Những điều cần lưu ý khi làm việc với người Nhật Bản

Nhắc đến Nhật Bản, xứ sở Phù Tang xinh đẹp, ta sẽ hình dung ra một thiên đường. Đó là nơi có những khu rừng xanh ngát, có ngọn núi Phú Sĩ cao vời vợi và những cánh đồng hoa khoe sắc quanh năm. Đó là nơi có những tòa nhà chọc trời và nền công nghiệp phát triển đứng nhất nhì thế giới. Và hơn hết, đó là nơi của những con người luôn cần mẫn, kiên trì, kỉ luật và không bao giờ bỏ cuộc, dù phải chịu bao nhiêu thiên tai hoạn nạn vẫn hiêng ngang ngẩng cao đầu.

Bên cạnh đó, Nhật Bản được biết là một trong những thị trường lao động tiềm năng nhưng cũng hết sức khó tính với những yêu cầu khắt khe từ người lao động. Do đó, tìm hiểu những phong tục tập quán của người Nhật Bản là một trong những yếu tố quan trọng để giữ được mối qua hệ hợp tác lâu dài.

Làm việc với các đối tác Nhật Bản nói riêng đặc biệt là làm việc cho các công ty Nhật Bản nói chung, chúng ta nên lưu ý một số đặc điểm như sau:

1. Người Nhật thường xuyên sử dụng những lời “Cảm ơn”, “Xin lỗi”

Điều này gây không ít bất ngờ, thậm chí khó hiểu cho những ai lần đầu tiên đến Nhật. Trong khi người Việt chỉ cảm ơn khi bản thân mình nhận một ân huệ nào đó và xin lỗi khi mình gây ra một điều thực sự phiền toái cho người khác. Thậm chí, việc nói lời cảm ơn không phải xảy ra với mọi đối tượng. Người miền Nam hay nói những lời này hơn là người miền Bắc. Nói thế không có nghĩa là người miền Bắc kém lịch sự, mà theo họ, những lời nói đó mang lại cảm giác ngại ngùng, xa lạ. Những câu nói đó có thể kéo dài khoảng cách giữa họ. Đổi lại họ có cách thể hiện lòng biết ơn cũng như sự hối lỗi của mình theo một cách khác.Còn ở Nhật thì sao?

Người Nhật liên tục sử dụng những câu “Cảm ơn”, ” Xin lỗi” như một thói quen hàng ngày. Nhiều người Việt không hiểu tại sao người Nhật lại “thích” dùng những từ đó đến thế, bởi có những trường hợp hoàn toàn không cần thiết, có khi còn khá ngược đời. Ví dụ, đang đi trên đường, do không để ý bạn vô tình va phải một người khác. Lúc đó rất có thể bạn sẽ nhận được một câu xin lỗi từ chính người mà bạn vừa va phải. Nếu là ở Việt Nam, người phải xin lỗi chính là bạn. Đó là khác biệt rất lớn.

Cũng với lối tư duy tránh làm mất lòng người khác trên, người Nhật hiếm khi nói “không” với người không thân thiết. Thay vào đó, họ thường nói vòng vo và mong muốn nhận được sự thấu hiểu của đối phương khi giao tiếp. Họ không bày tỏ cảm xúc, suy nghĩ của mình rõ ràng mà luôn giữ cảm xúc đó ơ một giới hạn rất mơ hồ. Do vậy không phải dễ dàng để biết được liệu đối phương đang nghĩ gì, cảm nhận như thể nào. Ví dụ, khi được rủ đi xem phim mà không thể đi, họ thường thể hiện ý muốn đi nhưng sau đó sẽ đưa ra những lí do khách quan, thậm chí không đưa ra một lý do cụ thể nào hết bằng cách nói lấp lửng . Còn ở Việt Nam, đa số người ta sẽ nói ra vấn đề của mình rằng có việc bận, hoặc thậm chí nói thẳng là không muốn đi vì một lí do nào đó. Đối với tư duy người Việt, nói thẳng ra vấn đề chính là cách minh chứng cho sự thành thật của mình đối với đối phương.

2. Người Nhật rất đúng giờ

Đó là nhận định mà hầu hết người nước ngoài đưa ra khi tiếp xúc với người Nhật, với văn hoá Nhật. Điều này có thể dễ dàng nhận thấy khi đối chiếu lịch trình giờ tàu chạy với điểm thời gian thực tế mà tàu đến ga, hoặc khi sắp xếp một cuộc hẹn với người Nhật và luôn thấy họ đến trước giờ hẹn ít nhất 5 phút. Thói quen đó ăn sâu vào mỗi cá nhân và dần trở thành một quy tắc ngầm, một ý thức cơ bản. Người Nhật luôn tránh làm phiền người khác. Do vậy tới trễ hẹn được coi là hành vi thiếu lịch sự, làm tổn hại tới người khác. Việc đúng giờ là điều nên làm trong mọi tình huống. Vì thế mà ta có thể dễ dàng bắt gặp cảnh tượng nhân viên công ty chạy vội cho kịp giờ làm, cảnh bước chân vội vã trên khắp các đường phố.

3. Giữ chứ tín, coi trọng lời hứa

Làm việc với các doanh nhân người Nhật Bản, điểm quan trọng bậc nhất đó chính là giữ chữ tín, giữ lời hứa cho dù nó là những công việc nhỏ nhất.  Đặc biệt, họ rất coi trọng ấn tượng trong buổi tiếp xúc đầu tiên , điều này có nghĩa khi bạn không thực hiện được lời hứa thì việc đầu tiên là phải xin lỗi, cho dù vì bất kỳ lý do gì. Việc giải thích lý do phải được thực hiện hết sức khéo léo và vào những thời điểm phù hợp.

4. Làm việc cẩn thần, đàm phán rất kỹ càng

Cho dù là công ty thương mại đơn thuần, nhưng hầu hết khách hàng Nhật Bản vẫn yêu cầu đối tác phải đưa đến tận nơi sản xuất để chứng kiến tổ chức, năng lực doanh nghiệp của bạn. Nhưng khi bắt đầu vào giao dịch chính thức thì các công ty Nhật Bản lại nổi tiếng là ổn định và trung thành với khách hàng.

5. Gây ấn tượng trong buổi gặp đầu tiên

Người Nhật cực kỳ coi trọng việc gặp mặt trước khi đi đến bàn bạc hợp tác và rất chu đáo trong việc chăm sóc khách hàng. Việc mời ăn, đón, tiễn sân bay sẽ gây được ấn tượng đặc biệt với họ.  Trong giao dịch thương mại vấn đề quan hệ cá nhân cũng đặc biệt quan trọng. Chú ý, trong bữa ăn mời khách, ta nên chủ động tiếp đồ uống cho cho khách, cố gắng làm sao để khách không bao giờ phải tự rót rượu cho mình trong suốt bữa ăn.

6. Giao tiếp bằng tiếng Nhật là một lợi thế

Rất thích khi đối tác sử dụng được tiếng Nhật vì họ cảm thấy gần gũi hơn. Hơn nữa ở những doanh nghiệp vừa và nhỏ, số người nói được tiếng Anh rất ít.

7. Đặt người khác lên trước bản thân mình

Cách hay nhất để cho ai đó thấy tầm quan trọng của họ với bạn là đặt người đó lên trước bản thân bạn. Nhường cho bạn bè phần bánh lớn hơn, nhường cho mẹ chỗ ngồi đẹp hơn trong nhà hàng, hay chủ nhường khách vị trí trung tâm của bức hình…, đều là một phần trong đời sống hàng ngày ở Nhật Bản. Thậm chí trong các gia đình truyền thống Nhật Bản còn có một chỗ ngồi dành riêng cho khách – ngay phía trước tokonoma (là một góc phòng được trang trí và hơi thụt vào trong so với vách tường), với ý nghĩa đặt khách trong không gian nghệ thuật tươi đẹp của Nhật Bản (bức thư họa, bình hoa, đồ gốm,…). Và sao không làm điều gì đó khiến cho người khác cảm thấy mình đặc biệt? Bạn vừa mua bánh ngọt hay kẹo tại cửa hàng bánh ngọt? Hãy mua thêm 1 phần nữa cho hàng xóm hoặc bạn bè của bạn, để họ thấy được sự quan tâm của bạn. Có rất nhiều cách thắt chặt mối quan hệ chỉ bằng những hành động nhỏ.

8. Luôn mời tất cả mọi người trong nhóm

Ở Nhật Bản, bạn luôn mời tất cả mọi người, gồm cả những người bạn không thích. Không có chuyện chỉ đi uống bia với bạn của mình hoặc chỉ mời một số đồng nghiệp đi chơi. Sẽ chẳng ai cảm thấy ngượng ngùng khi vẫn ở lại dù họ nhận ra rằng mình không được mời đi “tăng 2”

Tất cả những người có mặt đều có mặt trong bức hình chụp chung, mà không quan tâm xem có phải là họ hàng, bạn bè hay thậm chí là người quen hay không. “Bao gồm tất cả mọi người trong nhóm” dạy chúng ta biết đón nhận tất cả mọi người và chấp nhận những người khác biệt với mình.

9. Tôn trọng tài sản của người khác

Trong tiếng Anh có câu “finder’s keepers, losers weepers.” (Người nhặt được có quyền giữ, người đánh mất chỉ đành khóc thôi). Điều này không xảy ra ở Nhật Bản! Ở đây, bạn không lấy những gì không phải là của mình. Nếu ai đó làm rơi chiếc khăn tay trên vỉa hè, người tìm thấy sẽ mang tới trạm để đồ thất lạc gần nhất, khi đó người mất đồ dễ dàng nhận lại đồ. Chỉ vì món đồ không có khoá không có nghĩa là bạn có thể lấy nó.

10. Uống rượu bia nhưng không gây lộn

Ngay cả du khách đến Nhật Bản cũng sẽ nhận thấy rằng, mặc dù có rất nhiều salarymen (những người làm công ăn lương ở Nhật) say rượu trên đường phố vào ban đêm (một số người con say sưa cả vào ban ngày!) nhưng họ sẽ không bao giờ xô xát. Các vụ ẩu đả ở quán Bar là rất hiếm và hầu hết người Nhật khi uống say đều vui vẻ (hoặc say sưa không biết trời đất gì, rồi lại uống tiếp khi tỉnh lại!). Cứ uống, rồi say, nhưng trong hòa bình!

11. Hòa bình là một lựa chọn

Ngày nay, trẻ em Nhật Bản hiện đại được giáo dục từ nhỏ rằng bạo lực là sai trái và chiến tranh là không cần thiết. Hòa bình được truyền tải thông qua giáo dục, các lễ tưởng niệm hàng năm và Điều 9 (Tuyên bố từ bỏ quyền khai chiến) trong hiến pháp của Nhật Bản.

12. Đôi khi sự kiểm soát của chính phủ là một điều thực sự tốt

Một hệ thống đường sắt đẳng cấp thế giới (và cả hệ thống giao thông công cộng nói chung), một trong những hệ thống bưu chính tốt nhất thế giới (hiện nay chiếm ¼ sở hữu tư nhân khi Japan Post – hệ thống bưu điện Nhật bản – đã được tư nhân hoá) cùng với dịch vụ chăm sóc sức khỏe chất lượng cao nhưng không đắt đỏ là những ví dụ tuyệt vời về những điều chính phủ  Nhật Bản đã làm được. Thật khó để nghĩ rằng các đơn vị tư nhân có thể làm tốt hơn thế.

13. Lịch thiệp và hoà nhã được đánh giá cao

Xã hội Nhật là một xã hội lịch thiệp và hoà nhã. Không ai phàn nàn khi phải xếp hàng lâu. Không có “hung thần” xa lộ. Không ai lớn tiếng, không ai thở dài, không có cái nhìn khinh miệt hoặc trợn trừng. Người Nhật kiên cường và dường như sống lối sống bình thản, nhẹ nhàng như vậy. Các doanh nghiệp Nhật Bản có xu hướng tuân thủ các quy tắc, do vậy đừng mong đợi họ phá vỡ quy tắc với bạn. Chắc chắn là bạn sẽ không có lý do gì để trách móc nhân viên bán hàng hoặc giận giữ bước ra chỉ vì chính sách của họ không vừa ý bạn.

14. Lắng nghe nhiều hơn

Người Nhật ăn nói nhỏ nhẹ. Họ thường nhút nhát, khiêm nhường và nhẫn nhịn. Họ thường để người khác nói trước rồi mới lên tiếng. Họ là những người biết lắng nghe! Cho người khác cơ hội chia sẻ quan điểm của họ mà không bị cắt ngang rất quan trọng vì điều đó giúp  họ cởi mở chia sẻ và chúng ta lắng nghe. Chúng ta sẽ bớt phát xét hơn khi hiểu quan điểm của người khác. Khi chúng ta không còn tranh cãi nữa, mà thay vào đó là thảo luận, tự khắc chúng ta sẽ hạ thấp giọng và không còn lấn át nhau trong cuộc trò chuyện. Người Nhật cũng coi trọng sự im lặng; họ cảm kích những khoảng lặng trong cuộc trò chuyện.

15. Bớt chủ nghĩa dân tộc đi

Hãy ngừng “thổi kèn khen lấy” khoe khoang quê hương bạn bởi trong sâu thẳm ai cũng thấy rằng đất nước mình mình là nơi tuyệt vời nhất. Nhưng khi sống cùng rất nhiều người nước ngoài từ khắp nơi trên thế giới tại một quốc gia có rất nhiều điều tuyệt vời như Nhật Bản, sẽ không mất nhiều thời gian để bạn nhận ra rằng bạn không đến từ “đất nước tuyệt vời nhất trên thế giới”

16. Ganbaru – Làm hết sức!

Có 1 lý do khiến bạn không tìm được từ có nghĩa tương đương tương với Ganbaru trong tiếng Anh, là bởi hầu hết chúng ta đều nhanh chóng bỏ cuộc nếu việc đó tốn nhiều thời gian, tiền bạc và công sức hơn dự tính. Ở Nhật thì ngược lại, bạn được trông đợi cố gắng đến cùng, chỉ với mong muốn duy nhất là bạn sẽ làm hết sức mình. Nước Nhật thâm nhuần ý nghĩa của Ganbaru bởi tất cả mọi người đều làm như vậy.

Nguồn tham khảo: Internet