Những lý do khiến dự án thất bại và cách phòng tránh

Nếu bạn đã và đang chinh chiến cùng những dự án IT , đã không ít lần bạn thấy dự án của mình rơi vào những tình cảnh dở khóc dở cười như dưới đây :

• Dự án chạy chán chê mà sao Spec vần chưa được chốt
• Manager chỉ đạo 1 đường , Member chạy 1 nẻo
• Các thành viên dự án không giao tiếp cởi mở với nhau
• Cuối cùng là tiến độ sao cứ chậm dần đều

Trong việc quản lý dự án đòi hỏi rất nhiều kĩ năng như : lên kế hoạch cụ thể , quản lý tiến độ , quản lý vấn đề phát sinh và xử lý , quản lý nhân sự. Có rất nhiều cuốn sách rất dày nói về chủ để này vẫn chưa thể nói hết được , nên trong bài viết giới hạn này tôi chỉ muốn giới thiệu những vấn đề mối chốt nhất giúp các bạn có thêm những tham khảo trong việc quản lý dự án của mình .

Trước khi nói đến sự thành công hay thất bại của dự án , chúng ta sẽ cùng nhau làm rõ khái niệm thế nào là 1 dự án . Dự án là 1 hoạt động thoả mãn được những yếu tố dưới đây :

• Thực hiện 1 mục tiêu cụ thể được quyết định bởi Quality (Chất lượng ) , Cost (Giá thành ) , Delivery (Bàn giao)
• Diễn ra trong 1 khoảng thời gian nhất định
• Thường được thực hiện bởi nhiều thành viên ( cấu thành 1 Team hoặc nhiều Team) Khác với những dự án thông thường , 1 dự án IT sẽ phát triển dịch vụ hay hệ thống để xử lý 1 vần đề nào đó bằng công nghệ .

Như định nghĩa ở trên thì 1 dự án sẽ phải thực hiện 1 mục tiêu (QCD) trong 1 thời gian giới hạn với 1 đội ngũ nhân sự nhất định , vậy thế nào là 1 dự án thất bại ? Là dự án mà ở đó trong khoảng thời gian giới hạn và với đội ngũ nhân sự nhất định đó không thực hiện được mục tiêu QCD đã đề ra .

Có rất rất nhiều lí do để 1 dự án thất bại nhưng nếu nói tổng quát lại cho tất cả lí do đó , ta có thể tóm lược lại bằng 2 lí do đó là "thiếu khả năng lên kế hoạch dự án " và "thiếu khả năng vận hành dự án" . Tuy nhiên nếu chỉ dừng lại ở 2 lý do này thì ta cũng không thể hình dung được cụ thể những điều thiếu hụt là gì để vận dụng vào thực tế dự án của mình . Vì vậy dưới đây chúng ta sẽ cùng nhau thảo luận về những lí do tiêu biểu nhất.

(1) Không lên kế hoạch cho dự án

Đây là lí do dễ gặp phải khiến cho dự án bị thất bại . Không lên kế hoạch cho dự án cũng như việc bạn không làm hướng dẫn sự dụng cho 1 sản phẩm , bạn sẽ không hình dung được dự án sẽ diễn ra ra sao khiến cho bạn phải đối mặt với rất nhiều khó khăn khi triển khai dự án . Chúng ta sẽ tốn rất nhiều thời gian để lập được 1 bản kế hoạch, thêm vào đó từ phía khách cũng thường không yêu cầu làm bản kế hoạch đó nên trong nhiều dự án chúng ta thường bỏ qua bước này . Như những điều nói ở trên nếu bạn không lên kế hoạch thì thời gian bạn bỏ ra để xử lý những vấn đề không lường trước sẽ tốn của bạn rất nhiều thời gian, hơn rất nhiều so với phần thời gian bạn bỏ ra cho 1 bản kế hoạch dự án . Vậy nên hãy làm 1 bản kế hoạch trước khi bạn bắt đầu dự án của mình .

Checkpoint :

• Bản kế hoạch dự án đã có chưa ?
• Bản kế hoạch đã có đầy đủ nội dung cần thiết chưa ? ( mục tiêu , Schedule , cost , đội hình dự án, mối liên hệ giữa các thành viên, risk và cách đối phó )

(2) Không nhận được sự hợp tác từ khách hàng

Thành công của 1 dự án không thể thiếu sự hợp tác của khách hàng . Nếu chúng ta không thể tìm được sự hợp tác của khách hàng thì chúng ta cũng không thể nhận được 1 bản Spec đầy đủ hay có thể làm rõ ràng tất cả những yêu cầu từ khách hàng . Nó sẽ dần tới rất nhiều hệ luỵ như không thể chốt được Spec để tiến hành , hiểu lầm Spec sẽ làm cho toàn bộ dự án bị ảnh hưởng lớn. Để nhận sự hợp tác từ phía khách hàng thì còn cách nào khác là bạn phải chủ động lên kế hoạch và liên lạc . Dưới đây là những checkpoint giúp bạn làm rõ những việc cần làm .

Checkpoint :

• Yêu cầu của khách hàng và nội dung bản kế hoạch có phù hợp với nhau không ?
• Đã nắm rõ những phần công việc muốn khách hàng hợp tác chưa? (Bạn có thể biến nó thành ticket trong việc quản lý dự án)
• Khách hàng có hợp tác theo kế hoạch dự kiến không , nếu không thì phải có biện pháp gì để nhận được sự hợp tác đó ?

(3) Không quản lý tiến độ và những vấn đề phát sinh

Khi bắt đầu dự án chúng ta khởi tạo những bảng quản lý hay sử dụng 1 công cụ nào đó để quản lý tiến độ và những vấn đề phát sinh . Nhưng khi dự án bắt đầu chạy bạn quá bận bịu và không chú ý đến việc cập nhật thông tin đó hằng ngày . Hệ quả là dự án bị chậm tiến độ hay bị vướng và quá nhiều vần đề phát sinh không xử lý kịp thời . Để phòng tránh chúng ta nên thường xuyên đặt ra những câu hỏi như dưới đây .

Checkpoint :

• Hàng ngày có cập nhật tiến độ dự án không ?
• Đã có đối sách cho việc chậm tiến độ chưa ?
• Hàng ngày có cập nhật những vấn đề dự án không ?
• Đã có đối sách cho những vấn đề nêu ở trên không ?
• Với từng vấn đề người giải quyết hay thời hạn xử lý đã rõ ràng chưa ?

(4) Mối quan hệ của cách thành viên dự án không tốt .

Việc quản lý 1 dự án không chỉ dừng lại ở những việc cần làm ngay trước mắt như đã nói ở trên (làm kế hoạch dự án , quản lý tiến độ ) , chúng ta còn phải hết sức quan tâm tới mối quan hệ của các thành viên trong dự án . Hay nói cách khác là mối quan hệ của người quản lý với thành viên hay mối quan hệ của các thành viên với nhau có đang diễn ra 1 cách ổn định hay không . Nếu mọi người không cùng nhìn về 1 hướng thì liệu các thành viên có báo cáo đúng tình hình tiến độ không ? Có báo cáo những vấn đề mà họ đang gặp phải không ? và nếu như câu trả lời là không thì hẳn hệ luỵ của nó thế nào thì chúng ta đều đã rõ . Vì vậy việc nắm rõ thực trạng về sự liên lạc trong dự án cần được quan tâm 1 cách đúng đắn . Hãy đặt cho mình những câu hỏi như dưới đây để không bị vướng vào những vấn đề khiền dự án của bạn thất bại .

Checkpoint :

• Bạn có kế hoạch cho việc tạo quan hệ tốt của các thành viên không ?
• Mối quan hệ giữa các thành viên dự án có ổn không ?
• Các thành viên có hay xin nghỉ hay không ? Họ có đang bị quá sức , hay bị stress gì không ?
• Việc báo cáo tiến độ và những vần đề công việc có đang đúng với tình hình dự án hay không ?

Trong bài viết này chúng ta đã cùng nhau thảo luận về những lý do khiến 1 dự án thất bại đồng thời đưa ra cho bạn nhưng gợi ý mà bạn cần lưu tâm khi triển khai 1 dự án . Hi vọng bài viết nhỏ này sẽ giúp cho bạn có thêm những tham khảo để bạn có thể vận dụng thực tế ở những dự án của mình hiện tại và trong tương lai .

Tham khảo : https://www.innopm.com/blog/2017/06/12/108909/