Làm thế nào để quản lý dự án hiệu quả?

1. Giới thiệu

Quản lý dự án một cách hiệu quả có nghĩa là: suy nghĩ trước khi hành động, xác định và xử lý các vấn đề tiềm năng trước khi chúng xảy ra và liên tục theo dõi để xác định xem hành động của bạn có đạt được kết quả mong muốn hay không, không kiểm soát mọi hoạt động đơn lẻ.

Giám sát tiến độ

Theo dõi hoạt động của dự án. Cần trả lời câu hỏi như “Có các hoạt động đã được hoàn thành theo kế hoạch?” “Có bàn giao được sản phẩm như dự kiến?” “Công việc của dự án có tiến triển như dự kiến không?” Ở cấp độ cơ bản, nó là một quá trình thụ động, nó không thay đổi gì cả. Thay vào đó, nó cho quản lý dự án biết hiệu suất của dự án nằm ở tiền, thời gian, rủi ro, chất lượng hay các lĩnh vực khác của tiến độ dự án.

Đánh giá dự án

Có xu hướng tập trung vào việc theo dõi tiến độ ở các cấp cao tức là kết quả của dự án. Đánh giá có xu hướng khám phá các câu hỏi như, “Dự án có đạt được các kết quả dự kiến không?” “Dự án có góp phần vào mục tiêu cuối cùng của nó không?” Dữ liệu đánh giá được thu thập và phân tích không thường xuyên và thường yêu cầu can thiệp chính thức hơn (thường là bởi các cố vấn kỹ thuật hoặc đánh giá bên ngoài) để hiển thị kết quả dự án.

Kiểm soát dự án

Liên quan đến việc thiết lập các hệ thống và quy trình ra quyết định để quản lý sự khác biệt giữa kế hoạch (phạm vi, chi phí, tiến độ, vv) và thực tế thực hiện dự án. Nó cũng liên quan đến việc những khác biệt và thay đổi trong dự án được quản lý như thế nào, ghi chép và truyền đạt với các bên liên quan.

Mềm dẻo

Cố gắng kiểm soát mọi khía cạnh của một dự án có thể đảm bảo cơ hội thành công lớn nhất, nhưng bạn cũng không bao giờ có thể kiểm soát mọi thứ, nên điều đó không thành vấn đề.

Ngoài lập kế hoạch và giám sát tốt, hầu hết các dự án thành công cũng sẽ đòi hỏi sự linh hoạt để cho phép điều chỉnh và giải quyết vấn đề. Như vậy, bạn cần phải nhớ rằng, tại bất kỳ thời điểm nào, kế hoạch cũng đại diện cho những suy nghĩ hiện tại của bạn về mục tiêu của dự án. Kế hoạch dự án, báo cáo chi tiêu, và các cuộc họp nhóm sẽ không đảm bảo thành công của dự án. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn phải linh hoạt và có thể quản lý các thay đổi khi chúng xảy ra và suy nghĩ sáng tạo khi không thể tiếp cận theo cách thông thường.

Thay đổi tài liệu

Điều quan trọng là phải xác định và ghi lại đúng tất cả các thay đổi từ phạm vi ban đầu của dự án . Nếu các phương pháp dự đoán chưa bao giờ được thử trước đây, điều quan trọng là phải mô tả những gì bạn đề xuất và kết quả bạn hy vọng đạt được. Bạn càng ít chắc chắn rằng kế hoạch sẽ hoạt động chặt chẽ thì bạn càng nên theo dõi hiệu suất liên tục để xác định sai lệch so với kế hoạch càng nhanh càng tốt. Nếu phương pháp tiếp cận được lên kế hoạch có vẻ không hoạt động, cần phải có các lựa chọn rõ ràng về cách sửa đổi các kế hoạch hiện có và hướng dẫn công việc theo các hướng mới. Luôn chắc chắc là những người liên quan được thông báo đầy đ về những thay đổi.

Project Tolerance- Dung sai dự án (phạm vi cho phép của sai số)

Dung sai dự án xác định giới hạn hiệu suất trong đó những sai sót có thể chấp nhận được. Dung sai là một phần quan trọng của việc có thể làm việc độc lập như một người quản lý dự án. Có dung sai có nghĩa là người quản lý dự án có một sự linh hoạt nhất định trong dự án.

Dung sai được sử dụng thường xuyên nhất

• Time Tolerance (Dung sai thời gian) – khoảng thời gian hoàn thành dự án có thể muộn hơn hoặc sớm hơn ngày dự kiến.
• Cost Tolerance(Dung sai chi phí) – tỷ lệ phần trăm, hoặc số tiền mặt, mà dự án có thể vượt quá hoặc theo ngân sách dự kiến.
• Scope Tolerance(Dung sai phạm vi dự án) – được đo là một biến thể đã đồng ý từ mô tả (sản phẩm) có thể phân phối. Bất kỳ biến thể tiềm năng nào cũng phải được ghi lại.
• Risk Tolerance(Dung sai rủi ro)– cung cấp một điểm chuẩn cho những rủi ro cho phép
• Quality Tolerance(Dung sai chất lượng) – phạm vi xác định hiệu suất có thể chấp nhận cho sản phẩm (hoặc kết quả đáng tin cậy cho bàn giao) như được hình dung theo phạm vi công việc ban đầu hoặc được ghi trong mô tả sản phẩm.
• Benefits Tolerance(Dung sai lợi ích) – phạm vi hiệu suất chấp nhận được của dự án ở kết quả.

Change Orders (Thay đổi thứ tự)

Một số tổ chức có các thủ tục để chính thức ghi lại bất kỳ thông tin nào mà chúng thường được gọi là “change order”. Khi thay đổi được chấp thuận, nó phải được cập nhật vào tất cả các tài liệu khác của dự án bao gồm ngân sách và lịch trình đã sửa đổi.

2. Giám sát

Điều quan trọng là phải theo dõi tiến độ của dự án để đảm bảo nó không nhận được quá xa kế hoạch ban đầu của bạn. Một khi bạn để cho mọi việc đi quá xa thì nó sẽ rất khó để đưa mọi thứ trở lại đúng với kế hoạch ban đầu.

Như với các khía cạnh khác của dự án, bạn phải xác định tần suất mà bạn sẽ theo dõi các hoạt động của dự án. Giám sát thực sự là một hoạt động đang diễn ra, tuy nhiên, bạn phải cân bằng giữa thời gian bạn dành cho các hoạt động theo dõi (bạn không muốn quản lý vi mô nhóm của bạn) và giá trị của nỗ lực đó. Báo cáo tiến độ thường xuyên hoặc các cuộc họp hàng tuần / hàng tháng là một cách hiệu quả để giúp bạn trong việc giám sát một dự án. Báo cáo tiến độ không cần phải chính thức hoặc đẹp; chỉ là một danh sách ngắn gọn rõ ràng về những điểm quan trọng sẽ làm. Nếu có thể, hãy cố gắng tổ chức các cuộc họp tình trạng thường xuyên vào những ngày / giờ được xác định trước để cho phép mọi người chuẩn bị. Một hướng dẫn chung sẽ làm việc tốt cho hầu hết các dự án là: Không quá một lần mỗi tuần, nhưng không ít hơn một lần mỗi tháng.

Trong suốt dự án giao tiếp, giao tiếp và giao tiếp. Giao tiếp tốt là yếu tố thành công quan trọng của bất kỳ dự án nào. Là người quản lý dự án, bạn chắc chắn sẽ liên lạc qua điện thoại, email, cuộc họp, v.v. Cung cấp cho các bên liên quan của bạn quyền truy cập thông tin là một phần quan trọng của bất kỳ chiến lược truyền thông dự án nào. Đảm bảo rằng nhóm dự án của bạn có quyền truy cập vào một hệ thống chia sẻ thông tin như mạng nội bộ hoặc môi trường cộng tác tương tự. Trong các dự án lớn, một thành viên trong nhóm có thể được chỉ định giám sát hệ thống chia sẻ thông tin dự án.

Để giúp mọi người nắm được cùng một vấn đề thì luôn gửi một chương trình làm việc trước mọi cuộc họp. Mặc dù mục đích chính của quản lý dự án là sắp xếp và thúc đẩy mọi người và hỗ trợ việc ra quyết định của họ tuy nhiên thì thông tin chi tiết và hiệu suất sáng tạo cuối cùng sẽ dẫn đến thành công của dự án. Ngoài ra, phản hồi liên tục cho các thành viên trong nhóm của bạn có thể giúp sự thành công của dự án. Phản hồi phải cụ thể (không chung chung và mơ hồ) và nó phải luôn bao gồm tất cả mọi người đã làm việc trên một phần cụ thể của sản phẩm.

Như đã đề cập trước đó, để trở thành một người giao tiếp tốt, bạn phải là người nghe giỏi trước tiên. Vì vậy, hãy chăm chú lắng nghe nhóm dự án của bạn – các thành viên trong nhóm của bạn sẽ đánh giá cao rằng bạn đánh giá cao ý kiến của họ và khuyến khích thảo luận. Lắng nghe cũng rất hữu ích vì nó cung cấp cho bạn phản hồi về việc liệu các thành viên trong nhóm của bạn có hiểu được thông điệp của bạn hay không.

Nếu bạn đang làm việc trên một dự án phức tạp, đừng quên chỉ định ai đó làm tài liệu như: Hướng dẫn sử dụng, báo cáo, v.v. Hãy đảm bảo rằng người tài liệu tham gia vào quá trình này. Nếu khách hàng yêu cầu thêm các item ngoài đó ra, hãy thương lượng thêm thời gian hoặc nguồn lực bổ sung (tăng tiền) để đáp ứng kỳ vọng gia tăng.

Monitoring Plan (Kế hoạch giám sát)

Schedule progress

• Những status nào của các hoạt oộng được lên kế hoạch trong tuần, tháng này
• Các hoạt động đang tiến triển như thế nào? Trước, sau hoặc đúng tiến độ?
• Có nội dung nào cần cần điều không?

Budget- Ngân sách:

• Bạn đã chi tiêu bao nhiêu ngân sách cho đến nay?
• Số tiền còn lại là bao nhiêu?
• Bạn có một ước tính sửa đổi để hoàn thành công việc?

Scope- Phạm vi:

• Nhóm của bạn có đang hoạt động trên các phạm vi trong phạm vi hoặc ngoài phạm vi không?
• Có bất kỳ thay đổi nào xảy ra mà sẽ yêu cầu mở rộng phạm vi?

3. Evaluations- Đánh giá

Đánh giá cũng có thể là một công cụ quan trọng mà bạn sử dụng để giám sát dự án của mình. Mặc dù, các đánh giá cuối cùng thường yêu cầu bởi khách hàng, đánh giá giữa kỳ cho cơ hội cung cấp đề xuất để cải thiện hiệu quả và tác động của dự án trong khi các hoạt động vẫn đang được tiến hành.

Các câu hỏi đánh giá phổ biến có thể bao gồm:

• Dự án có thành công trong việc hoàn thành các kết quả, mục tiêu và đòi hỏi ảnh hưởng không?
• Dự án có liên quan và hiệu quả không?
• Dự án có tiềm năng bền vững trong hoạt động không?
• Lý thuyết có được thể hiện không?

4. Đánh giá Ex-Post

Ngoài ra, đánh giá Ex-post kiểm tra tác động của dự án tại một khoảng thời gian xác định sau khi hoàn thành dự án, đôi khi một năm sau khi kết thúc chính thức của dự án nhằm cải thiện. Dưới đây bạn có một danh sách các chủ đề cần xem xét để đánh giá Ex-Post:

• Các bên liên quan: những người sẽ bị ảnh hưởng, cần hỗ trợ, hoặc sẽ quan tâm đến kết quả dự án.
• Bạn có giao vai trò và trách nhiệm cụ thể cho nhân viên của bạn không?
• Có ai làm việc trong dự án của bạn chịu trách nhiệm cho các lĩnh vực khác nhau không? Nếu vậy, bạn có cung cấp đủ hỗ trợ để họ có thể hoàn thành nhiệm vụ của mình không?
• Bạn có cần sự chấp thuận đặc biệt nào để bắt đầu các hoạt động (IRB, IACUC, xem xét pháp lý, vv) không? Nếu vậy, bằng cách nào các phê duyệt này sẽ ảnh hưởng đến hoạt động theo dõi / thời gian của bạn?
• Bạn (bất kỳ ai khác làm việc trong dự án) có hiểu được rủi ro dự án quan trọng và cách họ sẽ được quản lý?
• Có phải tất cả mọi người đang làm việc trong dự án đều biết về ngày bắt đầu và hoàn thành các hoạt động nào và các mốc quan trọng đã đạt được?
• Bạn có ngân sách cho tất cả các tài nguyên dự án bắt buộc?

Là người quản lý, bạn kiểm soát thành công hiệu suất công việc, bao gồm:

• Tổ chức, tập trung và liên tục thúc đẩy nhân viên dự án
• Theo dõi và so sánh công việc và kết quả dự án với kế hoạch dự án
• Xem xét và thực hiện các thay đổi đối với kế hoạch khi theo dõi cho thấy có thay đổi được yêu cầu
• Giữ cho mọi người được thông báo về các thành tựu, vấn đề và thay đổi của dự án
• Tiếp tục theo dõi và xử lý rủi ro dự án đang phát triển
• Hệ thống thông tin tổ chức có thể được sử dụng để hỗ trợ lập kế hoạch và kiểm soát dự án, bao gồm việc duy trì hồ sơ
• Số lượng work effort
• Số tiền chi tiêu cho các hoạt động của dự án

TechTalk via Viblo