Cách viết Báo cáo tiến độ (Sample Template)

Báo cáo tiến độ như là công việc bắt buộc của chúng ta mỗi ngày khi đi làm. Báo cáo tiến độ là một trong những 'công cụ' quản lý tốt nhất bạn có thể sử dụng để kiểm tra năng suất của team hoặc của dự án mình đang tham gia. Thông tin trong các báo cáo này giúp các thành viên theo dõi tiến trình của họ trong khi tiến trinh chung cả mục tiêu của cả team. Đối với người quản lý, báo cáo tiến độ cung cấp thông tin cụ thể về đóng góp của thành viên. Nó khuyến khích việc trao đổi ý tưởng, ý kiến cũng như giúp các thành viên khắc phục lỗi, khó khăn khi điều đó xảy ra.

Theo Hiệp hội Đào tạo và Phát triển Hoa Kỳ, có một nơi cụ thể để kiểm tra tiến trình của bạn sẽ tăng xác suất đạt được mục tiêu lên 95%.

Thật ra, đó là một hình thức giao tiếp hai chiều rất đơn giản, tuy nhiên, không nhiều người hiểu được lợi ích của báo cáo tiến độ. Nên bài viết này của mình sẽ giới thiệu đến mọi người một phương pháp cơ bản, đó là phương pháp PPP

Vậy chính xác, PPP là gì?

P đầu tiên là Progress - Tiến độ. Tiến độ liệt kê công việc của member, các mục tiêu đã hoàn thành và các mục tiêu đã đóng. Mục này đưa ra một đánh giá nhận xét về chỉ tiêu công việc đã được thực hiện.

P thứ hai là Plans - Kế hoạch. Kế hoạch là mục tiêu, có thể là mục tiêu trước mắt hoặc dài hạn (tùy thuộc vào các giai đoạn của dự án). Tất cả các mục được liệt kê trong Kế hoạch là các mục tiềm năng của Tiến trình. Tuy nhiên, hãy suy nghĩ ltrước kế hoạch dự phòng nếu có rủi ro xảy ra.

P cuối cùng là Problems. Problems là những rủi ro xảy ra trong ngày, làm ảnh hưởng đến năng suất làm việc, khiến cho bạn không thể hoàn thành được mục tiêu trong ngày hoặc mục tiêu lâu dài của dự án.

Khi bạn ghi nhớ ba điều này, bạn đã có những gì cần thiết để viết một báo cáo đơn giản, nhưng nếu bạn thực sự muốn thành công trong việc truyền đạt các chi tiết và sắc thái của báo cáo tiến độ, bạn phải lưu ý ba câu hỏi: Ai, Làm thế nào và Cái gì.

Ai?

Phần quan trọng của báo cáo tiến độ là nhóm của bạn. Các báo cáo cần phải ngắn gọn và tập trung, vì vậy bạn nên hiểu những gì đồng nghiệp của bạn muốn. Để giúp mình với nhiệm vụ này, hãy đặt ra một vài câu hỏi:

. Làm thế nào người đọc báo cáo hiểu?

. Họ có biết chi tiết và mục tiêu của dự án không?

. Họ có thoải mái với cách dùng từ của bạn không?

Làm sao?

Tiếp theo, hãy xem xét cách diễn đạt của bạn. Người quản lý sẽ có thể không hiểu nếu bạn sử dụng quá nhiều từ chuyên dụng trong công việc. Sử dụng câu dài hơn, dễ hiểu nhưng cũng cố gắng kiềm chế đừng viết. Tốt nhất, nên có 5 - 7 từ khóa mỗi câu.

Cái gì?

Một sai lầm mà mọi người có xu hướng mắc phải khi viết báo cáo tiến độ là tránh viết về những sai lầm hoàn toàn. Mục đích của báo cáo tiến độ là xác định một cách khách quan những khó khăn và mối quan tâm chính và giúp họ trên đường đi. Ngay cả khi vấn đề đã được giải quyết, nó vẫn cần được đưa vào văn bản để giúp tránh mắc lỗi tương tự trong tương lai.

Thứ hai, hãy ghi nhớ sự việc quan của văn bản của bạn. Giải thích cách mọi mục riêng lẻ kết nối và so sánh với Tiến trình.

Giữ nó đơn giản

Ngay cả khi tiến độ có vẻ nhỏ và thay đổi là tối thiểu, hãy tiếp tục cập nhật báo cáo của bạn. Nó cho phép minh bạch ở tất cả các cấp độ và có thể giúp đánh giá các thách thức để bạn có thể lập kế hoạch cho các hành động tiếp theo của mình cho phù hợp.

Tuy nhiên, các mẫu báo cáo tiến độ được thực hiện để tiết kiệm thời gian cho mọi người, vì vậy việc dành phần lớn thời gian trong ngày của bạn để viết chúng là vô lý.

Thực hiện báo cáo tiến độ

1. Sử dụng 1 cách báo cáo đảm bảo đủ nhu cầu của bạn:

Bạn có thể tạo ra 1 format báo cáo mới hay sử dụng hoặc kế thừa một mẫu báo cáo có sẵn từ trước cũng là 1 ý tưởng hay, nhưng phải đảm bảo các mẫu báo cáo này đáp ứng đủ nhu cầu bạn cần. Bạn phải luôn đảm bảo 3 mục tiêu chính trong mẫu báo cáo của bạn:

. Progress: Hôm nay bạn làm được gì? Làm xong những mục tiêu nào và đang làm những mục tiêu nào? . Plans: Kế hoạch cho ngày mai hoặc cho tuần tới . Problems: Những rủi ro nào xảy ra trong lúc bạn làm việc, những gì ảnh hưởng đến năng suất làm việc của bạn?

2. Mời team của bạn/quản lý - những người chịu trách nhiệm dự án:

Sau khi bạn đã thiết lập tất cả các thông tin quan trọng, đã đến lúc mời nhóm của bạn/quản lý - những người chịu trách nhiệm dự án. Hãy đảm bảo rằng báo cáo của bạn đến đúng người và đúng thời gian. Các công ty lớn thường tạo ra 1 trang web riêng để báo cáo nội bộ, nếu không chúng ta có thể sử dụng các cách thông thường như: google mail, skype, slack... các phương tiện truyền thông mà dự án bạn đang sử dụng.

Tất cả các tiến trình báo cáo trên sẽ phù hợp nếu bạn không gặp những rủi ro gì ảnh hưởng lớn đến công việc. Nếu rủi ro lớn xảy ra, cách tốt nhất là bạn nên liên hệ trực tiếp ngay lặp tức với leader/manager của mình, để mọi người tìm cách giải quyết 1 cách nhanh chóng hơn.

Mong mọi người sẽ thích bài chia sẻ của mình!

#Bài viết có sử dụng tư liệu trong website: https://blog.weekdone.com/guide-how-to-write-an-excellent-progress-report-sample-template/