Phong cách làm việc với khách hàng Nhật - Vị trí ngồi họp

Đối với phong cách làm việc của người Việt nam thì vị trí ngồi trong phòng họp thường là không có quy định quá rõ ràng. Tuy nhiên đối với người nhật thì việc vị trí ngồi nói lên khá nhiều điều.

Trong tiếng nhật có từ :上座（kamiza）từ này nhằm để chỉ vị trí ngồi tốt nhất trong phòng, vị trí dành cho người quan trọng nhất, được tôn kính nhất. Ngược lại với từ đó ta có các từ như 下座（simoza,geza）,末席（masseki）để chỉ các vị trí ngồi cho những người ít quan trọng nhất.

Nguyên tắc cơ bản để xác định vị trí ngồi khá đơn giản: "Ghế xa cửa sổ nhất là ghế dành cho người quan trọng, ghế gần cửa sổ nhất là ghế dành cho người ít quan trọng nhất".

Chúng ta hãy cùng xem xét trong từng trường hợp cụ thể sau nhé.(Các số trong vòng tròn là chỉ số quan trọng của ghế, ghế có chỉ số càng nhỏ thì càng quan trọng)

Thứ tự ngồi cơ bản

Với phòng họp hoặc các phòng khách thông thường thì chúng ta áp dụng nguyên tắc cở bản là OK.

Tuy nhiên nếu như với sơ đồ trên mà phía bên tay phải là cửa sổ có khung cảnh đẹp thì thứ tự giữa 1 và 3, 2 và 4 cho nhau.

Thêm vào đó nếu trong góc nhà mà có thêm 1 góc đón khách nữa, thì vị trí ngồi cao nhất không được phép quay lưng về phía đó.

Với trường hợp khách đến thăm hỏi

Trong trường hợp khách đến thăm hỏi thì vị trí ngồi lại như hình.

Vị trí trung tâm của dãy xa cửa vào nhất sẽ giành cho người quan trọng nhất. Theo đó phía bên công ty mình cũng sẽ ngồi tương ứng như vậy

Thứ tự ngồi trong phòng tiếp khách

Ở nhật, khi đến thăm hỏi ở 1 công ty thì bao giờ cũng có 1 phòng nhỏ để tiếp khách, để công ty mình chuẩn bị người ra tiếp. Sau đó người ra tiếp này mới đưa khách vào 1 trong các phòng họp để ngồi nói chuyện.

Cũng vẫn theo nguyên tắc cơ bản, ghế càng xa cửa càng tốt, thêm vào đó, ghế sofa dài sẽ được coi trọng hơn ghế đơn.

Việc ngồi ở ghế sofa tiếp khách này hoàn toàn khác với việc ngồi vào phòng để thăm hỏi.

Có rất nhiều loại ghế sofa nhưng chúng ta nên chú ý thứ tự ngồi như sau:

• Ghế dài
• Ghế đơn
• Ghế đơn có chỗ dựa
• Ghế đơn không có chỗ dựa

Ngược lại, với trường hợp đến thăm công ty của người khác, ban đầu hãy ngồi ở ghế kém quan trọng, đợi người của công ty đó đến mời thì bạn mới nên chuyển vị trí.

Với phòng họp có ghế chủ tịch(dạng hình vuông)

Vẫn theo nguyên tắc cơ bản, nhưng ở phía đối diện ghế của chủ tịch hội nghị phải để trống.

Phòng họp có ghế chủ tịch riêng (Dạng chữ U)

Trong phòng họp hình chữ U thì ghế chính giữa ở phía đối diện với khoảng trống chính là kamiza. Các ghế được xếp tầm quan trọng lần lượt từ gần tới xa, từ phải sang trái so với kamiza.

Cách ngồi này hơi khác so với ngồi bàn hình vuông nhé。

Bàn hình tròn

Vẫn áp dụng nguyên tắc cơ bản, ghế ngồi xa cửa nhất là kamiza, và giống với các ngồi bàn chữ U

Chú ý, trong các bữa tiệc thì bạn phải đợi người quan trọng nhất chọn ghế ngồi xong thì mới được phép ngồi.

Ghế ngồi trong các căn phòng kiểu Nhật

Với các phòng kiểu nhật thì vị trí xa cửa ra vào ở phía trong ở bên phía để tủ sẽ là vị trí tốt hơn.

Đương nhiên, nếu các ghế nhìn ra chỗ có quang cảnh tốt hơn thì lại là tốt hơn.

Vị trí đứng trong thang máy

Vị trí thấp nhất là ở ngay cạnh bảng điều khiển, vị trí quan trọng nhất ở trong cùng phía có bảng điều khiển, các vị trí khác được bố trí từ trong ra ngoài, từ xa tới gần của bảng điều khiển.

• ###Bonus: Thứ tự lên xuống thang máy

Tiện đây, khi tiễn khách xuống thang máy ta cũng nên chú ý vài điều sau:

• Trước tiên dùng tay giữ cửa cho khách vào hết, sau đó mình mới bước vào. Mặc dù nên vào trong thang máy bấm nút giữ cửa, nhưng nếu làm thế bạn sẽ phải vào thang máy đầu tiên. Điều này khá là nhạy cảm, vậy nên tốt nhất hãy dùng tay giữ cửa nhé.
• Sau khi đợi khách hàng và boss vào hết thang máy, bạn hãy đứng vào cuối cùng và đương nhiên vào vị trí phía trước bảng điều khiển。
• Và vì đứng ở vị trí này, nên bạn có trách nhiệm điều khiển thang máy, và khi mọi người xuống hết thì bạn mới nên ra khỏi thang máy nhé。

Đương nhiên là thang máy không chỉ có mỗi chúng ta và khách, nên nếu thang máy quá đông thì việc ưu tiên không làm phiền người khác vẫn được đặt lên đầu.

Ghế ngồi trên xe（Dạng xe taxi hoặc có tài xế riêng）

Ghế tốt nhất là ghế ngay sau người lái xe. Với ghế sau cho 3 người thì vị trí ở giữa là vị trí kém nhất.

Do lý do trên, nên đặc biệt với taxi, khi ghế sau phải ngồi 3 khách thì ghế chính thực sự rất khó lên xuống。

Do đó, với bản thân lên xe đầu tiên thì phải chú ý thật cẩn thận, tránh cho trường hợp khách quá khó chịu khi ngồi。

Vị trí ngồi xe（Trường hợp có ai đó trong nhóm lái xe）

Trong trường hợp này, ghế quan trọng nhất lại là ghế ở ngay cạnh ghế lái, các ghế sau được xếp thứ tự kém hơn.

Tuy nói như vậy, nhưng trong trường hợp nhóm chỉ có 3 người(kể cả người lái) thì ngồi kiểu này sẽ hơi bất tiện(chỉ có 1 người ngồi ở phía sau), trong trường hợp đó có thể đề nghị người ngồi ghế quan trọng nhất ngồi ra phía sau.

Thứ tự ngồi trên tàu

Thuận theo hướng tàu chạy và ghế trong cùng gần cửa sổ là ghế quan trọng nhất.

Với ghế 3 chỗ ngồi thì chỗ ngồi ở giữa là do người kém nhất ngồi.

Thêm nữa, với toa giường nằm, thì phía dưới tốt hơn phía trên.

Bonus: Thứ tự đi trên đường

Cuối cùng, không phải về chỗ ngồi, mà về vị trí khi đi lại.

Vị trí vip nhất là đi đầu tiên, rồi từ trước ra sau, từ phải sang trái theo thứ tự lần lượt.

Đương nhiên nếu bạn là người giới thiệu, hướng dẫn thì phải đi đầu tiên nhé.

Không biết tới đây các bạn nhớ được bao nhiêu nhỉ? Phức tạp phết đấy. Dù nếu lỡ có quên thì các bạn cũng nên nhớ các quy tắc sau nhé:

• Ghế xa cửa nhất là ghế vip nhất
• Ghế nhìn được phong cảnh đẹp hơn là ghế tốt hơn
• Vị trí trên ghế càng dài thì càng tốt

Mấy cái này nói là văn hóa Nhật cho oai, chứ thực ra nó cũng là sự thể hiện của chúng ta với khác hàng và cấp trên.

Và đương nhiên dù đã là boss rồi thì lại càng cần phải chú ý, để không thất lễ với khách, và để thằng nhân viên dưới quyền bạn biết việc mà làm chứ không chỉ đứng nhìn khách cười duyên.

Nếu đọc kĩ và suy xét thì tất cả các cách hành xử trên đều chỉ vì 1 mục đích duy nhất, tạo sự an toàn và thoải mái nhất cho khách hàng.

Nên đôi lúc nếu mà không nhớ được thì bạn chỉ cần thể hiện được sự tận tâm của mình cho khách cũng là đủ rồi. Nhưng dù sao nhớ được vị trí cũng là sự thể hiện tốt nhất.