Tiến trình xây dựng và quản lý một Test team

Một tình huống đặt ra như sau: Sau giai đoạn estimate, bạn ước lượng dự án sẽ hoàn thành trong vòng 1 tháng và cần 5 member. Tuy nhiên do cần dự án hoàn thành sớm nên manager của bạn cho rằng có thể hoàn thành dự án trong vòng 2 tuần với 10 memember. Vậy cách nghĩ đó có chính xác hay không?

Thực tế bạn không thể co giãn quy mô dự án với cách thức như trên bởi vì:

• Quản lý 10 member hoàn toàn khác so với quản lý 5 member. Nó có thể tốn nhiều effort để manage và control team, do đó thời gian thực hiện dự án có thể tăng
• Số lượng member tăng lên, số lượng task có thể chia sẻ cho nhiều người, do đó giảm thiểu thời gian thực hiện. Tuy nhiên việc chia sẻ task cho nhiều người mà bản thân task đó có thể thực hiện bởi 1 người lại ảnh hưởng đến năng suất làm việc của team.

Team Organization - Quản lý team là một trong những công việc phức tạp nhất trong Test Management. Team test đóng vai trò rất quan trọng trong bất kì dự án phần mềm nào, một trong những yếu tố của một test manager thành công đó là tổ chức và manage một test team có hiệu suất cao và đóng góp nhiều giá trị cho công ty.

Team là một nhóm người làm việc cùng nhau để đạt được mục tiêu chung của dự án. Test Manager là người xây dựng team và dẫn dắt họ đến thành công.

Dưới đây là những đặc điểm của một test team hiệu quả:

• Strong cooperation: Cooperation là làm việc và hợp tác với người khác để hoàn thành công việc. Một team hiệu quả có khả năng giải quyết các vấn đề cá nhân, hoàn thành công việc và luôn sẵn sàng support lẫn nhau.
• Commitment: Trong một team hiệu quả, tất cả các thành viên đều cam kết thực hiện các mục tiêu chung của dự án. Họ đảm nhận và chịu trách nhiệm về công việc của họ, và công việc của nhóm. Mỗi thành viên làm việc với nỗ lực rất lớn và những người khác cũng làm như vậy.
• Effective communication: Trong một team, mỗi thành viên đều có những điểm mạnh và yếu. Trong một team hiệu quả, các thành viên luôn sẵn sàng chia sẻ thông tin, kiến thức và kinh nghiệm để nâng cao skill

Để xây dựng một test team hiệu quả bạn cần thực hiện theo 3 bước dưới đây:

4.1. Develop Human Resource Plan

Lập kế hoạch nhân sự là một quá trình xác định nhu cầu nhân lực hiện tại và tương lai cho một tổ chức. Mục đích của việc hoạch định nguồn nhân lực là đảm bảo sự phù hợp tốt nhất số lượng thành viên trong team dự án, tránh tình trạng thiếu hoặc thừa. Giai đoạn này được chia thành 3 bước

4.1.1. Demand Forecasting

Trong bước này, Test Manager dự báo các yêu cầu tổng thể về nhân lực phù hợp với các kế hoạch dự án khác nhau. Vậy làm sao để Test Manager liệt kê được những vài trò, vị trí cần thiết cho một dự án? Thành phần team được xác định dựa trên đặc điểm và tính năng của dự án. Một khi đã hiểu được mình cần một team như thế nào, bạn sẽ vạch ra được những vài trò, vị trí cần thiết cho một team. Số lượng của các thành viên trong team được xác định dựa trên khối lượng công việc và độ phức tạp dự án

Test Manager

• Quản lý dự án
• Định hướng dự án

Tester

• Xây dựng test case
• Execute test, Log bug, Report...

Developer in Test

• Tạo chương trình để test
• Tạo test automation scripts

Test Administrator

• Builds up và đảm bảo Test Environment và các assets được quản lý và maintain
• Support team sử dụng test environment để execute test

SQA Members

• Chịu trách nhiệm cho việc đảm bảo chất lượng

Theo kế hoạch nguồn nhân lực này, bạn cần ít nhất 5 thành viên cho nhóm dự án của bạn. Mỗi thành viên sẽ đóng một vai trò khác trong nhóm dự án, và họ phải có năng lực tương ứng với vai trò được giao cho họ. Nếu dự án phức tạp và có khối lượng lớn, các nhóm dự án sẽ phát triển về quy mô và số lượng để đáp ứng sự phức tạp. Trong trường hợp đó, nhiều người có thể đóng một vai trò.

4.1.2. Competency Evaluation

Năng lực của thành viên là một điểm quan trọng mà bạn nên cân nhắc trong quy hoạch nguồn lực. Bạn phải kết hợp các thành viên có năng lực khác nhau vào đúng nhiệm vụ. Nó có nghĩa là chọn người thích hợp cho công việc. Để tránh lỗi khi assign việc, trước khi phân công thành viên cho bất kỳ nhiệm vụ nào, manager phải kiểm tra phải xem xét nhiều yếu tố:

• Các kỹ năng cần thiết của các thành viên để hoàn thành nhiệm vụ.
• Các năng lực thành viên của team phải được đo lường với nhiệm vụ của dự án và mục tiêu của dự án. Nếu những người có sẵn thiếu năng lực cần thiết, test manager nên lên kế hoạch để nâng cao kỹ năng của họ.

4.1.3 Skill up planning

• Identify the gaps- Xác định khoảng trống: Trong một số trường hợp năng lực của thành viên không thể đáp ứng nhu cầu kỹ năng của dự án. Trách nhiệm của test manager là xác định những kỹ năng mà các thành viên thiếu để lên kế hoạch đào tạo thích hợp cho họ.
• Training & Assessment-Đào tạo và Đánh giá: Quy hoạch nhân sự sẽ bao gồm việc xem xét các thành viên hiện tại có thể được đào tạo và phát triển để đạt được các kỹ năng cần thiết như thế nào. Kế hoạch đào tạo phải được tạo ra và áp dụng ngay sau bước Identify the gaps- Xác định khoảng trống.
• Evaluation-Đánh giá: Chương trình đào tạo được theo dõi và đánh giá thường xuyên để đảm bảo hiệu quả. Chương trình này có thể được thay đổi nếu cần.

4.2. Build the Project Team

Sau khi bạn hoàn thành kế hoạch phát triển nguồn nhân lực, đã đến lúc xây dựng nhóm dự án của bạn.Làm thế nào để xây dựng một team thành công? Có 4 mục rất quan trọng để giúp xây dựng một team hiệu quả

4.2.1 Team Mission

Điều đầu tiên mà test manager phải làm là chia sẻ sứ mệnh của nhóm với các thành viên khác. Tạo ra một tuyên bố sứ mệnh đòi hỏi các thành viên trong nhóm phải suy nghĩ, thảo luận và đi đến thỏa thuận

Ví dụ, sứ mệnh của dự án Ngân hàng Guru99 là kiểm tra cơ sở ngân hàng trực tuyến của "Ngân hàng Guru99". Là một test manager, bạn phải chia sẻ sứ mệnh này với các thành viên trong nhóm của bạn, cho họ tầm quan trọng của sứ mệnh trong hoạt động kinh doanh.

4.2.2. Team Responsibility

Điều gì xảy ra nếu các thành viên của nhóm không biết vai trò của họ là gì và họ nên làm gì trong dự án? Việc cho các thành viên trong nhóm biết được những mong muốn của bạn đối với từng người thực sự rất quan trọng

4.2.3. Team Rule

Rule trong team là những chỉ dẫn về cách mà mọi người làm việc cùng nhau. Các team không cần nhiều rule để làm việc tốt cùng nhau nhưng mọi người trong team nên đồng ý với các rule và chia sẻ trách nhiệm để đảm bảo rằng ai cũng đều tuân thủ

Bạn có thể tham khảo một số mẫu rule của team như sau

4.2.4. Team Motivation

Làm việc theo team mà không có động lực trông giống như một cơ thể không có linh hồn. Là test manager, mỗi ngày bạn sẽ luôn cần động viên đội ngũ của bạn. Nếu bạn có một đội ngũ năng động, nó sẽ cải thiện chất lượng dự án và năng suất rất nhiều.

4.3. Manage Project Team

Quản lý một team là một nhiệm vụ rất khó khăn cho test manager. Bạn sẽ được làm việc với tính cách và phong cách làm việc khác nhau. Mục tiêu chính của người manager giỏi là làm cho mọi người tập trung, đảm bảo rằng mọi người đang giao tiếp và giữ cho dự án đi đúng hướng.

Hình minh họa dưới đây cho thấy vai trò quan trọng của Test Manager. Hãy tưởng tượng các thành viên trong team là rất nhiều số 0 nhưng họ không có manager. Nhưng có một manager, họ có thể kết hợp và cho ra một con số có giá trị:

Có 3 cách để quản lý Team như hình sau:

4.3.1.Setting Team Target

Test manager phải cho phép các thành viên biết họ đang làm việc gì. Bạn phải xác định các mục tiêu của team mà tất cả các thành viên nên biết và đồng ý.

4.3.2. Observation

Quan sát team có nghĩa là:

• Theo dõi hiệu suất thành viên trong team
• Hiểu được những gì họ đang làm và kết quả của công việc của họ.
• Quan sát để kiểm tra hiệu quả công việc của thành viên trong team, tiến độ dự án , phát hiện sớm các vấn đề.

4.3.3. Conflict management

Một team dự án, nơi những người có tính cách và phong cách làm việc khác nhau cùng nhau, xung đột sẽ xảy ra. Mọi người có quan điểm khác nhau và trong một hoàn cảnh hợp lý, những sự khác biệt này leo thang đến mâu thuẫn. Vai trò của Test Manager là để giải quyết xung đột đó.

Có một số hoạt động được đề xuất mà bạn có thể tham khảo để giải quyết xung đột:

• Tổ chức một cuộc họp team để làm cho các thành viên thừa nhận tình hình dự án
• Hãy để các thành viên hiểu tầm quan trọng của hợp tác trong dự án
• Yêu cầu họ hợp tác để giải quyết xung đột
• Điều quan trọng nhất trong quá trình giải quyết là trao đổi cởi mở. Những người liên quan cần thảo luận về xung đột và thảo luận về những cảm xúc của họ.

Xung đột có thể được phát hiện và xử lý trực tiếp và nhanh chóng. Bằng cách tôn trọng sự khác biệt giữa con người, có thể giải quyết mâu thuẫn khi điều đó xảy ra và cũng làm việc để ngăn chặn nó, bạn sẽ có thể duy trì một bầu không khí đội ngũ lành mạnh và sáng tạo.

Nguồn: https://www.guru99.com/how-to-organize-a-test-team.html