Phong cách làm việc với khách hàng Nhật - Đặc trưng trong văn hóa công sở của người Nhật

- Cúi chào:

Văn hóa cúi chào là văn hóa ứng xử đầu tiên của người dân Nhật Bản. Nhất là trong các công ty Nhật Bản, việc cúi chào sẽ giúp các bạn dễ nhận được cảm tình của đồng nghiệp cũng như các cấp trên. Đầu tiên là kiểu “chào nhẹ” khi gặp khách hay cấp trên ở hành lang, đầu chỉ hơi cúi chào. Thứ hai là kiểu “chào bình thường”, cúi người thấp hơn một chút khi chào tương đối trịnh trọng. Cuối cùng là kiểu “chào lễ phép”, cúi người thấp hẳn xuống, dùng khi chào một khách trịnh trọng. Không cúi đầu mà phải để thẳng lưng và hơi gập người ở chỗ thắt lưng mới đúng phong cách người Nhật. Cách để tay của nam và nữ cũng khác nhau, nam giới để tay ở hai bên hông còn nữ giới để tay phía trước người trông sẽ trang trọng và đẹp hơn.

- Nghe điện thoại:

Văn hóa nghe điện thoại cũng rất quan trọng. Người ta cho rằng cách ứng xử qua điện thoại của nhân viên là một tiêu chuẩn để người ngoài đánh giá công ty, có khi còn ảnh hưởng đến sự thành bại trong công việc. Khi có cuộc gọi đến thì sau 1-2 hồi chuông là phải cầm máy ngay, nghe điện và xưng tên công ty, tuyệt đối không được để khách hàng chờ đợi. Nếu sau 3 hồi chuông mà bạn mới nghe thì câu đầu tiên bạn nên xin lỗi vì đã để khách chờ hơi lâu. Chú ý không nên nói quá dài để tránh làm mất thời gian của khách hàng cũng như bạn nên ghi trước ra những điều gì cần nói.

- Thái độ làm việc :

Hãy luôn đúng giờ trong mọi hoàn cảnh. Người Nhật rất đúng giờ và họ cực kỳ ghét sự chậm trễ cũng như lỡ hẹn. Hãy luôn giữ tác phong thanh lịch, nền nã trong mọi hoàn cảnh.

- Nhận và đưa danh thiếp:

Đối với Việt Nam danh thiếp không được để ý đến nhưng ở Nhật Bản danh thiếp vô cùng quan trọng. Một cuộc gặp tại Nhật Bản bắt đầu với việc trao cho nhau danh thiếp theo một cách rất trang trọng – một nghi lễ được gọi là Meishi kokan. Khi nhận danh thiếp, người ta sẽ cầm bằng cả hai tay, xem xét nội dung cẩn thận và sau đó đọc to các thông tin được in trong tấm thiếp. Tiếp đến họ sẽ đặt vào trong một chiếc hộp đựng danh thiếp hoặc đặt lên bàn trước mặt họ để nhắc đến nó khi cần. Không được nhét vào túi, mà phải cẩn thận cho vào sổ danh thiếp, còn lúc đang nói chuyện thì phải tạm đặt nó lên bàn. Lúc trao danh thiếp cũng phải hết sức thận trọng. Nên cầm hai góc của danh thiếp và hướng chữ về chính diện người được trao

- Hình thức:

Nhật Bản rất coi trọng hình thức. Trang phục phù hợp với hoàn cảnh, gọn gàng, sạch sẽ ảnh hưởng quan trọng đến uy tín của cá nhân và của công ty. Trong việc giáo dục, đào tạo nhân viên, có công ty còn chú ý đến việc hướng dẫn chi tiết từ trang phục đến cách để đầu tóc, móng tay. Phương châm của người Nhật là xuất phát từ hình thức, có nghĩa là bắt đầu từ việc hoàn thiện hình thức, sau đó tiếp tục cụ thể hóa dần nội dung.

- Tôn trọng các bô lão trong công ty:

Theo phong tục, trong một cuộc họp ở Nhật Bản, người ta thường đưa ra những lời bình luận hay nhận xét dựa vào quan điểm hoặc thái độ của người có cấp cao nhất đang hiện diện ở đó. Không ai bày tỏ sự bất đồng với người đó. Khi cúi đầu người ta luôn luôn cúi xuống thấp nhất trước người có địa vị cao nhất.

- Thường xuyên hô khẩu hiệu:

Nhiều công ty Nhật Bản bắt đầu ngày làm việc bằng một cuộc họp vào buổi sáng. Tại đó, nhân viên sẽ xếp hàng và hô to các khẩu hiệu của công ty như một cách để truyền cảm hứng và động lực làm việc cũng như sự trung thành. Và đó cũng là một hình thức làm tươi mới các mục tiêu của công ty trong tâm trí từng nhân viên.

- Luôn tuân thủ kế hoạch:

Người Nhật thật cứng nhắc, máy móc. Đây có lẽ là điều nhiều người ca thán khi tiếp xúc và làm việc với người Nhật. Đúng vậy. Người Nhật có lẽ là những người tuân thủ kế hoạch nhất thế giới. Một khi kế hoạch đã được đưa ra, cho dù gặp tình huống khó khăn, họ vẫn cố hết sức làm theo kế hoạch. Điều này hoàn toàn trái ngược với người Việt Nam vốn rất linh hoạt, sẵn sàng thay đổi kế hoạch khi cảm thấy không phù hợp.Nói riêng một số trường hợp linh hoạt có vẻ là hợp lý hơn nhưng các bạn thử nghĩ kỹ xem tại sao mọi việc do người Nhật làm đều răm rắp. Tại sao xã hội Nhật Bản lại chỉnh chu, mọi thứ đều như được lập trình như vậy. Đó chính là bởi tính tuân thủ kế hoạch của người Nhật.

- Không nói “KHÔNG” dù không thích:

Chúng ta thường từ chối thẳng thừng những điều bản thân không thích, điều đó sẽ dễ làm phật lòng đối phương. Người Nhật không làm vậy, cho dù không thích họ sẽ tìm cách nói giảm, nói trách, không đi thẳng vào vấn đề. Nếu không thể nói nhẹ nhàng, bóng gió họ sẽ nói rõ ràng hơn nhưng rất thận trọng để không làm đối phương phật ý. Điều đó thể hiện sự tôn trọng người khác và chứng tỏ rằng họ đã lắng nghe người khác rất cẩn thận trước khi quyết định nói ra.

- Trung thành với việc làm :

Tại Nhật Bản, "công việc làm trọn đời" luôn là phương pháp nâng cao năng suất thường được các doanh nghiệp ứng dụng, giúp tạo ra hiệu quả trong công việc. Việc một nhân viên có ý định làm lâu dài sẽ được coi trọng hơn là những nhân viên có ý định làm chớp nhoáng. Các công nhân viên Nhật Bản, nhất là những nam công nhân viên có tay nghề, thường thích làm một công việc suốt đời, ít tình nguyện đổi công ty hơn so với các nhân viên ở các nước khác. khi hoạt động kinh doanh sa sút, hay khi phải tiết kiệm lao động, các công ty giữ lại số công nhân viên làm việc suốt đời, sa thải số công nhân tạm thời, giảm tiền thưởng và thuyên chuyển công nhân viên làm việc trọn đời sang các bộ phận sản xuất khác nhưng vẫn nhận được sự đồng thuận từ hệ thống của mình.

- Tách bạch giữa công việc và cuộc sống riêng:

Người Nhật phân định rất rõ ràng giữa công việc và cuộc sống riêng. Có thể một nhân viên bán hàng vừa niềm nở đón tiếp bạn nhưng khi hết giờ làm gặp bạn ngoài cửa hàng, thay bằng thái độ niềm nở đó là vẻ lạnh lùng không quen biết. Đó là vì người Nhật xác định rất rõ vị trí và nhiệm vụ của mình trong công việc là phải làm khách hàng hài lòng. Nhưng khi hết giờ làm việc, họ không còn nghĩa vụ phải phục vụ bạn. Điều này thể hiện tính chuyên nghiệp trong công việc của người Nhật mà người Việt cần học tập. Sự tách bạch giữa công việc và cuộc sống riêng còn thể hiện ở chỗ người Nhật rất rõ ràng giữa đồ công và đồ tư. Họ sẽ không dùng những thứ gì liên quan đến công việc như e-mail công ty, số di động công ty cấp cho dùng hay xe ô tô công ty vào việc riêng. Ngược lại, người Nhật sẽ không muốn cho bạn e-mail và số điện thoại cá nhân nếu quan hệ giữa bạn và họ chỉ đơn thuần mang tính công việc.

- Không về nhà sớm Không về nhà ngay sau giờ làm:

Người Nhật làm việc rất chăm chỉ, họ thường làm việc quá giờ làm, và cho dù là hết giờ nhưng chưa xong việc thì họ sẽ vẫn ở lại và làm cho xong việc mới thôi. Nếu bạn nào ở Việt Nam mà đi làm chỉ chăm chăm đến giờ về thì phải thay đổi ngay nhé.

- Làm việc theo nhóm - Sống theo tập thể:

Trong công việc người Nhật thường không nói “Tôi “ mà thay vào đó là “ Chúng tôi”. Trong một tập thể mọi người đều từ bỏ cái riêng và hy sinh mình vì cái chung để công việc và công ty phát triển hơn.

Nguồn: Tổng hợp