TÌM HIỂU VỀ DATA ENTRY - NHẬP LIỆU

Có lẽ đối với các Framgiaers, mọi người đã quen thuộc với các cụm từ “developers”, “QA”, “comtors”,...hơn là khi nhắc tới “Data Entry”. Và hôm nay, mình sẽ làm rõ công việc của mình- công việc của một nhân viên nhập liệu qua bài viết này, hi vọng rằng mọi người sẽ có một cái nhìn tổng quan hơn về Data Entry tại Framgia.
Thực chất, công việc nhập liệu này được hiểu đơn giản là: Nhập dữ liệu vào hệ thống nhưng để có được các dữ liệu chính xác vào hệ thống thì những người nhập liệu lại cần có những quy tắc rõ ràng và phải thực hiện rất nhiều bước để đảm bảo dữ liệu nhập vào không có một sai sót nào.

1.Các bước nhập một dữ liệu hoàn chỉnh Để hoàn thành 1 quá trình nhập dữ liệu hiện tại, bạn cần phải nhập dữ liệu báo cáo tài chính của một công ty trong 5 năm vào hệ thống. Để đảm bảo dữ liệu khi người dùng tiếp cận là các thông tin chính xác, một dữ liệu hoàn chỉnh cần được 3 người thực hiện và người nhập liệu cần trải qua các bước sau đây:

1.1/ 1st input Người thứ nhất trong quá trình có nhiệm vụ:

• Lựa chọn công ty cần nhập
• Tải các dữ liệu cần và đủ cho 3 loại báo cáo tài chính trong 5 năm về tập file lưu
• Cài đặt các yêu cầu trong hệ thống trước khi nhập dữ liệu
• Lọc lấy 3 loại báo cáo này và tiến hành nhập các trường items, số liệu tương ứng
• Sau khi nhập xong dữ liệu, người nhập thứ nhất cần phân chia các items theo cấu trúc child-parent một cách chính xác.(child-parent là như nào thì sau này mình sẽ giải thích sau vậy^^)

1.2/ 2nd input Người thứ 2 trong quá trình có nhiệm vụ:

• Với các items có sẵn mà người thứ nhất đã nhập, hệ thống sẽ không hiển thị các số tương ứng, người thứ hai sẽ nhập độc lập số liệu với các items của người thứ nhất
• Nếu trong quá trình nhập, các cấu trúc items gặp vấn đề- sai hoặc thiếu chẳng hạn, thì người thứ 2 cần quay trở lại trạng thái của người thứ nhất để chỉnh sửa cho đúng
• Kiểm tra lại cấu trúc child-parent đã phân cấp

1.3/ Final check Người thứ 3- người hoàn thiện quá trình nhập dữ liệu cho một đối tượng:

• Hệ thống sẽ tự động bôi màu những con số khác nhau giữa 2 người nhập thứ nhất và thứ 2
• Nhiệm vụ của người check cuối cùng là quay lại check dữ liệu sai khác của cả 2 người và chỉnh sửa lại cho đúng
• Nếu hệ thống không phát hiện thêm một lỗi nào nữa, sẽ có nút bấm để hoàn thành quá trình nhập dữ liệu cho một công ty

2.Loại dữ liệu cần nhập vào hệ thống Công việc này yêu cầu người nhập cần xác định thông tin, số liệu từ các báo cáo tài chính của các công ty, nhập dữ liệu theo năm (Years) hoặc Quý (quaters) trong 4 năm hoặc 5 năm. Dữ liệu cần nhập là các items bằng tiếng anh và số liệu tương ứng. Có 3 loại báo cáo tài chính (Financial Statements) yêu cầu được nhập đó là:

• Bảng cân đối kế toán - Balance Sheet
• Báo cáo kết quả kinh doanh lãi/(lỗ) - Income statement
• Báo cáo lưu chuyển tiền tệ - Statement of cash flows

2.1 Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet)

Bảng cân đối kế toán là báo cáo tài chính tổng thể, phản ánh tình hình kinh doanh của đơn vị cả về tài sản (ASSETS) và nguồn vốn (EQUITY AND LIABILITIES) hiện có của đơn vị ở một thời điểm nhất định. Thời điểm quy định là ngày cuối cùng của một kỳ báo cáo (năm hoặc quý).

Số liệu trên Bảng cân đối kế toán cho biết toàn bộ giá trị tài sản hiện có của doanh nghiệp theo cơ cấu tài sản , nguồn vốn, và cơ cấu nguồn vốn hình thành các tài sản đó. Căn cứ vào Bảng cân đối kế toán, ta có thể nhận xét, đánh giá khái quát tình hình tài chính của doanh nghiệp . Ví dụ một bảng cân đối kế toán được nhập vào hệ thống:

2.2 Báo cáo kết quả kinh doanh lãi/lỗ (Income statement)

Báo cáo kết quả kinh doanh thể hiện các kết quả của hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định. Vai trò của Income statement:

• Cho biết liệu hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp có đem lại lợi nhuận hay không - nghĩa là liệu thu nhập thuần (lợi nhuận thực tế) dương hay âm.
• Phản ánh lợi nhuận của công ty ở cuối một khoảng thời gian cụ thể - thường là cuối tháng, quý hoặc năm tài chính của công ty đó.
• Cho biết công ty đó chi tiêu bao nhiêu tiền để sinh lợi - từ đó bạn có thể xác định được tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu của công ty đó. Báo cáo kết quả kinh doanh được thể hiện bằng một biểu thức đơn giản như sau:

Doanh thu - Chi phí= Thu nhập thuần (hoặc Lỗ thuần) Revenue - Expense = Profit/(loss)

• Doanh thu: số tiền thu được từ việc bán hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng hoặc đến từ các khoản đầu tư hoặc thu nhập lãi suất từ số dư tiền mặt.
• Chi phí: số tiền này được dùng cho bên sản xuất và lưu kho hàng hóa, đến việc khấu hao nhà xưởng và trang thiết bị, chi phí lãi suất và thuế...

Ví dụ về Báo cáo kết quả kinh doanh lãi/(lỗ) -Income Statements cần nhập dữ liệu:

2.3 Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statemet of Cash flows)

Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (Statement of cash flows) phản ánh việc hình thành và sử dụng lượng tiền phát sinh trong kỳ báo cáo của doanh nghiệp. Báo cáo này cung cấp thông tin giúp người sử dụng đánh giá các thay đổi trong tài sản thuần, cơ cấu tài chính, khả năng chuyển đổi của tài sản thành tiền, khả năng thanh toán và khả năng của doanh nghiệp trong việc tạo ra các luồng tiền trong quá trình hoạt động. Báo cáo này gồm 3 phần chính: 2.3.1 Lưu chuyển tiền tệ từ hoạt động kinh doanh (Cash flows from operating activities)

Luồng tiền phát sinh từ hoạt động kinh doanh là luồng tiền có liên quan đến các hoạt động tạo ra doanh thu chủ yếu của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cơ bản để đánh giá khả năng tạo tiền của doanh nghiệp từ các hoạt động kinh doanh để trang trải nợ, duy trì hoạt động, trả cổ tức và tiến hành các hoạt động đầu tư mới mà không cần đến nguồn tài chính bên ngoài. Các luồng tiền chủ yếu từ hoạt động kinh doanh gồm: tiền thu từ bán hàng, cung cấp dịch vụ; tiền trả cho người cung cấp hàng hóa dịch vụ, tiền chi trả lãi vay, tiền chi trả cho người lao động… 2.3.2 Lưu chuyển tiền từ hoạt động đầu tư (Cash flows from investing activities)

Luồng tiền phát sinh từ hoạt động đầu tư là luồng tiền có liên quan đến việc mua sắm, xây dựng, nhượng bán, thanh lý tài sản dài hạn và các khoản đầu tư khác không thuộc các khoản tương đương tiền. Các luồng tiền chủ yếu từ hoạt động đầu tư gồm:

• Tiền thu từ việc thanh lý, nhượng bán tài sản cố định và các khoản tài sản dài hạn khác;
• Tiền thu hồi đầu tư góp vốn vào các đơn vị khác (trừ trường hợp tiền thu từ bán lại cổ phiếu đã mua vì mục đích thương mại);
• Tiền thu hồi cho vay (trừ trường hợp tiền thu hồi cho vay của ngân hàng, tổ chức tín dụng và các tổ chức tài chính);
• Tiền chi mua sắm, xây dựng tài sản cố định và tài sản dài hạn khác;
• Tiền chi đầu tư góp vốn vào các đơn vị khác (trừ trường hợp tiền chi mua cổ phiếu vì mục đích thương mại)…

2.3.3 Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính (Cash flows from financing activities)

Luồng tiền phát sinh từ hoạt động tài chính là luồng tiền có liên quan đến việc thay đổi về quy mô và kết cấu của vốn chủ sở hữu và vốn vay của doanh nghiệp. Các luồng tiền chủ yếu từ hoạt động tài chính gồm:

• Tiền thu từ phát hành cổ phiếu, nhận vốn góp của chủ sở hữu;
• Tiền thu từ các khoản vay ngắn hạn, dài hạn;
• Tiền chi trả vốn góp của chủ sở hữu, mua lại cổ phiếu của chính DN đã phát hành;
• Tiền chi trả các khoản nợ gốc đã vay… Việc phân loại và báo cáo luồng tiền theo các hoạt động sẽ cung cấp thông tin cho người sử dụng đánh giá ảnh hưởng của các hoạt động đó đối với tình hình tài chính và đối với lượng tiền và các khoản tương đương tiền tạo ra trong kỳ của doanh nghiệp. Thông tin này cũng được dùng để đánh giá các mối quan hệ giữa các hoạt động sản xuất, đầu tư và tài chính.

Ví dụ về báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong nhập liệu:

3.Một người nhập liệu sẽ cần những gì?

Nếu ban đầu, nghe đến việc chỉ nhập các con số vào hệ thống tưởng chừng rất đơn giản nhưng để hiểu và điền một cách chính xác các con số lại đòi hỏi người nhập phải có một kiến thức nền về kế toán cùng một vốn tiếng anh khá đi kèm với sự cẩn thận, tỉ mỉ với từng chi tiết nhỏ.

3.1 Tại sao lại cần có nền kiến thức về kế toán?

Nếu bạn được nhập số liệu cho từng năm riêng biệt thì có lẽ bạn sẽ không gặp mấy khó khăn nhưng vấn đề mấu chốt ở đây là cùng với một bảng báo cáo tài chính, bạn phải nhập dữ liệu cho 5 năm liên tiếp, trong đó cấu trúc bảng sẽ thay đổi rất nhiều, các items cũng có sự sai khác, chưa kể đến việc giữa các công ty lại áp dụng các tiêu chuẩn kế toán khác nhau. Giữa các năm cần nhập dữ liệu, cùng một bảng báo cáo tài chính, sẽ xuất hiện một số vấn đề: +Có năm sẽ thêm một số items +Có năm sẽ bớt một số items +Có thể cùng một ý nghĩa nhưng giữa các báo cáo lại được thể hiện bởi các items khác nhau +Cùng một items xuất hiện trong nhiều phần khác nhau của cùng 1 báo cáo tài chính... Nếu bạn không hiểu về báo cáo tài chính, bạn có thể nhập nhầm số, nhập số vào sai các items, nhập thêm các items sai vị trí, sai phần của các loại báo cáo.

• Ví dụ: Một số items dễ gây nhầm lẫn trong quá trình nhập dữ liệu

3.2 Bạn cần có khả năng Tiếng Anh đủ dùng?

Tiếng Anh cũng là một tiêu chí cốt yếu trong việc bắt đầu nhập liệu tất cả dữ liệu là tiếng Anh và giao tiếp với khách hàng Nhật. Tiếng Anh được nhắc đến ở đây bao gồm:

• Kỹ năng nghe: nghe khách hàng nói và giải thích về hệ thống, công việc...
• Kỹ năng nói: bạn phải cho khách hàng biết mình đã hiểu vấn đề đến đâu, thực hiện công việc thế nào và sẵn sàng hỏi khách hàng bất cứ khi nào nếu bạn gặp vấn đề.
• Kỹ năng đọc: có rất nhiều items trong báo cáo tài chính, và bạn muốn làm công việc của mình nhanh hơn, đòi hỏi bạn phải lên mạng tìm kiếm, nghiên cứu các items đó. Đương nhiên, gần như đến 90% các so sánh items hay phân tích kĩ lưỡng các báo cáo tài chính đều là tiếng Anh.
• Kỹ năng viết: khi khách hàng về nước, nếu bạn gặp vấn đề bạn sẽ làm gì? Không thể thực hiện các cuộc gọi Skype liên tục được thì bạn sẽ phải viết các vấn đề của mình ra và gửi cho khách hàng. Nhớ ngày đầu tiên bắt đầu tham gia dự án- ngày thứ 2 mình đến với Framgia, mình thực sự đã shock khi cả 1 ngày nghe bác khách hàng Nhật nói tiếng Anh về kế toán. Chính vì vậy, điều này càng thôi thúc mình cần bổ trợ tiếng Anh hơn nữa.

Có tiếng Anh tốt sẽ giúp bạn:

• Dễ dàng trao đổi với khách hàng hơn: khi bạn là người bắt đầu nhập liệu cho hệ thống, có rất nhiều vấn đề sẽ xảy ra, bạn mắc nhiều lỗi, hệ thống cũng gặp trục trặc trong nhiều khâu, và quá trình đó sẽ dễ dàng được giải quyết hon nếu bạn tốt tiếng Anh.
• Hiểu các báo cáo tài chính tốt hơn, nhanh hơn: với các báo cáo tài chính viết bằng tiếng anh, nếu bạn có khả năng hiểu và phân biệt được các phần của báo cáo, điều đó sẽ giúp bạn nhập liệu chuẩn xác hơn và tốc độ được tăng lên nhanh chóng.

3.3 Bạn là người cẩn thận, tỉ mỉ?

Trong công việc nhập liệu, bạn phải chú ý từng con số, từng sự khác biệt của dữ liệu và các thay đổi trong hệ thống, các tiêu chuẩn kế toán giữa các công ty là một điều quan trọng. Khi dữ liệu đã được nhập vào hệ thống, tức là nó chính là dữ liệu sẽ đươc người dùng truy cập, nếu dữ liệu đó sai thì nó ảnh hưởng đến rất nhiều thứ mà đôi khi mình cũng không dám tưởng tượng. Ngồi chăm chú với con số 8 tiếng một ngày, thời gian đầu, đầu mình lúc nào cũng căng ra, đến giờ thì khá quen rồi, nhưng chỉ mỗi việc là mắt đã tăng độ cận...(khoc) Trên đây là khái quát về công việc nhập liệu hiện tại mình đang làm, còn về hệ thống đang nhập thì cũng nhiều vấn đề rắc rối lắm..Rồi một số vấn đề hay gặp trong nhập liệu.. Còn dài lắm, mình sẽ phân tích sau vậy. (dance)