13 cách để phát triển kỹ năng giao tiếp tại nơi làm việc

Bài viết được dịch từ nguồn: https://www.bustle.com/articles/181579-13-ways-to-increase-your-communication-skills-at-work

Khi bạn bị thất bại trong quá trình hội nhập tại nơi làm việc, bạn cũng nên biết làm thế nào để truyền đạt ý tưởng của bạn tới mọi người. Rằng tại sao bạn cần cải thiện kỹ năng giao tiếp và truyền đạt tại nơi làm việc. Bạn có thể phải nghe theo những cộng sự rằng họ nên làm việc lâu hơn thời gian quy định thay vì giống như một vài người khác, những người xuất sắc (bởi vì họ có thời gian đúng không?). Nếu bạn muốn học hỏi làm thế nào để giao tiếp tốt hơn tại nơi làm việc, đặc biệt nếu bạn là cấp quản lý và bạn muốn nhân viên của mình hoặc đồng sự cảm thấy họ có thể chia sẻ mọi thứ với bạn, điều đó có nghĩa rằng bạn nên học hỏi cách lắng nghe và khuyên bảo hiệu quả.

Kỹ năng giao tiếp nổi bật nhất của người lãnh đạo đó là kiến thức và khả năng trải nghiệm, ra quyết định. Khi bạn có thể trình bày với nhân viên của bạn rằng bạn hiểu họ, điều đó giúp họ cảm thấy bạn có ý nghĩa với họ và họ tương đối cởi mở trong giao tiếp. Nhiều người quản lý rất bận nhưng một người lãnh đạo giỏi nên dành thời gian để lắng nghe những điều nhân viên nói ngoài ý muốn. Có thể không trực tiếp trao đổi với người quản lý nhưng điện thoại và email thì luôn mở. Phương tiện kết nối tốt nhất có thể là gửi mọi thứ và nhận tư vấn từ những người khác, nói như huấn luyện kỹ năng Sharon Stokes trong một cuộc phỏng vấn với Bustle.

Trong khi bạn đã bắt đầu sự nghiệp và có 1 vị trí mơ ước hoặc đơn giản bạn chỉ muốn học hỏi để có một công việc tốt hơn, đây là 13 cách để bạn có thể nâng cao kỹ năng giao tiếp nơi làm việc.

1.Học cách lắng nghe

Một trong những cách tốt nhất để cải thiện khả năng giao tiếp công sở đơn giản là học cách lắng nghe khi một người khác nói. “Nếu bạn muốn cải thiện khả năng giao tiếp nơi làm việc thì yếu tố đầu tiên bạn phải là bậc thầy về lắng nghe, chỉ số này khá mơ hồ nhưng bạn không thể giao tiếp thành công nếu bạn không trung thực, tập trung vào những điều người khác đang nói. Khi họ vừa rứt, bạn hãy nghĩ tiếp theo bạn nên nói gì, hoặc dừng lại khi ai đó tiếp tục. Hành động lắng nghe là một thói quen cần nhiều trải nghiệm. Nếu bạn muốn trở thành người lắng nghe tốt hơn hãy bắt đầu bằng cách ghi tóm tắt nội dung đó vào trong máy tính của bạn. Bạn sẽ nhanh chóng đào tạo được chính bản thân mình và xem xét mong muốn của người khác” - theo chia sẻ của huấn luyện viên kỹ năng lãnh đạo Amanda Sowadski trong một cuộc phỏng vấn qua email.

2.Sức mạnh của câu hỏi

Bộ não của con người được bao bọc để thêm, chỉnh sửa, xóa các thông tin cơ bản theo cách chúng ta nhìn ra thế giới. Như kết quả, chúng ta thường hiểu sai người khác nói gì, bởi vì chúng ta thường phỏng đoán họ đang mắc phải tình huống giống như chúng ta đã trải qua. Một trong những cách tốt nhất để giảm sự phỏng đoán này là hãy hỏi nhiều hơn. Và trong số những câu hỏi thì câu hỏi THẾ NÀO thường được hỏi nhiều hơn câu hỏi TẠI SAO? Hỏi “Tại sao” đẩy mọi người vào thế phòng thủ, hỏi “Như thế nào” giúp bạn hiểu hơn suy nghĩ và mong muốn của họ. Để hiểu hơn và hiệu quả hơn khi đặt câu hỏi “như thế nào” trong môi trường làm việc, bạn cần tạo môi trường trao đổi mở giữa bạn và các đồng nghiệp khác.

3.Đặt câu hỏi khám phá nhu cầu người khác?

Đừng ngại khi hỏi bất cứ điều gì trong công việc, dừng lại nói xin lỗi trước mỗi câu và cố gắng không thể hiện những hành động hay suy nghĩ hung hăng. “Đây là một trở ngại cho phụ nữ, nó đặc biệt bởi vì chúng ta từng lớn lên với định kiến là cho đi thường tốt hơn là nhận lại. Chúng ta làm bằng những câu hỏi cho những điều chúng ta cần giống như những người khác. Nhưng để chấp nhận nói chuyện, bạn cần biết bạn muốn gì? Nếu bạn không biết thực sự mình muốn gì, muốn hỏi làm gì, hãy để những người khác cho bạn một cơ hội. Nếu sau đó bạn vẫn không đối thoại được, hãy cố gắng hỏi bạn muốn gì?” Theo Sowadski.

4.Nói chậm trong quá trình đối thoại.

Không ai có thể hiểu bạn nếu bạn nói với tốc độ tên lửa, bạn có thể truyền đạt rõ ràng thông tin của bạn nếu bạn nói chậm. Trong khi bạn có hàng triệu việc phải làm và bạn muốn thông điệp của bạn được truyền đạt rõ ràng trong lần đầu truyền đạt, giúp bạn không phải tốn thời gian giải thích lại cho bất cứ sự hiểu lầm nào. Hãy nói chậm và ghi nó ra giấy. Bạn sẽ tốn nhiều thời gian hơn để hiểu suy nghĩ của bạn và qua đó nhận biết thông điệp khi bạn suy nghĩ. Việc này có thể phòng ngừa việc truyền thông tin không chính xác, theo ý kiến của Basecamp, điều hành Mercedes De Luca trong một cuộc điện thoại với Bustle.

5.Sẵn sàng để hiểu đối tượng của bạn

Thậm chí suy nghĩ trở nên ảo tưởng với mọi người dẫn đến cách thức truyền thông cũng vậy, điều đó dường như sẽ xảy ra. Điều đó lý giải sự quan trọng của việc học hỏi và thích nghi với các phong cách giao tiếp khác nhau để tiếp nhận hiệu quả thông điệp từ đồng nghiệp hoặc cấp trên (lãnh đạo). Có phải người mà bạn đang nói đến trong câu chuyện vừa rồi hoặc tất cả chúng ta. Bạn nên biết cách nên giao tiếp như thế nào đối với mỗi người để hiệu quả hơn trong môi trường công sở”, theo De Luca.

6.Nên suy nghĩ thấu đáo

Giống như một người lãnh đạo, bạn có thể dễ dàng yêu cầu bất cứ thứ gì bạn cần từ nhân viên của mình, nhưng nhân viên của bạn sẽ tôn trọng bạn hơn nếu bạn yêu cầu điều đó khi thảo luận mở và nên tìm hiểu những phản hồi của họ, khi bạn trao đổi một công việc quan trọng hoặc một tình huống hợp tác. “Bạn nên chỉ dẫn và hỗ trợ trong mỗi tình huống và không nên chỉ yêu cầu bạn muốn gì”, theo De Luca.

7.Nên cân nhắc những thói quen làm việc khác

Trong khi bạn có thể đón nhận những tin xấu không có nghĩa rằng những người khác cũng có thể làm những điều tương tự. Nếu bạn là một quản lý, việc quan trọng là cần giúp những nhân viên của bạn kiểm soát được những việc đang xảy ra trong công ty, khi họ không nhận thấy những tình huống xấu và dẫn đến quyết định sai lầm. Cần phản ứng đúng với những tình huống xấu khi nó xảy đến. Nếu bạn không, thậm chí không đánh giá đúng mực nó sẽ tạo động lực xấu. Bắt đầu đối thoại và gặp gỡ nhân viên của bạn mới là ½ quãng đường, bạn thậm chí làm việc đó một cách ngẫu nhiên cũng không có ý nghĩa mọi người hoan nghênh, theo De Luca.

8.Học cách tập trung vào đối thoại và không bị phân tán bởi những nhỏ nhặt khác

Tập trung vào quá trình hội thoại là đặc biệt quan trọng nếu bạn đang là quản lý, ông chủ. Nhân viên của bạn sẽ đánh giá cao sự tập trung chú ý của bạn nếu họ cần truyền đạt một vấn đề hoặc thảo luận về tương lai một dự án. Nên dành thời gian, tâm trí và tập trung vào người đang đứng trước, trao đổi với bạn. Tất cả mọi người sẽ cảm thấy thoải mái hơn và đánh giá cao về tất cả sự tập trung khác nữa của bạn, theo De Luca.

9.Tập trung truyền tải thông điệp của bạn

Bạn sẽ bị giữ khoảng cách nếu bạn la hét hoặc ca thán với những người khác ở nơi làm việc. Đó là một cách truyền thông trong tình huống nản lòng hơn là tập trung vào điểm nổi trội của người khác. Dĩ nhiên điều đó cũng phụ thuộc vào cách nhận thông tin phản hồi nữa. Người đưa ra phản hồi nên phát triển một tín hiệu cảnh báo hoặc ngại ngùng bởi vì chúng ta có thể chuyển hướng để dừng cuộc thảo luận khi cảm giác như vậy. Theo chuyên gia tâm lý và là Tổng giám đốc của chương trình “chia sẻ với Jess Jess Weiner” khi được phỏng vấn với Bustle qua email.

10.Tập trung thẳng vào thông điệp của bạn

Đừng sơn xon lên một cái thùng rác. Nghĩa rằng tại sao bạn đang tìm hiểu bài viết này và sau đó tóm tắt tất cả trong một tài liệu chi tiết nếu bạn cần. Đồng nghiệp của bạn nhận hàng trăm thư tín (email) mỗi ngày và có thể bạn sẽ nhận được phản hồi sớm nếu họ không cảm thấy bị căng thẳng/khó chịu (stress) với yêu cầu của bạn. Trong email của bản và tiêu mục, chỉ nên đưa những điểm chính và quan trọng lên đầu. Theo cách này, bạn có thể truyền tải đúng thông điệp và người đọc có thể hiểu bạn hy vọng đạt tới điều gì? Để yêu cầu, tôi đang trình bày để tìm thời điểm phù hợp để chúng ta gặp nhau và trao đổi về tài khoản Acme. Nếu dòng tiêu mục xuất hiện ở cuối của thông điệp, người khác sẽ mất thời gian tìm và suy nghĩ. Tôi đang làm gì đây, tôi có thể hỗ trợ gì? Luôn nhớ rằng BLUF - nghĩa là “dòng quan trọng lên đầu”, theo ý kiến chuyên gia truyền thông Danny Robin trong cuộc phỏng vấn với Bustle qua email.

11.Nên nghĩ đến nội dung trước khi viết email cho một ai đó

Bạn đã từng gặp một bất cẩn khi gửi 1 thư tín (email) trước khi nó có thể hoàn thiện để gửi đi chưa? Nếu câu trả lời là có, thì sẽ là một bài học mà bạn phải làm quen, điều đó có thể là tiêu đề trên thanh địa chỉ của email sau khi bạn đọc thử toàn bộ nội dung email bên dưới. Bùm, vỡ mồm, “một email quan trọng”, nên viết 1 tiêu đề và nội dung email đầu tiên, sau đó mới thêm địa chỉ người nhận. Chúng tôi đã từng gửi một email quá vội hoặc thậm chí là tồi, bắn đi một thông điệp mà chậm chí chúng ta ước gì chưa từng gửi. Vậy hãy xem xét một cách cẩn thận và chỉnh sửa toàn bộ nội dung trước khi thêm địa chỉ của bất cứ ai vào phần địa chỉ, theo chia sẻ của Rubin.

12.Nên sử dụng ngôn ngữ cơ thể nhiều hơn

Khi nói về giao tiếp bằng ngôn ngữ cơ thể, thì giao tiếp trực tiếp bằng mắt là cực kỳ quan trọng. Đồng ý là một trong những cách tốt nhất để chứng tỏ với người khác rằng bạn đang lắng nghe họ, nếu bạn đồng ý hoặc bạn hiểu họ đang nói gì. Cố gắng và thể hiện sự ấn tượng bằng một khuôn mặt ấn tượng. Nhiều người không thích cảm giác giống như việc bạn không quan tâm khi bạn cố gắng thể hiện một chút cảm xúc về câu chuyện, họ phấn khích đến những điều mà tự nhiên nó xảy đến, theo ý kiến của Stokes. Trong thời gian tới, khi bạn giao tiếp với đồng nghiệp của bạn, có thể về công việc hoặc không, hãy cho họ thấy bạn thật sự chú tâm, hướng mặt về phía họ và thể hiện cảm xúc trên gương mặt. Điều này có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn và xây dựng mối quan hệ đồng nghiệp tốt hơn trong thời gian dài.

13.Không nên để cảm xúc xen vào

Nếu bạn từng khó khăn lắm mới có một công việc, bạn từng kìm nén sự giận giữ hoặc định kiến thù hận với động nghiệp hoặc lãnh đạo, quản lý. Đó là khoảng thời gian bế tắc và nản lòng, điều đó rất quan trọng để giúp bạn nhớ rằng nên đặt cảm xúc của bạn sang 1 bên khi bạn giao tiếp phương pháp chuyên nghiệp. “không có ai thích thú khi nhận những phản hồi phủ định (phản đối) và đặc biệt nếu bạn không đủ tỉnh táo khi nhận phản hồi đó – điều đó có thể tạo nên sự hỗn độn với những điểm bạn muốn nói và nó khiến bạn cảm thấy tình trạng trì trệ”. Thỉnh thoảng cũng xảy ra, những phản hồi phủ định giống như những cú đá nốc ao mà bạn cần để cảnh báo hoặc đánh thức tiềm năng của bạn. Khi bạn tiếp nhận những phản hồi phủ định từ người lãnh đạo có thể tạo động lực để bạn nhận ra bạn cần cải thiện và tiến lên làm quản lý. Khi bạn nhận những phản hồi đó từ đồng nghiệp, hoặc những bực dọc, điều đó có thể giúp cả 2 người làm việc để mang đến một kết quả quan trọng. Những phản hồi phụ định không phải là những cái nhãn phản ánh phẩm giá hoặc giá trị của bạn. Nó có thể chỉ phải ánh thái độ, kinh nghiệm, khoảnh khắc của bạn trong một thời điểm bất kỳ. Hãy cố gắng quan niệm như vậy, khi bạn hiểu thấu đáo vấn đề này, nó có thể giúp bạn học hỏi được nhiều hơn từ chính con người bạn, theo chia sẻ của Weiner.

Nó có thể chỉ dẫn cách giao tiếp tốt trong môi trường công việc khi bạn bị căng thẳng hoặc khi cảm xúc bị xen lẫn. Nhưng trước khi quyết định từ bỏ công việc thì bạn hãy nhớ rằng luôn có một điều thú vị trong công việc của bạn. Hãy cố gắng gạt bỏ cảm xúc sang một bên, truyền đạt thông điệp hiệu quả và đặt những câu hỏi tích cực để cải tiến kỹ năng giao tiếp. Khóc lóc không phải là giải pháp để giải quyết kỹ năng giao tiếp yếu kém – hãy tin tôi.