7 hoạt động nhóm giúp nâng cao hiệu quả công việc thiết kế

Để tạo lên một sản phẩm tốt cần có sự đóng góp của nhiều cá nhân và một sản phẩm là tập hợp của rất nhiều mảnh ghép cần được ghép lại với nhau, và càng nhiều người tham gia sẽ càng khó khăn hơn để đưa ra quyết định hợp lý nhất.

Giao tiếp và làm việc nhóm cần rất nhiều sự nỗ lực mang tính tập thể và kế hoạch cụ thể từ góc độ quản lý và lãnh đạo. Tập hợp những cá nhân kiệt xuất, năng suất nhất không có nghĩa là bạn có thể tạo nên một nhóm làm việc ăn ý, hiệu quả. Sau đây là một số hoạt động đơn giản, dễ tổ chức giúp bạn nâng cao năng suất lao động cho nhóm sản phẩm.

1. Design Sprint (Làm việc theo cấu trúc)

Điểm mấu chốt ở đây là bạn phải tổ chức các buổi brainstorm (trao đổi và chia sẻ ý tưởng giữa mọi người) một cách có cấu trúc và mục đích, sử dụng các phương pháp như design thinking hay quy trình agile, nhằm giải quyết và trả lời những câu hỏi về mặt sản phẩm hay kinh doanh. Trong một “sprint” chúng ta không đặt nặng việc tạo ra sản phẩm mà quan trọng nhất là thử nghiệm những ý tưởng và học hỏi nhiều nhất có thể trong thời gian ngắn (thường là 1 tuần)

Nhóm của bạn sẽ làm việc với những thứ nhỏ trong một giai đoạn tập trung chặt chẽ và đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ thực hiện công việc. Cụ thể hơn, nhóm sẽ được nhận những mục tiêu cần đạt, những câu hỏi cần trả lời và những quyết định phải đưa ra đã được chia nhỏ từ mục tiêu, câu hỏi, quyết định lớn mà có thể thực hiện nhanh trong 1 tuần

Thiết kế là một quá trình đôi khi tương đối mang tính sáng tạo, chủ quan và dễ bị ảnh hưởng bởi các mốc thời gian quá sít sao, và tệ hơn là con mắt quan trọng của một người quản lý dự án (Tại sao mãi vẫn chưa xong?). Chia nhỏ giúp nhóm giữ được tinh thần làm việc, tạo cảm giác liên tục có tiến triển trong dự án.

2. Hackathons (Làm việc nhóm)

Hackathons là một ý tưởng rất thông minh nhằm loại bỏ tối đa khoảng thời gian chết của mỗi người chỉ để sửa những lỗi nhỏ trong thiết kế.

Hackathon tạo môi trường giúp cho designer có thể sáng tạo những giải pháp thông minh, những lối đi tắt, những trò đôi khi khôn lỏi một chút nhưng đem lại hiệu quả cao.

Đây cũng là cơ hội để thúc đẩy tinh thần đồng đội bằng cách ghép đôi developer với các designer trong cùng một nhiệm vụ chung. Loại bỏ những căng thẳng và áp lực trong những mỗi quan hệ của công việc giúp xây dưng một nền tảng vững chắc về tình thân ái trong nhóm và toàn thể công ty.

3. Communication (Giao tiếp trong công việc)

Sử dụng email không có vui cả. Chúng ta đang chết dần với một hộp thư đến đầy ắp mà chẳng mấy khi ngó tới. Đó là một cách chậm và khó khăn để bắt kịp khi thông báo điều gì đó cho mọi người.

Các ứng dụng trò chuyện như Chatwork hay Slack không chỉ cung cấp cho nhóm của bạn những tin tức siêu nhanh mà còn tạo không khí vui vẻ cho mọi người. Bạn có thể tạo những cuộc trao đổi công việc vui vẻ với hình ảnh, emoticon, những câu chuyện đùa vui như chuyện chat chit hàng ngày trên Chatwork với addon Chat++ có mặt cả trên Chrome và Firefox.

Tuy nhiên không có nghĩa rằng bạn phải vui quá trớn, vui quên tháng ngày mà mọi việc sẽ không được hoàn thành. Cả ChatWork hay Slack đều có một số tích hợp giúp bạn quản lý task nhẹ nhàng, thân thiện nhưng vẫn hiệu quả.

Kéo cuộc trò chuyện nhanh chóng ra khỏi inbox và chuyển sang trò chuyện trực tiếp là một cú đánh lớn đối với làm việc nhóm và hiệu suất công việc. Thu thập thông tin phản hồi nhanh hơn, hành động nhanh hơn, và mọi người đều tập trung trong một trang.

4. Lunch-and-learns (Những bữa ăn trưa vui vẻ)

Khi phần mềm và thiết kế tiếp tục giải quyết những vấn đề mới, bạn sẽ bắt gặp một rào cản mới đầy thú vị: Làm việc trong một lĩnh vực mà bạn không hề có ý tưởng về việc mọi thứ hoạt động như thế nào, hoặc làm việc với những người có chuyên môn khác bạn.

Ví dụ, bạn phải xây dựng một ứng dụng dành cho khách hàng mua bảo hiểm, nhưng trước đó chắc chắn bạn chưa bao giờ nghĩ rằng bảo hiểm của mình thật sự hoạt động như thế nào, hoặc bạn phải làm việc cùng developer, bộ phận quản lý kho hàng mà bạn chưa từng hình dung công việc đó như thế nào.

Cho đến khi tìm hiểu, bạn sẽ phải dành rất nhiều thời gian để trò chuyện với các đại lý bảo hiểm , các chuyên gia trong ngành

Buổi ăn trưa nói chuyện nhanh nơi mà các thành viên và các chuyên gia giúp nhóm chia sẻ kiến thức và góc nhìn sâu đối với vấn đề. Đôí với startup, những buổi ăn trưa nên diễn ra thường xuyên hơn, nhất là khi có thành viên mới xuất hiện và khi bạn phải giải quyết những vấn đề chuyên sâu trong một tháng

Bạn càng tìm hiểu về những quyết định khó khăn mà đồng nghiệp phải đối mặt, bạn càng giúp được họ nhiều hơn khi có vấn đề xảy ra, và bạn sẽ ít làm phiền họ vì những chuyện nhỏ nhặt. Đạt được sự tự tin trong những ngành công nghiệp trước giờ vẫn lạ lẫm đối với bạn chắc chắn sẽ được thể hiện trong thiết kế của bạn và quyết định khi bạn bắt đầu.

5. Pair program and design (Thiết kế và lập trình theo cặp)

Đối với một developer trẻ, lập trình cặp là một sự thúc đẩy lớn và cơ hội tuyệt vời để học hỏi từ các thành viên cấp cao hơn của nhóm. Thiết kế cũng vậy

Khám phá quá trình của bạn với một thành viên trong nhớm (đặc biệt là một người không phải là designer) giúp bạn thật sự đánh giá được các lựa chọn của bạn đầy đủ hơn.

Nó cũng là một cách tuyệt vời giúp developer và designer bắt đầu một mớ hỗn độn. Đơn giản chỉ cần quen thuộc với một thiết kế trước khi thực hiện nó thì mọi thứ sẽ được xây dưng dễ dàng hơn đối với các developer.

Các công cụ như InVision Inspect, Zeplin hay Figma cho phép các designer có thể dễ dàng mời khách hợp tác trong file thiết kế cũng như chia sẻ cấu trúc thiết kế. Tổ chức một cuộc họp đúng giờ thật sự rất hoàn hảo, thảo luận cách xây dựng hoặc trả lời câu hỏi đặt ra vào phút cuối.

6. Team social accounts (Tài khoản social của nhóm)

Một trong những xu hướng trên Dribble hay Behance là sự nổi lên của các tài khoản nhóm, một cách để những người làm việc trong cùng một lĩnh vực hoạt động như một nhóm.

Những khuôn mặt và câu chuyện phía sau mỗi sản phẩm là một phần lớn trong bản thân mỗi sản phẩm – và chia sẻ chúng có thể cung cấp cái nhìn sâu sắc đối với mục tiêu của bạn và văn hóa của công ty rõ ràng hơn bất kì bản sao tiếp thị nào. Teamwork trong nhóm là điều cần thiết, nhưng việc thể hiện nó trên các trang xã hội mang đến một hiệu quả rất khác biệt. Nó giống như kiểu bạn khoe khoang mọi thứ trên facebook vậy, hiệu quả rất cao về mặt tinh thần.

7. Design critiques (Review thiết kế)

Một designer giỏi không phải là một hòn đảo. Thu thập feedback từ nhóm của bạn là một tiêu chuẩn trong quá trình thiết kế của bạn. Có những thiết kế bạn không lựa chọn nhưng cuối cùng lại dẫn đến kết quả tốt.

Thu thập feedback theo cách mà bạn muốn: gọi mọi người vào phòng họp, bắt đầu một cuộc trò chuyện nhóm mới, hoặc gửi email cho nhóm. Phần quan trọng là chia sẻ thiết kế và bắt đầu thu thập feedback.

Một trong những cách thú vị để nhận tạo ra prototype và mời nhóm của mình để lại bình luận ở khắp nơi.

Một lợi ích khác của review là những người không phải designer bắt đầu nắm bắt được một phần của quá trình thiết kế. Thấy những ý tưởng của họ dần được hình thành giúp cả nhóm phấn khích hơn.

Kết luận

Chia sẻ quy trình của bạn và những người khác sẽ đi cùng bạn.

Biến mất vào một cái hố và đột ngột xuất hiện với một giải pháp không phải là làm việc nhóm. Chia sẻ quá trình thiết kế của bạn cho bất cứ ai quan tâm không chỉ tạo nên một sản phẩm tốt hơn mà còn tạo nên một nhóm tốt hơn.

Theo Invisionapp.