Làm thế nào để trở thành một người giao tiếp xuất sắc khi là một tester – Quá trình 4 bước

Xin chào các bạn đọc yêu quý, hi vọng tất cả các bạn đang có một sức khỏe thật tốt và yêu thích việc

kiểm thử! Tôi cũng đang làm rất tốt và rất hào hứng để chia sẻ một vài điều thú vị với bạn về những kĩ

năng giao tiếp hiệu quả và làm thế nào để đạt được nó.

Hãy xem những dòng trên như một sự bắt đầu cho bài viết này như sau:

Chủ đề của buổi thảo luận hôm nay là “Những kĩ năng giao tiếp hiệu quả” và làm thế nào để đạt được

nó.

Cái nào sẽ tạo nhiều sự hứng thú hơn cho bạn đọc?

Tôi biết bạn chọn chủ đề đầu tiên và nó giải thích được sự cần thiết để có kĩ năng giao tiếp tốt hơn.

Tôi sẽ chia sẻ một vài suy nghĩ về những kĩ năng giao tiếp hôm nay.

Một trong những yêu cầu trong các quảng cáo việc làm cái mà luôn giành được sự chú ý của tôi là “Phải

có kĩ năng giao tiếp tốt”. Tôi chưa bao giờ nhìn thấy một mô tả công việc mà không yêu cầu điều đó. Tất

cả công việc đều cần những người giao tiếp hiệu quả.

Kĩ năng giao tiếp xếp ngay sau kĩ năng về chuyên môn kĩ thuật.

3 từ đơn giản “Kĩ năng Giao tiếp Tốt” trả lời được rất nhiều câu hỏi, chẳng hạn –

• Giao tiếp hiệu quả là gì?

• Tại sao mọi mô tả yêu cầu công việc sẽ không hoàn chỉnh nếu không có yêu cầu về kĩ năng giao

tiếp?

• Làm thế nào để xác định được liệu bạn có phải là một người giao tiếp tốt?

• Làm thế nào để cải thiện kĩ năng giao tiếp của bạn?

• Và cuối cùng, làm thế nào để cảm thấy tự tin rằng “Tôi là một người giao tiếp tốt”?

Trong bài viết này, tôi sẽ trả lời những câu hỏi này bằng những tình huống thực sự trong cuộc sống.

Cùng bắt đầu với một vài khái niệm cơ bản:

Sự giao tiếp là gì?

• Sự giao tiếp là hành động của sự truyền tải một tin nhắn tới người khác thông qua một ngôn ngữ/ phương tiện truyền tin có thể hiểu được lẫn nhau.

• Sự giao tiếp có nghĩa là một sự trao đổi thông tin giữa 2 hay nhiều người.

• Nó là một quá trình của sự chia sẻ thông tin, các ý kiến, cảm xúc, tin tức và nhận được sự hiểu biết thông thường giữa con người với nhau.

• Sự giao tiếp giúp kết nối mọi người.

• Trong các tổ chức, sự giao tiếp giúp tất cả các phòng ban làm việc cùng nhau.

Các kiểu giao tiếp khác nhau là gì?

Biểu đồ dưới đây nói lên tất cả về nó:

• Sự giao tiếp không bằng văn bản hay lời nói: Sự giao tiếp không bằng văn bản hay lời nói là sự truyền tải thông tin không sử dụng các tin nhắn bằng từ ngữ chẳng hạn như điệu bộ, cử chỉ, biểu cảm khuôn mặt, ánh mắt, … Nó tạo một vai trò đáng kể trong cuộc họi thoại, các cuộc họp hoặc thậm chí là phỏng vấn.

  Tuy nhiên, đây không phải là chủ đề thảo luận cho bài viết ngày hôm nay. Vì vậy, chúng tôi sẽ chuyển ngay sang phạm trù tiếp theo.

• Sự giao tiếp bằng ngôn ngữ viết: Nó là sự giao tiếp thông qua các kí tự được viết. Khi mà các phương thức giao tiếp bằng và không bằng từ ngữ lời nói không đủ để đáp ứng nhu cầu chúng ta viết ra. Với cách này, thông tin được lưu lại khá tốt, chính xác hơn và trang trọng. Kĩ năng viết là vô cùng quan trọng cho các kiểm thử viên phần mềm. Chúng tôi viết một vài báo cáo về trạng thái/bug và nhiều trường hợp kiểm thử đặc biệt để giao tiếp với nhiều teams khác nhau - một cách trang trọng và không trang trọng.

• Sự giao tiếp bằng lời nói: Một cách giao tiếp thông qua các từ (ngôn ngữ) hoặc âm thanh gọi là giao tiếp bằng lời nói. Cách dễ nhất để biểu hiện những suy nghĩ, ý kiến và cảm xúc của chúng ta là lời nói. Do đó, nó là đơn giản nhất và hiệu quả nhất. Điều này có thể cũng trang trọng (một cuộc họp mặt đối mặt trong công việc hoặc một cuộc phỏng vấn qua điện thoại hoặc một cuộc hội đàm) và không trang trọng (phòng chát cafe bình thường với một đồng nghiệp)

  Trong bài viết hôm nay, tôi sẽ tập trung nhiều hơn vào sự giao tiếp bằng lời nói.

Tại sao chúng ta cần sự giao tiếp hiệu quả?

Sự giao tiếp là một nghệ thuật và mọi thứ chuyên nghiệp phải học nó để thành công. Nó giúp bạn duy trì những mối quan hệ tốt và mở rộng hệ thống/mạng lưới của bạn.

Cùng làm một bài test vấn đáp. Vui lòng trả lời những câu hỏi dưới đây với Có hoặc Không.

• Tôi thường không có được những câu trả lời như mong đợi thậm chí nếu tôi nghĩ tôi đang giao tiếp với chính những thắc mắc của tôi.
• Tôi sử dụng những lời nói lấp đầy như Uhh hoặc Umm một cách thường xuyên.
• Tôi lo lắng khi diễn thuyết/phát biểu trước đám đông.
• Tôi lo lắng trong khi đối mặt hoặc tiến hành các cuộc phỏng vấn.
• Tôi không biết làm thế nào để đưa ra những suy nghĩ của tôi một cách rõ ràng trong cuộc họp.
• Tôi thường bị yêu cầu để lặp lại chính mình.
• Tôi thấy thật khó để tuyên bố/ nói rõ quan điểm của mình một cách rõ ràng.
• Tôi thường bị mất tập trung khi người khác đang nói.
• Tôi không thể nói Không mặc dù tôi muốn nói thế.
• Thật khó cho tôi để duy trì sự giao tiếp qua ánh mắt trong suốt cuộc hội thoại.
• Tôi thõng vai hoặc cúi đầu xuống hoặc làm những cử chỉ biểu hiện sự lo lắng trong khi nói.
• Tôi nói với một âm lượng rất thấp hoặc rất cao.

Nếu các câu trả lời bạn phần lớn là Có, chính là lúc để tiếp tục làm việc với kĩ năng giao tiếp của bạn.

Làm thế nào để trở thành một người giao tiếp xuất sắc?

Việc cải thiện kĩ năng giao tiếp có thể là một việc khó nhưng nó hoàn toàn có thể đạt được thông qua việc thực hành liên tục.

Đây là một vài gợi ý. Hãy nhớ nó là một hành trình và nó rất quan trọng để thực hiện một vài bước mỗi ngày.

1. Trở thành một người lắng nghe tốt :

Sự giao tiếp là một quá trình 2 chiều. Việc nghe quan trong ngang với nói. Chúng ta phải luyện nghe và không chỉ nghe một cách đơn thuần.

Tình huống thực tế:

Một kiểm thử viên là một thành viên quan trọng trong một cuộc họp thảo luận về các yêu cầu dự án. Hãy làm điều đó tốt nhất bằng việc thực hiện theo các mẹo dưới đây. Lợi ích tăng gấp đôi. Bạn có được sự am hiểu tốt hơn về hệ thống và sự có mặt có bạn sẽ kiếm được nhiều điểm với quản lí của bạn và tạo một ấn tượng tốt.

Các mẹo để trở thành một người nghe chủ động

• Chú ý và đặt câu hỏi
• Tìm kiếm sự xác nhận khi có sự nghi vấn. Ví dụ, yêu cầu “Vậy ý bạn là gì khi nói …” hoặc “Vui lòng xác nhận nếu tôi đã hiểu điều này một cách đúng đắn”
• Làm tương tác bằng ánh mắt với người nói
• Gật đầu, cười hoặc giữ những cử chỉ điệu bộ tích cực
• Đưa ra những đánh giá tích cực
• Hãy đóng góp khi bạn có thể

2. Trở thành một người nói tự tin:

Tình huống thực tế:

Cơ hội cho một kiểm thử viên tham gia một cuộc thảo luận trang trọng hấp dẫn hoặc người trò chuyện không được giới hạn. Các cuộc họp phân loại defect, các buổi review, … diễn ra khá nhiều mỗi ngày. Tránh chúng nhờ các mẹo sau.

Tips để trở thành một Người nói tự tin

• Tin tưởng vào bản thân
• Đừng do dự. Có niềm tin vào những ý kiến của bạn
• Nghĩ trước khi bạn nói
• Tạo tương tác bằng ánh mắt với người khác. Điều này giúp tang cơ hội nhận được một câu trả lời đồng thuận
• Để ý tốc độ của bạn và nói chậm lại nếu cần
• Chú ý phát âm của bạn. Nói to và rõ. Nếu bạn không chắc chắn về phát âm, hãy chọn một từ khác tương tự hơn là phát âm từ đó sai.
• Luyện những cuộc hội thoại nhỏ
• Cố gắng đừng làm cho người nghe của bạn bị rối hoặc mơ hồ bởi những tin nhắn lẫn lộn. Lời nói của bạn nên được sắp xếp với ngôn ngữ cơ thể, biểu cảm khuôn mặt và giọng điệu.
• Hiểu rõ lời nói của bạn trước khi sử dụng nó. Nếu bạn không chắc chắn về nghĩa, tránh sử dụng nó. Làm nó thành một bài luyện tập để học một từ mới mỗi ngày
• Hãy nói những gì bạn muốn truyền tải một cách rõ ràng
• Ngôn ngữ cơ thể tích cực cũng là một yếu tố quan trọng. Hai cánh tay thả lỏng hai bên gợi ý rằng bạn rất cởi mở và sẵn sàng để có một cuộc thảo luận trong khi tay vắt chéo và vai khom cho thấy điều ngược lại rằng bạn rất dè dặt và không sẵn sàng để có một cuộc hội thoại.
• Những cử chỉ tích cực và phù hợp có thể làm những cuộc hội thoại khó trôi qua một cách dễ dàng hơn.
• Học để đưa ra đánh giá một cách tích cực mà không phải do dự.
• Hãy thử giải quyết những mâu thuẫn.

3. Cải thiện khả năng thuyết trình của bạn :

Tình huống thực tế:

Một lần nữa nhắc lại, tất cả những cuộc họp được đề cập ở trên có thể đem lại lợi ích từ một sự lãnh đạo và thuyết trình tốt.

Tips để cải thiện khả năng thuyết trình của bạn

• Có sẵn tài liệu trên tay bạn.
• Luôn có chương trình nghị sự (danh sách và lịch trình các việc cần làm trong buổi họp/buổi diễn thuyết/…) sẵn sàng và dễ điều khiển. Điều hành cuộc họp theo cách mà nó duy trì trong sự kiểm soát và bạn đạt được mục tiêu của bạn ở cuối cuộc họp.
• Khuyến khích sự tham gia tương tác. Đặt câu hỏi như “Quan điểm của bạn về điều này là gì?” hoặc “Bạn có nghĩ nó là một ý kiến tốt?”
• Học cách đọc những hành vi và phản ứng từ khan giả của bạn. Tương tự, giữ kiểm soát hành vi và phản ứng của chính bạn.
• Thử luyện cách quyết đoán trong khi nói như trong giao tiếp bằng bằng ngôn ngữ viết.
• Trong suốt cuộc họp về trạng thái các defect, giữ bình tĩnh và không thiên vị trong khi giải thích các defect. Giữ cuộc hội thoại diễn ra tích cực. Giải thích các defect tới dev quan trọng ngang với việc tìm ra nó. Luôn tránh đả kích cá nhân trong các cuộc họp.
• Luyện tập những cử chỉ, điệu bộ của bạn. Trong khi thuyết trình, hãy chắc chắn toàn bộ cơ thể bạn cũng nói.
• Việc sử dụng sự hài hước tốt và phù hợp cũng là một yếu tố quan trọng.
• hấu hiểu – Sự thông cảm đang đặt chính bạn vào hoàn cảnh người khác. Cố gắng hiểu quan điểm, ý kiến của người khác. Hãy cởi mở với những ý kiến mới.
• Học cách đưa ra sự phê bình một cách tích cực.

4. Cải thiện những cuộc hội thoại qua điện thoại của bạn:

Tình huống thực tế:

Những cuộc phỏng vấn qua điện thoại là thông thường giống như ngày và đêm với team IT.

Tips để cải thiện những cuộc hội thoại qua điện thoại của bạn:

• Trong một cuộc hội thoại qua điện thoại, người khác không thể nhìn thấy biểu cảm của bạn; do đó, nó trở nên khó khăn hơn để giải thích.
• Luôn luôn chào đón những người ở phía cuối trước khi bắt đầu cuộc hội thoại của bạn.
• Luôn luôn tự giới thiệu thậm chí nếu người kia đang mong đợi cuộc gọi từ bạn. Nói tên của bạn một cách rõ ràng.
• Giải thích mục đích của cuộc gọi ngay từ đầu.
• Hãy thật rõ ràng trong những gì bạn đang nói. Ngắn gọn súc tích.
• Đừng gián đoạn quá lâu.
• Dừng lại khi cần thiết.
• Đừng ngắt lời. Hãy để người khác cũng có thể nói.
• Có sẵn một quyển sổ ghi chép trong khi bạn đang trong cuộc gọi để ghi lại những chi tiết cần thiết.
• Những lời nói lấp đầy như umm nghe rất khó chịu qua điện thoại. Cố gắng tránh nó.
• Sử dụng từ ngữ của bạn một cách thông minh hơn nếu bạn không biết người kia.
• Có một giọng điệu tích cực.
• Luôn kết thúc cuộc gọi bằng một lời cảm ơn.

Kết luận:

• Hãy là một người nghe tốt và chú ý.
• Nói to và rõ ràng trong cuộc hội thoại.
• Nói một cách tự tin trong tất cả các cuộc họp.
• Đừng do dự phát biểu ý kiến của chính bạn.
• Thể hiện sự cảm thông.
• Làm tương tác qua ánh mắt khi bạn đang nói hoặc nghe.

Nguồn : http://www.softwaretestinghelp.com/effective-communication-skills-for-testers/