[Japanese Email at Work][Part 2] Cách viết Email yêu cầu
Xin chào tất cả các bạn đã đến với Phần 2 trong chuyên mục "Japanese Email at Work". Trong số các nội dung email mà chúng ta sử dụng trong công việc, có thể nói Email với nội dung yêu cầu, hoặc nhờ vả chiếm số lượng đông đảo phải không nào?! Có thể là Email nhờ vả đến đồng nghiệp trong công ty ...
Xin chào tất cả các bạn đã đến với Phần 2 trong chuyên mục "Japanese Email at Work". Trong số các nội dung email mà chúng ta sử dụng trong công việc, có thể nói Email với nội dung yêu cầu, hoặc nhờ vả chiếm số lượng đông đảo phải không nào?!
Có thể là Email nhờ vả đến đồng nghiệp trong công ty hoặc cũng có thể là yêu cầu đến khách hàng. Trong phần 2 này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu cấu trúc của một email yêu cầu, và một số điểm cần lưu ý với loại email này nhé!
Let’s go!
Cấu trúc cơ bản và Một số điểm lưu ý
Khi soạn một email yêu cầu, tùy thuộc vào vị trí tương quan giữa bạn là người gửi và người nhận mà sẽ sinh ra nhiều hoàn cảnh khác nhau.
Ví dụ, trường hợp bạn gửi email yêu cầu đến công ty khách hàng, hoặc yêu cầu đến phòng ban khác trong chính công ty của bạn, lúc này bạn ở vị trí “nhờ vả” họ, nên rất cần phải thận trọng trong câu từ của mình.
Ngược lại, cũng có trường hợp bạn là khách hàng, là người trả tiền, gửi một email yêu cầu đến đối tác yêu cầu gửi estimation, hoặc tài liệu. Trong trường hợp này thì cần phải tránh những thái độ “bề trên”, hoặc cách dụng từ thiếu lịch sự.
Dù bạn ở vị trí là khách hàng, hay không phải khách hàng đi chăng nữa thì việc lưu tâm đến những manner trong Business là vô cùng quan trọng.
Cấu trúc
Truyền tải rõ ràng lý do yêu cầu
Một Email yêu cầu với lý do không rõ ràng sẽ có khả năng gây ra cho người nhận tâm lý ngờ vực. (Không hiểu mình nhờ để làm gì...)
Vì thế, nếu chúng ta nêu rõ ràng động cơ do đâu mà phát sinh ra yêu cầu, ví dụ 「Vì muốn biêt thông tin chi tiết của... nên... 」「Tôi xem trên Home page và cảm thấy rất quan tâm đến... nên ], thì phía người nhận sẽ nắm được lý do, từ đó xem xét thực hiện yêu cầu của chúng ta, có phải không nào?!
Làm rõ nội dung yêu cầu.
Ví dụ, chẳng hạn bạn nhờ một chuyên gia công nghệ tổ chức một seminar. Thì chú ý không nên nói một cách đơn thuần 「Tôi muốn nhờ anh tổ chức một buổi seminar...」khiến nội dung rất mơ hồ.
Chắc chắn chúng ta sẽ phải cung cấp thông tin về địa điểm tổ chức, đối tượng tham gia, đơn vị tổ chức, nhưng bên cạnh đó thông tin về “Thù lao cho diễn giả” cũng không thể không nhắc đến trong email này.
Viết một email với sự chân thành và lòng mong mỏi
Với email yêu cầu, liệt kê đầy đủ nội dung kiểu business “khô khan” là đủ để truyền đạt nội dung đến người nhận. Nhưng thử nghĩ xem nếu bản chỉ cần thêm một câu thể hiện sự quan tâm đến đối phương, ví dụ như
「お手数をおかけして恐縮ですが」Làm phiền ông thật sự rất ngại ...
「お手すきの時で結構です」 Khi ông có thời gian rảnh làm giúp tôi cũng đc....
Thì sẽ gây ấn tượng tốt đến đối phương đấy!
例文・テンプレート
件名:研修セミナー ご講演の依頼
はじめまして。
株式会社△△、□□部の鈴木と申します。
突然のメール、失礼いたします。
さて、このたびは弊社主催の研修セミナーにて、
山本先生にぜひご講演をお願いしたく、
ご連絡させていただきました。
先生が現代のアジア経済について書かれておられる
ホームページは社内でも話題となっております。
先生のお話は、わが社の社員にとって
貴重なものになると確信しております。
ご多用中のところ誠に恐縮ですが、
下記のようなテ-マおよび条件にて
ご講演をお願いできればと考えております。
Những điểm cần lưu ý.
「メールでかまいませんので、至急、ご回答をお願いいたします。」 「Xin nhờ ông trả lời khẩn cấp qua email nhé」 Câu chữ mang nội dung hối thúc sẽ gây cảm giác không được thoải mái cho người nhận. Vì thế, hãy thêm một câu kiểu 「お手間をかけて申し訳ない」「Thật xin lỗi vì làm phiền ông」, và nếu trường hợp nhờ họ trả lời gấp thì hãy nêu rõ lý do một cách lịch sự.
Tổng kết
Trên đây mình đã trình bày cấu trúc cơ bản của một email yêu cầu vài điểm cần lưu ý khi viết email này.
Các bạn hãy lưu tâm đến vị trí giữa mình và người nhận, cách yêu cầu sao cho người nhận dễ dàng trả lời và văn phong để cảm nhận được sự chân thành của mình nhé. Chú ý răng Đôi lúc sau khi gửi email yêu cầu xong cũng nên follow qua điện thoại nhé!!
Bài viết có sử dụng tư liệu tại: Techacademy.jp