Kỹ năng báo cáo và liên lạc

Khi mới bước chân vào công ty, nhất là làm việc trong môi trường công ty Nhật thì thường được nói nhiều về việc báo cáo và liên lạc. Trước đây mình đã tham gia vào một khóa học ngắn đào tạo nền tảng ban đầu về kiểm thử phần mềm tại dự án đào tạo TesterToday. Ngoài các kiến thức lý thuyết và thực hành về kiểm thử, mình cũng được học một số kiến thức hữu ích về kỹ năng mềm làm việc trong công ty. Trong đó có một bài rất hay về báo cáo và liên lạc, xin phép thầy cho em chia sẻ bài này lên mạng ạ. Nội dung bài giảng khá chung chung, nhưng mình sẽ thêm phần giải thích để cho các bạn dễ hiểu hơn.

1. Báo cáo là gì?

Báo cáo là bản mô tả tình trạng công việc: kết quả hoặc quá trình thực hiện của một cá nhân hay một nhóm, nhằm giúp đồng nghiệp, cấp trên hiểu được thực sự mình đã làm được điều gì, điều gì đã xảy ra.

1.1 Tại sao cần có báo cáo?

• Đối với tổ chức: đó là hồ sơ lưu lại để ghi nhớ các hoạt động của những người trong tổ chức.
• Đối với người đọc: hiểu được hoạt động của tổ chức, kiểm soát được hoạt động của tổ chức và có thể đưa ra các phản ứng hợp lý.
• Đối với người viết: tự mình nhìn nhận lại các hoạt động của cá nhân và tổ chức mình đã làm, đào sâu suy nghĩ về các hành động đó để có nhận thức sâu hơn về quá trình thực hiện và kết quả, rút ra bài học kinh nghiệm nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của mình hơn nữa trong tương lai.

1.2 Những yếu tố cơ bản của báo cáo

Theo như mình biết thì báo cáo được viết theo kỹ thuật đặt câu hỏi:

5W2H: Why, What, When, Where, Who, How, How much

hoặc có thể rút ngắn thành 3W1H: Why, What, When, How

Ví dụ: Trong 1 tuần làm 1 trang web thương mại điện tử thì có ok hay không?

Why:

• Tại sao cần phải làm công việc này? VD. Đơn giản đó là yêu cầu của sếp giao cho bạn.
• Công việc có ý nghĩa như thế nào đối với bạn và công ty bạn?
• Hậu quả nếu bạn không thực hiện chúng?
• Tại sao không diễn ra như đúng dự kiến?
• Tại sao những điều ta đưa ra là đúng?
• Tại sao có nhiều người truy cập? ...

Từ đó bạn sẽ xác định được mục tiêu giúp bạn chú trọng đến trọng tâm và giúp cho công việc hiệu quả hơn.

What:

• Định nghĩa thương mại điện tử là gì?
• Ta cần làm gì?
• Các bước mà khác hàng yêu cầu là gì?

Thì bạn chắc chắn sẽ thực hiện tốt công việc được giao.

When:

• Công việc bắt đầu khi nào, khi bào bàn giao, khi nào deadline?
• Trước đây đã có ai nghiên cứu chưa, khi nào?
• Khái niệm thương mại điện tử bắt đầu từ khi nào?

When thường phụ thuộc mức độ khẩn cấp và quan trọng của công việc.

Where:

• Làm việc ở đâu? ở nhà hay công ty
• Triển khai thương mại điện tử ở đâu?
• Kiểm thử ở công đoạn nào?

Who:

• Ai đã nghiên cứu vấn đề này?
• Ai phụ trách dự án này?
• Ai làm báo cáo?
• Có thể nhờ ai?
• Request đến ai?
• Ai kiểm tra?
• Ai hỗ trợ?
• Ai chịu trách nhiệm?
• Đang nghiên cứu đối tượng nào? (Thương mại điện tử)
• Khách hàng mục tiêu mà ta hướng đến họ là ai? ...

How:

• Làm như thế nào?
• Công việc này nên bắt đầu như thế nào?
• Các màn hình kết nối với nhau như thế nào?
• Làm thế nào để thực hiện kế hoạch đề ra?

How much:

• Dự án này chi phí bao nhiêu $$
• Công sức mình bỏ ra bao nhiêu $$
• So sánh sau khi làm xong thu được bao nhiêu?
• Đánh giá khả năng có làm được không? Lợi ích gì?

Tóm lại: Công cụ 5W2H thoạt nhìn rất đơn giản nhưng lại tỏ ra rất hiệu quả nếu chúng ta sử dụng nó đúng đắn, khéo léo và thông minh.

1.3 Một số chú ý

• Ai tiếp nhận báo cáo?
• Tính thời sự của báo cáo? ( Nghĩa là có kịp thời hay không) : phản ánh chuyên đề: báo cáo sự chậm trễ.
• Thời điểm nên báo cáo
  • Khi kết thúc công việc được giao.
  • Báo cáo tình hình hiện tại của công việc.
  • Khi cần thay đổi biện pháp để cải thiện công việc.
  • Khi mắc lỗi.
  • Khi tiếp nhận những thông tin mới.
  • Khi tìm thấy biện pháp cải tiến mới cho công việc.
• Phân biệt giữa Sự thật và Cảm xúc.
  • Sự thật là dữ liệu khách quan về sự vật.
  • Cảm xúc là nhận xét đánh giá chủ quan của người viết về sự vật đó.

=> Việc lầm tưởng giữa Sự thật và Cảm xúc là nguyên nhân tạo ra báo cáo sai.

Báo cáo không chỉ báo cáo việc tốt mà có cả sai lầm. Chúng ta không chỉ mãi ở tư thế người nghe mà hãy tự mình báo cáo khi cần thiết. Vì vậy, ta cần học cách báo cáo, liên lạc một cách thông mịn kịp thời và không gây khó chịu cho người khác.

1.4 Các cách báo cáo

Có 2 cách báo cáo: nói và viết

• Trao đổi nói: trong trường hợp khẩn cấp, quan trọng , bạn hãy sử dụng lời nói. Bắt đầu trình bày từ kết luận => quá trình => hoàn cảnh (nguyên nhân). Khi báo cáo nên sử dụng cách nói “tôi nghĩ”, “tôi cảm thấy”, đặc biệt khi đang nói về lỗi của cấp trên hay của đồng nghiệp khác, vì như vậy thể hiện đó chỉ là ý kiến cá nhân của bạn.
• Trao đổi viết: trường hợp nội dung báo cái phức tạp cần sử dụng sơ đồ, biểu đồ để dễ hiểu thì nên sử dụng cách viết.

Khi viết báo cáo cần lưu ý:

• Kiểm tra đảm bảo độ chính xác, xác nhận thời gian để hoàn thành.
• Viết dễ hiểu, ngắn gọn, đúng trọng tâm để chắc chắn người đọc báo cáo sẽ hiểu được những gì bạn viết.
• Vừa tiếp thu cách làm việc, lịch trình công việc của thành viên trong team, vừa suy nghĩ cách báo cáo cho phù hợp.

1.5 Các loại báo cáo trong sản xuất phần mềm

• Báo cáo tiếp xúc với khách hàng.
• Báo cáo họp dự án.
  • Họp bắt đầu dự án.
  • Họp giải quyết vấn đề phát sinh.
  • Họp tổng kết.
  • Họp xem xét chất lượng sản phẩm.
• Báo cáo cá nhân hàng ngày, hàng tuần.
• Báo cáo tình hình dự án với khách hàng.

1.6 Bản báo cáo quan trọng nhất

• Báo cáo cá nhân hàng ngày với cấp trên:

  • 3W1H: Đó là 4 câu hỏi: What? When? Why? và How?

  => Tại sao phải biết về 3W1H? Muốn thành công trong một công việc nào đó, chúng ta đều nên đặt ra cho mình tối thiểu là 4 câu hỏi như trên: Làm gì? Làm vào lúc nào? Làm bằng cách nào và vì sao làm như thế?. Chỉ cần trả lời được 4 câu hỏi này là bạn đã đạt được đến 50% mục tiêu mà bản thân đặt ra rồi.

  Nếu bạn đang có một dự định, một kế hoạch nào đó còn đang dang dở và chờ thực hiện, hãy thử suy nghĩ và trả lời 4 câu hỏi trên đi. Có thể bạn cũng sẽ đắn đo, ngẫm nghĩ một lúc khi tự hỏi bản thân những câu hỏi đó.

  • Bài học rút ra: mỗi lần bạn viết báo cáo, bạn cũng học hỏi, rút ra được rất nhiều điều; biết nhìn nhận lại rằng mình đã làm được gì, mình cần làm gì, mục tiêu của bản thân; cũng thấy được đồng nghiệp mình làm gì, mình có thể học hỏi, chia sẻ, hỗ trợ hay học hỏi những gì.

• Báo cáo tình hình dự án: Viết gì trong WHAT?

• Thực trạng các WBS (work-breakdown structure): % hoàn thành.

• Vấn đề trục trặc đang gặp phải và cách khắc phục.

2. Liên lạc là gì?

Liên lạc là hành động thông báo những thông tin có nghĩa mà mình biết được cho những thành viên liên quan. Mọi người cùng truyền đạt cho nhau những thông tin cần thiết, chẳng hạn như lịch trình, dự định bây giờ là làm gì? ...

2.1 Tại sao phải liên lạc

Thông tin có thể hữu ích cho người được nghe, cũng hữu ích cho bản thân nếu thông báo cho người khác, sẽ làm mình hiểu rõ vấn đề hơn. Thông tin liên lạc là máu huyết lưu thông trong cơ thể tổ chức. Các cá nhân, bộ phận trong tổ chức phản ứng một cách hợp lý với cùng một thông tin được đưa đi thông suốt sẽ tạo ra hoạt động nhịp nhàng của cả tổ chức.

2.2 Hãy tập thói quen liên lạc trong tổ chức

Hãy tưởng tượng chúng ta đều nằm trong một tổ chức. Các thành viên của tổ chức đều có chung một mục đích:

• Học thêm lần nữa để nắm vững các kiến thức Đại học.
• Chuẩn bị cho mình những kiến thức chuyên môn và xã hội thiết thực, để trở thành một nhân viên hữu ích trong công ty.

Hãy liên lạc với những người trong tổ chức, trong team, group của bạn những thông tin mà bạn nghĩ là có liên quan đến các bạn.

2.3 Những yếu tố cơ bản

4W1H: What, When, Where, Who, How

2.4. Các chú ý trong liên lạc

• Ai tiếp nhận liên lạc?
• Tính thời sự của liên lạc ( kịp thời không )
• Phân biệt giữa sự thật và cảm xúc:
  • Sự thật là dữ liệu khách quan về sự vật.
  • Cảm xúc là nhận xét đánh giá chủ quan của người viết về sự vật đó.

=> Việc lầm tưởng giữa Sự thật và Cảm xúc là nguyên nhân tạo ra liên lạc sai.

2.5 Các liên lạc trong sản xuất phần mềm

• Liên lạc đi làm muộn: làm việc theo nhóm.
• Thông báo họp dự án ( bắt đầu và tổng kết ): chia sẻ kiến thức.
• Cảnh báo về chất lượng của dự án: dập tắt ngòi lửa trước khi bom nổ.
• Thông tin về đối thủ cạnh tranh: thông tin là vũ khí.

Ví dụ về liên lạc

Trong dự án X, lập trình viên A nhận thấy testcase của nhóm test không ăn nhập gì với yêu cầu của khách hàng, nhưng nghĩ rằng nó không phải việc của mình nên im lặng.

=> Kết quả là việc phát hiện sự việc “ không ăn nhập ” này bị chậm trễ làm lãng phí thời gian của các tester vì phải test theo một testcase vô nghĩa trong một khoảng thời gian dài.

2.6 Cách thức liên lạc

Tùy vào đối tượng, nội dung, mức độ khẩn cấp, mức độ quan trọng để ta sử dụng phương thức liên lạc phù hợp để có thể truyền đạt nội dung chính xác nhất và có thể hiểu được.

Một số tiêu chí khi lựa chọn cách thức liên lạc:

• Trao đổi qua lời nói, điện thoại, fax là những thứ giúp liên lạc nhanh chóng.
• Các cuộc họp, thông báo tập trung khi bắt đầu hay kết thúc cần phải tập trung mọi người, sử dụng truyền tin nội bộ thông tin và truyền tải.
• Khi cần liên lạc bằng văn bản, văn kiện: các trường hợp sau:
• Sử dụng các con số.
• Liên quan đến nhiều việc.
• Những việc quan trọng, phức tạp.
• Những việc cần ghi lại, những việc nếu truyền đạt bằng lời sẽ có nguy cơ sai sót.
• Báo cáo định kỳ, báo cáo hàng ngày.
• Khi cần trình bày bằng sơ đồ, biểu đồ.

Kết luận

Tóm lại nội dung trên giúp các bạn có cái nhìn tổng quan nhất về báo cáo, liên lạc trao đổi khi làm việc với người Nhật. Ý thức chia sẻ nhóm càng mạnh, mục đích của nhóm càng rõ ràng, công việc sẽ hiệu quả hơn. Các bạn hãy ghi nhớ để tránh mắc phải những lỗi đáng tiếc khi trao đổi trong công ty hoặc trao đổi với khách hàng nha.