Một số phần mềm quản lý task

Hiện tại có rất nhiều web application về quản lý dự án (Project management) được phát triển và sử dụng trên toàn thế giới như Backlog, Wrike, Producteeve, Asana,... và không thể thiếu Redmine, phần mềm quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất ở Framgia.

Ở bài viết này, mình sẽ giới thiệu một vài phần mềm quản lý dự án dựa trên các yếu tố sau: hỗ trợ tiếng Nhật, có phiên bản free, có các tính năng quản lý dự án cơ bản (calendar, quản lý tiến độ, gantt chart…)

Phần mềm quản lý dự án nổi tiếng, được sử dụng trên toàn thế giới. Wrike có phiên bản tiếng Nhật, bản thân phiên bản tiếng Anh cũng sử dụng từ ngữ rất đơn giản nên vẫn rất thân thiện với người dùng.

Đặc trưng

• Có thể xem task dưới nhiều format (timeline, table, workload)

• Có thể customize dashboard

• Ngoài folder, thì còn có thể thiết lập ngày bắt đầu - ngày kết thúc cho dự án

• Có thể thiết lập time tracking cho từng công việc chi tiết, nên có thể dễ dàng đánh giá cost của mỗi công việc

• Gannt chart có tính trực quan cao, dễ thao tác

• Có thể thay đổi mail như Gmail thành task

• Có thể tạo nhiều công đoạn cho mỗi task

• Có thể thiết lập ngày bắt đầu cho mỗi task

  Một đặc điểm của Wrike đó là tính năng time tracking. Tính năng này được tích hợp trong mỗi task và sẽ tự động thống kê, do đó có thể hiểu được công đoạn nào đang tốn nhiều thời gian để có thể tối ưu hoá và nâng cao hiệu suất của công việc. Ngoài ra còn có thể invite guest user, do đó việc liên kết với các staff bên ngoài cũng trở nên tiện lợi hơn.

  Ngoài ra Wrike cũng được trang bị rất nhiều tính năng hữu ích như tính năng drag and drop để chuyển task từ project này sang project khác, duplicate, push tiến độ thực hiện công việc của các thành viên…

  Điểm trừ của Wrike đó là mặc dù có cung cấp bản free (basic plan) tuy nhiên những tính năng tiện lợi như sub task, time tracking, workload (gannt chart) thì không thể sử dụng được. Tuy nhiên với những dự án nhỏ, ít thành viên, bằng việc sử dụng thêm các ứng dụng quản lý kết hợp như Toggle dùng cho time tracking, Google calendar cho workload,...thì Wrike cũng vẫn là một sự ứng dụng đáng cân nhắc.

Trello cũng là một ứng dụng quản lý task theo dạng kanban được yêu thích ở Nhật. Cảm giác khi sử dụng Trello giống như là gắn các tờ giấy nhớ lên whiteboard, có thể di chuyển và quản lý các task một cách trực quan bằng tính năng drag and drop. Trello phù hợp với những dự án với quy mô nhỏ, số lượng thành viên ít, chứ không phù hợp với những dự án lớn với đông thành viên. Việc có thể chia thành nhiều board theo từng bộ phận hoặc chức năng cũng là một tính năng tiện lợi.

Đặc trưng

• Tính năng List. List giống như là một cái hộp tổng hợp các task, tuỳ vào tình hình cũng như nội dung để phân chia task. Ví dụ như: Tasks (những tasks chưa bắt đầu hoặc mới đưa ra, chưa có nội dung rõ ràng), Important Tasks (những tasks chưa bắt đầu nhưng là những tasks quan trọng, sẽ đưa vào Doing trong tương lai gần), Doing (những tasks đang tiến hành), Review (những tasks đang chờ review, feedback từ bên ngoài), Done (những tasks đã hoàn thành). Tuỳ thuộc từng người, hay mục đích sử dụng mà việc cách chia List sẽ khác nhau.

• Có thể tạo subtask gọi là checklist

• Có thể copy task

• Có thể gắn giải thích cho task

• Có thể customize ảnh hay màu của background

• Có nhiều extension tiện lợi từ Chrome.

• Có nhiều tính năng liên kết với các service khác như slack, Evernote, Dropbox

• Ứng dụng chạy nhanh, thao tác dễ dàng

  Trello cũng có tính năng Calendar, có thể kiểm tra task của các thành viên khác, nhưng lại không thể hiển thị task của các board khác cùng lúc là một đáng tiếc của ứng dụng này.

Ứng dụng này đã quá quen thuộc với tất cả mọi người ở Framgia vì hầu hết các dự án hiện nay đều sử dụng Redmine để quản lý task và tiến độ. Tất cả các tính năng của Redmine đều free tuy nhiên sẽ cần phải mất phí để thuê server và chi phí maintainance.

Về giao diện ban đầu của Redmine thì hơi khó thao tác, nhất là với những người mới sử dụng và chưa nắm rõ về cách sử dụng Redmine.

Đặc trưng

• Tính năng Gantt chart. Dựa vào biểu đồ với bên trái là ticket (task) và bên phải là tiến độ cũng như thời hạn của mỗi ticket, giúp người quản lý có thể nắm bắt được tiến độ hiện tại của mỗi task tương ứng.
• Tính năng filter. Khi một dự án lớn với quá nhiều task, thì việc sử dụng tính năng filter để tìm những task quan trọng hay các task urgent là một tính năng không thể thiếu.
• Tính năng tính toán thời gian thực hiện task. Trên màn hình quản lý của Redmine, người dùng có thể dễ dàng thống kê thời gian cần thiết để hoàn thành mỗi dự án, cũng như thời gian để hoàn thành toàn bộ dự án.

Trên đây là giới thiệu về một số ứng dụng quản lý dự án có hỗ trợ tiếng Nhật và có bản free (hoặc basic plan). Trên thực tế, Redmine vẫn được yêu thích và sử dụng nhiều do nó được trang bị hầu hết các tính năng cần thiết và hữu ích trong khi hoàn toàn free cho người dùng. Tuy nhiên, tuỳ vào quy mô của các dự án, chúng ta cũng có thể cân nhắc để sử dụng thử những ứng dụng khác phù hợp hơn cũng như dễ thao tác hơn đối với từng người.

Nguồn

プロジェクト管理ツール７選と仕事を効率化する４つのステップ https://navi.dropbox.jp/project-management-tool 長く使えるプロジェクト管理ツール厳選レポート2017 http://mfl.revee.jp/blog/project-management-tool-2015/