Focus – tập trung tuyệt đối trong công việc của Designer

Chia sẻ của anh Nguyễn Quang Hưng – Founder/ CEO của Khóa học UI/ UX Design

Nếu làm việc trong môi trường Agency thiết kế, trong studio game, thì designer bạn có thể thoải mái nghe nhạc, rung đùi, xem Youtube, đi dạo xung quanh để tìm cảm hứng. Còn trong môi trường startup, đặc biệt với các startup trong giai đoạn tăng trưởng mạnh, thì Designer chúng ta không có thời gian thư giãn nữa. Lúc đó, phải làm việc theo kế hoạch đã đặt ra, làm xong càng sớm càng tốt. Vì task done của một người, cũng chính là đầu vào cho task mới của một người khác trong team, task của design lại lúc nào cũng ở đầu chuỗi, là đầu vào của đội marketing và đội code, vì vậy càng phải sớm nhất.

Tại sao lại cần sớm và luôn gấp như vậy:

• Bởi công ty luôn muốn đưa sản phẩm ra thị trường sớm, để lấy thế cạnh tranh, để sớm kiểm định với thị trường, từ đó mà có thêm cải tiến chỉnh sửa ở các phiên bản sau.
• Bởi công ty phải tận dụng tối đa thời gian. Thời gian trống với startup là thời gian chết, không sinh ra lợi nhuận sớm thì đào đâu ra tiền nuôi tập thể. Với hầu bao eo hẹp, ưu tiên lớn nhất trong những năm đầu của một startup là tồn tại được. Cho nên tiết kiệm được chút thời gian nào là hay chút đó.

Designer thích thoải mái, thì làm thế nào để thích nghi với môi trường startup? Chỉ có 1 con đường duy nhất, đó là làm thật nhiều. Trong quá trình làm thật nhiều đó, một designer có thể đúc rút được rất nhiều thứ dưới đây:

Nhưng để áp dụng được 5 điều dưới đây, bạn phải “Không được phàn nàn” trong suốt quá trình làm việc của mình, thì mới thành công được.

Thứ nhất: Khi công việc quá nhiều, phải có công cụ để ghi chép và phân loại

Công cụ đơn giản nhất đó là giấy bút. Cứ ghi hết ra giấy, rồi có thể đánh số thứ tự ưu tiên. Cái nào cần trước thì làm trước, làm xong thì gạch task đó đi. Mỗi lần gạch sẽ là 1 lần thấy mình được việc, là động lực cho việc hoàn thiện những task còn lại. Công cụ hiện đại hơn thì là các phần mềm quản lý công việc, như các tool Todo List thông dụng, Asana, Trello và Jira với công việc của team.

Thứ hai: khi công việc quá nhiều, thì phải bớt thời gian cho những thứ không phải là công việc

Đó là: xem youtube, chat facebook, trả lời tin nhắn điện thoại, đọc báo mạng, suy nghĩ vu vơ, thậm chí là ăn uống trong giờ. Thời gian đầu làm việc bên Đức, để hoà nhập vào với tốc độ và văn hoá công ty, mình đã phải deactive facebook gần một năm. Đổi lại, đó lại là thời gian mình tập trung vào công việc, và tốc độ cũng tiến bộ hẳn. Bạn cũng có thể tự gây áp lực hoàn thành cho mình bằng việc bấm đồng hồ hẹn giờ cho mỗi đầu việc. Nhìn cái đồng hồ đếm ngược là bạn biết còn bao nhiêu phút nữa mình phải xong việc, nên sẽ hạn chế hơn việc làm việc riêng. Giữa các công việc chỉ cần dành khoảng 5’ đi lại, uống nước cho thư giãn là được.

Thứ ba: phải biết nói “Không” với những nhờ vả chen ngang

Nếu đang hạ quyết tâm làm 1 task, dẫu có giữa chừng một đồng nghiệp tiến đến nhờ hỗ trợ một việc gì đấy, hãy thẳng thừng nói “Không, xin lỗi vì tôi đang bận”. Cách khéo léo thì nói “Đợi tôi vài phút, tôi sắp xong rồi.” Nhưng mình sẽ là người quyết định cái “vài phút” đó dài bao lâu. Còn trường hợp đó là việc thực sự gấp, hoặc mình bị thua trong việc nói “Không” thì sao, thì hãy nói chuyện chớp nhoáng với họ để xem họ muốn nhờ vả gì, rồi sau đó đặt một cái hẹn khác, ví dụ như “OK, tôi có thể giúp, nhưng đợi 30’ nữa, để tôi làm xong việc này đã, vì nó còn gấp hơn việc của anh”.

Thứ tư: Tìm sự trợ giúp từ đồng nghiệp

Theo một nghiên cứu khảo sát những người tự nhận lúc nào cũng bị overload công việc, thì phần lớn nguyên nhân đều do bản thân đó cố gắng tự giải quyết một mình mà quên đi sự hợp tác với đồng nghiệp. Teamwork không chỉ là cách các bạn tích cực khi làm việc nhóm, teamwork còn là việc mỗi cá nhân biết sử dụng sức mạnh tập thể.

Thay vì ngồi mày mò tự học trên mạng, nếu trong công ty có 1 người đúng chuyên môn đó, hãy mạnh dạn mở lời xin trợ giúp hoặc giải thích về vấn đề này. Bạn nên nhớ, 1 phút từ chuyên gia có giá trị nhiều hơn cả tiếng mình ngồi mày mò, vậy tại sao phải mất thời gian làm khổ mình trong khi có thể tìm cách nhanh hơn ngay bên cạnh.

Ví dụ: Hôm nay tôi muốn thiết kế một màn hình tutorial loại chỉ cần 1 cái graphic thật đẹp là được. Nhưng vẽ máy không phải thế mạnh của tôi, trong khi đứa bên cạnh sử dụng wacom rất thành thạo. Vậy là tôi đã làm 1 cuộc trao đổi: tôi nhờ đứa bên cạnh vẽ hộ cái graphic để đưa vào màn tutorial – nó làm mất khoảng 15’; đổi lại, tôi sẽ giúp nó design một cái form Checkout cho cái app nó đang làm. Trao đổi rất sòng phẳng và được việc cả hai.

Thứ năm: cách tạo sự tập trung hiệu quả nhất tại văn phòng đó là ngồi cạnh sếp

Tôi nhớ trong một dự án quan trọng làm cho hãng Smart – hãng xe mini thông minh nổi tiếng thế giới, có trụ sở phân phối tại Đức – và tôi là designer duy nhất phụ trách dự án này. Trong 2 tuần, tôi phải thiết kế xong một hệ thống đặt và thuê xe, concept chỉ có vài bản vẽ nháp trên giấy và một số cuộc hội thoại. Tôi đã phải chuyển vào phòng của giám đốc, ngồi side-by-side ngay cạnh, đem cả màn hình và bàn của tôi vào ngồi bên cạnh bàn sếp. Sếp tôi là một con người rất đáng sợ, nhưng thời điểm này thì ông ấy cũng là người duy nhất hiểu về khách hàng này và dự án này. Vì ngồi cạnh, mà ngay lập tức mọi thắc mắc của tôi đều được giải đáp, tôi không có thời gian chết. Và cũng vì ngồi cạnh nhau, mà tôi được quyền bỏ qua hết tất cả việc vặt trong công ty, vì làm việc với giám đốc là quan trọng nhất rồi, còn ai dám cắt ngang tôi nữa.

Công việc phân công ban đầu không phải lúc nào cũng công bằng, vì số lượng việc rất nhiều mà số lượng người thì hạn chế. Vì vậy, là một designer trong môi trường startup, bạn phải thông thái và sáng tạo liên tục, tìm ra được cách làm việc hiệu quả cho riêng mình cũng như phối hợp nhịp nhàng với cả team. Mục đích sau cùng của join một team startup chính là học tập những thứ này, đừng chây ì qua ngày, không thì đến lúc rời công ty bạn sẽ chẳng tiến bộ mấy.

Đọc thêm tại blog cá nhân của mình: https://quanghungdesign.wordpress.com/