Bảo vệ tài liệu và file PDF với Microsoft Office

Microsoft Office cho phép bạn mã hóa văn bản Office và các tệp PDF của bạn, bảo vệ các tập tin để không ai có thể xem các tập tin trừ khi họ có mật khẩu. Các phiên bản hiện đại của Office sử dụng mã hóa bảo mật mà bạn có thể tin cậy trong trường hợp mật khẩu của bạn đủ mạnh. Các hướng dẫn dưới đây áp dụng cho Microsoft Word, PowerPoint, Excel và Access 2016, nhưng quá trình tương tự trong các phiên bản Office gần đây khác.

Bảo vệ Mật khẩu của Microsoft Office an toàn như thế nào?

Các tính năng bảo vệ mật khẩu của Microsoft Office đã bị một cuộc tấn công xấu trong quá khứ. Từ Office 95 đến Office 2003, lược đồ mã hóa rất yếu. Nếu tài liệu của bạn được bảo vệ bằng mật khẩu với Office 2003 hoặc phiên bản trước đó, mật khẩu có thể được tấn công dễ dàng và nhanh chóng với phần mềm crack mật khẩu có sẵn.

Với Office 2007, Microsoft đã chú trọng hơn về bảo mật. Office 2007 đã chuyển sang Chuẩn Mã hoá Nâng cao (AES) bằng khóa 128-bit. Điều này được xem là an toàn và có nghĩa là Office hiện sử dụng mã hóa thực sự và mạnh mẽ để bảo vệ tài liệu của bạn khi bạn đặt mật khẩu. Chúng tôi đã thử nghiệm tính năng mã hóa PDF và phát hiện ra rằng nó sử dụng mã hóa AES 128-bit trên Office 2016.

Có hai vấn đề lớn mà bạn cần phải chú ý. Thứ nhất, chỉ có các mật khẩu mã hóa toàn bộ tài liệu mới được an toàn. Office cũng cho phép bạn thiết lập một mật khẩu để “Hạn chế quyền chỉnh sửa” của một tập tin, cho phép mọi người xem một tập tin nhưng không chỉnh sửa nó mà không có mật khẩu. Loại mật khẩu này có thể dễ dàng bị tấn công và xóa.

Mã hóa của Office chỉ hoạt động tốt nếu bạn lưu các định dạng tài liệu hiện đại như .docx. Nếu bạn lưu vào các định dạng tài liệu cũ hơn như .doc – tương thích với Office 2003 và Office trước đó – Office sẽ sử dụng phiên bản mã hóa không an toàn và mã hóa cũ.

Cách tạo một mật khẩu tốt có thể bảo vệ tài liệu của bạn

Để bảo vệ bằng mật khẩu cho tài liệu Office, trước tiên hãy mở nó trong Word, Excel, PowerPoint hoặc Access. Nhấp vào trình đơn “Tệp” ở góc trên cùng bên trái của màn hình. Trên cửa sổ Info, nhấp vào nút “Protect Document” và chọn “Encrypt with Password.”

Nút này có tên “Bảo vệ Tài liệu” trong Microsoft Word, nhưng nó được đặt tên khác tương tự trong các ứng dụng khác. Tìm “Protect Workbook” trong Microsoft Excel và “Protect Presentation” trong Microsoft PowerPoint. Trong Microsoft Access, bạn sẽ chỉ thấy nút “Mã hóa với Mật khẩu” trên tab thông tin.

Nhập mật khẩu bạn muốn mã hóa văn bản của mình ở đó, lời khuyên rằng nên đặt mật khẩu đủ mạnh tránh đặt mật khẩu yếu, dễ đoán. Cảnh báo : Bạn sẽ mất quyền truy cập vào tài liệu nếu bạn quên mật khẩu, vì vậy giữ an toàn! Microsoft khuyên bạn nên viết tên của tài liệu và mật khẩu của tài khoản và giữ nó ở một nơi an toàn.

Khi tài liệu được mã hóa, bạn sẽ thấy thông báo “Mật khẩu được yêu cầu để mở tài liệu này” trên màn hình thông tin.

Lần tiếp theo bạn mở tài liệu, bạn sẽ thấy hộp “Nhập mật khẩu để mở tệp”. Nếu bạn không nhập đúng mật khẩu, bạn sẽ không thể xem tài liệu ở tất cả. Để xóa mật khẩu bảo vệ khỏi một tài liệu, hãy nhấp vào nút “Protect Document” và chọn “Encrypt with Password” một lần nữa. Nhập mật khẩu trống và nhấp vào “OK” Office sẽ xóa mật khẩu khỏi tài liệu.

Cách tạo một file PDF được bảo vệ bằng mật khẩu

Bạn cũng có thể xuất khẩu một tài liệu Office sang một tập tin PDF và mật khẩu bảo vệ tập tin PDF đó. Tài liệu PDF sẽ được mã hóa với mật khẩu bạn cung cấp. Để làm điều này, mở tài liệu, nhấp vào nút “File” menu, và chọn “Xuất khẩu”. Nhấp vào nút “Tạo PDF / XPS” để xuất khẩu các tài liệu như một tập tin PDF.

Nhấp vào nút “Tùy chọn” ở cuối cửa sổ hộp thoại lưu xuất hiện. Ở cuối cửa sổ tùy chọn, bật tùy chọn “Mã hoá tài liệu bằng mật khẩu” và nhấp vào “OK”.

Nhập mật khẩu bạn muốn mã hóa tệp PDF bằng và sau đó nhấp vào “OK”.

Khi bạn hoàn tất, nhập tên cho tệp PDF và nhấp vào nút “Xuất bản”. Office sẽ xuất khẩu tài liệu sang tệp PDF được bảo vệ bằng mật khẩu.

Cảnh báo : Bạn sẽ không thể xem tệp PDF nếu bạn quên mật khẩu. Hãy chắc chắn để theo dõi nó hoặc bạn sẽ mất quyền truy cập vào tập tin PDF của bạn.

Bạn sẽ phải nhập mật khẩu của tệp PDF khi mở nó. Ví dụ: nếu bạn mở tệp PDF trong trình xem PDF mặc định của Microsoft Edge-Windows 10-bạn sẽ được yêu cầu nhập mật khẩu trước khi có thể xem nó. Điều này cũng hoạt động trong các trình đọc PDF khác.

Tính năng này có thể giúp bảo vệ tài liệu đặc biệt nhạy cảm, đặc biệt là khi bạn lưu trữ chúng trên ổ USB hoặc trong một dịch vụ lưu trữ trực tuyến như Microsoft OneDrive.

XEM THÊM: Những điều cần phải biết về mã hóa dữ liệu