system thì người của bộ phận đó sẽ phụ trách ④Outsourcing

• Để manual đảm bảo được tính chất dễ hiểu, dễ nhìn thì cần chú ý 3 điểm dưới đây ①Làm rõ chủ ngữ, vị ngữ ②Tránh viết mơ hồ, khó hiểu (Viết rõ dưới dạng Yes/No) ③Phân rõ khung thời gian

• Cách viết đoạn văn dễ hiểu, dễ đọc ・Sử dụng từ ngữ chuyên môn ở mức kiến thức, trình độ kĩ thuật mà người đọc hiểu được ・Những từ ngữ chuyên môn không phổ biến, những từ ngữ sử dụng nội bộ trong công ty cần được giải thích cụ thể từ đầu ・Trong một câu không nên nêu quá nhiều thông tin mà chỉ viết về 1 sự việc

• Xét về tính tin cậy và độ thân cận của manual để quyết định thể (về ngữ pháp) phù hợp cho văn bản của manual. Trong đoạn văn cần phải thống nhất sử dụng một thể, tránh sử dụng các thể khác nhau. (Thông tin cụ thể của phần này là về các thể của tiếng Nhật nên ở đây sẽ lược bỏ)

５．Đưa vào sử dụng

Sau khi hoàn thành không nên đưa manual vào sử dụng ngay mà người tạo ra nó cần dùng thử trước đã. Cần xác nhận xem manual có giúp ích được như mục tiêu ban đầu đề ra hay không, có đạt được mức tiêu chuẩn không, những điều quyết định ở bước thiết kế được hiện thực hóa đến mức nào. Nếu trong bước xác nhận này mà tìm ra được những điểm cần cải thiện thì phải sửa ngay trước khi đưa vào sử dụng chính thức.

Không cần thiết phải viết được bản manual hoàn hảo ngay từ ban đầu. Trước tiên giống như khi vẽ một bức tranh lớn, cần vẽ phác thảo phần khung trước sau đó bổ sung các phần bị thiếu. Do đó nếu manual ở dạng booklet thì để việc thêm hay bỏ bớt trang được đơn giản cũng như tránh được những chỗ khó hiểu hoặc những chỗ giải thích bị lược bỏ do người viết viết một mình, người viết nên để những người phụ trách công việc đó xem trước và đưa ra lời khuyên trước khi đưa vào sử dụng chính thức. Nếu có sai sót hoặc những phần dễ bị lỗi thì cần phải sửa ngay.

Có rất nhiều công việc hàng ngày được support bởi những phương thức, lộ trình thực hiện cụ thể. Những lộ trình thực hiện này được hiệu quả hóa để quản lí nâng cao chất lượng cũng như liên hệ mật thiết đến hiệu quả công việc. Từ điểm này ta có thể thấy được manual chính là thứ làm hiệu quả hóa những lộ trình này và là yếu tố không thể thiếu cho việc quản lí chất lượng công việc.