Những lỗi mà nhiều BrSE hay mắc phải

Dựa trên kinh nghiệm khi làm BrSE và qua các buổi giao lưu với các BrSE khác, hay qua việc quan sát BrSE khác làm việc, mình thấy các bạn BrSE hay mắc các lỗi điển hình dưới đây, hy vọng qua bài viết này sẽ giúp ích phần nào cho các bạn mới làm BrSE trong quá trình làm việc.

1. Giao tiếp và giải quyết các mâu thuẫn phát sinh với team offshore chưa hợp lý

Sau khi nhận requirement từ khách hàng thì cần đưa về cho team ở offshore để tiến hành implement. Nhưng luôn có những mâu thuẫn hay các vấn đề phát sinh ra trong quá trình làm việc và rất cần BrSE mềm dẻo đồng thời xử lý linh hoạt, phán đoán các tình huống có thể xảy ra để đưa ra giải pháp hợp lý. Có thể kể ra là comtor dịch chưa chuẩn nên team ở offshore không hiểu rõ nên hỏi lại những câu có nội dung rất đơn giản, nếu BrSE nói là sao hỏi những câu đơn giản thế thì hai bên nhiều lúc lại dễ căng thẳng, hoặc không xem kỹ mà đưa ngay cho khách hàng thì cũng dễ bị khách hàng phàn nàn. Hay là nội dung báo cáo chưa phù hợp với văn hóa làm việc của người Nhật, thường thì người Nhật thích xem báo cáo theo kiểu không chỉ có các vấn đề mà còn phải có những giải pháp đề xuất. Nói chung thói quen của nhiều người là chỉ đưa ra các vấn đề mà ít đưa ra các giải pháp để xử lý vấn đề. Và việc đưa kèm giải pháp đề xuất như vậy sẽ giúp cho vấn đề được giải quyết nhanh hơn, đỡ mất thời gian họp, trao đổi để tìm ra giải pháp xử lý. Nhưng theo thói quen hoặc chưa được training nên việc này cũng hay phát sinh các vấn đề và BrSE cần kiểm tra các báo cáo, đồng thời trao đổi mềm dẻo để phía offshore có thể đưa ra báo cáo theo cách làm của người Nhật. Ngoài ra là việc báo cáo sai số liệu thực tế, che giấu các vấn đề mà đáng lẽ phải báo cáo để tìm hướng giải quyết…cũng là các lỗi hay phát sinh. Như ở phần đầu mình có đề cập, thì việc chưa hiểu cách làm của người Nhật hay do khoảng cách (với BrSE ngồi ở Nhật) nên không trao đổi trực tiếp được nên sẽ có những khoảng cách (gap) trong cách làm, cách xử lý vấn đề giữa BrSE và team offshore. Khi đó BrSE cần hết sức linh hoạt, cần tinh tế để xử lý vấn đề. Một số biện pháp có thể đưa ra là không chỉ trao đổi với team lead mà còn trao đổi với member, tham gia vào các group trao đổi ở offshore, cố gắng hiểu và thông cảm lẫn nhau. Khi thấy có vấn đề phát sinh hay có điểm gì chưa vừa ý thì trước tiên cần cố gắng nghe và hỏi lại đến khi hiểu cặn kẽ vấn đề rồi mới đưa ra ý kiến hoặc đưa ra các action tiếp theo...

2. Giao tiếp với khách hàng có vấn đề

Việc giao tiếp, nói chuyện, trao đổi, chém gió được với khách hàng là rất quan trọng và không phải dễ. Nhất là trong ngành IT nam giới chiếm tỷ lệ cao, nên nói chuyện giữa 2 người đàn ông với nhau nhiều lúc khá là đau đầu. Tuy là điểm hay mắc phải nhưng nếu nghĩ mình đi làm thuê và khách hàng là thượng đế thì vấn đề trở nên đơn giản hơn nhiều. Khách hàng thì cũng có nhiều kiểu, nhưng mọi người luôn có các tài liệu cam kết rõ ràng (commitment) và luôn nghĩ đến cửa thoát hiểm (back door) cho cả những trường hợp xấu nhất thì đến lúc gặp nguy sẽ luôn có nhưng bảo bối hữu hiệu và không bị bất ngờ. Nhiều lúc gặp khách hàng củ chuối thì cũng cần phân tích kỹ và xem xét vấn đề, xem xét tình hình với nhiều góc nhiều khác nhau. Nhiều lúc nhậu nhẹt, hay chém gió sẽ giúp hiểu rõ được vấn đề hơn. Do bị ép từ cấp trên, hay chi phí dành cho dự án vượt quá budget ban đầu, gặp vấn đề về resource của khách hàng... là những trường hợp mà khách hàng cũng đang rơi vào thế bí và đành phải ép hay làm khó mình. Nếu gặp trường hợp này, thì cần bình tĩnh, trao đổi cởi mở để tìm ra giải pháp win-win cho cả 2 phía.

3. Làm tất cả mọi thứ khách hàng yêu cầu mà thiếu phân tích, trao đổi với team offshore

Đây là lỗi mà các bạn mới làm BrSE hay mắc phải. Khi chúng ta làm tất cả những gì như khách hàng yêu cầu mà thiếu sự tỉnh táo và trao đổi với team offshore thì khả năng bị chậm tiến độ, làm thêm giờ nhiều do thay đổi yêu cầu (change requirement) là dễ xảy ra. Nguy hiểm hơn là logic, flow của hệ thống gặp vấn đề do việc thay đổi yêu cầu được tiến hành một cách vội vã, không được phân tích một cách thấu đáo. Ngoài ra còn phát sinh các vấn đề là mất nhiều effort thêm cho việc tracking, quản lý các thay đổi yêu cầu này. Hay là các thay đổi yêu cầu này bị lack nên không đòi tiền khách hàng… Tóm lại là khi khách hàng có yêu cầu, thay đổi gì phát sinh khác với cam kết, tài liệu ban đầu thì cần phân tích và trao đổi với team để đưa ra những action cho phù hợp. Quan điểm chính là hợp tác theo phương án win-win và anh em ở offshore cũng không quá vất vả do phải OT nhiều để đáp ứng các yêu cầu phát sinh này.

4. Chưa quản lý được tiến độ và đưa ra giải pháp xử lý vấn đề một cách hiệu quả

Việc này liên quan tới kỹ năng và kinh nghiệm quản lý dự án. Một trong những kỹ năng quan trọng cần có là phải nắm được tiến độ tổng thể và quan sát, phán đoán xem liệu dự án có thể hoàn thành theo đúng cam kết không. Quan trọng hơn nữa là dựa trên tình hình để từ đó đưa ra những hành động để giúp dự án hoàn thành đúng kế hoạch và giải quyết được các vấn đề cản trở sự thành công của dự án. Một số ví dụ là đưa ra các yêu cầu với cấp trên về việc làm thêm giờ hoặc đưa thêm người vào dự án với tình hình tiến độ bị chậm nhiều mà nguyên nhân chủ yếu là do năng suất (productivity) không cao như dự kiến mà tài liệu đặc tả yêu cầu giữ nguyên hoặc thay đổi không nhiều. Hay là đàm phán để thay đổi thời hạn giao hàng với tài liệu đặc tả yêu cầu viết không rõ ràng ở nhiều chỗ, hoặc có nhiều thay đổi yêu cầu làm ảnh hưởng tới thời gian giao hàng. Việc chậm tiến độ thường do rất nhiều nguyên nhân, nhưng cần phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ cũng như đưa ra được đúng giải pháp để áp dụng được và có tác dụng ngay. Giống như thầy thuốc cần bốc đúng bệnh đối với các vấn đề xảy ra làm ảnh hưởng tới tiến độ của dự án. Nhiều khi bốc nhầm thuốc khiến bệnh nhân trầm trọng hơn hoặc bốc thuốc với mong muốn trị hết các bệnh trong một khoảng thời gian ngắn khiến bệnh nhân tẩu hỏa nhập ma...Đưa ra giải pháp để giải quyết vấn đề của dự án cũng như vậy, nên chúng ta cần cẩn trọng và thông thái...

5. Không dự đoán trước được các rủi ro hoặc chưa có biện pháp phòng trừ rủi ro

Không dự án nào là không có rủi ro, và BrSe cũng cần phải có kỹ năng để phán đoán về khả năng xảy ra của các rủi ro cũng như các biện pháp phòng trừ, xử lý rủi ro một cách hợp lý và hiệu quả. Tất nhiên chúng ta không nghĩ nghĩ được hết và lường trước được hết các rủi ro xảy ra. Nhưng việc luôn tư duy về những rủi ro phát sinh sẽ giúp chúng ta đỡ bị bất ngờ với những rủi ro xảy ra. Nếu quản lý một dự án như lái một chiếc thuyền trên biển thì các rủi ro giống như các đá ngầm ở dưới biển. Việc nhìn được những rủi ro tiềm ẩn phụ thuộc vào kiến thức và kinh nghiệm đã được tích lũy của người lái tàu. Tương đối giống với vế sau của phần 4 ở trước, sau khi nhìn ra được những rủi ro rồi thì cần tìm hành động, giải pháp cho phù hợp. Không dự án nào giống dự án nào và tình hình của mỗi dự án cũng khác nhau hay thay đổi theo các thời điểm khác nhau. Nên với phần các rủi ro này nên trao đổi và public các thông tin liên quan tới rủi ro để cả team cùng một hướng nhìn. Và nhiều lúc từ member lại có những giải pháp rất hay và hữu hiệu để giải quyết, ngăn chặn các rủi ro.

6. Không chịu được áp lực của dự án ( bánh mỳ pate)

Áp lực của BrSE thì giống như nằm ở giữa chiếc bánh mỳ pate, bị ép từ nhiều phía, một bên là khách hàng từ trên xuống, một bên là team offshore ép từ dưới lên. Nhiều khi là từ các bên khác như từ sếp xuống, từ các bộ phận khác ép ngang… Nếu ví như ở phần 5, quản lý dự án như lái 1 chiếc thuyền thì thuyền các to, sóng sẽ càng lớn. Nghĩa là dự án càng to, thì áp lực từ các phía là càng nhiều. Việc thoát ra khỏi các áp lực và giải quyết các vấn đề một cách ổn thỏa, hợp lý phần nhiều phụ thuộc và chỉ số EQ và đôi khi là chỉ số AQ và nhiều nhất là kinh nghiệm của người lái tàu. Chỉ số EQ (EQ là viết tắt của Emotional Quotient có nghĩa là chỉ số cảm xúc - Một tính trạng số lượng được dùng để đo lường trí tưởng tượng, sáng tạo của một người. ) là chỉ số về cảm xúc, nhiều lúc làm dự án rất áp lực, bị khách hàng mắng, anh em ở dưới thì claim, yêu cầu phải làm thế này, thế kia... làm cho tâm lý rất nặng nề, khi đó nếu điều khiển được cảm xúc thì sẽ giúp bản thân tỉnh táo hơn, nhìn nhận vấn đề một cách khách quan và sáng suốt hơn. Chỉ số AQ ( theo định nghĩa chuẩn là chỉ số vượt khó, biến khó khăn thành cơ hội. AQ là viết tắt của Adversity Quotient ) nhưng ở đây mình muốn nói chỉ số AQ mang một nghĩa khác, mà gọi nôm na là theo phong cách cứ đi và tiến về phía trước, kệ người khác nói gì. Hay như mọi người thường nói là bơ đi mà sống, ở đây là bơ đi để làm việc và để tập trung toàn sức lực cho dự án. Giống như đi trên biển, có rất nhiều thời điểm khó khăn thời tiết không thuận lợi, giông bão tứ phía, các tảng đá ngầm còn khi ẩn khi hiện..việc quyết đoán của người lái tàu là rất quan trọng. Nhưng không nên quá lạm dụng phương pháp AQ này trong một thời gian dài, chỉ nên sử dụng ở một thời điểm ngắn mà chúng ta cần tập trung toàn lực vào suy nghĩ hay giải quyết một vấn đề nào đó. Đối với các bạn mới làm BrSE thì không nên sử dụng phương pháp này trong khi bị áp lực… Ngoài ra, việc thấu hiểu mọi người và cởi mở chia sẻ, sharing các rủi ro, vấn đề của dự án, hay cả các vấn đề cá nhân với nhau cũng sẽ giúp giảm nhẹ áp lực từ các phía.