Kiến thức nghiệp vụ phần 1: Hệ thống quản lý nhân sự

Tất cả những doanh nghiệp có sử dụng lao động thì đều phát sinh những công việc liên quan tới nghiệp vụ quản lý nhân sự. Như là quản lý các thông tin liên quan đến người lao động, quản lý tiền lương và điều chỉnh chiến lược của công ty.

Quản lý nhân sự bao gồm hai công việc chính, đó là quản lý nguồn nhân lực và quản lý phúc lợi. Quản lý nguồn nhân lực sử dụng hệ thống quản lý gọi là HRM hoặc HCM. Quản lý phúc lợi thì chia thành nhiều hệ thống nghiệp vụ nhỏ hơn như bên dưới:

• Thiết lập thông tin tiêu chuẩn
• Quản lý thời gian làm việc
• Tính toán tiền lương
• Tính toán tiền thưởng
• Bảo hiểm xã hội
• Điều chỉnh cuối năm tài chính

Sau đây chúng ta sẽ cùng tìm hiểu chi tiết các nội dung trên.

Hệ thống HRM / HCM

Kể từ những năm 1990, người ta đã phát triển hệ thống quản lý nhân sự mới được gọi tắt là HRM( Human Resource Management) hay là HCM(Human Capital Management).

Hệ thống này bao gồm 5 chức năng chính và có thể thực hiện ở bất kỳ thời điểm nào.

Nhập thông tin cơ bản của người lao động.

• Thực hiện đăng ký các thông tin cơ bản như mã nhân viên, tên nhân viên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, số liên lạc, trình độ học vấn, quá trình làm việc, ngày vào công ty, ngày nghỉ hưu.
• Đăng ký các thông tin khác như thông tin nhân viên trong gia đình, thông tin năng lực , hay lịch sử thay đổi.

Đánh giá nhân sự

• Đăng ký mục tiêu cá nhân
• Nhập các thông tin về thành tích
• Nhập thông tin đánh giá
• Hiển thị danh sách thông tin đánh giá
• Xem chi tiết thông tin đánh giá

Phát triển nguồn nhân lực

• Nhập thông tin năng lực( competency)
• Nhập thông tin tham gia các khoá đào tạo
• Hiển thị danh sách thông tin năng lực
• Xem chi tiết thông tin năng lực

Một số chức năng tổng hợp khác

• Tổng hợp chi phí nhân sự, chi phí phát triển nguồn nhân lực
• Tổng hợp số người tham gia và hoàn thành các khoá đào tạo
• Hiển thị tổng hợp số người theo năng lực và trình độ

Một số chức năng chuyên sâu

Ngoài những chức năng chính như trên thì hệ thống quản lý nguồn nhân lực còn có thể có một số hệ thống riêng biệt thực hiện một số chức năng chuyên sâu hơn ví dụ như:

• Quản lý nguồn nhân lực chất lượng cao( quản lý người tài)
• Quản lý lực lượng lao động
• Quản lý sự duy trì nguồn lực
• Quản lý đào tạo.

Hệ thống quản lý phúc lợi

Đây là hệ thống được sử dụng nhiều nhất trong số các hệ thống quản lý ở phòng nhân sự của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp có thể sẽ có một phương thức quản lý khác nhau nhưng phần lớn sẽ giống với các chức năng được tóm tắt bên dưới

Thiết lập thông tin tiêu chuẩn - Thực hiện vào thời điểm bắt đầu

Thiết lập thông tin doanh nghiệp

• Thiết lập thông tin văn phòng, bộ phận
• Thiết lập địa điểm nộp thuế
• Thiết lập chế độ đãi ngộ, lương bổng
• Thiết lập các khoản mục lương chi tiết
• Thiết lập bảo hiểm xã hội Thiết lập thông tin người lao động
• Đăng ký thông tin cơ bản
• Đăng ký thông tin liên quan tới đãi ngộ( mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp)
• Thiết lập nghỉ phép có lương

Nghiệp vụ thanh toán tiền lương - Thực hiện hàng tháng

• Nhập chi tiết tiền lương( có thể nhập số tiền của salary statement theo từng cá nhân hoặc theo danh sách
• Phát hành salary statement, có thể chỉ định phạm vi theo mã nhân viên hoặc theo tháng năm
• Hiển thị nội dung bảng lương đã phát hành theo danh sách
• Checklist nhằm kiểm tra sai sót trong bảng lương

Nghiệp vụ thanh toán tiền thưởng - Thực hiện hàng tháng

• Nhập chi tiết tiền thưởng( có thể nhập số tiền của bonus statement theo từng cá nhân hoặc theo danh sách
• Phát hành bonus statement, có thể chỉ định phạm vi theo mã nhân viên hoặc theo tháng năm
• Hiển thị nội dung đã phát hành theo danh sách
• Checklist nhằm kiểm tra sai sót trong bảng lương

Xuất tài liệu quản lý - Thực hiện bất kỳ lúc nào

• Xuất sổ cái tiền lương
• Xuất thống kê khấu trừ

Bảo hiểm xã hội - Thực hiện hàng năm hoặc bất kỳ lúc nào

• Đơn cơ sở tính toán được tự động tạo ra từ dữ liệu trả lương thực tế, nội dung có thể thay đổi được sau đó phát hành.
• Đơn thay đổi số lượng hàng tháng được tự động tạo ra từ dữ liệu trả lương thực tế, nội dung có thể thay đổi được sau đó phát hành.
• Sửa đổi mức bảo hiểm xã hội hiển thị theo danh sách đối tượng.
• Hiển thị tổng hợp mức bảo hiểm xã hội theo phần nhân viên, phần doanh nghiệp, bảo hiểm y tế, lương hưu.
• Hiển thị tổng hợp bảo hiểm lao động.

Điều chỉnh cuối năm - Thực hiện hàng năm hoặc bất kỳ lúc nào

• Nhập thông tin người phụ thuộc, người cần chăm sóc để miễn trừ thuế thu nhập cá nhân
• Hiển thị danh sách và hiển thị chi tiết chỉnh sửa cuối năm (thừa hoặc thiếu thuế).
• Phát hành các loại hồ sơ báo cáo như chi trả lương, khấu trừ, giấy tờ lao động hợp pháp.

Quản lý thời gian làm việc - Thực hiện hàng tháng

• Nhập thông tin giờ làm của nhân viên. Các thông tin làm thêm giờ, ngày nghỉ được tính toán tự động.
• Hiển thị danh sách và hiển thị chi tiết thông tin giờ làm kèm theo check list để check các lỗi hoặc những điểm không đúng. Có thể hiển thị lọc theo nhân viên hoặc theo tháng năm.
• Các loại hiển thị tổng hợp khác như giờ làm overtime theo từng tháng nhằm mục đích kiểm tra số tiền overtime đã chi trả theo từng tháng.

Tương tác với các hệ thống khác

• Liên kết với ngân hàng để gửi dữ liệu thanh toán tiền lương thưởng của nhân viên.
• Gửi dữ liệu về nhân viên tới các hệ thống khác như hệ thống quản lý sản xuất, tính toán chi phí …

Sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu một số kiến thức về quản lý nhân sự và quản lý lao động.

• Tình trạng công việc( Employment Status) Tình trạng việc làm có thể hiểu là loại hợp đồng mà doanh nghiệp ký kết với người lao động bao gồm: nhân viên chính thức, nhân viên hợp đồng, nhân viên thời vụ.

• Hệ thống đánh giá( Evaluation System) Cho đến năm 1970, người ta vẫn sử dụng hệ thống đánh giá truyền thống tính theo số năm làm việc. Từ năm 1990 hệ thống đánh giá theo năng suất làm việc và quản lý mục tiêu được áp dụng. Vào khoảng những năm 2000 thì từ khoá “Năng lực( Competency)” mới xuất hiện trong quy trình đánh giá nhân sự tại Nhật Bản. Ngoài ra để có cái nhìn toàn diện hơn trong việc đánh giá thì không chỉ dựa vào nhận xét từ cấp trên mà còn sử dụng hệ thống đánh giá 360 độ, dựa vào feedback của đồng nghiệp và cấp dưới.

• Hệ thống xếp hạng( Grading System) Hệ thống xếp hạng bao gồm hệ thống chức danh( Job Title System), hệ thống phân loại theo khả năng, hệ thống phân loại công việc( Job Classification System).

• Hệ thống tiền lương( Salary System) Hệ thống tiền lương tính toán dựa vào người phụ thuộc, công việc và năng suất làm việc.

• Hệ thống tiền trợ cấp Phúc lợi luật pháp quy định bao gồm bảo hiểm xã hội và bảo hiểm lao động. Phúc lợi ngoài quy định như trợ cấp nhà ở, bảo hiểm cho người thân, chi phí đào tạo, kiểm tra sức khoẻ, phụ cấp bệnh tật...

• Bảo hiểm y tế Là thủ tục bắt buộc khi tuyển nhân viên mới, có thể quyết định theo định kỳ hoặc thay đổi bất kỳ.

• Bảo hiểm hưu trí cho người lao động.

• Bảo hiểm lao động.

• Thuế thu nhập cá nhân và thuế thường trú.