Phương pháp làm việc Hourensou

Phương pháp làm việc Hourensou

Có lẽ từ rất lâu, chúng ta đã nghe nói đến cụm từ " Sự thần kỳ Nhật Bản". Từ một đất nước rất nghèo về tài nguyên, thiên tai nhiều nhất thế giới, hơn nữa lại là nước bại trận phải bồi thường sau chiến thanh thế giới thứ 2, kinh tế bị tàn phá kiệt quệ. Nhưng bằng cách nào mà Nhật Bản nhanh chóng phục hồi và tăng trưởng thần kỳ, trở thành nền kinh thế thứ 2 thế giới ở những thập niên cuối của thế kỷ 20, đứng đầu trong rất nhiều lĩnh vực về khoa học và kỹ thuật.

Một phần không thể phủ nhận chính nhờ những bí quyết có một không hai, giúp người Nhật có được năng suất lao động cao bậc nhất thế giới. Nếu có cơ hội được tiếp xúc với phong cách làm việc của Nhật Bản, ai cũng biết đến quy tắc Hourensou trong làm việc nhóm. Chính nhờ bí quyết này mà các công ty Nhật Bản luôn có phong cách làm việc nhóm cực kì chuyên nghiệp. Bản thân khi tiếp xúc với người Nhật cũng sẽ thấy đều là những người có tinh thần tập thể cao. Đối với người Nhật, Hourensou không chỉ là một phương pháp truyền thông liên lạc nội bộ khi làm việc nhóm, mà còn là một nét văn hóa đặc trưng của quốc gia. Bất cứ tổ chức nào của Nhật cũng tuân thủ thực hiện phương pháp Hourensou. Họ chỉ ra rằng chính Hourensou là phương pháp ngăn ngừa rủi ro một cách hệ thống nhất và hiệu quả nhất.

Vậy quy tắc Hourensou là gì và nó được áp dụng ra sao? Đầu tiên, chúng ta cần hiểu Hourensou là từ viết tắt của ba chữ gồm: Houkoku: Nghĩa là báo cáo; Renraku: Liên lạc và Sodan: Trao đổi.

Ngày hôm nay, tôi xin được giới thiệu về 1 phần của phương pháp Hourensou

1. HOUKOKU: BÁO CÁO

Trong mô hình của Hourensou, đầu tiên bạn phải nhận thức rằng Báo Cáo là một nhiệm vụ, đồng thời cũng là một phương pháp để PR bản thân. Nếu không nhận được báo cáo, khách hàng, sếp của bạn sẽ rất lo lắng, vì không biết công việc bạn làm đang diễn biến như thế nào.

Ví dụ như 18h chiều nay chúng ta vừa hẹn được 1 cô gái xinh đẹp đi chơi, lần đầu tiên sau 1 thời gian dài cưa cẩm. Nhưng cậu bạn cùng phòng lại mượn chiếc xe duy nhất, hẹn đến 17h45 mới về. Và tâm trạng của chúng ta sẽ ra sao nếu 17h45 cậu bạn kia vẫn chưa về mà không thấy liên lạc gì?

Đó chính là tâm trạng của khách hàng, của cấp trên khi mà chúng ta không báo cáo đầy đủ. Cho nên chúng ta cần có nhiệm vụ phải báo cáo đầy đủ.

Vậy khi nào, chúng ta có thể dùng báo cáo để PR? Ví dụ như team của chúng ta đã rất cố gắng trong 1 thời gian dài và hoàn thành xuất sắc công việc. Thì khi kết thúc, chúng ta sẽ phải viết báo cáo, và đây chính là thời điểm để PR cho cá nhân và tập thể của mình.

Và tiếp theo, làm thế nào để chúng ta có thể viết 1 bản báo cáo tốt?

Để giải quyết câu hỏi này, thì phương pháp Houresou của người Nhật chỉ ra cho chúng ta các bước sau cần phải làm. ①Xác định mục đích của báo cáo: Đơn giản là hãy trả lời câu hỏi tại sao chúng ta phải viết bản báo cáo này. Khi mục đích là báo cáo issue của dự án, hoặc mục đích là báo cáo kết quả để xin khen thưởng chẳng hạn thì chúng ta sẽ xác định cách viết là khác nhau

②Xác định thời điểm báo cáo: Thông thường, chúng ta sẽ có các loại báo cáo sau:

• Báo cáo định kỳ đã được giao hẹn từ trước như daily, weekly, monthly..
• Báo cáo khi hoàn thành công việc
• Các loại báo cáo bất thường: khi có sự thay đổi nội dung - thời gian công việc, có issue phát sinh...

③Xác định đối tượng nhận báo cáo: Cùng là một báo cáo, nhưng nếu gửi cho khách hàng thì cần lịch sự, văn phong trang trọng nhiều hơn là báo cáo nội bộ. Báo cho cho sếp trực tiếp cũng sẽ khác với báo cáo vượt cấp, hoặc là báo cáo đến một hội đồng.

④Xác định phương thức báo cáo: Rõ ràng là viết báo cáo bằng mail sẽ khác báo cáo miệng, báo cáo bằng văn bản... Khi báo cáo bằng mail, bằng văn bản thì thường chúng ta sẽ phải viết chi tiết, đầy đủ, đưa thêm các dẫn chứng từ tài liệu khác, hoặc là dùng hình vẽ, ảnh minh họa Nhưng báo cáo bằng miệng, chúng ta cần ngắn gọn, xúc tích hơn.

⑤Xác định nội dung báo cáo: Sau khi đã xác định đầy đủ 3 bước trên, thì chúng ta mới đi vào phần nội dung chi tiết. Ví dụ như sẽ có nhiều thông tin các bạn chỉ có thể báo cáo cho cấp trên mà không thể public với khách hàng, vị vậy bước xác định nội dung phải là cuối cùng.

Khi kết thúc công việc được giao. Với những công việc có hạn dài. Nên báo cáo tiến độ trong khi thực hiện công việc. Nếu có thay đổi gì trong quá trình thực hiện công việc thì cũng phải báo cáo. Khi thu thập được thông tin gì mới cũng nên báo cáo. Khi bạn tìm thấy một phương pháp mới và cải tiến mới cho công việc khi gặp vấn đề.