Không chỉ dừng lại ở hiểu biết kỹ thuật - 10 kỹ năng quản lý cần có của IT Manager

Đây là bài dịch được lấy từ một bài báo trong link sau: Nguồn: http://japan.zdnet.com/article/35049264/

Kiến thức về kỹ thuật, đối với một IT Manager thì cũng chỉ là một trong rất nhiều kỹ năng cần thiết. Hỗ trợ team, dự đoán vấn đề, giải quyết vấn đề, khả năng ngăn chặn các vấn đề mang tính chính trị là những năng lực không thể thiếu. Dự án công nghệ thông tin đòi hỏi các kỹ năng quản lý ở mức độ rất cao. Nhiều người cho rằng kỹ năng quản lý là không cần thiết với một dự án công nghệ thông tin, chỉ cần có mặt ở văn phòng, thế là đủ. Tuy nhiên, để hoàn thành được tốt công việc trong ngành IT, kỹ năng quản lý lại rất qua trọng. Đó là kỹ năng hỗ trợ cấp dưới hoàn thành công việc, khả năng thúc đẩy dự án về phía trước và giải quyết được các vấn đề mang tính chính trị từ phía người dùng. Việc vượt qua những công việc khó khăn ý là hết sức quan trọng với IT Manager. Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu 10 kỹ năng cần thiết mà bất cứ IT Manager nào cũng cần phải có.

1. Quyết tâm để đạt được yêu cầu về ngân sách

Mọi công việc đều có giá của nó, lợi nhuận của một dự án mà không được cấp trên chấp nhận thì coi như công việc không hoàn thành. Do vậy, việc chuẩn bị các lý do để cho thấy đây là một dự án hợp lý, xem xét lại nguồn đầu tư, lý do mà dự án nên tiếp tục cần được xem xét kỹ lưỡng, không bao giờ là thừa.

2. Nhanh chóng giải quyết vấn đề ngay khi nó vừa phát sinh

Đây là vấn đề mang tính chính trị. Kỹ thuật, chiến lược hay liên quan đến nghiệp vụ, dù là bất cứ vấn đề nào với bất cứ lĩnh vực gì, đều có thể xảy ra một cách bất ngờ. Ngay khi vấn đề nảy sinh, phải giải quyết nó trước khi trở nên nghiêm trọng. Đồng thời, cần có một biết pháp giải quyết triệt để để vấn đề không bị lặp lại ở một lĩnh vực khác.

3. Khen ngợi nhân viên

Chúng tôi trính từ kết quả nghiên cứu được đăng trên bài viết The Power of Praise in Business -- and How to Do it - Right (Sức mạnh của lởi khen ngợi trong công việc - Làm cách nào để thực hiện điều đó) được đăng bởi Haravard Business Review. Theo đó, tại công ty Best Buy, “khi chỉ số gắn bó của nhân viên với công ty tăng lên 0.1%, lợi nhuận mỗi cửa hàng tăng lên 100.000$$1 năm”. Theo như diễn giả về kích thích động lực con người Chester Elton, điều quan trọng nhất là nhận thức được tầm quan trọng của các nhân viên.

4. Xây dựng tinh thần làm việc nhóm (Team work)

Ai cũng hiểu được tầm quan trọng của làm việc nhóm. Tuy nhiên, khi mà ở công ty bạn có sự cạnh tranh khốc liệt, ai cũng muốn được cấp trên để ý tới, muốn mình vượt lên mà không hợp tác với người khác, thì công việc nhóm sẽ không bao giờ suôn sẻ được. Thật bất ngờ là rất nhiều manager không hiểu được điều này.

Một manager có trình độ cao sẽ hiểu được sự phức tạp của những công việc thường ngày trong giới IT. Anh ta sẽ hiểu rằng, nếu một nhóm mà không có niềm tin giữa các thành viên, thì dự án không bao giờ thành công được. Do vậy, anh ta biết cách thực hiện bằng lời nói. Để hỗ trợ người khác, dù bất cứ ai, bất cứ điều gì và bất cứ lúc nào, anh ta đều sẵn sàng. Hành động này trở thành kiểu mẫu trong team và các thành viên khác có thể học theo.

5. Tìm được người có khả năng giải thích công việc, trách nhiệm

Trong môi trường làm việc nhóm, mỗi người cần chịu trách nhiệm cho công việc của mình. Nếu không như vậy, tất cả sẽ thất bại. Tuy nhiên, công việc không được suôn sẻ, đẩy trách nhiệm cho người khác là điều thường thấy. Khi đó, người quản lý cần nắm bắt được vấn đề, nắm bắt được xem công việc đã không thể thực hiện đến mức nào, đồng thời tìm được người có thể giải thích được việc phân chia lại trách nhiệm đó. Đây chính là công việc của IT Manager. Để không làm mất tinh thần làm việc của nhóm, có thể cho phép một người dừng công việc đang không suôn sẻ để người khác làm. Thêm nữa, cần giải thích cho cấp dưới thấy, ai cũng có lúc thất bại. Điều quan trọng là nhận trách nhiệm về mình, nhưng khi cần thiết thì có điều chỉnh phù hợp.

6. Bản thân manager phải có trách nhiệm giải thích trách nhiệm

Nếu là manager, đương nhiên bạn có quyền đòi hỏi cấp dưới có khả năng giải thích công việc. Tuy nhiên, nếu bạn không thể làm được việc đó, đừng mong chờ cấp dưới của bạn sẽ làm cho bạn.

7. Đưa team ra xa khỏi các vấn đề chính trị của công ty

Trong một ngành kỹ thuật chuyên sâu như IT, có rất nhiều người xuất chung được trang bị đầy đủ kỹ năng. Ngược lại, đằng sau các kỹ năng đó, những người làm trong ngành IT đều không mấy mặn mà với các vấn đề chính trị, thế giới của họ đóng lại trong những vấn đề về kỹ thuật. Manager phải tự mình chịu đựng các áp lực chính trị, đây là điều tối quan trọng. Manager phải tự mình giải quyết các vấn đề chính trị, có như vậy nhóm phát triển mới làm việc suôn sẻ thoải mái được.

8. Xây dựng mối quan hệ công việc tốt với cấp trên

Xét trong toàn thể công ty, nếu có được sự tin tưởng giữa quản lý cấp cao nhất và quản lý cấp trung, công việc sẽ diễn ra suôn sẻ. Một manager với kỹ năng quản lý xuất chúng là người hiểu được điều này. Anh ta sẽ xây dựng mối quan hệ tốt với tất cả các phòng ban trong công ty, từ đó thiết lập được sự tin tưởng giữa các phòng ban đó với nhóm IT. Có được điều đó, công việc sẽ trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.

9. Để ý xem có nhân viên nào kiệt sức hay không

Những con người chuyên nghiệp trong giới IT đều là những người rất hăng say với công việc. Những con người với niềm đam mê công việc này luôn cố gắng hết mình để giải quyết vấn đề khó khăn rồi mới kết thúc công việc. Rõ ràng, đây là điều người quản lý mong muốn. Vấn đề là ở đây. Hãy tưởng tượng, khi đồng hồ điểm 3 giờ chiều, nhân viên quyết định làm công việc nào đó. Tuy nhiên, ngày qua ngày, luôn có những người sẵn sàng [Làm đến chết] cho công việc, đó là những chuyên gia IT. Là một người quản lý, bạn thực sự mong muốn thái độ làm việc tuyệt vời này của nhân viên, tuy nhiên bất cứ ai đi chăng nữa cũng không thể làm đến mức kiệt quệ, ai cũng cần một khoảng thời gian nhất định để nghỉ ngơi. Những con người chọn áp lực là lẽ sống, sẽ không bao giờ đòi hỏi bạn cho họ một phút nghỉ ngơi. Chính vì thế, một manager xuất sắc là người biết cách theo dõi tình hình của nhân viên, sau một khoảng thời gian nhất định có thể đến thăm nhân viên, xem xét tình hình sức khỏe. Nếu thực sự có vấn đề, manager cần can thiệp ngay lập tức. Trong nhiều trường hợp, họ sẽ cho nhân viên của mình một ngày nghỉ.

10. Làm rõ nội dung, nghiệp vụ, mục tiêu của dự án

Dù ngân sách có bị hạn chế, những nhân viên IT luôn là những người tràn đầy ý tưởng và sáng tạo. Họ có thể hoàn thành bất cứ loại dự án công nghệ thông tin nào. Tuy nhiên, điều này không thể đạt được nếu họ không hiểu được nội dung công việc. Đối với một IT Manager xuất sắc, họ không cho phép bản thân cũng như các thành viên làm việc trong một dự án mà các điều kiện, mục tiêu không được làm rõ ràng. Họ chỉ cho phép xây dựng bản mẫu cho dự án khi mà mục tiêu đã rõ ràng, các vấn đề thắc mắc đều được làm rõ và các rào cản được gỡ bỏ. Đây cũng là điều quan trọng với bất cứ cá nhân nào làm việc trong ngành IT. IT Manager cần làm rõ điều này và có trách nhiệm kiểm tra lại nó.