How to run an effective Retrospectives meeting? (P2)

Phần một đã trình bày về 3 phương pháp thông dụng nhất khi tổ chức Retrospective meeting. Phần này sẽ mở rộng thêm một số phương pháp để tiến hành một buổi Retrospective meeting trong đó kết hợp nhiều Methodology và chủ yếu các phương pháp này đi qua 5 steps sau:

1. Get State
2. Gather Data
3. Insight
4. Decide
5. Close

1. Get State : Check in
2. Gather Data/ Insight : Brainstorming - Add-Keep-Remove-Drop
3. Decide : Brainstorming
4. Close : Scrum Master said thanks and summary the key

Get state: Check in (5 minutes)

Method được dùng ở step Get state là Check In, Scrum master trước hết sẽ cảm ơn mọi người đã tham gia cuộc họp, tạo một không khí thoải mái và thân thiện. Srum master sẽ hỏi từng người một một câu hỏi bất kỳ, có thể về dự án hiện tại hoặc có thể là vấn đề ngoài dự án. Mục đích là thăm dò tình trạng của mỗi thành viên trong nhóm đối với dự án hay có thể là tình hình bản thân họ

Gather Data/ Insight: Brainstorming - Add-Keep-Remove-Drop (10 minutes)

SM chuẩn bị một cái bảng trắng và chia thành bốn phần như hình sau: DROP - ADD - KEEP - IMPROVE

Sau đó SM sẽ phát sticky note, có 4 màu đại diện cho 4 mục DROP - ADD - KEEP - IMPROVE, yêu cầu trong vòng 5 phút các thành viên trong nhóm trả lời các câu hỏi sau và ghi vào sticky note:

“Based on the sprint /iteration that just ended, a practice I would like us to KEEP is _______” [green sticky] “Based on the sprint/iteration that just ended, a practice I would like us to DROP is _______” [red/orange sticky] “Based on the sprint/iteration that just ended, a practice we did not use that I would like us to ADD is _______” [blue sticky] “Based on the sprint/iteration that just ended, a practice I would like us to IMPROVE is _______” [yellow sticky]

Sau khi thu thập được thông tin, SM sẽ cho từng người đọc lên và dán vào bảng theo các phần chia sẵn. Loại bỏ đi những ý kiến bị trùng nhau và sẵn sàng cho bước tiếp theo

Decide: Brainstorming (10 minutes)

Trong các ý kiến mọi người list ra được trong step trước. Ở bước này, SM sẽ cho team chọn ra 1 hoặc 2 vấn đề được koi là cấp bách và phải thực hiện trong sprint tiếp theo. Sau khi mọi người vote và chọn ra 1-2 vấn đề cần có action cụ thể thì team sẽ tiến hành Brain Storming để tìm ra action cho các vấn đề đó.

Ví dụ: Vấn đề được team vote nhiều nhất là IMPROVE: Thời gian fix bug quá lâu Các action cho việc này được team thống nhất như sau:

• Process làm việc chưa rõ ràng => Thống nhất lại process
• QA viết bug thiếu thông tin, nên DEV phải tốn nhiều thời gian để xác nhận lại => Kiểm tra lại thông tin bug và bổ sung thông tin cần thiết
• ...

Close: Scrum Master said thanks and summary the key (5 minutes)

SM cảm ơn mọi người tham gia meeting , chụp ảnh bảng sau khi hoàn thành để làm cơ sở cho cuộc họp tiếp theo. Đảm bảo các action phải được thực hiện ngay sau đó.

1. Get State : ESVP
2. Gather Data : Speeding Boat
3. Insight : FishBone
4. Decide: Circle Question
5. Close: kudo card

Get State : ESVP

SM sẽ trình bày qua về ý nghĩa của ESVP và sau đó cho team viết vào sticky note chọn một trong các mục sau nếu thấy phù hợp:

• E (Explorers) Rất muốn tham gia, muốn tìm cách giải quyết những issue hiện có trong dự án
• S (Shoppers) Muốn tham gia và có thêm thông tin thú vị
• V (Vacationers) Không mấy thích thú nhưng vẫn có thể tham gia.
• P (Prisoners) Không muốn tham gia, cảm thấy bị ép buộc tham gia và sẽ không có một bất kì ý kiến nào cả SM sẽ tập hợp thông tin và note lên bảng dựa theo số lượng vote và SM sẽ có action có nên tổ chức cuộc họp tại lúc đó hay không?

Gather Data: Speeding Boat

Ý tưởng của Speeding Boat, SM vẽ lên bảng hình con thuyền và Team sẽ thực hiện trả lời lần lượt 2 câu hỏi sau:

1. Những vấn đề nào đang giữ con tàu và khiến con tàu team bạn không thể đi nhanh hơn? => Dán mỗi item thành một phần mỏ neo dưới con tàu.
2. Những vấn đề nguyên nhân như những con gió thúc đẩy con tàu có thể nhanh chóng tiến về phía trước? => Dán mỗi item phía trên con tàu Tương tự như những method gather data trước, hãy cho Team vote chọn một vấn đề cần giải quyết trong sprint tiếp theo để tiếp tục step tiếp theo.

Insight: FishBone

Sau khi đã chọn được vấn đề cần giải quyết, SM vẽ sơ đồ hình xương cá như hình bên dưới. Dán vấn đề chinh cần giải quyết vào vị trí số 1 SM phát stickly note cho Team và yêu cầu Team ghi ra những nguyên nhân của vấn đề và note vào vị trí số 2 và 3. Môt vấn đề ở vị trí số 3 sẽ được team vote và chọn để giải quyết vấn đề ở step tiếp theo.

Decide: Circle Question

Để tìm ra hướng giải quyết áp dụng cho sprint tiếp theo, Team thực hiện trả lời theo vòng tròn. Người đầu tiên sẽ đặt 1 câu hỏi về vấn đề đưa ra. Người tiếp theo sẽ trả lời câu hỏi đó và đặt câu hỏi tiếp theo cho người bên cạnh. Cứ như vậy cho đến khi không thể trả lời thêm được nữa. Thì đó chính là hướng giải quyết tốt nhất tại thời điểm đó mà Team có thể đưa ra.

Close: Kudo card

Buổi họp kết thúc bằng việc Team viết những lời cảm ơn gửi đến Team hoặc bất kỳ một người nào đó trong Team và dán lên bảng. Có thể tiến hành chụp ảnh cả team , note lại những action và vấn đề hiện tại để đưa vào cuộc họp lần sau.