Những nguyên tắc nên tuân theo khi làm việc nhóm

Như các bạn đã biết, trong bất kể lĩnh vực nào của công việc cũng như cuộc sống, kỹ năng làm việc nhóm vô cùng quan trọng. Để có thể hoàn thành được công việc tốt nhất, theo tôi, làm việc nhóm cần có những nguyên tắc sau đây.

1. Có mục tiêu chung

• Để đạt được mục tiêu chung trong cả nhóm thì cần đưa trọng tâm rõ ràng. Ví dụ với QA team thì mục tiêu chung chính là chất lượng của dự án được đảm bảo. Vì vậy, các thành viên đều nhận thức được những mục tiêu của cả team và cùng nhau cố gắng đạt được mục tiêu đó.
• Muốn làm được như vậy, Cả nhóm phải luôn bám sát mục tiêu của mình đưa ra để thay vì chú trọng quan điểm của từng cá nhân thì thống nhất một quan điểm chung để làm việc.

2. Phân công hiệu quả

• Phân công trách nhiệm cũng ng quan trọng như đảm bảo hoàn thành mọi việc. Vì vậy cần phân công công việc dựa trên năng lực của các thành viên trong nhóm.
• Phân công công việc cần phải rõ ràng cụ thể với trách nhiệm từng cá nhân trong nhóm dựa vào điểm mạnh của từng cá nhân

3. Tôn trọng ý kiến của các thành viên

• Trong bất kỳ mối quan hệ nào hoặc trong môi trường làm việc theo nhóm, sự tôn trọng là yếu tố rất quan trọng. Đó là một nhu cầu thiết yếu của mỗi cá nhân.
• Nếu bạn biết tôn trọng ý  kiến của người khác, đúc rút những điểm hay, sáng tạo thì sẽ giúp công việc của cá nhóm đạt hiểu quả tốt hơn

4. Lắng nghe và thấu hiểu

• Không phải cứ nói nhiều mới thể hiện mình thông minh tài giỏi mà bạn cần phải lắng nghe ý kiến của các thành viên để biết họ nghĩ gì, muốn gì, ý kiến của họ ra sao.
• Lắng nghe không chỉ thể hiện sự tôn trọng của bạn với đối phương mà còn góp phần tạo nên sự gắn kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau. Điều này tường chừng như đơn giản nhưng lại chính là chìa khóa giúp việc giao tiếp trong làm việc nhóm đạt hiệu quả.

5. Sự tin tưởng

• Môi trường làm việc nhóm hiệu quả là nơi mọi người thoải mái chấp nhận rủi ro hợp lý trong giao tiếp, ủng hộ các quan điểm và thực thi hành động. Các thành viên trong nhóm tin tưởng lẫn nhau và lắng nghe ý kiến của nhau.
• Việc đặt niềm tin vào members của mình, là một động lực rất lớn để members của mình cố gắng công việc. Lamf member có ý thức tự giác, trách nhiệm với công việc được giao hơn.

6. Giao tiếp hiệu quả

• Các thành viên trong nhóm nên giao tiếp thoải mái với nhau một cách trực tiếp và hướng tới mục tiêu đạt được thành công cho dự án. Việc giao tiếp giữa các thành viên với nhau và với trưởng nhóm nên là một quá trình hai chiều. Điều này sẽ giúp họ hiểu nhau hơn đồng thời giải quyết những vấn đề nảy sinh một cách nhanh chóng nhất.
• Giao tiếp cởi mở, trung thực và tôn trọng. Các thành viên tự do bày tỏ suy nghĩ, ý kiến và các giải pháp tiềm năng để giải quyết vấn đề. Mọi người cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu. Các thành viên nên hỏi các câu hỏi để làm rõ ý kiến chứ không nên tìm cách phản bác đồng nghiệp của họ.

7. Quản lý xung đột

• Ngay cả đối với những vấn đề quan trọng, nếu biết xử lý một cách chuyên nghiệp sẽ ít gây ra tổn hại cho người khác hơn. Không nên để những ý kiến bất đồng gây ảnh hưởng đến kết quả làm việc nhóm.
• Nhóm cần thỏa thuận quy trình xem xét, phân tích, đánh giá và giải quyết các vấn đề trong nhóm cũng như những xung đột. Không nên ủng hộ những xung đột cá nhân hoặc chia bè kết phái khi xảy ra xung đột. Thay vào đó, các thành viên nhóm cần hướng đến một giải pháp chung

8. Khen ngợi người khác một cách trung thực và thật lòng

• Bất cứ lời động viên, khen ngợi nào cũng đều khiến cho các thành viên cảm thấy công sức của mình được trân trọng, cởi mở hơn trong việc chia sẻ, giúp đỡ lẫn nhau trong công việc cũng như cuộc sống, từ đó sẽ thúc đẩy sự đóng góp của bản thân.

9. Đừng quên giao tiếp bằng văn bản

• Một nghiên cứu cho thấy có ít nhất 80% thời gian của làm việc nhóm dùng giao tiếp bằng lời. Tuy nhiên cũng đừng quên 20% còn lại với việc giao tiếp bằng văn bản.
• Ngôn ngữ sử dụng giao tiếp trong văn bản cần sự chuẩn mực và chính xác. Nếu bạn sử dụng ngôn ngữ đa nghĩa hoặc thiếu chuẩn xác thì người nhận có thể không hiểu hoặc hiểu sai vấn đề và gây nên những hậu quả khôn lường. Điều này sẽ gây khó chịu cho chính thành viên trong nhóm và kết quả làm việc sẽ giảm sút nghiêm trọng

10. Tránh tiêu cực

• Tránh cảm xúc tiêu cực, đố kỵ hoặc ác ý. Không nên tham gia vào những cuộc thảo luận không hiệu quả hoặc không lành mạnh.
• Khuyến khích những sáng tạo, đổi mới và các quan điểm khác nhau. Không nên sử dụng những ngôn từ mang tính chỉ trích, đổ lỗi cho người khác.

11. Gắn kết

• Gắn kết nhóm trở thành một đơn vị thống nhất, nhóm cần làm việc dựa trên nền tảng chung. Cả tổ chức cần có những sáng kiến và tổ chức các buổi đóng góp xây dựng ý kiến, và các buổi họp, buổi giao lưu hằng tháng để tăng cường kết nối trong nhóm.
• Tại sao các công ty thường làm việc nhóm khi tiếp cận các dự án, phát triển sản phẩm và mục tiêu? Trên thực tế, trong nhóm càng đưa ra những quan điểm khác biệt, khả năng thành công của các dự án càng cao hơn.

12. Đề cao vai trò cá nhân

• Các thành viên trong nhóm được xem là những cá nhân đặc biệt với những kinh nghiệm, quan điểm, kiến thức và ý kiến đóng góp không thể thay thế. Mục đích thành lập nhóm chính là để tận dụng lợi thế của sự khác biệt đó.

Kết luận: Như vậy, các bạn sẽ có biết làm thế nào để chúng ta có thể làm việc với nhau một cách tốt nhất. Đồng thời, nếu chúng ta làm được, chúng ta sẽ cảm thấy rất hạnh phúc khi được làm việc trong một môi trường vì lợi ích chung.

Link tham khảo:

1. http://smallbusiness.chron.com/characteristics-good-teamwork-habits-20848.html
2. http://hr.berkeley.edu/hr-network/central-guide-managing-hr/managing-hr/interaction/team-building/steps