Một số chia sẻ về sử dụng Excel linh hoạt trong việc tạo tài liệu test

Việc sử dụng Excel để tạo các tài liệu test như một việc quá đỗi quen thuộc với mỗi tester. Sử dụng hàng ngày, hàng giờ như vậy nhưng không phải ai cũng biết sử dụng hết mọi chức năng của excel trong công việc một cách sáng tạo nhất.

Dưới đây mình sẽ chia sẻ một số chức năng của excel mình hay sử dụng và cách xử lý của mình trong khi tạo test case và test report bằng Excel.

1. Sử dụng chức năng Data validation

Bạn phải test 1 select box có nhiều option bằng tiếng Nhật. Giả sử bạn biết tiếng Nhật khá thì có vẻ sẽ không gặp khó khăn nhiều. Nhưng với những bạn mà tiếng Nhật chưa được tốt thì sẽ gặp một chút rắc rối vì có thể sẽ bị copy nhầm option. Sử dụng chức năng Data Validation của excel sẽ giúp bạn chỉ phải copy 1 lần duy nhất.

Xét ví dụ dưới đây nhé:

Select box của bạn gồm các option sau:

---, オプション 1, オプション 2, オプション 3, オプション 4, オプション 5, オプション 6

☆Yêu cầu: Chọn option mới, nếu click vào button 【Update】 thì mới lưu lại option. Click vào button 【Next】 hoặc 【Back】 thì không lưu option đã chọn.

☆Với yêu cầu trên, khi tạo test case, mình sẽ tạo bảng và sử dụng chức năng Data Validation để biến 1 cell của excel thành 1 select box.

Đầu tiên trên Excel Workbook, chọn ô bạn muốn insert data. Chọn tab Data > Data Validation

Tiếp theo trên hộp thoại Data Validation, tab Settings, chọn “List” ở option Allow.

Bây giờ bạn nhập toàn bộ các option vào ô text Source, giữa các option ngăn cách nhau bởi dấu “,” (Chú ý nếu có option 「---」 thì nên thêm dấu nháy đơn ở đầu như thế này nhé 「’---」)

Click button 【OK】 và xem thành quả:

☆Ở ô Output, để tiết kiệm thời gian nhập lại kết quả mong muốn. Mình sẽ sử dụng câu lệnh điều kiện để đưa ra ngay kết quả như hình bên dưới.

2. Sử dụng câu lệnh điều kiện IF() để đưa ra kết quả test

Như ví dụ ở trên mình cũng đã sử dụng một hàm IF() đơn giản để đưa ra được Output mong muốn, bằng cách tương tự mình cũng có thể sử dụng nó để đưa ra kết quả test nhanh chóng trong một số trường hợp.

☆Ví dụ.

Yêu cầu kiểm tra chính tả của 20 tiêu đề trong một file *.csv sau khi xuất.

Có lẽ nào mình lại ngồi nhìn, so sánh và ghi kết quả của từng case. Dùng 1 câu lệnh IF() đơn giản sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian đó.

Mình đã tư duy theo hướng so sánh 2 cột, nếu giống nhau thì kết quả là “OK”, nếu cùng trống thì không đưa ra kết quả gì và nếu khác nhau thì kết quả là “NG”.

Mình sẽ dùng hàm EXACT(text1, text2) để so sánh hai chuỗi văn bản. Hàm này sẽ trả về TRUE nếu chúng hoàn toàn giống nhau, FALSE nếu khác. Hàm EXACT phân biệt chữ hoa, chữ thường tuy nhiên lại bỏ qua khác biệt về định dạng (to nhỏ). Trong trường hợp này định dạng ta không cần xét đến.

Công việc của chúng ta bây giờ là paste kết quả thực tế vào đúng chỗ, Excel sẽ hoàn thành nốt việc còn lại.

3. Sử dụng Excel để tạo nên công cụ tính toán.

Nếu bạn gặp phải một yêu cầu kiểm thử kết quả của một chuỗi các phép tính như dưới đây thì bạn sẽ làm như thế nào để biết được kết quả của app đưa ra là chính xác?

☆Ví dụ:

Tính W=W1+(γ1-γ2)×0.7

Trong đó, đầu vào bao gồm:

①	水 / Water
②	セメント / Cement
③	細骨材 / Fine Aggrigate
④	粗骨材 / Coarse Aggrigate
⑤	空気量 / Air content
⑥	混和剤※ / MineralAdMixture
⑦	混和材※ / ChemicalAdMixture
⑧	骨材修正係数※ /AggregateCorrectionFactor
※Trong TH không nhập thì giá trị mặc định là 0

Và:

⑨	ｴｱﾒｰﾀｰの下容器容積
⑩	ｴｱﾒｰﾀｰの蓋部分も含めた全容積
⑪	ｴｱﾒｰﾀｰの蓋を含めた全容積質量
⑫	注水前の測定質量＋容器
⑬	注水後の測定質量＋容器
⑭	測定空気量

Các công thức tính trung gian như sau:

Wc	水＋混和剤	①+⑥
C	セメント+混和材	②+⑥
Mc	コンクリート1m3当たりの質量	Wc + C + ③ + ④
C1	空気量を除いた容積	1.0 - (⑤ + C×0.001) × 0.01
γ1	配合上の単位容積質量	Mc / C1
Air	試料中の空気量	⑭ - ⑧
M2	試料の質量	⑫ - ⑪
Cs	試料の容積	⑩ - (⑬ - ⑫)
C2	試料の空気量を除く容積	Cs - ⑨ × Air ×0.01
γ2	試料の単位容積質量	M2 / C2 ×1000
W	推定単位水量	Wc + (γ1 - γ2) × 0.7

※Chữ số thập phân của các dữ liệu đầu vào và kết quả tính toán trung gian sẽ được làm tròn theo setting số thập phân của từng item tương ứng.

※Chữ số thập phân được giới hạn từ 0 đến 4.

Với yêu cầu như trên, khi tạo test case, cụ thể là tạo data test mọi người sẽ xử lý như thế nào? Lúc thực hiện test thì sao? Có lý nào lại ngồi viết dữ liệu test ra giấy rồi bấm máy tính. Rủi ro bấm nhầm là rất lớn, thêm vào đó thì tester sẽ cảm thấy rất mệt mỏi và căng thẳng dẫn đến hiệu quả công việc sẽ không cao.

Excel là một công cụ rất hữu ích trong việc xử lý data, hơn nữa trong yêu cầu trên thì các phép tính chỉ bao gồm cộng, trừ, nhân chia và làm tròn, mà excel đã có sẵn những hàm tính toán đó nên ta hoàn toàn có thể dùng nó để tạo nên một “Calculation tool”.

Chúng ta chỉ cần thiết kế những ô để nhập như trên App: Nhập dữ liệu đầu vào, nhập setting số thập phân. Thêm các ô tương ứng hiển thị kết quả sau khi làm tròn.

Các ô để hiển thị kết quả tính toán.

Nhớ ghi rõ tên của các mục rõ ràng và chính xác để không gây nhầm lẫn, nên lấy tên giống như hiển thị trên màn hình là tốt nhất. Để ngoài mình ra, các member trong team cũng có thể sử dụng được.

Khi điền các công thức tính toán, hãy cẩn thận vị trí đặt từng dấu ngoặc đơn (), hãy luôn nhớ quy tắc “nhân chia trước, cộng trừ sau”.

Trong ví dụ này, vì các kết quả đều phải được làm tròn nên ta sử dụng hàm ROUND() để lấy kết quả sau mỗi phép tính.

===============================================================

Cú pháp

ROUND(number, num_digits)

Cú pháp hàm ROUND có các đối số sau đây:

number Bắt buộc. Số mà bạn muốn làm tròn.

num_digits Bắt buộc. Số chữ số mà bạn muốn làm tròn số tới đó.

Chú thích

Nếu num_digits lớn hơn 0 (không), thì số được làm tròn tới số vị trí thập phân được chỉ định. Nếu num_digits bằng 0, thì số được làm tròn tới số nguyên gần nhất. Nếu snum_digits nhỏ hơn 0, thì số được làm tròn sang bên trái dấu thập phân.

===============================================================

Dưới đây là hình ảnh của “tool” tính toán hoàn chỉnh mà mình đã làm bằng Excel. Nó thực sự đã giúp ích rất nhiều trong việc test của cả dự án khi đó.

Một tip nhỏ cuối cùng của mình nữa là việc sử dụng màu cho các ô trong Excel.

Theo kinh nghiệm mình có được khi làm việc với khách hàng Nhật là họ rất thích sử dụng nhiều màu trong tài liệu. Do đó khi tạo tài liệu test, nên để ý xem khách hàng của mình có thích như vậy không để chúng ta sử dụng thêm màu vào cho tài liệu, khách hàng sẽ rất hoan nghênh và đánh giá cao hành động đó.

Đơn cử như chữ của kết quả test, ta có thể thiết lập cho kết quả OK thì màu xanh, NG màu đỏ và N/A màu vàng. Mình đã từng gặp khách hàng sử dụng màu hồng để tô chữ phần ghi chú. Có lẽ thêm màu vào tài liệu như vậy vừa bắt mắt dễ nhìn lại vừa giảm thiểu stress khi làm việc, hiệu quả hơn rất nhiều so với việc nhìn quá lâu vào một bộ tài liệu chỉ có 2 màu đen trắng.

Kết:

Trên đây là một số những chia sẻ nho nhỏ khi sử dụng Excel trong công việc của mình. Mong rằng đâu đó nó sẽ giúp ích cho mọi người. Hãy sáng tạo từ những thứ quen thuộc để công việc trở nên thú vị hơn và hãy cùng chia sẻ với nhau nhé!