Kỹ năng giao tiếp hiệu quả và làm thế nào để đạt được nó

Như chúng ta đã biết, giao tiếp là một hoạt động cơ bản và là nhu cầu không thể thiếu trong đời sống của mỗi người. Mỗi người là một mắt xích trong xã hội vì thế hàng ngày, hàng giờ, chúng ta đều phải giao tiếp với thế giới xung quanh để hoàn thành vai trò của mình. Một người có kỹ năng giao tiếp tốt sẽ dễ dàng xử lý tình huống cũng như thành công hơn trong sự nghiệp.

Kinixti – học giả người Mỹ từng nói: “Sự thành công của một người chỉ có mười lăm phần trăm dựa vào kĩ thuật chuyên ngành, còn tám mươi lăm phần trăm còn lại chính là các mối quan hệ giao tiếp và kỹ năng ứng xử của người ấy trong công việc và xã hội.” Chính vì vậy, việc trau dồi và phát triển kỹ năng mềm này là điều mà mọi người nên làm mỗi ngày.

Cuộc thảo luận hôm nay là "Kỹ năng giao tiếp hiệu quả và làm thế nào để đạt được nó." Một trong những yêu cầu trong quảng cáo công việc mà luôn luôn có là "Phải có kỹ năng giao tiếp xuất sắc". Tôi chưa từng thấy một hồ sơ công việc mà không yêu cầu nó. Tất cả các doanh nghiệp cần Communicators hiệu quả. Kỹ năng giao tiếp xếp hạng ngay sau khi các kỹ năng kỹ thuật.

Tại sao chúng ta cần giao tiếp hiệu quả?

Giao tiếp là một nghệ thuật và mỗi người chúng ta đều phải tìm hiểu nó để thành công. Nó giúp bạn duy trì mối quan hệ tốt và mở rộng mạng lưới của bạn.

Sáu chữ đơn giản "Kỹ năng giao tiếp hiệu quả" mang theo rất nhiều câu hỏi, như:

• Không giao tiếp hiệu quả có ý nghĩa gì?
• Tại sao nó quan trọng như vậy ?
• Làm thế nào để quyết định nếu bạn là một người giao tiếp hiệu quả?
• Làm thế nào để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn?
• Và cuối cùng, làm thế nào để cảm thấy tự tin rằng "Tôi là một người giao tiếp hiệu quả"?

Hãy bắt đầu với một vài khái niệm cơ bản:

Communication là gì?

• Giao tiếp là hành vi truyền đạt một thông điệp tới người khác thông qua một phương tiện / ngôn ngữ dễ hiểu.
• Giao tiếp có nghĩa là trao đổi thông tin giữa hai hoặc nhiều người.
• Nó là một quá trình chia sẻ thông tin, ý tưởng, cảm xúc, tin tức và đạt được một sự hiểu biết chung giữa con người.
• Giao tiếp kết nối con người lại với nhau.
• Đối với tổ chức, giao tiếp sẽ giúp tất cả các phòng ban làm việc cùng nhau.

Communication có những loại nào?

Sơ đồ dưới đây nói lên tất cả:

1. Non-Verbal Communication: giao tiếp không bằng lời nói, được truyền đạt thông tin bằng tin nhắn không lời như tư thế, cử chỉ, nét mặt, ánh mắt, vv... Nó đóng một vai trò quan trọng trong cuộc hội thoại, các cuộc họp hoặc thậm chí các cuộc phỏng vấn.

   Tuy nhiên, đây không phải là chủ đề của cuộc thảo luận cho bài viết ngày hôm nay. Vì vậy, chúng ta sẽ tiếp tục với các thể loại tiếp theo.

2. Written Communication: Đây là thông tin liên lạc thông qua những biểu tượng văn bản. Khi các phương thức bằng lời và không bằng lời nói không đủ, chúng tôi sẽ dùng cách thức viết. Bằng cách này, các thông tin được ghi nhận là tốt và chính xác hơn và chính thức.

   Kỹ năng viết là rất quan trọng cho các tester như: viết một số status/ bug report ...để giao tiếp với các đội khác nhau - Chính thức và không chính thức.

3. Verbal Communication: Một cách giao tiếp thông qua ngôn từ (ngôn ngữ) hoặc âm thanh là giao tiếp bằng lời nói. Cách đơn giản nhất để bày tỏ những suy nghĩ, ý tưởng và cảm xúc là nói chuyện. Do đó, nó là đơn giản và hiệu quả nhất. Đây cũng có thể chính thức (một mặt đối mặt gặp gỡ tại nơi làm việc hoặc một cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc hội nghị cuộc gọi) và không chính thức (bình thường phòng cà phê trò chuyện với một đồng nghiệp).

Trong bài viết ngày hôm nay, tôi sẽ tập trung nhiều hơn vào giao tiếp bằng lời .

Làm thế nào để Trở thành một Communicator xuất sắc?

Nâng cao kỹ năng giao tiếp có thể là một nhiệm vụ khó khăn nhưng nó chắc chắn có thể đạt được thông qua thực hành liên tục.

Dưới đây là một vài gợi ý. Hãy nhớ rằng nó là một cuộc hành trình và điều quan trọng là thực hiện các bước mỗi ngày.

1) Trở thành một người nghe tốt:

Giao tiếp là một quá trình hai chiều. Nghe cũng không kém phần quan trọng như nói. Chúng ta phải thực hành để lắng nghe và không chỉ đơn thuần là nghe những điều. Kịch bản cuộc sống thực: Một tester là một người tham gia quan trọng trong một cuộc họp, thảo luận. Tận dụng tối đa thời gian đó bằng cách làm theo những lời khuyên dưới đây. Những lợi thế sẽ tăng gấp đôi. Bạn nhận được tốt hơn trong việc tìm hiểu hệ thống và sự tham gia của bạn sẽ kiếm được điểm với người quản lý của bạn và tạo được một ấn tượng tốt. Mẹo để trở thành một người biết lắng nghe tích cực -

• Hãy chú ý và đặt câu hỏi
• Tìm kiếm sự xác nhận khi nghi ngờ. Ví dụ , hãy hỏi "Vì vậy, những gì bạn có nghĩa là để nói là: " hay "Hãy xác nhận nếu tôi hiểu được điều này một - cách chính xác".
• Hãy nhìn vào mắt người nói
• Gật đầu, mỉm cười và giữ một tư thế tích cực
• Cung cấp thông tin phản hồi tích cực
• Đóng góp khi bạn có thể

2) Trở thành một người nói tự tin :

Kịch bản cuộc sống thực: Cơ hội cho một tester để tham gia vào một cuộc thảo luận chính thức hoặc cuộc họp là không giới hạn. Các cuộc họp phân loại defects, review sessions, vv.. xảy ra khá nhiều mỗi ngày. Dưới đây là những lời khuyên giúp chúng ta nói tự tin hơn. Mẹo để trở thành một người nói tự tin

• Tin vào bản thân
• Đừng do dự. Có niềm tin vào đầu vào và ý tưởng của bạn
• Hãy suy nghĩ trước khi nói ra.
• Hãy nhìn vào mắt người khác. Điều này làm tăng cơ hội nhận được một trả lời khẳng định.
• Xem tốc độ của bạn và làm chậm nếu cần thiết.
• Xem lại phát âm của bạn. Nói to và rõ ràng. Nếu bạn không chắc chắn về cách phát âm chọn một từ song song thay vì phát âm sai.
• Thực hành các cuộc trò chuyện nhỏ.
• Cố gắng không để nhầm lẫn khán giả của bạn với thông điệp lẫn lộn. Lời của bạn nên được phù hợp với ngôn ngữ của cơ thể, nét mặt, và giai điệu.
• Biết lời nói của bạn trước khi sử dụng nó. Nếu bạn không chắc chắn về ý nghĩa, tránh sử dụng nó. Làm cho nó một thực hành để học một từ mới mỗi ngày.
• Nói những gì bạn muốn truyền tải rõ ràng.
• Ngôn ngữ cơ thể cũng là một yếu tố quan trọng. Cánh tay thoải mái cũng cho thấy rằng bạn đang tiếp cận và để mở một cuộc thảo luận. Trong khi tay khoanh trước ngực và vai gù thấy điều ngược lại rằng bạn đang dự trữ và không sẵn sàng để có một cuộc trò chuyện.
• tư thế tích cực và thích hợp có thể làm cho ngay cả các cuộc trò chuyện khó chảy dễ dàng hơn.
• Tìm hiểu để đưa ra phản hồi tích cực nhưng không chút do dự.
• Nỗ lực để giải quyết xung đột

3) Cải thiện kỹ năng thuyết trình của bạn

Kịch bản cuộc sống thực: Một lần nữa, tất cả các cuộc họp nói trên có thể được "hưởng lợi" từ một lãnh đạo tốt và cách trình bày. Lời khuyên để cải thiện kỹ năng thuyết trình của bạn

• Tài liệu của bạn luôn sẵn sàng trước tay.
• Luôn có chương trình nghị sự đã sẵn sàng và tiện dụng. Chỉ đạo cuộc họp trong một cách mà nó vẫn trên đường và bạn đạt được mục tiêu của bạn bằng cách kết thúc cuộc họp.
• Khuyến khích sự tham gia tương tác. Hãy hỏi những câu hỏi như "ý kiến ​​của bạn là gì về điều này?" Hoặc "Bạn có nghĩ rằng đó là một ý tưởng tốt?"
• Tìm hiểu để đọc các phản ứng và hành vi của khán giả. Tương tự như vậy giữ cho một điều khiển trên các phản ứng và hành vi của bạn.
• Cố gắng thực hành cách quyết đoán trong khi nói cũng như trong giao tiếp bằng văn bản.
• Trong cuộc họp khiếm khuyết Status - giữ bình tĩnh và không thiên vị trong khi giải thích các khuyết tật. Hãy lưu trò chuyện tích cực. Giải thích những khiếm khuyết để các nhà phát triểncũng không kém phần quan trọng như việc tìm kiếm nó. Luôn tránh bị cá nhân trong các cuộc họp đó.
• Thực hành cử chỉ của bạn. Trong khi trình diễn chắc chắn rằng các cuộc đàm phán toàn bộ cơ thể của bạn. sử dụng tốt và thích hợp của sự hài hước cũng là một yếu tố quan trọng
• Thông cảm - Đồng cảm là đặt mình vào vị trí người khác. Cố gắng hiểu quan điểm-of-view của những người khác. Hãy cởi mở với những ý tưởng mới.
• Tìm hiểu để có những lời phê bình một cách tích cực.

4) Cải thiện Conversations về điện thoại của bạn:

Kịch bản Real Life Phỏng vấn qua điện thoại phổ biến như ngày và đêm cho các đội CNTT. Lời khuyên để cải thiện Conversations về điện thoại của bạn:

• Trong một cuộc trò chuyện qua điện thoại với người khác không thể nhìn thấy biểu hiện của bạn; do đó, nó trở nên khó khăn hơn để giải thích cho mình.
• Luôn chào đón những người ở đầu kia trước khi bắt đầu cuộc nói chuyện của bạn.
• Luôn luôn giới thiệu mình ngay cả khi người đó đang chờ đợi cuộc gọi của bạn. Nói tên của bạn rất rõ ràng.
• Giải thích mục đích của cuộc gọi ngay từ đầu
• Hãy rất rõ ràng về những gì bạn đang nói. Hãy ngắn gọn.
• Đừng dừng lâu.
• Tạm dừng khi cần thiết
• Đừng xen ngang. Hãy để cho người khác nói quá.
• Có một notepad sẵn sàng trong khi bạn đang ở trong một cuộc gọi để ghi lại bất kỳ thông tin chi tiết cần thiết.
• Đôi khi, chất độn phát biểu như umm âm thanh rất khó chịu qua điện thoại. Hãy cố gắng tránh nó.
• Sử dụng từ ngữ của bạn một cách khôn ngoan hơn nếu bạn không biết những người khác.
• Có một giai điệu dương.
• Luôn luôn kết thúc cuộc gọi với một cảm ơn các bạn lưu ý.

Tóm lại:

• Hãy là một người biết lắng nghe chăm chú và tốt.
• Hãy rõ ràng và lớn tiếng trong một cuộc trò chuyện.
• Nói lên một cách tự tin trong tất cả các cuộc họp.
• Đừng ngần ngại thể hiện chính mình.
• Hiện sự đồng cảm
• Hãy liên hệ với mắt cho dù bạn đang nói chuyện hoặc nghe.

Bài viết được tham khảo từ: http://www.softwaretestinghelp.com/effective-communication-skills-for-testers/