Manner of greeting

Như đã nêu ra ở bài dịch trước, lần này tôi xin phép được tiếp tục dịch về các BUSINESS MANNERS tiếp theo.

Dưới đây là đoạn trích dẫn từ bài dịch lần trước và đây cũng là phần tôi sẽ đi vào dịch chi tiết

Manner of greeting

Đối với những nhân viên mới, sau khi vào công ty tôi nghĩ thứ cần dạy cho họ đầu tiên đó là thói quen chào hỏi. Tuy nhiên, đa số được dạy rồi lại quên, thậm chí còn có những người còn muốn được học lại. Vì những trường hợp như vậy nên tôi đã tóm tắt how-to manner of greeting như sau, mời các bạn tham khảo nếu thấy có ích.

• Thứ tự giới thiệu đúng trong công ty
• Manner cơ bản trong những điều cơ bản người đi làm cần biết
• 10 cụm từ dùng hàng ngày tại nơi làm việc

Trong môi trường doanh nghiệp, khi có nhiều người tập trung mà bạn muốn giới thiệu lần lượt thì bạn sẽ phải giới thiệu theo thứ tự như thế nào ?

Nói về công việc. Đã là business man thì tôi nghĩ hẳn người đó phải có rất nhiều kinh nghiệm về việc này. Tuy nhiên, để có thể giới thiệu được đúng thứ tự một số người trong một không gian một thời điểm thì tôi tin rằng có rất ít business man làm được điều đó.

「Người có chức vụ cao nhất thì giới thiệu sau cùng」

Trưởng phòng kinh doanh của công ty A bên công ty dối tác – ông Suzuki đã đến thăm công ty chúng tôi. Đây là lần đầu gặp mặt với trưởng phòng của tôi là Sato. Tôi dã giới thiệu trưởng phòng Sato cho ông Suzuki. Dưới đây là 2 cách giới thiệu, theo bạn thì cách nào là cách làm đúng.

Cách 1

「Thưa ông Suzuki đây là trưởng phòng của tôi Sato」

Cách 2

「Thưa trưởng phòng, đây là ông Suzuki giám đốc kinh doanh công ty A」

Đáp án đúng là cách 1. Người công ty mình thì bằng cách này hay cách khác có lẽ đã biết trong ngày hôm có có khách nào đến thăm công ty. Dưới đây là những trường hợp cơ bản cần nắm được.

Giới thiệu người cấp dưới trước rồi cuối cùng mới giới thiệu đến người cấp trên.

Tôi đã tóm tắt thứ tự giới thiệu đúng kể cả trong những trường hợp dưới đây.

Trường hợp có người thân và người khác

Thì giới thiệu người thân cho người khác trước

Trường hợp có người công ty mình và người công ty khác

Thì giới thiệu người công ty mình cho người công ty khác trước.

Trường hợp có cả cấp trên và cấp dưới

Thì giới thiệu người có vị trí thấp cho người có vị trí cao trước

Trường hợp có sự chênh lệch tuổi tác

Giới thiệu người trẻ tuổi cho người lớn tuổi trước

Trường hợp có đồng hương tại địa điểm thăm hỏi

Thì giới thiệu người đồng hương trước

Trường hợp có nam và nữ cùng cấp bậc vị trí

Thông thường thì con trai sẽ giới thiệu trước. Tuy nhiên ở đây không quy định chặt chẽ, tùy tình huống mà ai đó giới thiệu trước.

Cuối cùng

Đây là điều cơ bản của việc chào hỏi trong lần gặp mặt đầu tiên. Chúng ta hãy cùng nắm rõ những nguyên tắc cơ bản để ứng xử một cách phù hợp nhé !

Mở đầu

Nếu đã là nhân viên công ty thì không chỉ tiếp xúc với khách hàng, dĩ nhiên là bạn còn phải tiếp xúc với cấp trên vô số lần.

Tất nhiên là tùy vào đối tượng giao tiếp mà bạn sẽ cần lựa chọn từ ngữ hay cách chào hỏi phù hợp, tinh thần chung của business manners là giúp cho công việc tiến triển thuận lợi, mang lại lợi ích cho công ty và cho chính bản thân bạn.

Tại đây, tôi muốn giới thiệu về manner tưởng như rất dễ trong các manner mà thực ra lại rất khó.

Point 1 : Chào hỏi

「挨」trong tiếng Nhật có nghĩa là rộng mở trái tim, còn「拶」có ý nghĩa thân mật・gần gũi đối phương hơn. Hay nói cách khác「挨拶」có nghĩa là mở rộng con tim và tiến lại gần đối phương.

Điểm mấu chốt của việc chào hỏi là việc này xuất phát từ chính bản thân bạn.「tôi không quen nên tôi không chào」,「Dù tôi có chào hỏi người ta thì người ta cũng vờ như không nhìn thấy」… tôi cũng phải công nhận rằng trên thực tế có những lý do như thế này. Vậy có nên chỉ cần nghĩ việc chào hỏi từ 1 phía là được hay không ?

Từ phía bản thân mình nếu bạn có thể mở rộng trái tim tiến gần hơn tới đối phương thì tôi tin chắc rằng những câu chuyện hay những công việc sau này sẽ tiến hành suôn sẻ.

Point 2 : Điện thoại

Logic thông thường là chuông điện thoại gọi đến đổ đến thì thứ 2 thì không sao, còn sau lần đổ chuông thứ 3 thì bạn nhất thiết phải nói 「お待たせしました」 trước khi bắt đầu vào câu chuyện.

Nói chuyện điện thoại là một hình thức giao tiếp chỉ bằng giọng nói. Chính vì chỉ bằng giọng nói nên những biểu đạt qua giọng nói rất quan trọng.

Point 3 : Tiếp khách

Việc tiếp khách không phải chỉ là cơ hội tiếp xúc trực tiếp với khách hàng một cách đơn thuần, mà đó là bước tiến rất quan trọng một phần nhằm quyết định ấn tượng của công ty với khách hàng.

Từ lúc đón khách cho đến khi tiễn khách ra về, sẽ có rất nhiều bối cảnh phải ứng xử cho đúng, chúng ta hãy cùng tiếp đón khách với cách ứng xử tốt nhất nhé. Điều mấu chốt của việc tiếp khách chính là cảm xúc. Kể cả những lúc khách hàng không nhìn thấy, bạn cũng đừng quên nụ cười nhé.

Kết thúc

Không chỉ những manual được ghi ra ở đây, mà còn rất nhiều tình huống mà bạn phải quan sát, phải đứng ở lập trường của đối phương, rồi suy nghĩ xem bản thân nên làm gì, nên nói gì, những điều này hoàn toàn có thể coi là business manner.

Mở đầu

Tất nhiên công việc rất quan trọng nhưng bên cạnh đó chúng ta cần biết cách sử dụng từ ngữ giao tiếp, chào hỏi. Bạn là một người khéo léo trong giao tiếp, luôn luôn chào hỏi niềm nở, đối phương sẽ có những ấn tượng tốt về bạn, hơn nữa công việc cũng phần nào trôi chảy hơn.

Lần này tôi xin phép được giới thiệu 10 câu nói cơ bản được cho là có tần suất sử dụng rất nhiều lần tại bất kỳ văn phòng nào.

10 cụm từ dùng hàng ngày tại nơi làm việc

1：お世話になっております/Cảm ơn bạn đã cùng cộng tác với chúng tôi suốt thời gian qua

Đây là cụm từ được dùng với tính chất ngoại giao. Cụm từ này (「（いつも）お世話になっております」) còn được dùng như là câu mở đầu trong email hay khi nói chuyện điện thoại. Nếu như đối phương là người chủ động liên lạc trước thì bạn hãy dùng 「お世話になります」

2：恐れ入ります/Rất xin lỗi

Cụm từ này được dùng thay cho「お忙しいところ恐れ入ります」hay là「すみません」.

3：お手数をおかけします/Xin lỗi vì làm phiền

Cụm từ này dùng khi nhờ vả đối phương điều gì đó. Cũng có khi được dung trong trường hợp làm việc qua lại nhiều lần, làm phiền đối phương nhiều lần 「大変お手数をおかけしました」

4：お時間よろしいでしょうか/Bạn có rảnh không

Cụm từ này dùng trước khi bắt đầu cuộc hội thoại như là khi hỏi han đối phương điều gì đó hay là khi chủ động gọi điện cho đối phương. Đối phương dĩ nhiên có việc đang làm hoặc đang bận gì đó, vậy nên trước khi bắt đầu câu chuyện bạn phải xác nhận với họ.

5：失礼します/Xin lỗi

Khi bước vào phòng, khi bạn rời khỏi phòng hay khi đưa trà bạn hãy dung cụm từ này. Hoặc cả khi đi qua trước hay đi sang ngang người khác bạn cũng cần nên nói cụm từ này.

6：失礼いたしました/ Tôi rất xin lỗi vì đã thất lễ

Câu này dùng để xin lỗi khi bạn có sơ xuất, vụng về hay nói điều gì đó sai. Ví dụ như trong một cuộc họp, bạn phải mang trà lên và bạn lỡ tay đánh rơi chiếc chén thì khi đó bạn cần nên sử dụng câu nói này.

7：申し訳ございません/Tôi thực sự xin lỗi

Bạn nên nói câu xin lỗi này trong trường hợp gây phiền hà cho đối phương hoặc khi thực sự muốn xin lỗi bằng cả tấm long nhiệt thành nhất. Ví dụ nếu như bạn lỡ tay làm đổ trà điều này cũng được cho là gây phiền hà cho đối phương và bạn cần thiết phải nói câu xin lỗi này.

8：お待たせいたしました/Xin lỗi vì để bạn chờ lâu

Câu nói này dùng khi bạn để đối phương phải đợi chờ. Thực tế thì tốt nhất là không nên để đối phương phải chờ đợi, nếu bất đắc dĩ để họ phải đợi thì bạn nên thêm một vài từ ngữ thể hiện rằng bạn rất tiếc vì để họ phải chờ đợi như vậy 「大変お待たせいたしました」

9：お疲れ様です/Bạn đã vất vả rồi

「ご苦労様です」là cụm từ cấp trên dùng để nói với cấp dưới. Người cấp trên thì dùng 「お疲れ様です」. Hoặc bạn có thể dùng cho câu「おかえりなさい」, thay cho câu chào hỏi, tóm lại thì đây là cụm từ được dùng với tần suất rất nhiều.

10：お先に失礼します/Tôi xin phép về trước

Câu này được dùng khi bạn đi về trước trong khi vẫn còn những người khác còn ngồi lại văn phòng. Và khi được người khác nói 「お先に失礼します」 thì bạn phải trả lời lại là 「お疲れ様です」「失礼します」

Kết thúc

Việc chào hỏi tại môi trường công ty được thể hiện bằng nhiều cụm từđa dạng. Để có thể chào hỏi một cách tự nhiên thì cũng một phần từ việc bạn quan tâm tới đối phương, tới đồng nghiệp. Để cả 2 phía cùng có những tình cảm tốt đẹp thì chúng ta nên sử dụng những từ ngữ đẹp xuất phát từ trái tim phải không.