INVENTORY - HÀNG TỒN KHO

Hàng tồn kho là những mặt hàng sản phẩm được doanh nghiệp giữ để bán ra sau cùng, là sự liên kết giữa việc sản xuất và bán sản phẩm, chiếm tỉ trọng lớn trong tài sản ngắn hạn nên có vai trò rất quan trọng trong việc sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, việc kiểm soát tốt hàng tồn kho là một vấn đề hết sức cần thiết trong quản trị doanh nghiệp.

**1. HÀNG TỒN KHO LÀ GÌ? **

Hàng tồn kho là tài sản thỏa mãn một trong các điều kiện:

• Được giữ trong kho phục vụ cho mục đích kinh doanh của doanh nghiệp (có thể là thành phẩm đã hoàn thành sau quá trình sản xuất hoặc là nguồn vật tư như đồ dùng văn phòng,nhiên liệu, bóng đèn…)

• Đang trong quá trình sản xuất để bán. (Bán thành phẩm)

• Đang ở dạng nguyên vật liệu, vật tư đầu vào được tiêu thụ để sản xuất. (Nguyên liệu thô)

**2. TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN HÀNG TỒN KHO? **

Hàng hóa doanh nghiệp tạo ra hay nguyên vật liệu được doanh nghiệp mua từ nhà cung cấp sẽ không thể nào bán hay sử dụng hết ngay lập tức. Chính vì vậy cần có một nơi lưu trữ, bảo quản hàng hóa hay nguyên vật liệu của doanh nghiệp tạm thời chưa dùng tới mặc dù chi phí lưu trữ khá đắt, bởi vì việc giữ hàng tồn kho có một tầm quan trọng rất lớn với doanh nghiệp.

Có ba lí do chính của  việc giữ hàng tồn kho:

2.1 Giao dịch

Doanh nghiệp sẽ duy trì hàng tồn kho để tránh tắc nghẽn trong quá trình sản suất và bán hàng. Bằng việc duy trì hàng tồn kho, các doanh nghiệp đảm bảo được việc sản xuất không bị gián đoạn do thiếu nguyên liệu thô. Mặt khác, việc bán hàng cũng không bị ảnh hưởng do không có sẵn hàng hóa thành phẩm.

2.2 Dự phòng

Việc giữ lại hàng tồn kho với mục đích này là một tấm đệm cho những tình huống kinh doanh xấu nằm ngoài dự đoán. Sẽ có những bức phá bất ngờ về nhu cầu thành phẩm vào một thời điểm nào đó. Tương tự, cũng sẽ có những sự sụt giảm không lường trước trong cung ứng nguyên liệu ở một vài thời điểm. Ở cả hai trường hợp này, một doanh nghiệp khôn ngoan sẽ chắc chắn muốn có vài tấm đệm để đương đầu với những thay đổi khôn lường.

2.3 Đầu cơ

Doanh nghiệp giữ hàng tồn kho để có được những lợi thế khi giá cả biến động. Giả sử nếu giá nguyên liệu thô tăng, doanh nghiệp sẽ muốn giữ nhiều hàng tồn kho hơn.

Và khi lưu trữ hàng tồn kho, các doanh nghiệp sẽ:

• Tránh các khoản lỗ trong kinh doanh khi không có sẵn nguồn cung tại một thời điểm nào đó nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

• Giảm chi phí đặt hàng liên quan đến đơn đặt hàng cá nhân như đánh máy, phê duyệt, gửi thư nếu công ty đặt những đơn hàng lớn hơn là vài đơn hàng nhỏ lẻ.

• Đạt được hiệu quả sản xuất: Nguồn cung ứng đủ hàng tồn kho sẽ ngăn ngừa sự thiếu hụt nguyên liệu ở những thời điểm nhất định mà có thể làm gián đoạn quá trình sản xuất.

3. CHI PHÍ CỦA VIỆC LƯU TRỮ HÀNG TỒN KHO

Việc lưu trữ hàng tồn kho không phải lúc nào cũng tốt. .Việc lưu trữ hàng tồn kho quá nhiều, không có kế hoạch, sẽ chiếm những khoản chi phí nhất định. Cụ thể như:

• Chi phí nguyên liệu: bao gồm các khoản phí liên quan đến đến việc đặt hàng để thu mua nguyên liệu, các thành phần, tiền lương cho nhân viên quản trị hành chính, chí phí thuê mặt bằng, cước phí, chuyển phát, hóa đơn, văn phòng phẩm. Càng nhiều đơn hàng thì càng nhiều các chi phí liên quan và ngược lại.

• Chi phí thực hiện: bao gồm các khoản phí liên quan đến việc lưu trữ hoặc vận chuyển hàng tồn kho cũng như chi phí bảo hiểm rủi ro trọn gói, chi phí thuê mặt bằng, tiền lương cho nhân công, sự lãng phí, lỗi thời, sự hao mòn, mất trộm…

Chúng ta có thể hiểu rằng khoản tiền dành cho hàng tồn kho nếu được đầu tư vào nơi khác trong kinh doanh, thì nó sẽ thu lại được một khoản nhất định. Do vậy, rất cần thiết cho việc một công ty lập kế hoạch cụ thể  về lưu trữ hàng tồn kho.

**4. GIÁ TRỊ HÀNG TỒN KHO **

Giá trị hàng tồn kho được tính là giá trị thấp hơn giữa chi phí và giá trị thuần có thể thực hiện được (là giá trị được tính bằng cách lấy giá bán kỳ vọng của hàng tồn kho trừ đi tất cả mọi loại chi phí phát sinh để có thể đưa hàng tồn kho chuyển sang trạng thái sẵn sàng bán và sử dụng).

Có hai phương pháp tính chi phí hàng tồn kho phổ biến là:

4.1 Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)

Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu theo phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi thường xuyên, liên tục sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu trên sổ kế toán.Sử dụng phương pháp này có thể tính được trị giá vật tư nhập, xuất, tồn tại bất kỳ thời điểm nào trên sổ tổng hợp. Trong phương pháp này, tài khoản nguyên vật liệu được phản ánh theo đúng nội dung tài khoản tài sản.

Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Trị giá hàng tồn kho nhập trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho xuất trong kỳ

Phương pháp này thường được áp dụng ở các doanh nghiệp có giá trị nguyên vật liệu lớn.

4.2 Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh giá trị hàng tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán tổng hợp và từ đó tính ra trị giá vật tư, hàng hoá đã xuất mà không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục hàng xuất trong kỳ, chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ.

Trị giá vật tư xuất kho = Trị giá vật tư tồn đầu kỳ + Tổng giá vật tư mua vào trong kỳ – Trị giá vật tư tồn cuối kỳ

Phương pháp này thường được áp dụng ở những doanh nghiệp có nhiều chủng loại vật tư, giá trị thấp và được xuất thường xuyên.

Kết luận: Việc quản trị hàng tồn kho là một vấn đề quan trọng, đòi hỏi nhà quản trị cần cân nhắc kỹ càng về số lượng, chi phí lưu trữ để nó có thể hỗ trợ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp.

Nguồn:

1. http://logistics4vn.com/

2. http://www.misa.com.vn/

3. http://www.accaglobal.com/vn/en.html