Quản lý công việc hiệu quả với Kanban va Trẻ Lô (Trello)

Có lúc nào, bạn từng cảm thấy mệt mỏi vì có quá nhiều việc phải làm, quá nhiều thứ phải học chưa?

Có khi nào, bạn cảm buồn bực vì một ngày chỉ có 24 tiếng, không đủ để giải quyết mọi việc chưa?

Có khi nào, bạn từng cảm thấy hối hận khi thấy bỏ nhiều thì giờ vào những việc vô bổ, không hoàn thành xong công việc được giao chưa?

Đừng lo, hãy đọc kĩ bài viết này! Mình sẽ chia sẻ với các bạn một phương pháp quản lý công việc/thời gian vừa đơn giản vừa hiệu quả mà mình đang áp dụng.

Từ chuyện quản lý công việc

Kì trước, mình và codeaholicguy có tổ chức một đợt livestream giải đáp thắc mắc cho các bạn sinh viên. Tụi mình có nhận được một số câu hỏi về chuyện “làm sao sắp xếp thời gian để vừa làm việc, vừa đi học, vừa bổ sung kiến thức?”.

Để làm được những điều này cũng không quá khó, chỉ cần bạn biết quản lý công việc và thời gian của bản thân. Tuy nhiên, làm sao để quản lý chúng một cách hiệu quả nhất? Câu hỏi này, thật ra ngày xưa mình cũng… không biết trả lời thế nào.

Lúc trước, khi chưa biết cách quản lý công việc, mình thường đợi nước đến chân mới nhảy, thích gì làm đó. Đôi khi có thời gian rảnh thì lại không biết dùng làm việc gì (chắc nhiều bạn cũng thế). Việc này làm lãng phí khá nhiều thời gian và công sức của bản thân mình, hiệu quả lại không cao.

Nếu không biết cách quản lý, ta rất dễ lãng phí thời gian vào những việc vô bổ

Thế rồi sau đó, mình có tìm hiểu về phương pháp Personal Kanban. Thấy nó có vẻ đơn giản nên mình cũng không thử. Đợt qua Trung Quốc, do dự án và việc học quá nhiều làm mình rối, mình đành nhắm mắt đưa chân làm liều dùng thử!

Hiệu quả đem lại vượt ngoài mong đợi, mình quản lý công việc và thời gian hiệu quả hơn nhiều. Vậy Kanban nó là cái chi mà “bá đạo, thần kỳ” đến thế?

Kanban là cái chi chi?

Ban đầu, Kanban là một phương pháp kiểm soát dây chuyền sản xuất bắt nguồn từ công ty Toyota, không liên quan gì đến phần mềm hay quản lý thời gian cả.

Tuy nhiên, vào đến ngành phần mềm, nó đã được “biến tướng” thành Bảng Kanban, một phương pháp quản lý công việc được sử dụng chung với Scurm.

Đây là một phiên bản Bảng Kanban đơn giản. Nhìn chắc bạn cũng đoán được cách dùng rồi nhỉ?

• Những việc cần làm, ta ghi vào mục To Do
• Khi bắt đầu làm, ta chuyển nó qua mục Doing
• Sau khi thực hiện xong, ta kéo nó vào mục Done

Quá dễ hiểu phải không nào? Cái hay của phương pháp này nằm ở chỗ nó giúp ta hạn chế số lượng công việc đang làm (Doing), làm ta không cảm thấy choáng ngợp:

• Có quá nhiều việc cần làm? Không sao, cứ viết vào To Do, sau đó kéo vào Doing làm dần
• Rảnh quá không biết làm gì? Nhìn bảng xem phần Doing có cái gì làm được thì làm thôi
• Cuối tuần muốn xem lại? Nhìn vào mục Done để biết mình đã làm được gì nhé

Phương pháp Bảng Kanban thường được dùng để quản lý công việc trong một nhóm. Tuy vậy, ta có thể sử dụng nó để quản lý công việc cá nhân luôn. Cách dùng cũng tương tự như trên.

Bảng Kanban ngoài đời thật

Cách nhanh nhất để áp dụng Kanban là chạy ngay ra nhà sách mua một cái bảng nhỏ nhỏ (như hình). Lười hơn thì lấy tờ giấy A4 chia làm 3 cột, dán lên tường, hoặc có thể tạo note bỏ trên màn hình desktop cũng được.

Từ Kanban đến Trello

Như mình đã nói, các bạn có thể dùng bảng hoặc giấy để ứng dụng ngay phương pháp Personal Kanban . Tuy vậy, xài giấy hay bảng thì có cái bất tiện là không mang theo được, không chia sẻ cho bạn bè được.

Là dân công nghệ thì phải dùng hàng công nghệ, do vậy chúng ta sử dụng Trello nhé: https://trello.com/

Nói đơn giản, trello là một ứng dụng miễn phí cho phép chúng ta quản lý mọi thứ dưới dạng bảng, danh sách và thẻ. Ngoài ra, Trello còn cho phép kết nối với Google Drive, Dropbox để lấy file checklist, set lịch, app di động, … khá nhiều tính năng hay ho.

Giao diện của Trello cũng rất trực quan và dễ sử dụng: tạo bảng, tạo danh sách, sau đó tạo thẻ và kéo thẻ vào. Để sử dụng phương pháp Personal Kanban, các bạn chỉ việc lần lượt tạo 3 danh sách To Do, Doing và Done và là xong.

Bảng Kanban hiện tại của mình

Tất nhiên, các bạn cũng có thể tuỳ biến, thêm bớt danh sách vào cho phù hợp. Chỉ thêm nè, phương pháp này cũng khá hiệu quả khi các bạn đang làm dự án nho nhỏ, cần quản lý code và module nhé. Mình có áp dụng nó khi làm dự án thực tập lun.

Bảng Kanban dự án hồi xưa

Kết

Còn chờ gì nữa nào, nhanh chóng vào Trello tạo một account và bắt đầu áp dụng phương pháp này thôi! Bạn sẽ ngạc nhiên vì sự hiệu quả của nó đấy! Nếu áp dụng thành công nhớ comment cảm ơn mình nhé.

Tìm hiểu thêm

• http://ecci.com.vn/phuong-phap-scrum-vs-phuong-phap-kanban
• http://logistics4vn.com/kanban-la-gi/
• http://tapchilaptrinh.vn/2013/04/22/kanban-cho-moi-nguoi/
• http://hocvienagile.com/agipedia/kanban/

Techtalk via toidicodedao