Skills Matrix

Skills Matrix là gì?

Một "Ma trận kỹ năng" (skills matrix) nằm trong quy trình " Quản lý kỹ năng" (skills management). Ma trận kỹ năng là một mạng lưới hoặc một bảng minh họa rõ ràng và minh bạch các kỹ năng, năng lực của các cá nhân trong một nhóm. Mục đích chính của nó là giúp hiểu biết, phát triển, triển khai, theo dõi con người và kỹ năng của họ. Để thực hiện tốt ma trận kỹ năng, cần xác định được kỹ năng mà vai trò công việc đòi hỏi, kỹ năng của từng nhân viên, và các rủi ro thiếu xót khi kết hợp giữa công việc và nhân viên.

Các lợi ích được phân thành 3 lĩnh vực chính là: - Lợi ích cho cá nhân / nhân viên - Lợi ích cho Tổ chức / Công ty (Chủ yếu là các nhà lãnh đạo nhóm, quản lý, chủ sở hữu chức năng hoặc chủ doanh nghiệp) - Lợi ích cho Khách hàng / Khách hàng dùng cuối 1. Lợi ích cho cá nhân: • Nâng cao năng lực - mang lại cảm giác công ty đang muốn đầu tư vào vai trò và sự phát triển của họ • Mức độ căng thẳng giảm • Nhận thức đầy đủ về 'vai trò của họ' • Nhận thức đầy đủ về các lĩnh vực phát triển công ty mong muốn từ đó nhân viên biết cần tập trung nỗ lực đào tạo ở lĩnh vực nào • Có thể sử dụng Kế hoạch Phát triển Cá nhân (PDP) • Nhân viên có thể xác định và hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của mình • Giúp nhân viên hiểu được giá trị mà họ mang lại cho tổ chức (từ đó có thể tăng tinh thần làm việc)

2. Lợi ích cho tổ chức/ công ty: • Cho phép nhà quản lý hoặc chủ doanh nghiệp hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của nhân viên sau khi nhận được các báo cáo • Nâng cao năng lực - bằng cách giải quyết tình trạng thiếu kỹ năng và nâng cao năng lực của nhân viên, các công ty có thể giải phóng năng lực thực sự vào các hoạt động kinh doanh mà không phải chịu chi phí tuyển dụng quá lớn • Tạo ra khả năng tìm kiếm các kỹ năng và tài năng mong muốn trong toàn bộ tổ chức • Một cái nhìn tổng hợp về các kỹ năng và thiếu xót kỹ năng trong một tổ chức từ đó có thể khoanh vùng kỹ năng mạnh và kỹ năng yếu. • Cho phép lập kế hoạch trong tương lai để ngăn chặn dự kiến cá nhân của nhân viên • Khi được sử dụng trên toàn công ty sẽ tạo ra sự quản lý nhất quán giúp thúc đẩy tổ chức chuyển tiếp • Khách hàng trải nghiệm chất lượng của sản phẩm / dịch vụ tăng, tạo khả năng họ quay trở lại và quảng cáo sản phẩm / dịch vụ của bạn. • Khách hàng trải nghiệm chất lượng của sản phẩm / dịch vụ làm tăng mức độ trung thành Từ quan điểm của công ty, điều quan trọng là phải đưa ma trận kỹ năng vào sử dụng như một văn hoá cốt lõi. Ma trận kỹ năng có hiệu quả nhất khi được sử dụng một cách nhất quán (cả về thời gian và cách sử dụng) trong toàn tổ chức.

3. Lợi ích cho khách hàng / khách hàng cuối: Phần lớn khách hàng chắc hẳn không biết về sự tồn tại của ma trận kỹ năng. Tuy nhiên, dù bằng cách nào thì khách hàng vẫn được hưởng lợi từ mức độ năng lực của nhân viên, khả năng giải quyết các câu hỏi một cách kịp thời và liên lạc lần đầu tiên (tức là tránh tình huống "Tôi sẽ gọi lại cho bạn") • Tốc độ phản ứng nhanh hơn (giảm thời gian giải thích) • Tăng chất lượng dịch vụ hoặc sản phẩm (giảm bớt các khiếm khuyết và tỷ lệ hoàn vốn) • Năng lực nhân viên tăng dẫn đến tốc độ có thể thu được sản phẩm và dịch vụ 'ra thị trường nhanh hơn' • Khách hàng cảm thấy mình có giá trị • Khách hàng trải nghiệm giao dịch với công ty một cách dễ dàng và trơn tru

CÁCH TẠO MỘT MA TRẬN KỸ NĂNG

Cột bên trái của Ma trận Kỹ năng định nghĩa vùng kỹ năng và kiến thức. Hàng trên cùng liệt kê tên của mọi người. Tại giao điểm của các hàng và cột, bạn xác định mức độ kỹ năng, kiến thức và sở thích cụ thể của từng người. Thực hiện các bước sau để chuẩn bị Ma trận Kỹ năng cho nhóm của bạn: 1. Thảo luận với từng thành viên trong nhóm về các kỹ năng, kiến thức và sở thích của họ liên quan đến các hoạt động mà dự án yêu cầu.

Giải thích rằng bạn đang tìm kiếm thông tin để có thể ấn định mọi người vào các nhiệm vụ mà họ quan tâm và đảm bảo có đủ điều kiện nhất để họ thực hiện.

2. Xác định mức độ quan tâm của mỗi người trong việc thực hiện các nhiệm vụ mà họ đã được đề xuất.

Ít nhất, hãy hỏi mọi người liệu họ có quan tâm đến các nhiệm vụ mà họ đã được đề xuất hay không. Nếu một người không quan tâm đến nhiệm vụ, hãy cố gắng tìm hiểu lý do tại sao và liệu bạn có thể thay đổi nhiệm vụ để làm cho nó thêm thú vị với anh/ cô ấy không. Nếu một người không có hứng thú với công việc, bạn có thể không hỏi và không biết lý do, hoặc hỏi và biết lý do (nếu bạn nhận được phản hồi trung thực) . Việc biết 1 người không có hứng thú thì tốt hơn là không biết, bởi từ đó bạn có thể xem xét khả năng sắp xếp lại việc phân chia hoặc sửa đổi việc phân chia để giải quyết vấn đề một người không tìm kiếm được sự hấp dẫn.

3. Thảo luận với người quản lý chức năng của nhóm và / hoặc những người đã phân công chúng đến dự án của bạn để xác định quan điểm về trình độ, kiến thức và sở thích của mỗi thành viên. Bạn muốn hiểu lý do tại sao những người quản lý lại quyết định giao dự án của bạn cho các nhân viên này

4. Kiểm tra xem liệu tất cả các khu vực trong tổ chức của bạn đã chuẩn bị Ma trận kỹ năng chưa. Tìm hiểu xem chúng đã phản ánh đầy đủ thông tin về mức độ các thành viên trong đội có kỹ năng và kiến thức cần thiết cho các hoạt động của dự án của bạn chưa.

5. Kết hợp tất cả các thông tin bạn thu thập được trong một Ma trận Kỹ năng và cùng xem xét với mỗi thành viên nhóm phần thông tin của họ trong ma trận. Đánh giá này sẽ giúp bạn có cơ hội để xác minh rằng bạn đã ghi lại chính xác thông tin bạn tìm thấy và thành viên của nhóm có cơ hội nhận xét hoặc thêm vào bất kỳ thông tin nào.