Phong cách làm việc với khách hàng Nhật - Chuyển giao công việc

Việc quan trọng nhất để không xảy ra vấn đề khi chuyển giao công việc là gì？

Để có thể biết việc gì quan trọng nhất để không xảy ra vấn đề khi chuyển giao công việc thì chúng ta hãy bắt đầu từ việc: Vấn đề gì là quan trọng nhất trong việc chuyển giao công việc.

Việc quan trọng nhất trong chuyển giao công việc là sự trao đổi giữa người ra đi và người ở lại chuyển giao

Sau khi chuyển giao công việc thì dù thế nào đi nữa trên 1 mặt nào đó cũng sẽ xảy ra vấn đề. Vì sao lại có chuyện đó xảy ra? Câu trả lời chỉ gồm 2 khả năng :

1. Trong lúc chuyển giao công việc không chịu nghe cẩn thận(lỗi của người ở lại)
2. Trong lúc chuyển giao công việc không chịu giải thích kĩ lưỡng(lỗi của người ra đi)

Vì đây là process trong công ty, nên không chỉ người ra đi, mà cả người ở lại cũng như việc comunicate trong team đều phải được đánh giá 1 cách đúng đắn và nghiêm túc nhìn nhận nó.

【Với người ra đi】Những việc cần để tâm

Với những người ra đi, để công việc sau của bạn được tiếp nhận 1 cách đầy đủ, tránh nhiều vấn đề nhất tôi xin giới thiệu 1 chút phương pháp ở dưới đây. Các bạn cũng nên lưu ý rằng, những người ở lại nhận công việc mới của các bạn, họ thường là mang trong mình tâm trạng lo lắng, hãy chú ý tới họ, và hãy hiểu cho họ nhé.

Hãy chủ tâm để lại những tài liệu dễ hiểu và đơn giản nhất

Ví dụ, với trường hợp người ra đi và người ở lại hoàn toàn có kinh nghiệm khác nhau, thì chắc chắn là rất khó khăn để biết việc biết cái gì quan trọng, cái gì không quan trọng. Vì vậy, dù là các gạch đầu dòng cũng được, hãy chủ tâm để lại cho người ở lại những tài liệu dễ hiểu, đơn giản nhất.

Thiết thực hơn nữa, thì bạn có thể làm 1 cái workflow, tiếp đó có thể là 1 cái manual về việc chuyển giao. Bạn chính là người hiểu rõ công việc đó nhất, nên chỉ cần chú tâm 1 chút thì đó hoàn toàn là 1 việc dễ dàng đúng không?

【Với người ở lại】những việc cần chú ý

Cũng tương tự với người ra đi ở trên, chúng ta cùng liệt kê ra 1 số biện pháp giúp việc chuyển giao công việc trở nên thuận lợi hơn.

Với những việc không hiều thì dù phải hỏi nhiều hơn nữa cũng phải làm

Một cách cơ bản mà nói thì không có 1 cách cụ thể nào cho việc chuyển giao công việc được suôn sẻ cả. Tuy nhiên, nếu bạn không hiểu, mà cũng không hỏi, thì sau này nếu có vấn đề gì thì người gặp rắc rồi lúc đó chỉ có bạn mà thôi.

Nếu bạn chỉ hiểu 1 cách mơ hồ, thì khi thực sự gặp chuyện, lúc đó người ra đi bạn không còn ở đó hướng dẫn bạn nữa thì thật là rắc rối。Vậy hãy note lại tất cả các key word cần thiết nhé. Ngày sau nếu bạn muốn tổng hợp hay muốn cải thiện công việc nó cũng rất có ích đó.

Trong lúc nghe truyền đạt, thì không chỉ những thứ mà bạn thấy mơ hồ, cả những thứ mà bạn cảm thấy cần chú ý thi cũng nhớ hỏi lại thật kĩ nhé.

Hãy lý giải theo cách của mình

Luôn cần phải nhớ, những gì người ra đi gửi lại cho bạn thì bạn cũng phải cố gắng biến nó thành cái của mình. Đặt mình vào các tình huống đó, giải quyết nó theo cách được hướng dẫn, hiểu rõ từng quy trình, ý nghĩa của nó.

Tuy nhiên, nếu bạn đơn giản chỉ làm như 1 con vẹt thì thực không có ý nghĩa gì cả. Tất cả các thứ bạn học được, bạn phải lặp lại nó thường xuyên, đến 1 lúc nào đó, tất cả những thứ đó tự nhiên nó sẽ là của bạn. Không những thế, dần dần bạn cũng sẽ hiểu được nhiệt huyết của người đi trước truyền lại cho bạn.

Việc mà cả 2 phía đều phải chú ý

Bạn cảm thấy thế nào với những cách mà tôi giới thiệu ở trên. Đây thực ra chỉ là 1 phần cơ bản trong số những thứ mà các bạn nên làm để việc chuyển giao công việc được suôn sẻ

Đối với từng công việc việc chuyển giao lại khác nhau, có những công việc mà bạn không thể tạo ra tài liệu hướng dẫn 1 cách cơ bản được. Có những công việc bắt buộc phải làm theo quy trình cụ thể.

Mỗi một công việc đều tự nó có cái riêng mà chỉ người làm nó lâu năm mới hiểu được. Nên để công việc chuyển giao 1 cách suôn sẻ thì không gì bằng việc trao đổi giữa 2 người, từ phía người ra đi cũng như người ở lại.

Nguồn :https://careerpark.jp/27984