Project Manager là làm gì? 3 Bài học đáng nhớ nào cho Project Manager?

“Trước đây chị có làm lead một dự án mà do quá tin tưởng vào bạn Tech Architect, chị đã không tham gia sâu phần code bên dưới. Cuối cùng cả team phải làm ngoài giờ rất lâu sau đó. Chị đã rút ra được nhiều bài học đắt giá.”

Cùng đọc bài phỏng vấn của ITviec với chị Ngô Ngọc Kim Loan – Project Manager của Studio 60 – để nghe chị chia sẻ về:

• Project Manager là làm gì?
• Cách đào tạo và quản lý con người để đem lại thành công cho dự án
• Lời khuyên chị dành cho các bạn muốn trở thành Project Manager trong tương lai

Xem việc làm Project Manager tại ITviec

Tiểu sử: Chị Loan xuất phát từ Developer lên thành Team Lead tại UFS International trong vòng hai năm.

Trong gần bốn năm tiếp theo, chị công tác tại Harvey Nash lần lượt ở vị trí Senior Software Engineer và Team Lead.

Hơn một năm sau đó, chị cống hiến cho Sequent Asia IT với cương vị Project Lead.

Chị từng làm việc tại Advance Vision Technology ở vị trí Technical Lead trong bốn tháng. Hiện tại, chị đang là Project Manager của Studio 60.

Trách nhiệm và công việc hàng ngày của một Project Manager là gì vậy chị?

Project Manager là người đứng giữa khách hàng và development team, chịu trách nhiệm tìm hiểu nhu cầu khách hàng,  truyền đạt lại với team, thiết lập quy trình làm việc và giám sát chặt chẽ để đảm bảo chất lượng phần mềm và giao dự án đúng hạn.

Mỗi sáng chị đều có họp nhanh với khách hàng, báo cáo tình hình những việc đã hoàn thành, những việc đang gặp vấn đề, để đảm bảo mọi người đều hiểu đúng tình hình dự án.

Sau đó Team Lead của hai bên nói chuyện để tìm cách xử lý các đầu việc có vấn đề.

Sau khi team bắt đầu làm việc, chị review task trong ngày của từng thành viên và review code các bạn viết hôm qua rồi chuyển cho Tester chạy test.

Buổi chiều, chị nói chuyện với team trong khoảng năm đến mười phút để review task các bạn đã làm, rồi gửi tình hình task cho khách hàng để trong trường hợp có vấn đề thì họ có thể chuẩn bị đưa ra giải pháp mong muốn.

Thứ hai chị thường bận hơn vì đầu tuần là bắt đầu một chặng đường mới. Chị cần thương lượng và đưa cam kết với khách hàng.

Thứ sáu chị thường chuẩn bị demo cho khách hàng. Thứ sáu cũng khá bận rộn vì lúc nào chuẩn bị demo cũng xảy ra nhiều vấn đề. Thường thấy nhất là sản phẩm demo vẫn còn bug.

Điểm khác biệt lớn nhất giữa Developer và Project Manager là gì ạ?

Điểm khác lớn nhất là trách nhiệm các vị trí.

Developer chỉ cần giao tiếp tốt với team, đảm bảo giao code đúng hạn và đảm bảo chất lượng của code.

Project Manager chịu trách nhiệm toàn bộ dự án, bao gồm sự hài lòng của khách hàng, chất lượng của dự án…

Chị Loan (đeo kính đen ngồi giữa) cùng bạn bè

Vì sao chị chuyển hướng từ quản lý kỹ thuật sang quản lý con người?

Lí do đầu tiên là trong quá trình làm việc, chị thấy mình phù hợp và chị thấy thích làm việc về con người hơn.

Thứ hai, dev là sở thích của chị, nhưng chị là phụ nữ mà Tech Lead thì phải cập nhật công nghệ liên tục. Chị không thể, vì phải dành thời gian cho gia đình, nên thời gian dành cho nghiên cứu công nghệ không nhiều nữa.

Quản lý con người là gì và chị đã làm điều này như thế nào trong công việc hiện tại?

Quản lý con người là sử dụng đúng người đúng việc, và giúp từng cá nhân đạt được hiệu suất cao nhất trong công việc.

Từ khi làm Team Lead tại các công ty cũ, chị thường quan sát mọi người, nên chị biết họ thiếu gì, cần gì, rồi chị giúp họ giải quyết vấn đề kĩ thuật, giúp họ có cái nhìn tổng quan về hệ thống.

Thỉnh thoảng, chị training để các bạn yếu theo kịp được với hệ thống công việc hiện tại.

Ví dụ trước đây chị tham gia dự án và thấy một bạn có khả năng phân tích hệ thống. Chị thấy bạn đó có thế phát triển kỹ năng theo career path khác thì sẽ thăng tiến nhanh hơn là làm developer.

Chị đề nghị bạn ấy thử làm trợ lý cho một Technical Architect. Sau ba tháng, bạn đó không chỉ hài lòng và làm tốt công việc, mà còn được đề cử giải nhân viên của tháng.

Bên cạnh kỹ năng quản lý con người, Project Manager còn cần kỹ năng nào khác không chị?

Bên cạnh quản lý con người, Project Manager còn cần kỹ năng giao tiếp. Khi dự án gặp vấn đề, em phải biết cách nói để khách hàng hiểu khó khăn và đồng lòng với cách giải quyết mình đưa ra.

Trước đây chị làm Project Lead của một dự án làm feature mới cho khách hàng.

Bên khách hàng cũng có một Tech Lead. Anh này không biết nhiều hệ thống.

Khi chị và anh ta làm việc để xác định các tính năng của feature thì anh ta muốn áp đặt toàn bộ ý tưởng của hệ thống cũ lên hệ thống mới. Mà feature của mình không đủ để làm feature anh ta mong muốn.

Khi chị tư vấn, anh ta lại không chịu giải pháp của chị.

Chị đặt một cuộc họp với khách hàng và so sánh giải pháp, thuyết phục họ cho chị làm một sample nhỏ.

Sau khi hoàn thành và trình bày chất lượng của sample feature thì Project Manager của họ đồng ý với giải pháp bên chị.

Khả năng ngôn ngữ cũng quan trọng. Project Manager, 90% là giao tiếp với thành viên trong team và khách hàng. Ứng với từng đối tượng, mình phải giao tiếp khác nhau.

Ví dụ khi nói chuyện với khách hàng, để giữ sự chuyên nghiệp và làm khách hàng hài lòng mà vẫn giải quyết được vấn đề, thì thậm chí những cái họ làm là lỗi, chị vẫn nói giảm nói tránh rằng: “đây không phải 100% lỗi của bên anh/ chị, và vấn đề này hoàn toàn có thể khắc phục được, em đã có sẵn giải pháp ở đây rồi, chúng ta cùng thảo luận nhé.”

Khi nói chuyện với Developer, hoặc Team Lead, chị đi thẳng vào vấn đề: “ok vấn đề là như vậy, em đã làm sai, em có cách nào để giải quyết?”

Kỹ năng quản lý thời gian và quản lý dự án cũng cực kỳ quan trọng. Như chị chia sẻ ở trên, mỗi ngày chị đều có buổi nói chuyện với các bạn để xem tình hình công việc của các bạn đến đâu, để đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ.

Chị Loan mặc áo vest đỏ đứng giữa

Những tố chất nào là cần thiết để trở thành Project Manager?

1) Em phải yêu việc làm việc và quản lý con người.

Xem sự thành công của họ là niềm vui và thành công của mình.

Khi chị giúp được một bạn tìm đúng career path để phát triển, chị thấy rất vui. Cảm giác “vui” đó là thứ mà một Project Manager cần có.

2) Em phải yêu việc quản lý dự án.

Chị thích học hỏi nhiều cách quản lý khác nhau, và thực tế khi làm việc thường xuyên với khách hàng, chị học được những quy trình quản lý rất hay vì mỗi khách hàng có quy trình quản lý khác nhau để nó đảm bảo theo được tiến độ dự án.

Chị từng tham gia một dự án hơn một trăm người, được chia thành mười team khác nhau. Dự án này có quy trình quản lý rất chặt.

Khi mới vào, chị thấy khó chịu vì mọi thứ đều phải đúng quy trình từ một đến mười, khá mất thời gian. Sau một tháng, khi đã theo được, chị cực thích quy trình này.

Nó tập mình tính cẩn thận, dạy mình cái nhìn tổng quan trước khi làm việc vì code của mình có thể ảnh hưởng đến người khác.

Nó giúp chị quản lý task chặt chẽ, phân chia thời gian làm việc tốt hơn, review task tốt hơn.

Chị có lời khuyên nào dành cho các bạn muốn trở thành Project Manager trong tương lai?

Có ba bài học chị rút ra từ kinh nghiệm của mình mà chị muốn khuyên các bạn.

1) Trở thành một Project Manager thì công việc hàng ngày là giao tiếp, vì vậy các bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp.

Trong giao tiếp thì có nói chuyện trực tiếp, email, chat, meeting…

Ví dụ như email, bạn nên học cách viết cho khách hàng từ những email mà Project Manager và Team Lead làm việc hàng ngày.

Về nói chuyện với khách hàng, thì ví dụ như ở môi trường Scrum, developer có thể tham gia họp với khách hàng.

Các bạn cố gắng nói càng nhiều càng tốt. Ban đầu có thể các bạn nói sai và khó hiểu, nhưng từ từ, khi được Project Manager góp ý thì sẽ tốt hơn.

Ngoài ra, trong Scrum, Project Manager thường yêu cầu developer viết trước những điều cần nói với khách hàng để họ xem qua trước.

Nếu Project Manager không yêu cầu thì developer cũng nên soạn trước những điều cần nói với khách hàng để đưa Project Manager review.

2) Đa phần thị trường outsource là phải làm việc với khách hàng nước ngoài, vì vậy developer cần cải thiện tiếng Anh ngay bằng cách đi học thêm, hoặc đọc nhiều sách tiếng Anh và tự học từ vựng, ngữ pháp tại nhà.

3) Cần học cách quản lý team bằng cách đặt câu hỏi team mình có những thành viên nào, họ cần gì, mình có thể làm gì để giúp họ phát triển kỹ năng… và hành động giúp họ ngay.

Lúc trước, có một bạn trong team mà chị thấy code back-end ko tốt, không theo kịp các thành viên khác trong team, tuy không trễ task nhưng cần nhiều hỗ trợ từ Tech Lead. Chị và Tech Tead đã nói chuyện với bạn ấy để tìm hiểu lý do.

Khi nói chuyện, chị thấy bạn ấy gặp khó khăn về suy nghĩ logic. Cụ thể hơn, để giải quyết một function, bạn chọn hướng code A, nhưng hướng đó cực kì khó. Thay vì A, developer khác có thể chọn B để code nhanh hơn.

Ngược lại, chị thấy bạn ấy làm task khác liên quan đến font-end khá tốt. Chị đề nghị bạn chuyển qua font-end. Sau một thời gian dưới sự hỗ trợ của Tech Lead, chị thấy bạn ấy làm rất tốt vị trí đó.

Chị từng mắc phải sai lầm nào và chị học được gì từ nó?

Trước đây chị có làm lead một dự án mà bộ phận bán hàng làm việc chung với Tech Architect để định hướng, rồi đưa chị phân phối task.

Do biết rằng anh Tech Architect rất giỏi nên chị tin tưởng, không tham gia sâu phần code bên dưới.

Khoảng ba tháng sau, chị xem cấu trúc bên trong dự án thì phát hiện phần mềm bị thiếu một số quy tắc kinh doanh đã định ra ở requirement.

Lúc đó, để vượt qua, chị đã nêu rõ vấn đề với cả team để xây dựng lại cấu trúc dự án, tận dụng code đang có mà có thể tái sử dụng và dev thêm, để tránh trễ deadline.

Mọi người đều phải làm thêm ngoài giờ để kịp thời gian giao sản phẩm.

Chị cảm thấy có lỗi với cả team rất nhiều, vì nếu chị không chủ quan, chỉ nhìn bề nổi mà đi sâu sát để hiểu rõ dự án hơn thì mọi người đã không phải vất vả.

Chị học được rằng mình nên có cái nhìn tổng quan và sâu sát về mọi thứ, nên kiểm tra với các bên liên quan mọi thứ trước khi tiến hành một lần nữa để đảm bảo mọi thứ không bị thiếu sót hay nhầm lẫn.

Chị có thường tham khảo sách/ resource nào trong suốt sự nghiệp của mình không ạ?

– Về Technical, chị nghĩ rằng:

1) Các bạn nên tham gia các cộng đồng Tech liên quan đến ngôn ngữ bạn yêu thích hay đang sử dụng. Ví dụ như chị đang tham gia MSDN.

(Bạn có thể tham khảo thêm bài viết 12 Tech Group Dành Cho Developer Ít Nhưng Mà Chất.)

2) Stack Overflow là một trang hỏi đáp về Tech cực kì hữu ích cho Developer. Chị thường xuyên tham khảo trang này. Nó miễn phí 100% và không cần phải đăng ký.

– Về kỹ năng quản lý, chị thường hay tham khảo các sách sau:

1) PMP Preparation – Rita Mulcahy. Sách này giải thích và giúp Project Manager hiểu rõ hơn về các quy trình ghi trong PMBOK.

2) PMBOK là cuốn sách dành cho ai muốn thi bằng PMP.

3) Head First PMP – Andrew Stellman. Cuốn này cũng nói về PMP nhưng trình bày theo các câu chuyện khác nhau và đưa ra hướng giải quyết trong từng tình huống cụ thể mà các dự án hay mắc phải.

Xem thêm việc làm Project Manager tại ITviec