Phong cách làm việc với khách hàng Nhật - Điểm đặc trưng trong cách suy nghĩ của người Nhật

Để có thể làm việc tốt với khách hàng Nhật thì điều nên làm nhất có lẽ là hiểu được các đặc trưng trong cách làm việc của người Nhật. Dưới đây tôi xin được list ra một vài khác biệt trong phong cách của các bác.

1. Nếu một người Nhật nói họ có thể làm được một việc, thì tức là họ sẽ làm xuất sắc được việc đó

Nhiều người có thể nghĩ rằng "làm sao phải quá ngạc nhiên về điều đó !?" Tuy nhiên, hãy nhìn vào những người xung quanh bạn mà xem, đôi khi có những người sẵn sàng nhận các công việc vượt quá khả năng của bản thân. Các doanh nhân từ Anh nhận xét rằng "Ngược lại với các đối tác nước ngoài của họ, người Nhật khiêm tốn chấp nhận công việc trong tầm tay trong khi cung cấp kết quả đặc biệt".

Có một nghịch lý rất rõ ràng giữa phong cách làm việc kiểu âu với kiểu Nhật. Nếu một task bị trễ, theo phong cách của người châu âu thì đó thường là lỗi của ông chủ, leader, những người lãnh đạo không có khả năng tốt. Trách nhiệm thường được đổ cho một ai đó. Còn với người Nhật, việc không hoàn thành một công việc thường được cho là lỗi của cá nhân, tất cả ai liên quan tới quy trình đó cũng đều tự nhận lỗi về bản thân mình.

Do đó, một người Nhật chỉ nói họ có thể hoàn thành một việc và nhận việc đó khi họ có thể làm xuất sắc việc đó mà thôi. Một ưu điểm lớn, nhưng cũng là một sự hạn chế. Họ khá là cứng đầu và ngại thay đổi.

2. Theo quan điểm của Nhật Bản, khách hàng là Thượng Đế

Theo các doanh nhân người Mỹ: "Người phương Tây, đặc biệt là Pháp, có xu hướng coi việc phục vụ khách hàng và khách hàng là bình đẳng. Điều này bắt nguồn từ việc họ coi việc phục vụ khách hàng là một món hàng, và nó phải tương xứng với những gì được trả. Theo lối suy nghĩ này, hoàn toàn là hợp lý nếu bên cung cấp dịch vụ từ chối làm một việc mà nó không nằm trong thỏa thuận từ lúc đầu. Tuy nhiên, tại Nhật Bản phục vụ khách hàng là tối quan trọng, nó được đặt lên hàng đầu. Không chỉ bao gồm cả chất lượng dịch vụ mà nó còn kèm theo sự hài lòng của khách cũng như duy trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng. "

Bạn có thể hoàn toàn hiểu được triết lý ấy nếu như bạn vô tình gây ra một lỗi với khách hàng, không chỉ bạn, cấp trên, thậm chí giám đốc của bạn cũng phải đi xin lỗi. Ngược lại, mọi sự thay đổi từ phía khách hàng về sản phẩm( bạn có khi phải đập đi làm lại toàn bộ) cũng đều phải nhận được sự chào đón. Và hãy luôn trong trạng thái sẵn sàng làm điều đó. Hoặc không thì hãy cố gắng thuyết phục họ ngừng mong muốn đó lại.

3. Đối với người Nhật, các phòng hội nghị công ty không phải là nơi để thảo luận mà là nơi nào đó để báo cáo tiến độ

Rất nhiều người vẫn nghĩ phòng họp là nơi để mọi người thảo luận về vấn đề hiện tại của dự án, đạt được một điều gì đó thống nhất sau buổi họp. Họ sẽ cảm thấy khá bất ngờ với cách sử dụng phòng họp của người Nhật. Nếu bạn làm việc nhiều với khách hàng Nhật bạn sẽ thấy rằng, tất cả các cuộc họp với họ phần lớn chỉ là các cuộc họp về báo cáo tiến độ.

Việc giải quyết các vấn đề phát sinh chủ yếu chỉ là cuộc thảo luận riêng với cấp trên hoặc họp một nhóm nhỏ.

Rất ít khi một sự việc liên quan tới nhiều người được đưa vào phòng họp của Nhật.

Mọi thứ khi đó gần như đã hoàn chỉnh và chỉ cần đợi sự chấp thuận từ phía còn lại.

4. Sự chậm trễ trong việc ra quyết định không phản ánh hiệu quả của một người Nhật

Một người Nhật thường mất khá nhiều thời gian để đưa ra một quyết định, và quyết định đó đôi khi khá là khó hiểu đến mức bạn phải thốt lên, làm sao với một thời gian suy nghĩ dài như vậy họ lại đưa ra quyết định đó.

Nhưng thực ra cái gì cũng có lý do của nó. Hãy lấy ví dụ

"Cho rằng bạn có một ngân sách tài chính là 500.000 yên. Bạn đang tìm kiếm để yêu cầu công việc của một công ty bên ngoài và có hai tháng để hoàn thành nhiệm vụ. Hiện bạn có một vài ứng viên như sau:

• Công ty A ước tính rằng nó có thể hoàn thành công việc trong hai tháng với giá 500.000 yen
• Công ty B ước tính 2,5 tháng 480.000 yên
• Công ty C ước tính hai tháng 490.000 yên
• Công ty D làm mất tầm 3,5 tháng nhưng chi phí chỉ có 50.000 yên.

Trong trường hợp này, dễ thấy rằng rất nhiều người sẽ loại ngay công ty A, B ra và chúng ta chỉ còn lựa chọn giữa C và D. Tuy vậy, với các bác Nhật thì không chỉ giá và thời gian, họ còn đưa thêm việc tăng hoặc giảm thời gian từ 1 đến 2 tuần, hay tăng giá một chút vào việc cân nhắc. Cuối cùng, họ còn đánh giá tới thành tích cá nhân của các công ty, và ưu tiên các công ty cung cấp dịch vụ tốt hơn.

Do đó, với người Nhật, việc đưa ra quyết định sẽ rất mất thời gian.Điều đó càng khẳng định thêm về sự cẩn thận và đề cao chất lượng của người Nhật.

5. Rượu cho phép nhiều người Nhật tiết lộ những suy nghĩ thật của mình; Tuy nhiên uống với đối tác cũng được coi là công việc

Một điểm hơi lạ ở văn hóa của Nhật, việc uống rượu, lai rai với đồng nghiệp là một nét văn hóa khá đặc trưng. Việc đi uống với đồng nghiệp thường xuyên được khuyến khích ở Nhật. Nếu chúng ta thường chỉ đi uống với bạn bè hoặc những người gần gũi, thì ở Nhật, bạn được khuyên nên đi uống với tất cả mọi người.

Và nếu một lần tham gia "nomikai" với các bạn Nhật, họ sẽ cho bạn thấy một bộ mặt hoàn toàn khác. Chỉ nhờ có rượu thì các bạn Nhật mới dám nói thật về suy nghĩ của mình. Tại cuộc rượu này, bạn sẽ thấy không khí hoàn toàn trái ngược với khi trong phòng họp, nơi bạn có thể bị chú ý nếu nêu lên những luận điểm khác với quyết định của sếp, tại bàn nhậu, mọi ý kiến đều được chấp nhận, và yên tâm, họ sẽ hoàn toàn không giận( trừ phi bạn làm quá thôi).

Vậy đó, đó là một vài điều thú vị về phong cách làm việc với các bác mà mình rút ra được. Mong các bạn hiểu thêm về cách làm việc của các bác, để từ đó hiểu được cách suy nghĩ và cùng nhau có được ngày càng nhiều dự án thành công hơn nhé.

Nguồn tham khảo: https://www.japantoday.com/category/lifestyle/view/differences-in-business-culture-between-japan-and-west