Tìm hiểu về biểu đồ xương cá - ISHIKAWA

Trong cuộc sống, chúng ta rất hay đối mặt với các vấn đề. Những lúc như vậy chúng ta lại có những thói quen đổ lỗi lòng vòng cho nguyên nhân gây ra nó. Điều này gây ra sự mâu thuẫn trong mỗi quan hệ cũng như sự thiếu trung thực, đổ lỗi lần nhau dẫn tới việc communication giữa các bên thất bại. Nhất là khi làm việc với team, những điều này dễ khiến cho dự án có thể bị đổ vỡ. Cách tốt nhất giải quyết việc này là cần xác định được nguyên nhân cốt lõi của vấn đề thay vì chỉ quan sát bề ngoài của vấn đề. Để làm được điều này thì chúng ta có thể dử dụng biểu đồ Ishikawa (biểu đồ xương cá), chúng ta có thể thực hiện đuộc một phân tích nhân quả toàn diên và xác định được nguyên nhân sâu xa của các vấn đề. Biểu đồ này được phát triển bởi nhà khoa học Nhật bản Kaoru Ishikawwa. Trong quá trình làm việc tại công ty Kawasaki Industries, ông đã phát hiện ra rằng một loạt các nhaan tố có thể ảnh hưởng tới một quy trình làm việc. Để có được cái nhìn sâu sắc về các yếu tố này, ông đã thiết kế một công cụ đồ họa đơn giản, trong đó các nguyên nhân sâu xa tiềm năng được mô tả một cách có trật tự. Vì mô hình này có hinhf dáng giống một bộ xương cá, nên biểu đồ Ishikawa cnf được gọi là biểu đồ xương cá. Trên thực tế, biểu đồ Ishikawwa đã chỉ từng được dùng cho các quá trình sản xuất và hoat động quản lý chất lượng đi kèm, nhưng hiện nay, biểu đồ này cũng được sử dụng trong các lĩnh vực khác. 1. Giới thiệu về kỹ thuật phân tích nguyên nhân gốc Phân tích nguyên nhân gốc là một cách thức kiểm tra có phương pháp một vấn đề hoặc một tình huống cụ thể, tập trung vào timf kiếm gốc rễ của vấn đề để có hướng điều chỉnh thích hợp hơn là đối phó với tầm ảnh hưởng của vấn đề. Phân tích nguyên nhân gốc là nhìn vào các kiểu nguyên nhân chính đến từ:

• Con người: Lỗi do con người làm sai, lỗi thiếu kiến thức,...
• Vật lý: Lỗi do thiết bị hỏng, cơ sở hạ tầng nghèo nàn,...
• Tổ chức: Thiết kế quy trình bị lỗi, chính sách chồng chéo,... Phân tích nguyên nhân gốc giúp tôt chức thông tin trong một khuôn khổ, mà cho phép để phân tích sâu hơn nếu thấy cần thiết. Phân tích nguyên nhân gốc có thể dùng cho các tình huống sau:
• Phân tích phản ứng: Xác định các nguyên nhân gốc của một vấn đề đang diễn ra để có hành động khắc phục kịp thời.
• Phân tích chủ động: Xác định các vấn đề tiềm ẩn có thể xảy ra để có biện phsp phòng nguừa. Bốn hoạt động chính của phân tích nguyên nhân gốc bao gồm:
• Xác định tuyên bố của vấn đề: Mô tả vấn đề cần được giải quyết
• Thu thập dữ liệu: Thu thập thông titn liên quan về tính chất, độ lớn, vị trí, thời gian ảnh hưởng của vấn đề
• Nhận dạng vấn đề: Điều tra các mẫu của hiệu ứng của vấn đề để khai phá các hành động cu thể đóng góp vào vấn đề
• Xác định hành động: Vạch ra các hành động khắc phục để ngăn cản hoặc giảm thiểu vấn đề tái phát.

2. Cách lập biểu đồ IShikawa Để tạo nên một biểu đồ Ishikawa, chúng ta cần làm theo các bước sau. Đầu tiên là vẽ một hình dạng xương cá trên một mặt giấy lớn. Từ đó, các bước tiếp theo sẽ được thực hiện trong quá trình thảo luận:

• Vấn đề, điều đang cần được phân tích, được viết ở phía trên tờ giấy.
• Mỗi người tham gia nêu lên một nguyên nhân cho vấn đề và chỉ ra nó thuộc nhóm nào. Trong bước này, mọi người sẽ khoong được phép cho ý kiến gì về nguyên nhân mà người khác đưa ra. tất cả những nguyên nhân được liệt kê sẽ được ghi trong biểu đồ.
• Những người tham gia cùng nêu lên các nguyên nhân thứ cấp. Những nguyên nhân này được ghi vào các nhánh nhỏ trên biểu đồ.
• Quá trình này được tiếp tục cho đến khi không có nguyên nhân nào được đưa ra nữa.
• Tất cả những người tham gia cùng nghiên cứu kĩ biểu đồ Ishikawa. Họ sẽ xem xét liệu các nguyên nhân đã được ghi vào đúng nhóm chưa/ hoặc có nguyên nhân nào liên quan, hoặc có nguồn gốc từ các nguyên nhân khác hay không.
• Mọi người bỏ phiếu cho những nguyên nhân khả quan nhất. Các nguyên nhân có nhiều phiếu bầu nhất sẽ được xếp vào "top 3" nguyên nhân tiềm năng. Ba nguyên nhân này sau đó sẽ được khoanh tròn. Các nguyên nhân không được bỏ phiếu sẽ bị xóa trên biểu đồ.
• Xác định thứ tự ưu tiên của "Top 3" nguyên nhân. Nguyên nhân tiềm năng có mực ưu tiên cao nhất sẽ được tiếp tục điều tra kỹ hơn và xử lý. Sau đó, nguyên nhân thứ hai và thứ ba sẽ được giải quyết. Ví dụ: Phân tích các nguyên nhân của vấn đề "Nhân viên không áp dụng những phương pháp mới đã được đào tạo". Sau khi thảo luận ddeeer tìm ra nguyên nhân, nhóm làm việc biểu diễn bằng một sơ đồ xương cá như sau:

3. Lời khuyên để sử dụng biểu đồ Ishikawa thành công.

• Hãy chắc chắn rằng có sự động thuận trong nhóm về cả yêu cầu và đặc điểm của báo cáo nguyên nhân trước khi bắt đầu quá trình xây dựng biểu đồ Ishikawa
• Nếu cần thiết và thấy hợp lý, bạn có thể "ghép" các nhánh không chứa nhiều thông tin với cac nhánh khác. Tương tự như vậy, bạn có thể chia nhỏ các nhánh có quá nhiều thông tin thành hai nhánh hoặc nhiều hơn.
• Hãy sử dụng ít từ ngữ trong khi phát triển biểu đồ Ishikawa. Chỉ sử dụng nhiều từ khi cần thiết để mô tả nguyên nhân hoặc hệ quả. Link Tham khảo: http://www.apexglobal.com.vn/en/ky-thuat-phan-tich-nguyen-nhan-goc-re-van-de-root-cause-analysis/ http://www.saga.vn/so-luoc-ve-cong-cu-giai-quyet-van-de-than-ki-ishikawa-mo-hinh-xuong-ca~42765