Quản lý tổ chức là gì? Tìm hiểu về 7S trong tổ chức

Khi nghĩ đến “Quản lý tổ chức”, tôi muốn giải thích về “7S trong tổ chức” - một công cụ hiệu quả để tìm hiểu về cơ chế hoạt động. “Quản lý tổ chức” là khái niệm được tạo thành từ 7 chữ cái đầu tiên của việc quản lý nguồn lực, chúng ta hãy bắt đầu từ những vấn đề cơ bản nhé.

Quản lý tổ chức là gì?

Nếu giải thích theo từng câu chữ thì “Quản lý tổ chức” có nghĩa là “Vận hành tổ chức một cách trơn tru”. “Tổ chức” có nghĩa là 2 người trở lên có cùng chí hướng tập hợp lại, cùng nhau làm việc tập thể, vì thế để “vận hành một cách trơn tru” thì cần có những kiến thức, bí quyết riêng.

Nói đến công cụ hiệu quả trong việc “Quản lý tổ chức”, Công ty McKinsey đã khởi xướng và phổ biến frame work “7S trong quản lý tổ chức”. Tổ chức sử dụng công cụ tạo thành 7 chữ cái đầu tiên của 7 yêu tố trong quản lý nguồn lực, nhằm cải thiện mối quan hệ giữa các nguồn tài nguyên và các nguồn lực, nó được thiết kế để tận dụng lợi thế của toàn bộ tổ chức một cách hiệu quả và toàn vẹn.

7S trong tổ chức là gì?

Cụ thể những nguồn lực kinh doanh tạo thành “7S trong quản lý bao gồm”

・ 「戦略(Strategy)」- Chiến lược

・ 「組織(Structure)」- Cơ cấu

・ 「社内システム(System)」- Hệ thống

・ 「スキル(Skill)」 - Kỹ năng

・ 「人材(Staff)」- Đội ngũ

・ 「スタイル・社風(Style)」- Phong cách

・ 「価値観(Shared Value)」- Giá trị được chia sẻ

7 yếu tố này chia thành 2 nhóm: yếu tố cứng và yếu tố mềm. Nhóm yếu tố cứng bao gồm: Structure-Cơ cấu, Strategy-Chiến lược và System-Hệ thống; nhóm yếu tố mềm bao gồm: Skill-Kỹ năng, Staff-Đội ngũ, Style-Phong cách, Shared Values-Giá trị được chia sẻ. Mỗi một tổ chức đều có đầy đủ 7 yếu tố, chúng tồn tại ở các dạng khác nhau. Vì vậy, sẽ gặt hái được thành công nếu gây dựng 7 yếu tố trên một cách hợp lý và hài hoà.

Nhóm yếu tố cứng

Nhóm yếu tố cứng 3S sắp xếp theo thứ tự có thể thay đổi được là “Strategy”→”Structure”→”System”. Nếu có ý định làm quản lý thì có thể so sánh một cách đơn giản, dễ dàng thay đổi với 3 yếu tố này.

Mặt khác, “nhóm 4 yếu tố mềm”, ngoại trừ “Shared Value” thể thay đổi thứ tự thì “Skill” → “Staff” →”Style” lại mất nhiều thời gian để xây dựng, thay đổi hơn. Hãy thử xem 1 ví dụ cụ thể. Trường hợp công ty A mua lại công ty B và tiến hành sát nhập.

“3 yếu tố cứng” sau khi công ty A và B sát nhập, thực hiện “Chiến lược” hiệu quả hơn khi chính thức sát nhập, thay đổi “Cấu trúc” bên trong công ty, thành lập các bộ phận mới, Thay đổi của "Hệ thống" cũng rơi vào thể loại này, chẳng hạn như các quy tắc mới được ban hành và các quy định về việc tiến hành kinh doanh của thời kỳ hội nhập. Đây cũng là những hoạt động mang tính vật lý, có thể thực hiện tương đối dễ dàng.

Nhóm yếu tố mềm

Tuy nhiên, “Nhóm yếu tố mềm 4S”, “Chiến lược sát nhập” được xây dựng, “Cấu trúc” và “hệ thống” có thay đổi chăng nữa, “Kỹ năng” của công ty B sẽ du nhập từ bên ngoài vào sau khi sát nhập với công ty A đã định hình từ trước, thao tác này cũng sẽ mất thời gian. mặt khác có lẽ cũng cần bồi dưỡng “Nhân lực” bên trong của công ty A để tạo hiệu quả tổng hợp giữa “kỹ năng” vốn có và “kỹ năng” mới được du nhập vào. Hơn nữa,các “Kỹ năng” vốn có đó sau khi sát nhập thông qua việc đào tạo “Nhân sự” tạo thành “Văn hóa doanh nghiệp”, tuy nhiên kết quả của việc thay đổi “Giá trị được chia sẻ” của doanh nghiệp không phải đơn giản mà là một dự án cần nhiều thời gian và tốn nhiều công sức.

Tổ chức là một sinh vật sống, “Quản lý tổ chức” là sự kết hợp của “Yếu tố cứng 3S + Yếu tố mềm 4 S=7S”, hướng tới mực tiêu thành công trong kinh doanh, cần phải kết hợp cá chứ năng để đạt hiệu quả cao nhất.

Mô hình 7-S thực chất là phương pháp áp dụng để thích nghi nhanh chóng với sự chuyển đổi mà không phải từ bỏ lợi ích. Hai yếu tố Đội ngũ và Phong cách quản lý là những kỹ năng mềm tiêu biểu, đó là kỹ năng mềm của con người trong mối tác động tương hỗ với người khác, nó có thể làm thay đổi các yếu tố còn lại, tạo sự thích nghi với thay đổi của môi trường xung quanh. Trong trường hợp phải ứng phó trước sự thay đổi của môi trường, nhiều đơn vị thường tập trung vào đổi mới nhóm yếu tố cứng hơn là nhóm yếu tố mềm, dẫn đến tình trạng không thích nghi, khô cứng và không phát triển, thậm chí phá sản. Ngược lại, tập trung gây dựng nhóm yếu tố mềm một cách tối đa sẽ là tiền đề cho sự phát triển bền vững, bởi cơ cấu tổ chức và chiến lược chỉ phát huy được khi dựa trên nền tảng văn hóa và giá trị chuẩn mực tồn tại trong đơn vị./.

Nguồn dịch và tham khảo:

http://allabout.co.jp/gm/gc/408226/

http://thanhhoavci.edu.vn/vi/news/Tap-chi-day-hoc-nghe/Ap-dung-mo-hinh-7-S-trong-quan-ly-74/