Enterprise Resource Planning - ERP

I . Tổng Quát

1. Khái niệm

• ERP (Enterprise Resource Planning) là Phần Mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó phần hoạch định nguồn lực là phần cơ bản. Những gì quan trọng nhất trong hoạt động của doanh nghiệp đều được ERP quản lý, và với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi doanh nghiệp thì kiến trúc module hay chức năng của hệ thống ERP có thể rất khác nhau.

• ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v.

2. Ưu, nhược điểm của ERP

Nhược điểm:

• Chi phí cho ERP quá lớn

• Thời gian thực hiện dự án lâu dài (từ 2-5 năm)

• Đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị đủ các điều kiện về công nghệ, về huấn luyện khả năng quản lý và thay đổi văn hóa doanh nghiệp nên nhiều khi ứng dụng ERP làm xáo trộn và thậm chí gây lỗ, thiệt hại tài chính cho doanh nghiệp

Ưu điểm:

• Tích hợp toàn bộ hệ thống vào 1 ứng dụng duy nhất

• Tự động và công nghệ hóa quy trình quản lý

• Tiết kiệm chi phí quản lý, tăng khả năng cạnh tranh

II. Các chức năng trong phần mềm ERP

Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm:

Lập kế hoạch, dự toán

Bán hàng và quản lí khách hàng

Sản xuất

Kiểm soát chất lượng

Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định

Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng

Tài chính – Kế toán

Quản lí nhân sự

Nghiên cứu và phát triển

Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp.

III. Áp dụng mô hình ERP vào doanh nghiệp Việt Nam

1. Tình hình triển khai ERP tại SMBs

• Thực tế cho thấy chi phí và thời gian triển khai phụ thuộc rất nhiều vào quy mô DN cũng như phạm vi triển khai. Theo nghiên cứu, những tổ chức lớn, trung bình cần 25 tháng để hoàn thành một dự án ERP (bảng 1). Các tổ chức quy mô cực lớn, cần thời gian trung bình là trên 3 năm, gấp 2 lần so với thời gian triển khai tại các SMBs. Những số liệu này khẳng định, các tổ chức có quy mô càng lớn, độ phức tạp càng cao thì thời gian triển khai ERP càng kéo dài.

• Tỷ lệ giữa chi phí cho một dự án ERP và doanh thu hàng năm của DN cũng là một thước đo đáng quan tâm. Kết quả nghiên cứu chỉ ra tỷ lệ trung bình của tất cả các GP là 9%, với SMBs là 10,5% và với các tổ chức lớn là 4,9%.

2. Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay

• Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau. Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo.

• Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công. Điều này dẫn đến năng suất làm việc thấp, dữ liệu không đồng bộ, có thể bị thất thoát và khó kiểm soát do các phần mềm không hiểu nhau.

• Đa số doanh nghiệp Việt Nam hiện vay vốn quen với cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ. Chúng ta vẫn chưa quen với các tiêu chuẩn quản lý đồng nhất của thế giới. Bên cạnh đó, "rẻ, liệu cơm gắp mắm” là tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP.

3. Băn khoăn của các doanh nghiệp

• Rất nhiều câu hỏi thể hiện sự băn khoăn của các doanh nghiệp trước ngưỡng cửa “tin học hoá quản lý DN”, mà cụ thể là có nên triển khai hệ thống ERP hay không? Và nếu triển khai thì phải lựa chọn giải pháp như thế nào? Một khi DN chưa hiểu được bản chất của hệ thống ERP, cũng như DN sẽ được gì khi trang bị hệ thống ERP thì DN chưa thể quyết định được về việc triển khai ERP. Rất nhiều DN chỉ mơ hồ “cần phải tin học hóa DN nay mai”, hoặc trước trào lưu hội nhập và gia nhập WTO, DN rất sốt sắng nâng cấp hệ thống quản lý bằng việc “mua PM ERP càng nhanh càng tốt!”.

• Nhưng ERP thực sự là một hệ thống phức tạp, có nhiều khái niệm trừu tượng không dễ gì có thể hiểu được nhanh và quyết định triển khai. Thực tế, các DN VN hiện nay đang có nhu cầu về dịch vụ tư vấn nhiều hơn so với việc triển khai ngay hệ thống ERP. Tuy nhiên, “cung” đang thấp hơn nhiều so với “cầu” vì hiện không có nhiều công ty hoạt động chuyên nghiệp trong lĩnh vực tư vấn này. Tuy vậy, DN có thể tham khảo tư vấn trực tiếp từ chính các công ty cung cấp giải pháp ERP.

• Một điều nữa làm cho các DN rất băn khoăn là hiện nay ở VN chưa có nhiều DN triển khai thành công ERP để các DN khác lấy làm “gương” và “noi theo”. Họ chỉ nghe rằng ERP là cái gì đó “rất phức tạp” và có nhiều dự án triển khai ERP thất bại hơn là thành công. Vì vậy tại thời điểm hiện nay, DN VN nào quyết định tiến hành triển khai ERP sẽ là DN thực sự đi tiên phong và rất “dũng cảm”. Điều này cũng đã xảy ra với PM kế toán trước đây. Và các DN đi tiên phong trong việc áp dụng PM kế toán đều là các DN thành công. Tỷ lệ sử dụng PM ERP trong các dự án

Biểu đồ này chỉ thể hiện số lượng các dự án ERP đã và đang được triển khai tại Việt Nam từ 2004 đến nay. Biểu đồ chỉ tính các dự án triển khai ERP đầy đủ hoặc gần như đầy đủ các phân hệ. Các dự án chỉ triển khai phần kế toán, nhân sự, hoặc các dự án ERP triển khai cho khối ngân hàng, bộ tài chính không nằm trong thống kê này

IV. Kết Luận

Có 4 lý do chính khẳng định doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP :

• Tích hợp thông tin tài chính

• Tích hợp thông tin về đơn đặt hàng

• Giảm bớt hoá đơn

• Chuẩn hoá thông tin nhân sự