Kiến thức nghiệp vụ phần 2: Hệ thống quản lý bán hàng

Nghiệp vụ quản lý bán hàng là phần quan trọng nhất trong mô hình vận hành một doanh nghiệp. Thường bao gồm những bộ phận chính như bên dưới:

• Quản lý tổng thể( Master Management)
• Quản lý đơn đặt hàng đã nhận( Received Order Management)
• Quản lý bán hàng( Sales Management)
• Quản lý đơn đặt hàng( Order Management)
• Quản lý mua hàng( Purchase Management)
• Quản lý nguyên liệu( Material Management)
• Quản lý khoản phải thu( Account Receivable Management)
• Quản lý khoản nợ( Debt Management)
• Hệ thống POS(Point Of Sales)
• SFA(Sales Force Automation)

Quản lý tổng thể - Master Management

Thực hiện việc quản lý những thông tin bên dưới:

Thông tin liên quan đến khách hàng

• Customer Master: chứa thông tin về khách hàng, cũng có trường hợp sẽ chia thành sale destination, billing destination, delivery destination.
• Supplier Master: chứa thông tin người cung cấp, cũng có trường hợp chia thành purchase destination, order destination, payment destination.

Thông tin của bản thân doanh nghiệp

• Company Master: chứa thông tin của doanh nghiệp.
• Department Master: chứa thông tin của các văn phòng, bộ phận.
• Staff Master: chứa thông tin của nhân viên.

Thông tin sản phẩm

• Product Master: chứa thông tin của sản phẩm.
• Category Master: chứa thông tin danh mục sản phẩm.
• Unit Price Master: chứa thông tin giá thành sản phẩm.

Thông tin liên quan đến tồn kho và địa chỉ lưu kho

• Warehouse Master: chứa thông tin về nhà kho.
• Location Master: chứa thông tin địa chỉ lưu kho.
• Stock Master: chứa thông tin tồn kho.

Quản lý đơn hàng đã nhận - Received Order Management

Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.

Nhập thông tin đơn hàng đã nhận

• Xử lý này được thực hiện khi nhận được order từ khách hàng. Có thể nhập ngay lúc nhận order qua điện thoại, hoặc sau khi trở về từ công ty của khách hàng.

Nhập thông tin đơn hàng gửi trực tiếp

• Phát sinh khi nhận được order sản phẩm gửi trực tiếp. Sẽ tạo đồng thời đơn đặt hàng đã nhận và đơn đặt hàng bình thường.

Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận kèm theo checklist

• Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.

Hiển thị chi tiết đơn hàng đã nhận

• Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ khách hàng.

Hoá đơn đặt hàng

• Phát hành hoá đơn đặt hàng khi cần thiết.

Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận chưa được giải quyết kèm theo checlist

• Hiển thị danh sách những đơn hàng của khách hàng mà chưa được xuất hàng hay chưa quyết toán doanh thu. Có thể kiểm tra việc quên xuất hàng.

Quản lý bán hàng - Sale Management

Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.

Nhập thông tin bán hàng

• Có thể tự động tính toán từ dữ liệu đơn hàng đã nhận vào thời điểm xuất hàng. Ngoài ra còn có thể thay đổi dữ liệu bán hàng khi phát sinh trả hàng, đơn đặt hàng bị huỷ, discount...

Nhập thông tin bán hàng gửi trực tiếp

• Phát sinh khi nhận được order sản phẩm gửi trực tiếp. Sẽ tạo đồng thời dữ liệu bán hàng và vừa dữ liệu mua hàng.

Hiển thị danh sách bán hàngkèm theo checklist

• Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.

Hiển thị chi tiết doanh thu

• Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ khách hàng.

Hoá đơn bán hàng

• Phát hành hoá đơn bán hàng. Có thể thực hiện tự động hoặc thực hiện lúc nhập thông tin. Có trường hợp sẽ kèm theo biên bản bàn giao sản phẩm.

Quản lý đơn đặt hàng - Order Management

Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.

Nhập thông tin đơn hàng đã nhận

• Xử lý này được thực hiện khi gửi order tới nhà cung cấp.

Hiển thị danh sách đơn đặt hàng kèm theo checklist

• Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.

Hiển thị chi tiết đơn hàng đã nhận

• Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng đã gửi tới nhà cung cấp.

Hoá đơn đặt hàng

• Phát hành hoá đơn đặt hàng khi cần thiết.

Hiển thị danh sách đơn đặt hàng đã nhận chưa được giải quyết kèm theo checlist

• Hiển thị danh sách những đơn hàng mà chưa nhận được hàng hay chưa quyết toán mua hàng. Có thể kiểm tra việc quên nhập thông tin nhập hàng.

Hiển thị danh sách và chi tiết đơn đặt hàng bị huỷ

Quản lý mua hàng - Purchase Management

Hệ thống này thực hiện những chức năng như bên dưới.

Nhập thông tin bán hàng

• Có thể tự động tính toán từ dữ liệu đặt hàng vào thời điểm nhận hàng. Ngoài ra còn có thể thay đổi dữ liệu mua hàng khi phát sinh trả hàng, huỷ đơn hàng, discount...

Hiển thị danh sách mua hàng kèm theo checklist

• Trường hợp dữ liệu thiếu chính xác thì có thể chỉnh sửa.

Hiển thị chi tiết mua hàng

• Sử dụng để truy xuất chi tiết đơn hàng nhận từ nhà cung cấp.

Hoá đơn mua hàng

• Phát hành hoá đơn mua hàng. Có thể thực hiện tự động hoặc thực hiện lúc nhập thông tin.

Quản lý nguyên liệu sản xuất - Material Management

Các chức năng cơ bản sẽ thực hiện giống như phần quản lý mua hàng và quản lý bán hàng đã mô tả ở trên.

Quản lý khoản phải thu - Account Receivable Management

Hệ thống này quản lý việc nhập tiền khi phát xử lý bán hàng. Các chức năng chính được mô tả như bên dưới:

Xử lý yêu cầu thanh toán( billing)

• Cập nhật chốt billing.
• Truy xuất dữ liệu đối tượng và thực hiện chốt. Cũng có trường hợp chỉ nhập ngày chốt lần hiện tại ở trên màn hình.
• Hiển thị list chi tiết billing, hoá đơn( invoice ) và hoá đơn chi tiết.

Xử lý nhập tiền

• Nhập thông tin nhập tiền từ dữ liệu billing.
• Huỷ thông tin nhập tiền.

Quản lý khoản phải thu

• Hiển thị danh sách và chi tiết các khoản phải thu.
• Hiển thị danh sách và chi tiết dự định nhập tiền.
• Hiển thị xác nhận nhập tiền và huỷ nhập tiền.

Quản lý khoản nợ - Debt Management

Hệ thống này quản lý việc trả tiền khi phát xử lý mua hàng. Các chức năng chính được mô tả như bên dưới:

Xử lý thanh toán( payment)

• Cập nhật chốt payment.
• Truy xuất dữ liệu đối tượng và thực hiện chốt đối với dự án nhất định.
• Tạo và hiển thị dự định thanh toán dựa vào dữ liệu thanh toán đã chốt.

Xử lý xuất tiền

• Nhập thông tin nhập tiền từ dữ liệu payment.
• Trường hợp có liên kết với ngân hàng thì sẽ tạo dữ liệu theo format quy định của ngân hàng.
• Huỷ thông tin nhập tiền

Quản lý khoản nợ

• Hiển thị danh sách và chi tiết các khoản phải trả.
• Hiển thị danh sách và chi tiết lịch sử thanh toán và dự định thanh toán.

Hệ thống POS - Point Of Sales

Hệ thống POS viết tắt của Point Of Sales là máy tính tiền phục vụ cho nhu cầu bán lẻ của các doanh nghiệp. POS giúp các chủ doanh nghiệp giảm bớt chi phí quản lý,nhân công. Hạn chế thất thoát hàng hóa và quan trọng nhất là đáp ứng nhu cầu của khách hàng một cánh nhanh gọn, hiệu quả và chuyên nghiệp

SFA- Sales Force Automation

Quản lý tự động việc bán hàng bằng việc sử dụng công nghệ thông tin để theo dõi khách hàng, tìm kiếm các khách hàng có tiềm năng, các khách hàng hấp dẫn nhất và lưu trữ các tương tác khác nhau với khách hàng khi nó xảy ra. SFA có thể thiết lập các báo cáo thường xuyên về tình hình bán hàng, nhắc nhở nhân viên trong một số hoạt động. SFA mạnh trong việc quản trị lực lượng bán hàng lưu động, hoạt động không có địa điểm cụ thể, giúp cho lực lượng bán làm việc hiểu quả và được điều phối để theo dõi thường xuyên.