Phần mềm CRM đã cứu sống công việc kinh doanh của tôi như thế nào.

Bắt đầu chuyện đời

Tôi là một nhà bán buôn, tôi bắt đầu công việc này từ 4 năm trước và hiện nay tôi đang quản lý 9 chi nhánh của mình. Công việc hiện tại rất suôn sẻ, đem lại lợi nhuận thường kì ổn định. Nhưng có lẽ tất cả những điều này sẽ không xảy ra và tôi bây giờ khi kể câu chuyện về nghiệp bán buôn của mình trong cương vị người vô gia cư chứ không phải ông chủ như bây giờ. Tôi tự gọi mình là ông chủ, bởi vì tôi cảm thấy mình xứng đáng với chức danh đó. Để cho câu chuyện được đầy đủ và cho mọi người có góc nhìn toàn cảnh, tôi sẽ kể câu chuyện từ khi tôi bắt đầu làm nhà bán buôn, khi mà đứa con tinh thần và đồng thời cũng là con gà đẻ trứng vàng của tôi chính thức chào đời. Đó là câu chuyện bắt đầu từ 4 năm về trước, sau khi đắn đo suy nghĩ, nghiên cứu thị trường, đánh giá tính khả thi và cả việc xem xét khả năng bản thân của mình, tôi quyết định mở cửa hàng và đăng kí làm một nhà bán buôn. Để tránh làm ảnh hưởng đến các hãng, các mặt hàng mà tôi đang kinh doanh cũng như danh tiếng của các công ty, tập đoàn thì tôi xin giấu tên những công ty hay mặt hàng mà tôi đăng kí làm nhà bán buôn. Và như thế đấy, một nhà bán buôn ra đời một cách nhẹ nhàng và đơn giản như thế (không tính đến các thủ tục, giấy tờ có thể làm tôi hoa cả mắt, làm cái đống ấy còn vất vả hơn cả việc kinh doanh nữa ấy chứ). À còn một điểm nữa, đó là số vốn tôi dùng để bắt đầu nghiệp bán buôn. Thực ra thì bố mẹ tôi có 2 mảnh đất dành dụm cho 2 anh em tôi xây nhà, tôi nhận lấy phần của tôi và quyết định bán đi để lấy tiền kinh doanh, bố mẹ, họ hàng đều ngăn cản, rồi thế nọ thế kia nhưng cuối cùng thì tôi vẫn bán mảnh đất đó và bắt đầu công việc kinh doanh của mình. Thời gian cứ thế trôi qua, hàng ngày vẫn cứ chỉ một mình tôi bên cửa hàng bán buôn của mình tất bật từng chút một. Và qua những ngày đẹp trời, công việc của tôi diễn ra suôn sẻ và phát đạt. Tôi quyết định mở thêm một chi nhánh nữa và thuê vợ của em trai tôi quản lý (việc kinh doanh của tôi sau này đi xuống không phải do tôi này nọ với vợ em trai tôi đâu nhé). Những ngày đẹp trời lại trôi qua, chuyện làm ăn của tôi như cá gặp nước, cứ thế mà phát triển. Thế là tôi lại mở thêm một chi nhánh thứ 3, rồi mở luôn cái thứ 4. Có 4 chi nhánh trong tay, việc buôn bán của tôi vẫn diễn ra thuận lợi nhưng mà lợi nhuận chẳng hiểu sao không tăng mà cứ giảm theo thời gian. Hay là do quy mô chưa đủ lớn, tôi mới đánh liều dùng hết phần tiền còn lại của mình mở chi nhánh thứ 5.

Thách thức chết người

Những ngày đẹp trời lại trôi qua, nhưng tôi nhìn trời chẳng còn đẹp nữa, chuyện làm ăn của tôi bắt đầu thua lỗ, ngày một nặng hơn, còn tôi thì chẳng biết chuyện gì đang xảy ra nữa. Nó như một con thuyền bị nứt đáy vậy, khi phát hiện ra thì nước đã ngập vào trong thuyền khá nhiều rồi, tôi cố sức tát nước ra khỏi con thuyền nhưng không kịp. Tôi không thể tìm ra vết nứt ở con thuyền của tôi, mà kể cả nếu có tìm ra được thì lúc ấy tôi cũng chẳng chắc có thể bít nó lại hay không nữa. Và con thuyền cứ ngập, nước cứ tràn vào. Tôi biết rằng cứ thế này thì chẳng mấy thuyền sẽ chìm, nhưng tôi bất lực nhìn nó như vậy mà chẳng thể làm gì được, tôi sắp chìm xuống đại dương cùng với nó. Rồi một con thuyền cứu hộ đi tới, như là một phép màu vậy. Từ trên con thuyền quăng xuống chiếc phao cứu sinh kéo tôi ra khỏi nỗi tuyệt vọng sắp nhấn chìm cả mình lẫn con thuyền. Không chỉ đưa tôi lên bờ, đoàn cứu hộ ấy còn đem theo cả con thuyền của tôi vào bờ, họ chỉ cho tôi vết nứt của con thuyền. Tôi nhìn vết nứt và tự cười bản thân mình, nó quá rõ ràng. Hàng hóa trong kho của tôi không được quản lý chặt chẽ, các kiện hàng lấy từ nhà sản xuất chẳng rõ ràng, các giao dịch khắp các chi nhánh đều mập mờ, thông tin khách hàng thì chưa được quản lý chặt chẽ, rồi bao nhiêu là thứ. Tất cả sự việc đều chỉ thẳng vào mặt tôi rằng tôi không quản lý được thông tin các chi nhánh của mình khiến cho tiền của tôi cứ thế theo gió mà bay đi mất. Thấy vết nứt rồi đấy, nhưng sức tôi là sức người chứ có phải sức trâu, sức voi đâu mà quản lý hết được kinh thế. “Đoàn cứu hộ” mỉm cười, đưa cho tôi một miếng vá con tàu, họ đã chỉ cho tôi một giải pháp phần mềm để quản lý thông tin trong doanh nghiệp, quản lý quan hệ khách hàng của tôi. Tôi muốn được như Ác-si-mét, tôi muốn chạy ra khỏi phòng tắm và hô lên Ơ-rê-ca, không phải vì tôi tìm ra lực đẩy của nước, mà vì tôi đã tìm ra, à không phải tôi tìm ra, mà tôi đã biết được cách làm sống dậy công việc kinh doanh của mình.

Giải pháp

Người ta gọi nó là phần mềm CRM,phần mềm quản lý quan hệ khách hàng, thực ra tôi chẳng quan tâm tên gọi của nó, dùng tốt là được rồi. Tôi áp dụng phần mềm CRM cho việc kinh doanh của mình. Từ đó tôi quản lý được cơ sở dữ liệu, quản lý được toàn bộ hệ thống thông tin, và từ hệ thống thông tin đó thì các nhân viên mới của tôi cũng làm việc hiệu quả hơn (tôi đã sa thải hết tất cả nhân viên cũ trừ vợ của em trai tôi, bởi vì khi tôi sắp chết chìm dưới đại dương thì họ đang xây ngôi nhà thứ 3 cho mình). Toàn bộ việc mua hàng và bán hàng được gần như là tự động hóa, mọi việc thật đơn giản, dễ dàng và chặt chẽ. Các số liệu chính xác và cụ thể hiển thị trong phần mềm CRM mà tôi đã cài đặt. Về phía khách hàng thì bây giờ chẳng còn giao dịch mờ ám nào nữa, tất cả các giao dịch đều được phần mềm CRM theo dõi, giám sát, quản lý. Các giao dịch trả trước, trả theo phần tram, trả theo điều kiện… đều được theo dõi chính xác. Các lịch hẹn với khách hàng được sắp xếp ngăn nắp và thật dễ để quản lý. Phần mềm đã quản lý khách hàng cho tôi, không những thế nó còn đang đóng vai trò của phần mềm chăm sóc khách hàng, mà lại còn tự động hóa. Các e-mail được gửi đi, các sms… giao tiếp thường xuyên với khách hàng và có vẻ họ cũng rất hài lòng. Phần mềm CRM đã cứu sống tôi như thế đấy, công việc làm ăn của tôi đang phát đạt trở lại, hiệu quả cũng tăng lên rất nhiều.